VALE-TRANSPORTE
Aspectos Contábeis

Sumário          

1. Introdução;
2. Participação do Empregador e do Empregado Nas Despesas;
3. Contabilização;
4. Exemplo.

1. INTRODUÇÃO

Através da Lei nº 7.418, de 16 de dezembro de 1985, e regulamentada pelos os artigos 106 a 136 do Decreto nº 10.854/2021, foi instituído o benefício do vale-transporte, em que o empregador, pessoa física ou jurídica, antecipará ao empregado para utilização efetiva em despesas de deslocamento residência-trabalho e vice-versa.

Entende-se como deslocamento a soma dos segmentos componentes da viagem do beneficiário, por um ou mais meios de transporte, entre a sua residência e o local de trabalho.

O vale-transporte é utilizável em todas as formas de transporte público coletivo urbano ou, ainda, intermunicipal e interestadual de caráter urbano, estabelecidas na forma prevista na Lei nº 12.587, de 3 de janeiro de 2012, operado diretamente pelo Poder Público ou por empresa por ele delegada, em linhas regulares e com tarifas estabelecidas pela autoridade competente.

O disposto no parágrafo anterior não se aplica aos serviços de transporte privado coletivo e transporte público individual.

Nos itens a seguir abordaremos os aspectos contábeis na aquisição e distribuição do vale-transporte pelo empregador a seus empregados.

Em relação aos procedimentos na aquisição e distribuição do vale-transporte vide matéria publicada no boletim nº 14/2022 do Caderno Trabalhista.

Observação: a matéria foi publicada no boletim de acordo com a legislação vigente à época de sua publicação, estando sujeita a sofrer alterações posteriores a publicação em nosso site.

2. PARTICIPAÇÃO DO EMPREGADOR E DO EMPREGADO NAS DESPESAS

A concessão do benefício obriga o empregador a adquirir vale-transporte em quantidade e tipo de serviço que melhor se adequar ao deslocamento do beneficiário.

A aquisição do vale-transporte será feita antecipadamente e à vista, proibidos quaisquer descontos, e limitada à quantidade estritamente necessária ao atendimento dos beneficiários.

Segundo o Parágrafo único do Art. 19 da Lei Complementar nº 150/2015, a obrigação prevista no art. 4º da Lei nº 7.418, de 16 de dezembro de 1985, poderá ser substituída, a critério do empregador, pela concessão, mediante recibo, dos valores para a aquisição das passagens necessárias ao custeio das despesas decorrentes do deslocamento residência-trabalho e vice-versa. 

O empregador participará dos gastos de deslocamento do trabalhador com a ajuda de custo equivalente à parcela que exceder a 6% (seis por cento) de seu salário básico ou vencimento, excluídos quaisquer adicionais ou vantagens.

O desconto de 6% (seis por cento) sobre o salário do empregado não poderá ser superior ao custeio do benefício, tendo o empregador que se limitar ao desconto do valor do benefício.

Exemplo:

Valor do desconto dos 6% (seis por cento) sobre o salário do empregado = R$ 100,00

Valor da despesa com o deslocamento do beneficiário = R$ 85,00

Então, conclui-se que o desconto para o empregado será de R$ 85,00 (oitenta e cinco reais), pois o valor descontado não poderá ultrapassar o valor que gasta com transporte mensalmente.

3. CONTABILIZAÇÃO

Os gastos efetuados com a aquisição de vale-transporte serão debitados, inicialmente, numa conta específica do ativo circulante.

À medida em que for feita a distribuição para os empregados, o valor correspondente será levado a débito de uma conta representativa de custo ou despesa operacional. O valor cobrado do empregado, correspondente a 6% (seis por cento) do seu salário básico, será contabilizado como recuperação de custos ou de despesas.

4. EXEMPLO

Considerando-se que durante o mês de abril de 2022 determinada empresa tenha apresentado a seguinte situação em relação à aquisição e distribuição de vale-transporte:

a) aquisição de 10.000,00 (valor unitário do vale-transporte R$ 4,50) vale-transporte R$ 45.000,00
b) distribuição de 5.000,00 vale-transporte R$ 22.500,00

Por ocasião da aquisição do vale-transporte, o registro contábil poderá ser efetuado do seguinte modo:

D - DESPESAS ANTECIPADAS 

(Ativo Circulante)

C - BANCOS C/MOVIMENTO
 
(Ativo Circulante) R$ 45.000,00

Quando da efetiva distribuição do vale-transporte aos empregados, o valor correspondente poderá ser contabilizado da seguinte maneira:

D - CUSTO OU DESPESA OPERACIONAL 

(Conta de Resultado)

C - DESPESAS ANTECIPADAS 

(Ativo Circulante) R$ 22.500,00

O valor correspondente à recuperação do vale-transporte deverá ser consignado na folha de pagamento de salários. Considerando-se que a empresa tenha recuperado a importância de R$ 1.350,00, o registro contábil poderá ser efetuado da seguinte forma:

D - SALÁRIOS A PAGAR 

(Passivo Circulante)

C - CUSTO OU DESPESA OPERACIONAL
 
(Conta de Resultado) R$ 1.350,00

Fundamentos legais: os citados no texto.