|
CÓDIGO |
ASSUNTO / DOCUMENTO |
PRAZO DE GUARDA |
OBSERVAÇÃO |
|
1 |
ADMINISTRAÇÃO. |
|
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1.1 |
Tomada de decisão. |
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1.1.1 |
Reunião de Câmara. |
|
|
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1.1.1.1 |
Atos Deliberativos (Deliberação). |
Pelo tempo do processo |
Eliminar juntamente c/ o
processo. |
|
1.1.1.2 |
Atos Testemunhais (Atas, Relatórios de Atividades). |
Guarda permanente |
Valor histórico |
|
1.1.2 |
Reunião do Conselho Diretor. |
|
|
|
1.1.2.1 |
Atos Deliberativos (Deliberação). |
Guarda permanente |
Valor histórico |
|
1.1.2.2 |
Atos Testemunhais (Atas, Relatórios de Atividades). |
Guarda permanente |
Valor histórico |
|
1.1.3 |
Reunião Plenária/Presidentes e/ou Presidência do Órgão. |
|
|
|
1.1.3.1 |
Atos Normativos (Ex. Resolução, Norma, Manual,
Diretrizes, Instrução Normativa e de Serviço, Súmulas, Regulamento,
Regimento). |
Guarda permanente |
Valor histórico |
|
1.1.3.2 |
Atos Deliberativos (Deliberação). |
Guarda permanente |
Valor histórico |
|
1.1.3.3 |
Atos Dispositivos (Portaria, Decisão). |
Guarda permanente |
Valor histórico |
|
1.1.3.4 |
Atos Testemunhais (Atas, Relatórios de Atividades). |
Guarda permanente |
Valor histórico |
|
1.1.3.5 |
Atos Informativos (Projetos, Planos de Trabalho, Plano
de Metas, Ação). |
Guarda permanente |
|
|
1.1.4 |
Reunião do TRED/TSED. |
|
|
|
1.1.4.1 |
Atos Deliberativos (Deliberação). |
Guarda permanente |
|
|
1.1.4.2 |
Atos Testemunhais (Atas, Relatórios de Atividades). |
Guarda permanente |
Valor histórico |
|
1.1.4.3 |
Atos Normativos (Ex. Resolução, Norma, Manual,
Diretrizes, Instrução Normativa e de Serviço, Súmulas, Regulamento,
Regimento). |
Guarda permanente |
Valor histórico |
|
1.2 |
Relacionamento Governamental. Comprovantes Obrigatórios
do Manual Administrativo. |
|
|
|
1.2.1 |
Certidões Negativas. |
5 anos após a validade |
Sugestão: CRCRS |
|
1.2.2 |
Alvará de Localização e Funcionamento. |
Enquanto vigora |
|
|
1.2.3 |
Ata de Eleição do Gestor/Termo de Posse. |
Guarda permanente |
Valor histórico |
|
1.2.4 |
Escritura e Planta do Imóvel. |
Guarda permanente |
Valor histórico |
|
1.2.5 |
Declaração de Bens e Rendas dos Gestores e Conselheiros. |
10 anos |
|
|
1.2.6 |
Certificado de Registro do Veículo. |
2 anos |
Após a venda. |
|
1.3 |
Escolha de Dirigentes. Eleição. |
|
|
|
1.3.1 |
Normas. Diretrizes e Procedimentos Referentes ao
Processo Eleitoral. |
Guarda permanente |
|
|
1.3.2 |
Processo Eleitoral. Resultado. Recurso. (Ex. Processo
Eleitoral, Registro de Chapas, Atas, Resultados, Recursos, Termo de Posse). |
Guarda permanente |
|
|
1.3.3 |
Processamento Eleitoral (Cédulas Eleitorais, Listagens,
Sobrecartas, Arquivos Magnéticos). |
1 ano |
|
|
1.3.4 |
Apuração de Responsabilidade, Sindicância, Comissão de
Inquérito (Processo, Auto, Depoimento, Mandado, Relatório, Parecer). |
Guarda permanente |
|
|
1.3.4.1 |
Infrações e Penalidades |
Guarda permanente |
|
|
1.4 |
Recursos Documentais. |
|
|
|
1.4.1 |
Documentação Arquivística. |
|
|
|
1.4.1.1 |
Normas, Manuais, Procedimentos, Estudos e Projetos de
Gestão Arquivística. |
Guarda permanente |
|
|
1.4.1.2 |
Produção, Levantamento e Fluxo Documental (Inclusive
Diagnóstico e Relatórios). |
Guarda permanente |
|
|
1.4.1.3 |
Política de Acesso aos Documentos. |
|
|
|
1.4.1.3.1 |
Instrumentos de Pesquisa (Inventários, Guias, Catálogos,
Repertórios). |
Guarda permanente |
|
|
1.4.1.3.2 |
Consultas e Empréstimos (Recibo de Empréstimo). |
1 ano |
Após a devolução. |
|
1.4.1.3.3 |
Receptação, Tramitação e Expedição de Documentos
(Ofícios / E-mails / Memorandos / Cartas de
Encaminhamento / Recebimento de Documentos). |
2 anos |
|
|
1.4.1.4 |
Destinação de Documentos. |
|
|
|
1.4.1.4.1 |
Análise, Avaliação e Seleção (Inclusive Processos,
Trabalhos, Atas, Pareceres da Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos). |
Guarda permanente |
|
|
1.4.1.4.2 |
Tabelas de Temporalidade e Planos de Classificação. |
Guarda permanente |
|
|
1.4.1.4.3 |
Eliminação e Descarte de Documentos (Termos, Listagens,
Listas, Editais e Processos de Eliminação). |
Guarda permanente |
|
|
1.4.1.4.4 |
Transferência e Recolhimento ao Arquivo Central, Termos,
Relações e Recibos de Transferência / Recolhimento). |
Guarda permanente |
|
|
1.5 |
Contabilidade e Financeiro. |
|
|
|
1.5.1 |
Fluxo de Recursos Financeiros. Execução Financeira -
Receitas e Despesas. |
|
|
|
1.5.1.1 |
Movimento Diário, Inclusive Documentação Respectiva,
Balancete Mensal e Cota Parte. |
10 anos |
A contar da aprovação de contas. |
|
1.5.1.2 |
Livros Contábeis. |
Guarda permanente |
Valor histórico |
|
1.5.1.3 |
Processos de Redução, Isenção, Parcelamentos de Multas e
Anuidades. |
10 anos |
A contar da aprovação de contas. |
|
1.5.2 |
Fluxo Orçamentário, Auditoria e Prestação de Contas. |
|
|
|
1.5.2.1 |
Processos (Orçamentário, Créditos
Adicionais, Criação de Fundos Especiais). |
10 anos |
A contar da aprovação de contas. |
|
1.5.2.2 |
Auditoria (Relatório, Parecer e Outros). |
10 anos |
A contar da aprovação de contas. |
|
1.5.2.3 |
Prestação de Contas do Exercício (Processo, Parecer,
Relatórios). |
Guarda permanente |
|
|
1.5.2.4 |
Auxilio Financeiro. Empréstimo ao Regional. Reembolso. |
5 anos |
|
|
1.5.3 |
Fundo de Integração e Desenvolvimento da Profissão
Contábil (FIDES). |
|
|
|
1.5.3.1 |
Reunião do Comitê Gestor do Fundo de Integração e
Desenvolvimento da Profissão Contábil (COFIDES). |
|
|
|
1.5.3.1.1 |
Atas. |
Guarda permanente |
Valor histórico |
|
1.5.3.1.2 |
Projetos e Planos de Trabalho. |
10 anos |
|
|
1.5.3.1.3 |
Prestação de Contas. |
Guarda permanente |
|
|
1.5.4 |
Órgãos Responsáveis por Recolhimento e Recebimento de
Tributos - Fisco (Receita Federal, Secretarias de Fazenda). |
5 anos |
|
|
1.5.4.1 |
Informações e Solicitações - Declaração Integrada de
Informações Econômicas da Pessoa Jurídica (DIPJ). |
5 anos |
|
|
1.6 |
Recursos Humanos. |
|
|
|
1.6.1 |
Regulamento de Pessoal. Manual. Regimento. Normas. |
Enquanto vigora |
|
|
1.6.2 |
|
10 anos |
Após o término. |
|
1.6.3 |
Fluxo. Movimentação de pessoal. |
|
|
|
1.6.3.1 |
Concurso Público (Processo do Concurso - Elaboração,
Edital, Resultado e Publicação de Resultado). |
Guarda permanente |
|
|
1.6.3.1.1 |
Provas e Exames. |
5 anos |
Após a homologação do concurso.
(CRCRS) |
|
1.6.3.4 |
Assentamentos. Pastas. Dossiês. Prontuários Funcionais. |
|
|
|
1.6.3.4.1 |
Admissão, Aproveitamento, Contratação, Nomeação,
Recondução, Reintegração. |
Guarda permanente |
|
|
1.6.3.4.2 |
Demissão, Rescisão, Contratual (Inclusive, Aviso Prévio,
Carta com Pedido de Demissão, Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho,
Seguro Desemprego- Comunicado de Dispensa). |
Guarda permanente |
|
|
1.6.3.4.3 |
Ficha / Livro de Registro de
Empregados. |
Guarda permanente |
|
|
1.6.4 |
Direitos, Benefícios, Auxílios e Vantagens. |
|
|
|
1.6.4.1 |
Auxílios (Formulário para Concessão de Vale-Transporte, Recibos
de Entrega de Vale-Transporte, Refeição / Alimentação). |
10 anos |
|
|
1.6.4.2 |
Salário-Família e Termo e Ficha de Responsabilidade para
Concessão de Salário-Família. |
30 anos |
|
|
1.6.4.3 |
Salário-Maternidade. |
30 anos |
|
|
1.6.4.4 |
Pagamentos (Folha de Pagamento, Recibos de Pagamento de
Salários, 13º Salário, Férias, Abono Pecuniário e Relação de Depósitos
Bancários). |
Guarda permanente |
|
|
1.6.4.5 |
Férias. Programa Anual de Férias. |
2 anos |
|
|
1.6.5 |
Rendimentos. Recolhimentos. Retenções (Comprovantes de
Rendimentos e Retenções). |
|
|
|
1.6.5.1 |
Imposto de Renda - IR (Declaração de Dependentes para
Fins de Imposto de Renda, Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte -
DIRF, Documento de Arrecadação na Fonte - DARF, etc.). |
10 anos |
|
|
1.6.5.2 |
Previdenciários (GFIP (FGTS), SEFIP, Guia
de Recolhimento da Previdência Social-GPS, Guia de Recolhimento Rescisório de
FGTS e Informações à Previdência Social (GRFC), Retenção dos 11% do INSS). |
Guarda permanente |
|
|
1.6.5.2.1 |
Comprovante de Entrega da Guia da Previdência Social
(GPS) ao Sindicato Profissional. |
10 anos |
|
|
1.6.6 |
Informações Sociais. |
|
|
|
1.6.6.1 |
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED). |
10 anos |
|
|
1.6.6.2 |
Relação Anual de Informações Sociais (RAIS). |
10 anos |
|
|
1.6.7 |
Saúde, Medicina e Higiene do Trabalho. |
|
|
|
1.6.7.1 |
Programa de Saúde, Medicina e Higiene do Trabalho. |
20 anos |
|
|
1.6.7.2 |
Livro de Inspeção do Trabalho. |
Guarda permanente |
|
|
1.6.7.3 |
Exames Médicos e Atestados de Saúde Obrigatórios. |
10 anos |
|
|
1.6.7.4 |
Comissão Interna de Prevenção de Acidentes de Trabalho
(CIPA) (Processos Eleitorais e Atas). |
10 anos |
|
|
1.6.7.5 |
Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT). |
Guarda permanente |
|
|
1.6.7.6 |
Mapa Anual de Acidentes do Trabalho do SESMET. |
10 anos |
|
|
1.6.8 |
Horário de Expediente. |
|
|
|
1.6.8.1 |
Boletim de Horas Extraordinárias. |
Guarda permanente |
|
|
1.6.8.2 |
Controles de Ponto. |
10 anos |
|
|
1.6.9 |
Desenvolvimento Profissional do Funcionário. |
|
|
|
1.6.9.1 |
Plano de Cargos, Carreiras e Salários (PCCS). |
Guarda permanente |
|
|
1.6.10 |
Responsabilidade e Ação Disciplinar. |
|
|
|
1.6.10.1 |
Processos Administrativos Disciplinares (Inclusive
Penalidades Disciplinares). |
Guarda permanente |
|
|
1.7 |
Recursos Informatizados. |
|
|
|
1.7.1 |
Planos e Projetos. |
Enquanto vigora |
|
|
1.7.2 |
Manuais Técnicos e dos Usuários. |
Enquanto vigora |
|
|
1.7.3 |
Programas, Sistemas e Redes (Inclusive Licenças e
Registro de Uso e Compra). |
Enquanto vigora |
|
|
1.8 |
Recursos Materiais e Patrimoniais. |
|
|
|
1.8.1 |
Movimentação de Bens. |
|
|
|
1.8.1.1 |
Controle e Autorização de Movimentação de Bens. |
2 anos |
|
|
1.8.1.2 |
Termo de Responsabilidade. |
10 anos |
|
|
1.8.1.3 |
Inventários de Almoxarifado e Bens Patrimoniais. |
10 anos |
|
|
1.8.1.4 |
Processos de Baixa e Alienação de Bens Patrimoniais. |
10 anos |
|
|
1.8.1.5 |
Processos de Empréstimo, Doação, Cessão e Permuta. |
10 anos |
|
|
1.8.2 |
Veículos. |
|
|
|
1.8.2.1 |
Controle de Uso de Veículos (Requisição de Veículos,
Planilhas de Controle de Uso, Limpeza, Combustível, Estacionamento). |
2 anos |
|
|
1.8.3 |
Extravio e Danificação de Bens. |
|
|
|
1.8.3.1 |
Ocorrências. |
10 anos |
|
|
1.8.3.2 |
Acidentes, Infrações e Multas. |
10 anos |
Para acidentes com vítimas, o
prazo de guarda é de 20 anos |
|
1.8.4 |
Obras - Construção, Reforma,
Recuperação e Restauração de Instalações (Planos, Projetos, Memorial, etc.). |
Guarda permanente |
|
|
1.8.5 |
Guarda e Segurança Patrimonial. |
|
|
|
1.8.5.1 |
Controle de Portaria. |
1 ano |
|
|
1.9 |
Convênios. |
10 anos |
Após a vigência. |
|
1.9.1 |
Processos, Convênios e Aditivos. |
|
|
|
1.10 |
Licitação. |
|
|
|
1.10.1 |
Cadastro de Fornecedores. |
10 anos |
|
|
1.10.2 |
Processos, Contratos e Aditivos. |
10 anos |
Após a vigência. |
|
2 |
ATIVIDADE-FIM |
|
|
|
2.1 |
Fiscalização, Ética e Disciplina. |
|
|
|
2.1.1 |
Comissão Administrativa de Revisão Externa da Qualidade
(CRE). |
|
|
|
2.1.1.1 |
Atos Normativos e Testemunhais (Normas, Diretrizes,
Manuais, Atas). |
Guarda permanente |
Possui Valor histórico |
|
2.1.1.2 |
Atividades de Revisão Externa da Qualidade - com ou sem
Ressalva (Processos, Relatórios, Parecer). |
5 anos |
Se gerar processo judicial é de
guarda permanente. |
|
2.1.2 |
Consultas e Pesquisas (Internas e Externas) - (Ofícios,
Cartas E-mails). |
2 anos |
|
|
2.1.3 |
Atividades de Acompanhamento, Controle e Apoio. |
|
|
|
2.1.3.1 |
Apuração de Responsabilidade, Sindicância, Denúncia
(Notificação, Denúncia, Documentos Fiscalizatórios). |
2 anos |
Após a conclusão. Se improcedente
1 ano. Se procedente gera processo. |
|
2.1.3.1.1 |
Procedimento de Fiscalização (Processo, Parecer,
Relatório). |
5 anos |
guarda permanente. |
|
2.1.3.1.2 |
Procedimento Ético e Disciplinar (Processo, Parecer,
Relatório). |
5 anos |
Após o transito |
|
2.1.4 |
Atividades de Controle e Fiscalização do
Regional/Federal. |
|
|
|
2.1.4.1 |
Normas, Diretrizes e Procedimentos. |
Guarda permanente |
|
|
2.1.4.2 |
Visita e Auditoria (Comunicação, Comunicação, Roteiro de
Visita). |
2 anos |
|
|
2.1.4.3 |
DHP/DECORE (Requerimento, Solicitação, Prestação de
Contas). |
5 anos |
|
|
2.1.4.4 |
Relatório, Parecer, Nota Técnica. |
5 anos |
|
|
2.2 |
Registro. |
|
|
|
2.2.1 |
Processos e Procedimentos Referentes ao Registro. |
|
|
|
2.2.1.1 |
Registro Cadastral (Assentamentos Cadastrais de
Organizações Contábeis). |
Guarda permanente |
|
|
2.2.1.2 |
Registro Profissional (Assentamentos de Registro do
Contabilista). |
Guarda permanente |
|
|
2.2.2 |
Consultas e Pesquisas (Internas e Externas) - (Ofícios,
Cartas E-mails). |
2 anos |
|
|
2.2.3 |
Cadastro Nacional de Auditores Independentes. |
|
|
|
2.2.3.1 |
Assentamentos Cadastrais. |
Guarda Permanente |
|
|
2.3 |
Elaboração de Normas Brasileiras e Internacionais de
Contabilidade. |
|
|
|
2.3.1 |
Comitês, Grupos de Trabalho e Cooperação Técnica para
Elaboração de Normas Brasileiras e Internacionais de Contabilidade. |
|
|
|
2.3.1.1 |
Internacionais (Estudos, Relatórios, Atas, Atos de
Criação, Decisão, Processos Referentes à Criação das Normas). |
Guarda permanente |
|
|
2.3.1.2 |
Nacionais (Estudos, Relatórios, Atas, Atos de Criação,
Decisão, Processos Referentes à Criação das Normas). |
Guarda permanente |
|
|
2.3.1.3 |
Outros (Estudos, Relatórios, Atas, Atos de Criação,
Decisão, Processos Referentes à Criação das Normas). |
Guarda permanente |
|
|
2.4 |
Desenvolvimento da Profissão Contábil. |
|
|
|
2.4.1 |
Programas e Projetos. |
|
|
|
2.4.1.1 |
Programa de Educação Continuada. |
5 anos |
|
|
2.4.1.2 |
Programa Contabilizando o Sucesso. |
10 anos |
|
|
2.4.1.3 |
Programa Excelência na Contabilidade. |
5 anos |
|
|
2.4.2 |
Provas e Exames. |
|
|
|
2.4.2.1 |
Exame de Qualificação Técnica . |
5 anos |
|
|
2.4.2.1.1 |
Exame de Qualificação Técnica - Geral. |
5 anos |
|
|
2.4.2.1.2 |
Exame de Qualificação Técnica - BCB/SUSEP. |
5 anos |
|
|
2.4.2.2 |
Exame de Suficiência. |
5 anos |
|
|
3 |
CONSULTORIA JURÍDICA |
|
|
|
3.1 |
Acompanhamento de Processos Judiciais. |
5 anos |
|
|
3.2 |
Acompanhamento de Processos Trabalhistas. |
5 anos |
|
|
3.3 |
Assessoria (Parecer, Relatórios). |
Guarda permanente |
|
|
4 |
ASSESSORIA PARLAMENTAR |
|
|
|
4.1 |
Projetos de Lei de Interesse do Sistema. |
|
|
|
4.1.1 |
Aprovados. |
Guarda permanente |
|
|
4.1.2 |
Não Aprovados e Ação Direta de Inconstitucionalidade. |
10 anos |
|
|
5 |
COMUNICAÇÃO SOCIAL |
|
|
|
5.1 |
Publicações. |
Guarda permanente |
|
|
5.2 |
Entrevistas, Reportagens, Campanhas e Publicidades Diversas. |
Guarda permanente |
|
|
6 |
EVENTOS |
|
|
|
6.1 |
Planejamento, Programação, Discursos, Palestras e
Trabalhos Apresentados (Documentos Históricos). |
|
|
|
6.1.1 |
Congressos, Conferências, Seminários, Simpósios,
Encontros, Convenções, Ciclo de Palestras, Mesas Redondas. |
Guarda permanente |
|
|
6.1.2 |
Registros de Solenidade, Comemoração, Homenagem, Festa,
Exposição. |
Guarda permanente |
|
|
7 |
SISTEMA DE QUALIDADE ISO |
|
|
|
7.1 |
Normas, Diretrizes, Processos, Procedimentos Referentes
ao Sistema de Qualidade ISO. |
|
|
|
7.1.1 |
Lista Mestra de Documentos (Inclusive Interna e
Externa). |
Guarda permanente |
|
|
7.2 |
Auditorias Internas e Externas - Relatórios de
Auditoria, não Conformidades (RNC), planos de ação (PAC). |
Guarda permanente |
|
|
7.3 |
Certificados e Renovação dos Certificados da ISO. |
Guarda permanente |
|
|
OBS.: A guarda dos documentos poderá
ser efetuada por meios digitais, com base na legislação vigente. |
|||