SISTEMA ELETRÔNICO DE
PROCESSAMENTO DE DADOS
Regras Para Utilização

Sumário

1. INTRODUÇÃO

O contribuinte do ICMS pode ser autorizado a utilizar sistema eletrônico de processamento de dados para emitir documento fiscal e escriturar livro fiscal, desde que atendidas as regras constantes no Regulamento de Tocantins. Veja a seguir os procedimentos a serem adotados.

2. UTILIZAÇÃO DE SISTEMA ELETRÔNICO DE PROCESSAMENTO DE DADOS

A emissão e a escrituração por sistema eletrônico de processamento de dados dos documentos bem como dos livros fiscais, a seguir enumerados, far-se-ão de acordo com as disposições do Regulamento:

I - documentos fiscais:

a) Nota Fiscal, modelo 1;

b) Nota Fiscal/conta de energia elétrica, modelo 6;

c) Nota Fiscal de serviço de transporte, modelo 7, quando emitida por contribuinte prestador de serviços de transporte ferroviário de cargas;

d) conhecimento de transporte rodoviário de cargas, modelo 8;

e) conhecimento de transporte aquaviário de cargas, modelo 9;

f) conhecimento aéreo, modelo 10;

g) Nota Fiscal de serviço de telecomunicações, modelo 22;

h) Nota Fiscal de Serviço de Comunicação, modelo 21;

i) documento de Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente - Ciap, modelos A, B, C e D;

II - livros fiscais:

a) Registro de Entradas;

b) Registro de Saídas;

c) Registro de Controle da Produção e do Estoque;

d) Registro de Inventário;

e) Registro de Apuração do ICMS;

f) Livro de Movimentação de Combustível.

3. CONTRIBUINTES OBRIGADO A UTILIZAR SISTEMA DE PROCESSAMENTO DE DADOS

Fica obrigado a utilizar sistema de processamento de dados o contribuinte que:

1 - emitir documento fiscal e/ou escriturar livros fiscais em equipamento que utilize ou tenha condições de utilizar arquivo magnético ou equivalente;

2 - utilizar Equipamento Emissor de Cupom Fiscal - ECF, que tenha condições de gerar arquivo magnético, por si ou quando conectado a outro computador;

3 - não possuindo sistema eletrônico de processamento de dados próprio, utilize serviço de terceiros com essa finalidade.

4. DO PEDIDO

O uso, alteração do uso ou desistência do uso do sistema eletrônico de processamento de dados para emissão de documentos fiscais e/ou escrituração de livros fiscais, por parte de contribuintes estabelecidos neste Estado, será autorizado pelo Diretor da Receita, em requerimento preenchido em formulário próprio, conforme modelo constante do Anexo XIII do regulamento, com 4 (quatro) vias, contendo as seguintes informações:

I - motivo do preenchimento;

II - identificação e endereço do contribuinte;

III - documentos e livros fiscais a serem processados;

IV - unidade de processamento de dados;

V - configuração dos equipamentos;

VI - identificação e assinatura do requerente/declarante.

O pedido de uso ou de alteração referido neste artigo deverá ser instruído com:

I - os modelos dos documentos e livros fiscais a serem emitidos ou escriturados pelo sistema;

II - declaração conjunta do contribuinte e do responsável pelos programas aplicativos, garantindo a conformidade destes à legislação vigente;

III - cópia da Nota Fiscal de aquisição dos equipamentos.

Atendidos os requisitos exigidos pelo Fisco Estadual, este terá o prazo de até 30 (trinta) dias para apreciação do pedido.

A solicitação de uso, alteração e a comunicação de desistência do uso do sistema eletrônico de processamento de dados serão apresentados à Coletoria Estadual do domicílio fiscal do estabelecimento do contribuinte interessado, com antecedência mínima de 30 (trinta) dias.

5. DESTINAÇÃO DAS VIAS DO REQUERIMENTO

As vias do requerimento de que trata este artigo terão a seguinte destinação:

I - as duas primeiras vias serão retidas pelo Fisco;

II - a 3ª (terceira) via será devolvida ao requerente, para ser por ele entregue à Delegacia Regional da Receita a que estiver subordinado;

III - a última via será devolvida ao requerente, para servir como comprovante da autorização concedida.

O pedido ou comunicação de uso de sistema poderá ser apresentado por meio eletrônico.

O pedido de comunicação de uso do sistema eletrônico de processamento de dados poderá ser solicitado por empresa, abrangendo todos os seus estabelecimentos localizados neste Estado (Convênio ICMS nº 42/00). (Redação dada pelo Decreto nº 1.382, de 27.12.2001).

6. DA DOCUMENTAÇÃO TÉCNICA

O contribuinte usuário de sistema eletrônico de processamento de dados deverá fornecer, quando solicitado, documentação minuciosa, completa e atualizada do sistema, contendo descrição, gabarito de registro ("layout") dos arquivos, listagens dos programas e as alterações ocorridas no exercício.

7. PRAZO DE GUARDA DO ARQUIVO MAGNÉTICO

O contribuinte está obrigado a manter, pelo prazo de 05 (cinco) anos, o arquivo magnético com registro fiscal dos documentos emitidos por qualquer meio, referente à totalidade das operações de entrada e de saída e das aquisições e prestações realizadas no exercício de apuração, na forma estabelecida, por:

I - totais de documentos fiscais e por item de mercadoria (classificação fiscal), quando se tratar de Nota Fiscal, modelo 1 e 1-A;

II - totais de documentos fiscais, quando se tratar de:

a) Nota Fiscal de serviço de transporte, modelo 7, emitida por prestador de serviços de transporte ferroviário de cargas;

b) conhecimento de transporte rodoviário de cargas, modelo 8;

c) conhecimento de transporte aquaviário de cargas, modelo 9;

d) conhecimento aéreo, modelo 10;

e) Nota Fiscal/conta de energia elétrica, modelo 6;

f) Nota Fiscal de serviço de telecomunicações, modelo 22;

g) Nota Fiscal de serviço de comunicação, modelo 21;

h) documento de Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente - Ciap, modelos A, B, C e D;

III - total diário por equipamento, quando se tratar de cupom fiscal ECF, PDV e de máquina registradora, nas saídas;

IV - total diário, por espécie de documento fiscal, nos demais casos.

O disposto acima também se aplica aos documentos fiscais, ainda que não emitidos por sistema eletrônico de processamento de dados.

Os contribuintes do IPI deverão manter arquivados em meio magnético as informações a nível de item (classificação fiscal), de forma a atender as legislações deste imposto.

A Secretaria da Fazenda poderá ampliar o prazo de retenção do arquivo magnético, de acordo com a capacidade contributiva e o porte do estabelecimento do usuário.

8. DISPOSIÇÕES GERAIS

Ao estabelecimento que requerer autorização para emissão de documento fiscal por sistema eletrônico de processamento de dados será concedido o prazo de 6 (seis) meses, contado da data da autorização, para adequar-se às exigências da legislação vigente, relativamente aos documentos que não forem emitidos pelo sistema.

Fundamentos Legais: Arts. 257 a 262 do Decreto nº 462/97.

Índice Geral Índice Boletim