INSS
ARQUIVOS DIGITAIS

RESUMO: Ficam estabelecidas as formas de apresentação, a documentação de acompanhamento, bem como as especificações técnicas inerentes aos arquivos digitais previstos na Instrução Normativa INSS nº 87/2003 (Bol. INFORMARE nº 15/2003).

PORTARIA INSS/DA Nº 21, de 28.03.2003
(DOU de 04.04.2003)

Estabelece a forma de apresentação, a documentação de acompanhamento e as especificações técnicas dos arquivos digitais de que trata a Instrução Normativa INSS/DC nº 87, de 27 de março de 2003.

FUNDAMENTAÇÃO LEGAL: Constituição Federal; Lei nº 8.212, de 24.07.1991; Medida Provisória nº 83, de 12.12.2002; e Instrução Normativa INSS/DC nº 87, de 27.03.2003.

A DIRETORIA DE ARRECADAÇÃO DO INSTITUTO NACIONAL DO SEGURO SOCIAL - INSS, no uso da competência que lhe é conferida pelo art. 13, inciso VII, do anexo I da Estrutura Regimental do INSS, aprovada pelo Decreto nº 4.419, de 11 de outubro de 2002,

RESOLVE:

Art. 1º - As pessoas jurídicas de que trata o art. 22 da Instrução Normativa nº 87, de 27 de março de 2003, a partir de 1º de julho de 2003, quando intimadas por Auditor-Fiscal da Previdência Social (AFPS), deverão apresentar documentação técnica completa e atualizada dos sistemas e os arquivos digitais contendo informações relativas aos seus negócios e atividades econômicas ou financeiras, observadas as orientações contidas no Anexo único.

§ 1º - Os arquivos digitais referentes a períodos anteriores a 01 de julho de 2003 poderão, por opção da pessoa jurídica, ser apresentados na forma estabelecida neste ato.

§ 2º - As informações de que trata o caput deverão ser apresentadas em arquivos padronizados, no que se refere a:

I - registros contábeis;

II - fornecedores e clientes;

III - documentos fiscais;

IV - comércio exterior;

V - controle de estoque e registro de inventário;

VI - relação insumo/produto;

VII - controle patrimonial;

VIII - folha de pagamento.

§ 3º - As informações que não se enquadrarem no parágrafo anterior deverão ser apresentadas pelas pessoas jurídicas, atendido o disposto nos itens "Especificações Técnicas dos Sistemas e Arquivos" e "Documentação de Acompanhamento" do Anexo único.

Art. 2º - A critério da autoridade requisitante, os arquivos digitais de que trata § 1º do artigo anterior poderão ser apresentados em forma diferente da estabelecida neste Ato, inclusive em decorrência de exigência de outros órgãos públicos.

Valdir Moysés Simão

ANEXO ÚNICO

1. Especificações Técnicas dos Sistemas e Arquivos

Os arquivos digitais solicitados por AFPS deverão obedecer às regras de armazenamento e formatação estabelecidas neste Ato.

1.1 - Codificação de Dados e Organização dos Arquivos

1.2 - Regras de Formatação

Cada registro deve estar contido em uma linha e todas as linhas devem ter o mesmo tamanho.

1.3 - Meios Físicos de Entrega

Os arquivos digitais poderão ser entregues nos seguintes meios:

Disquete de 3½", padrão PC-IBM, FAT-12, (1,44 MB);

CD, padrão de gravação ISO-9660, (600 MB);

Conexão em rede local (LAN): desde que haja compatibilidade de protocolos, utilitários e recursos tecnológicos.

Transmissão direta entre computadores: desde que haja compatibilidade de protocolos, utilitários e recursos tecnológicos.

Em outro meio físico, desde que aceito pelo AFPS.

1.4 - Sistemas

A pessoa jurídica usuária de sistema de processamento de dados deverá manter documentação técnica completa e atualizada do sistema, suficiente para possibilitar a sua auditoria, facultada a manutenção em meio magnético, sem prejuízo da sua emissão gráfica, quando solicitada (art. 33, § 2º, da Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991).

2. Documentação de Acompanhamento

O documento mencionado no item 2.1 deve ser autenticado pelo contribuinte, mediante aposição de "visto" em todas as suas páginas.

2.1 - Descrição Detalhada do Arquivo:

Descrição completa dos campos de cada registro do arquivo, incluindo sua seqüência e formato (tipo, posição inicial, tamanho e quantidade de casas decimais), seu significado, valores possíveis, com a descrição dos conceitos envolvidos na especificação deste valor, definição de seus componentes, incluindo fórmulas de cálculo e eventual relação com o conteúdo de outros campos.

Quando, para manter a integridade e correção da informação, for necessária a apresentação de dados não previstos nos arquivos padronizados, eles deverão ser incluídos nos arquivos correspondentes, mediante acréscimo de campos ao final do registro. Caso qualquer campo seja de tamanho superior ao previsto neste Ato, prevalecerá o tamanho utilizado pela pessoa jurídica. Em ambas as situações, exige-se, como parte da documentação de acompa-nhamento, a apresentação do leiaute correspondente aos arquivos.

2.2 - Etiqueta de Identificação

A etiqueta de identificação externa de cada volume deverá conter as seguintes informações:

CNPJ;

Nome Empresarial;

Nome do(s) arquivo(s);

Volume (A/B), onde "B" significa a quantidade total de volumes do arquivo e "A" significa a seqüência da numeração em relação a esse total.

2.3 - Relatório de Acompanhamento

Deverá ser entregue um relatório de acompanhamento para cada arquivo, conforme modelo definido no item 3.

3. Modelo de Relatório de Acompanhamento

CNPJ:

Nome Empresarial:

Nome do Arquivo: Data da Geração : ____/ ____/ ___

Conteúdo do Arquivo ( 1 ):

MEIO FÍSICO DE ENTREGA:

(__) CD

(__) Disquete

(__) Conexão em rede local (LAN)

(__) Transmissão direta

(__) __________ (outro meio físico aceito pela autoridade requisitante)

CÓDIGO DE IDENTIFICAÇÃO DO ARQUIVO ( 2 ):

QUANTIDADE DE VOLUMES:

QUANTIDADE DE REGISTROS:

TAMANHO DO ARQUIVO (EM BYTES) ( 3 ):

OUTROS PARÂMETROS ( 4 ):

Local, data:

Contribuinte/responsável ou preposto:

NOME: ASSINATURA:

CPF: TELEFONE: FAX:

E-MAIL:

Responsável técnico pela geração do arquivo:

NOME: ASSINATURA:

CPF: TELEFONE: FAX:

E-MAIL:

( 1 ) Denominação de acordo com item 4 ou descrição sucinta do conteúdo do arquivo.

( 2 ) No ato da entrega, será gerada chave de identificação do arquivo por sistema próprio do INSS, visando prova documental de seu conteúdo.

( 3 ) Se compactado, informar o tamanho do arquivo resultante da compactação.

( 4 ) Parâmetros técnicos necessários à leitura do arquivo, quando entregue em outros meios físicos.

4. Leiaute dos Arquivos Padronizados

Além das regras de formatação previstas no item 1.2, os arquivos deverão atender as seguintes regras especiais de formatação:

4.1 - Registros Contábeis

A estrutura deste arquivo deve ser utilizada para os lançamentos registrados no Livro Diário Geral e em Diários Auxiliares. Havendo escrituração de Diários Auxiliares, estes deverão ser apresentados em arquivos distintos.

Os arquivos deste sistema deverão ser acompanhados da Tabela de Plano de Contas (4.9.3) e da Tabela de Centro de Custo/Despesa (4.9.4).

4.1.1 - Arquivo de Lançamentos Contábeis

O registro no arquivo de lançamentos contábeis será considerado como partidas simples. Desta forma, tem-se:

- no caso de um lançamento com um débito e um crédito, utiliza-se um registro que represente o débito e um registro que represente o crédito. O campo "Código da Contrapartida" deve ser preenchido em ambos os registros;

- no caso de um lançamento com um débito e diversos créditos, utiliza-se um registro que represente o débito e tantos registros quantos sejam necessários para representar os créditos, deixando em branco o campo "Código da Contrapartida" no registro correspondente ao débito.

4.1.2 - Arquivo de Saldos Mensais

O arquivo de saldos mensais deve conter apenas registros que representem contas analíticas movimentadas ou que possuam saldo diferente de zero no período.

4.2 - Fornecedores e Clientes

Serão indicadas as operações efetuadas com clientes e fornecedores. Assim, cada operação será objeto de um registro, devendo ser fornecidos arquivos distintos para fornecedores e clientes. Desta forma, tem-se:

- o pagamento de um título com desconto será representado por um registro que informe o valor líquido no campo "Valor da Operação" e o valor sem desconto no campo "Valor Original do Título";

- a emissão de uma duplicata será representada por um registro que informe o valor da mesma nos campos "Valor da Operação" e "Valor Original do Título".

Os arquivos deste sistema deverão ser acompanhados do Arquivo de Cadastro de PJ/PF (4.9.2) e da Tabela de Plano de Contas (4.9.3).

4.2.1 - Arquivo de Fornecedores/Clientes

4.3 - Documentos Fiscais

A pessoa jurídica deverá apresentar os arquivos de documentos fiscais separados por estabelecimento.

Deverão ser registrados todos os campos das notas fiscais, inclusive aqueles que, embora não sejam impressos nos documentos, se prestam a obter qualquer informação constante do documento.

As notas fiscais emitidas pela pessoa jurídica (entrada ou saída) deverão ser apresentadas em arquivos separados dos referentes às notas fiscais emitidas por terceiros (entrada).

Nos arquivos deverão constar todas as notas fiscais, inclusive as canceladas.

Os arquivos deste sistema deverão ser entregues acompanhados do Arquivo de Cadastro de PJ/PF (4.9.2), da Tabela de Natureza da Operação (4.9.5) e da Tabela de Mercadorias/Serviços (4.9.6).

4.3.1 - Arquivo Mestre de Mercadorias/Serviços - Notas Fiscais de Saída ou de Entrada Emitidas pela Pessoa Jurídica.

No caso de transporte intermodal, indicar os dados do transporte que constou efetivamente do documento fiscal.

4.3.2 - Arquivo de Itens de Mercadorias/Serviços - Notas Fiscais de Saída ou de Entrada Emitidas pela Pessoa Jurídica.

4.3.3 - Arquivo Mestre de Mercadorias/Serviços (Entradas) - Emitidas por Terceiros

4.3.4 - Arquivo de Itens de Mercadorias/Serviços (Entradas) - Emitidas por Terceiros