ARQUIVOS DIGITAIS E SISTEMAS
APRESENTAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO DE ACOMPANHAMENTO E ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS

RESUMO: O Ato Declaratório a seguir transcrito estabelece a forma de apresentação, a documentação de acompanhamento e as especificações técnicas dos arquivos digitais e sistemas de que trata a Instrução Normativa SRF nº 86/01 (Bol. INFORMARE nº 44-A/01).

Estabelece a forma de apresentação, a documentação de acompanhamento e as especificações técnicas dos arquivos digitais e sistemas de que trata a Instrução Normativa SRF nº 86, de 22 de outubro de 2001.

O COORDENADOR-GERAL DE FISCALIZAÇÃO, no uso da atribuição que lhe confere o inciso IV do art. 213 do Regimento Interno da Secretaria da Receita Federal, aprovado pela Portaria MF nº 259, de 24 de agosto de 2001, e tendo em vista o disposto no art. 3º da Instrução Normativa SRF nº 86, de 22 de outubro de 2001, declara:

Art. 1º - As pessoas jurídicas de que trata o art. 1º da Instrução Normativa SRF nº 86, de 2001 quando intimadas por Auditor-Fiscal da Receita Federal (AFRF), deverão apresentar, a partir de 1º de janeiro de 2002, os arquivos digitais e sistemas contendo informações relativas aos seus negócios e atividades econômicas ou financeiras, observadas as orientações contidas no Anexo único.

§ 1º - As informações de que trata o caput deverão ser apresentadas em arquivos padronizados no que se refere a:

I - registros contábeis;

II - fornecedores e clientes;

III - documentos fiscais;

IV - comércio exterior;

V - controle de estoque e registro de inventário;

VI - relação insumo/produto;

VII - controle patrimonial;

VIII - folha de pagamento.

§ 2º - As informações que não se enquadrarem no parágrafo anterior deverão ser apresentadas pelas pessoas jurídicas, atendido o disposto nos itens "Especificações Técnicas dos Sistemas de Arquivos" e "Documentação de Acompanhamento" do Anexo único.

Art. 2º - A critério da autoridade requisitante, os arquivos digitais de que trata § 1º do artigo anterior poderão ser apresentados em forma diferente da estabelecida neste Ato, inclusive em decorrência de exigência de outros órgãos públicos.

Paulo Ricardo de Souza Cardoso

1 - Especificações Técnicas dos Sistemas e Arquivos

Os arquivos digitais por AFRF deverão obedecer às regras de armazenamento e formatação estabelecidas neste Ato.

1.1 - Codificação de Dados e Organização dos Arquivos

1.2 - Regras de Formatação

Cada registro deve estar contido em uma linha e todas as linhas devem ter o mesmo tamanho.

1.3 - Meios Físicos de Entrega

Os arquivos digitais poderão ser entregues nos seguintes meios:

a) Disquete de 3½", padrão PC-IBM, FAT-12, (1,44 MB);

b) CD, padrão de gravação ISO-9660, (600 MB);

c) Conexão em rede local (LAN): desde que haja compatibilidade de protocolos, utilitários e recursos tecnológicos;

d) Transmissão direta entre computadores: desde que haja compatibilidade de protocolos, utilitários e recursos tecnológicos;

e) Em outro meio físico, desde que aceito pelo AFRF.

1.4 - Sistemas

A pessoa jurídica usuária de sistema de processamento de dados deverá manter documentação técnica completa e atualizada do sistema, suficiente para possibilitar a sua auditoria, facultada a manutenção em meio magnético, sem prejuízo da sua emissão gráfica, quando solicitada (art. 38 da Lei nº 9.430, de 27 de dezembro de 1996).

2. Documentação de Acompanhamento

Os documentos mencionados nos itens 2.1 e 2.2 devem ser autenticados pelo contribuinte, mediante aposição de "visto" em todas as suas páginas.

Os documentos mencionados nos itens 2.1 e 2.4 devem, também, ser gravados como arquivo texto denominado LEIAME.TXT e entregue juntamente com o arquivo a que se refere.

2.1 - Descrição Detalhada do Arquivo:

Descrição completa dos campos de cada registro do arquivo, incluindo sua seqüência e formato (tipo, posição inicial, tamanho e quantidade de casas decimais), seu significado, valores possíveis, com a descrição dos conceitos envolvidos na especificação deste valor, definição de seus componentes, incluindo fórmulas de cálculo e eventual relação com o conteúdo de outros campos.

Quando, para manter a integridade e correção da informação, for necessária a apresentação de dados não previstos nos arquivos padronizados, eles deverão ser incluídos nos arquivos correspondentes, mediante acréscimo de campos ao final do registro. Caso qualquer campo seja de tamanho superior ao previsto neste Ato, prevalecerá o tamanho utilizado pela pessoa jurídica. Em ambas as situações, exige-se, como parte da documentação de acompanhamento, a apresentação do leiaute correspondente aos arquivos.

2.2 - "DUMP"

Cópia impressa do conteúdo dos trinta primeiros e trinta últimos registros de cada arquivo.

2.3 - Etiqueta de Identificação

A etiqueta de identificação externa de cada volume deverá conter as seguintes informações:

a) CNPJ;

b) Nome Empresarial;

c) Nome do(s) arquivo(s);

d) Volume (A/B), onde "B" significa a quantidade total de volumes do arquivo e "A" significa a seqüência da numeração em relação a esse total.

2.4 - Relatório de Acompanhamento

Deverá ser entregue um relatório de acompanhamento para cada arquivo, conforme modelo definido no item 3.

3 - Modelo de Relatório de Acompanhamento