TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS
ALTERAÇÕES
RESOLUÇÃO CFC Nº 1.342, de 15.04.2011
(DOU de 19.04.2011)
Altera o Anexo I e acrescenta o Anexo II à Tabela de Temporalidade de Documentos do Sistema CFC/CRCs aprovada pela Resolução CFC nº 1.248/2009 e dá outras providências.
O CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE, no exercício de suas atribuições legais e regimentais,
CONSIDERANDO a possibilidade de implantação, utilização e conservação de informações arquivísticas em sistemas eletrônicos;
CONSIDERANDO a necessidade de gestão da preservação do patrimônio arquivístico digital no âmbito do Sistema CFC/CRCs,
RESOLVE:
Art. 1º - Ficam classificados, nos termos do Anexo I da Tabela de Temporalidade de Documentos do Sistema CFC/CRCs, os documentos comprobatórios de caráter histórico.
Art. 2º - Ficam instituídos os critérios para a preservação e digitalização de documentos, conforme as diretrizes constantes no Anexo II da Tabela de Temporalidade de Documentos do Sistema CFC/CRCs.
Art. 3º - Caberá ao Conselho Federal de Contabilidade e aos Conselhos Regionais de Contabilidade proceder à digitalização dos documentos assim classificados na Tabela de Temporalidade no âmbito de sua competência.
Art. 4º - As diretrizes reguladas nesta Resolução quanto à preservação digital de documentos deverão ser aplicadas somente ao Sistema CFC/CRCs, não servindo de instrumento legal para quaisquer outros órgãos ou entidades públicas.
Art. 5º - Esta Resolução entra em vigor a partir da sua assinatura.
Juarez Domingues Carneiro
Presidente do Conselho
ATA CFC Nº 949
ANEXO I
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO SISTEMA CFC/CRCs
ANEXO II
REGRAS GERAIS DE DESCARTE E DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
1. Digitalização de Documentos
1.1 A digitalização deverá ocorrer em acervos arquivísticos que já tenham sido previamente tratados, ou seja, que o acervo já tenha sido previamente classificado, avaliado, higienizado, identificado e organizado, evitando-se, dessa forma, a migração para o suporte informatizado de documentação desnecessária.
1.2 A digitalização deverá ocorrer após a realização de projetos de digitalização onde deverão constar, obrigatoriamente, informações sobre o planejamento com previsão orçamentária e financeira capazes de garantir aquisição, atualização e manutenção de versões de software e hardware, a adoção de formatos de arquivos digitais e de requisitos técnicos mínimos que garantam a preservação e a acessibilidade em curto, médio e longo prazos dos documentos digitalizados.
1.3 Os documentos em papel, classificados na Tabela de Temporalidade como GUARDA PERMANENTE, somente poderão ser eliminados após digitalizados e submetidos ao processo de certificação digital, tutelado pela ICP-Brasil, para que preservem as características de autenticidade e integridade com relação ao documento em papel.
1.4 Os documentos em papel classificados na Tabela de Temporalidade como de VALOR HISTÓRICO, após digitalizados, não deverão ser eliminados.
1.5 Os Conselhos deverão adotar política de preservação de documentos digitalizados, mediante a criação de uma equipe multidisciplinar com esta incumbência e cuja política deverá ser revisada e adaptada, periodicamente.
1.6 A guarda permanente de documentos digitalizados deverá ser organizada por processo de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), observada a política de segurança de documentos digitais.
2. Descarte de Documentos
2.1 O Conselho de Contabilidade deverá constituir Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, visando à análise e definição da documentação destinada ao descarte e/ou digitalização, nos termos e prazos definidos na Resolução CFC nº 1.248/09.
2.2 Serão descartados os documentos que cumpriram os prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade, sem que seja obrigatória sua digitalização.
2.3 Será elaborada, pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos referida no item 2.1, lista de documentos a serem eliminados.
2.4 Documentos em papel, aptos para o descarte, somente serão descartados após o transcurso do prazo de edital (Modelo A), a ser publicado nos termos da Resolução CFC nº 1.000/04.
2.5 Depois de cumpridos os prazos estabelecidos para o descarte, os documentos serão fragmentados, não sendo permitida a utilização de qualquer outro meio prejudicial ao meio ambiente.
2.6 Será lavrado, pela Comissão referida no item 2.1, termo de eliminação de documentos - Modelo B.
2.7 Os responsáveis pela atividade de fragmentação de documentos, quando realizada pelo próprio Conselho, durante o processo deverão fazer uso de equipamentos de proteção individual.
MODELO A
EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Nº _______
O Presidente do Conselho ________________, no uso de suas atribuições regimentais, faz saber, a quem possa interessar, que a partir do 30º (trigésimo) dia subsequente à data de publicação deste Edital, serão eliminados - especificar: exemplo os processos de fiscalização transitados em julgado e arquivados há mais de 5 (cinco) anos - e cuja relação poderá ser verificada na página deste Conselho - www.crc__.org.br - nos termos do previsto na Resolução CFC nº 1.248/09, que define a Tabela de Temporalidade de documentos para o Sistema CFC/CRCs.
A partir do prazo supramencionado, os documentos de que trata o presente Edital serão eliminados mediante fragmentação.
Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas expensas o desentranhamento de documentos ou cópia de peças do processo, mediante petição, desde que tenham respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido.
Local e data
Presidente do Conselho de Contabilidade
(O Edital deverá ser publicado nos termos do regramento definido na Resolução CFC nº 1.000/04 e veiculado na página do Conselho na internet).
MODELO B
TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Aos _____ dias do mês de ____________ do ano de dois mil __________________, a Comissão, instituída pela Portaria CRC__ nº ___________, procedeu à eliminação dos documentos mencionados no Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº ___________ e listados no respectivo Anexo, tendo sido cumpridos os prazos de guarda em conformidade com o previsto na Tabela de Temporalidade de Documentos, definida pela Resolução CFC nº 1.248/09.
Local e data
Assinatura dos membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
Juarez Domingues Carneiro
Presidente do Conselho