LIBERAÇÃO DE USO DE DOCUMENTOS FISCAIS
E AUTENTICAÇÃO DE LIVROS FISCAIS

Sumário

1. INTRODUÇÃO

Verificaremos nesta matéria quais os procedimentos que o contribuinte deverá adotar quando necessitar de liberação de uso de documentos fiscais e autenticação dos seus livros fiscais.

2. DEFINIÇÃO

Ciaf - Controle da Impressão e Liberação de Uso de Documentos e Autenticação de Livros Fiscais

O Ciaf deve controlar, por meio de processamento eletrônico de dados, os processos de autorização para confecção e liberação de uso de documentos e o processo de autenticação de livros fiscais. O Ciaf é administrado pelo Departamento de Informações Econômico-Fiscais - Dief da Superintendência da Receita Estadual.

3. AUTORIZAÇÃO

A autorização para confecção e liberação de uso de documentos, bem como a autenticação de livros fiscais, devem ser feitas, observadas as dispensas previstas na legislação tributária:

I - na delegacia fiscal em cuja circunscrição se localizar o contribuinte usuário;

II - no Dief se o contribuinte usuário for estabelecido em outra unidade da Federação.

O controle eletrônico de autenticação de livros fiscais deve ser adotado opcionalmente pela delegacia regional de fiscalização, em substituição ao controle manual feito por meio da "Ficha de Controle de Visto em Livros Fiscais" de que trata a Instrução Normativa DRE nº 005/92, de 02.07.1992.

A delegacia regional de fiscalização deve comunicar a opção pelo controle eletrônico de autenticação de livros fiscais ao chefe do Departamento de Informações Econômico-Fiscais - Dief da Superintendência da Receita Estadual.

4. CONTROLE DOS DOCUMENTOS FISCAIS

O controle dos documentos fiscais no Ciaf é realizado com a utilização dos seguintes módulos:

I - Módulo "A" - Documento Fiscal Autorizado, destinado a operacionalizar a autorização para confecção de documento fiscal, observada a legislação tributária;

II - Módulo "B" - Liberação de Uso de Documentos Fiscais, destinado a controlar a utilização dos documentos fiscais, por meio da emissão do termo de liberação de uso, fornecido pelo Fisco, mediante solicitação escrita do contribuinte;

III - Módulo "C" - Documento Fiscal Baixado, cuja função é controlar o documento fiscal indisponível para uso pelo contribuinte.

Considera-se documento fiscal indisponível para uso aquele que não apresenta condições materiais para ser emitido ou que tenha vedada na legislação a sua utilização, especialmente pelos seguintes motivos:

I - paralisação temporária da atividade;

II - baixa ou suspensão da inscrição no Cadastro de Contribuintes do Estado;

III - cancelamento;

IV - nulidade por ato declaratório;

V - expiração do prazo de utilização;

VI - perda, extravio, destruição e outras formas de inutilização.

5. AIDF - AUTORIZAÇÃO DE IMPRESSÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS

A Autorização de Impressão de Documentos Fiscais - AIDF, modelo 17-A, é o instrumento hábil para o contribuinte usuário solicitar a autorização para confecção de documento fiscal.

A autorização para confecção de documento fiscal deve ser concedida por meio do documento denominado Concessão de Autorização para Impressão de Documentos Fiscais, conforme modelo constante do Anexo I da Instrução Normativa GSF nº 467/00, a ser expedido pelo sistema em 3 (três) vias, com a seguinte destinação:

I - 1ª via, empresa gráfica credenciada;

II - 2ª via, estabelecimento do usuário;

III - 3ª via, repartição fiscal.

Deferido o pedido, o documento de que trata o parágrafo anterior deve ser expedido no prazo máximo de 5 (cinco) dias, contados da data da apresentação do formulário AIDF na repartição fiscal.

O prazo máximo para a impressão de documento fiscal é de 60 (sessenta) dias, contados da data da autorização, findo o qual se considera executado o serviço, salvo se o interessado solicitar a sua prorrogação ou cancelamento dentro do prazo de validade.

6. LIBERAÇÃO DO USO DO DOCUMENTO

A liberação de uso de documento fiscal dá-se com a expedição do Termo de Liberação de Uso de Documento Fiscal, previsto no Anexo IV da Instrução Normativa GSF nº 467/00.

É vedada a utilização de documento fiscal sem a prévia liberação de uso, exceto quando se tratar de:

I - Autorização para Impressão de Documentos Fiscais - AIDF;

II - Atestado de Intervenção em Equipamento Emissor de Cupom Fiscal - AIECF.

7. LIVROS FISCAIS - QUANDO AUTENTICAR

Os livros fiscais previstos no art. 306 do RCTE devem ser autenticados:

I - previamente, antes de serem utilizados, se escriturados manualmente;

II - posteriormente, depois de encerrados e encadernados, se escriturados por processamento eletrônico de dados.

O livro fiscal a ser autenticado deve conter:

I - termo de abertura devidamente preenchido e assinado, conforme modelo constante do Anexo V da Instrução Normativa GSF nº 467/00, no caso de autenti-cação prévia de livro de escrituração manual;

II - termo de abertura e termo de encerramento, conforme modelos constantes do Anexo V da Instrução Normativa GSF nº 467/00, devidamente preenchidos e assinados, no caso de escrituração por processamento eletrônico de dados.

Para a autenticação, não se tratando de início de atividade ou primeira exigência de utilização de livro, deve ser apresentado o livro imediatamente anterior. A autenticação de livros fiscais é gratuita e deve ser formalizada por meio de afixação de etiqueta gerada e impressa por sistema informatizado da Secretaria da Fazenda, conforme modelos constantes do Anexo VI da Instrução Normativa GSF nº 467/00, sendo:

I - no caso de livro escriturado manualmente:

a) uma Etiqueta de Autenticação no termo de abertura do livro;

b) uma Etiqueta de Encerramento no termo de encerramento do livro, a ser aposta no momento da autenticação do livro de numeração posterior ou na cessação de atividades do estabelecimento;

II - uma Etiqueta de Autenticação, emitida em duas vias, a serem afixadas nos termos de abertura e encerramento, quando se tratar de autenticação de livro escriturado por processamento eletrônico de dados.

8. NUMERAÇÃO DOS LIVROS FISCAIS

A numeração dos livros deve ser seqüencial e consecutiva, por modelo, iniciando no número 1 (um), independentemente de ser escriturado de forma manual ou por processamento eletrônico de dados.

Os livros Registro de Entradas, modelos 1 ou 1-A, e Registro de Saídas, modelos 1 ou 1-A, podem ser subdivididos conforme a origem das operações em "internas" ou "interestaduais".

Além da subdivisão de livros prevista no parágrafo anterior, o contribuinte contemplado com o incentivo do programa Fomentar ou Produzir pode subdividir os livros Registro de Entradas, modelos 1 ou 1-A, Registro de Saídas, modelos 1 ou 1-A e Registro de Apuração do ICMS em "Industrial - Fomentar ou Produzir" e "Não Industrial - Fomentar ou Produzir", conforme as operações ou prestações façam referência à apuração do imposto com ou sem o incentivo financeiro do Fomentar ou Produzir.

O livro Movimentação de Combustíveis pode ser subdividido, conforme a natureza do produto a que se referir, em: "álcool comum", "álcool aditivado", "diesel comum", "diesel aditivado", "gasolina comum", "gasolina aditivada" e "gasolina de aviação".

O delegado regional ou fiscal pode autorizar, a pedido do interessado, outras subdivisões dos livros constantes do art. 306 do RCTE, quando se tratar de atividades sujeitas a alíquotas diversas ou quando o volume ou natureza das operações o justificar, adotando-se denominação conforme o fim específico.

A denominação atribuída à subdivisão dos livros fiscais deve constar dos termos de Abertura e Encerramento logo em seguida ao nome próprio do livro fiscal.

O contribuinte goiano deve, quando a delegacia regional de fiscalização adotar o controle eletrônico de autenticação de livros fiscais, reiniciar a numeração dos livros fiscais a serem autenticados, iniciando no número 1 (um).

Fundamento Legal: Instrução Normativa GSF nº 467/00.

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