OCORRÊNCIAS COM LIVROS E DOCUMENTOS FISCAIS
Sumário
1. INTRODUÇÃO
As pessoas inscritas no Cadastro de Contribuintes do ICMS deverão emitir os documentos fiscais e escriturar os livros fiscais conforme suas operações e/ou prestações executadas.
Na utilização dos livros e documentos fiscais, além de observar as normas determinadas pela legislação quanto à emissão e escrituração, deve também o contribuinte estar atento para que não incorra em penalidades por falta de observâncias aos procedimentos específicos e falta de comunicação à fiscalização e à sociedade nas ocorrências com livros e documentos fiscais.
Nas ocorrências a seguir indicadas, com livros e documentos fiscais, deverão ser seguidos os correspondentes procedimentos.
2. DOCUMENTOS FISCAIS
A pessoa inscrita no Cadastro de Contribuintes do ICMS emitirá, conforme as operações ou prestações que realizar, os seguintes documentos fiscais:
a) Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A;
b) Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2;
c) Cupom Fiscal emitido por Equipamento Emissor de Cupom Fiscal - ECF;
d) Nota Fiscal de Produtor, modelo 4;
e) Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica, modelo 6;
f) Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7;
g) Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
h) Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
i) Conhecimento Aéreo, modelo 10;
j) Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
k) Bilhete de Passagem Rodoviário, modelo 13;
l) Bilhete de Passagem Aquaviário, modelo 14;
m) Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem, modelo 15;
n) Bilhete de Passagem Ferroviário, modelo 16;
o) Despacho de Transporte, modelo 17;
p) Resumo de Movimento Diário, modelo 18;
q) Ordem de Coleta de Carga, modelo 20;
r) Nota Fiscal de Serviço de Comunicação, modelo 21;
s) Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações, modelo 22;
t) Manifesto de Carga, modelo 25.
2.1 - Ocorrências
A inutilização dos documentos fiscais, a reconstituição de escrita fiscal e a adaptação dos documentos fiscais nos casos de alteração cadastral deverão ser objeto de:
a) comunicação ao Posto Fiscal a que estiver vinculado o contribuinte, de acordo com o modelo constante no tópico 4.2;
b) lavratura de termo circunstanciado no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência, modelo 6, o qual deverá ser vistado pelo Fisco quando da entrega da comunicação ao Posto Fiscal.
A reconstituição de escrita fiscal depende de autorização prévia do Fisco.
2.1.1 - Perda ou Extravio
Nas hipóteses de perda ou extravio dos documentos fiscais deverão ser objeto de:
a) comunicação ao Posto Fiscal a que estiver vinculado o contribuinte, de acordo com o modelo constante no tópico 4.1;
b) lavratura de termo circunstanciado no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência, modelo 6, o qual deverá ser vistado pelo Fisco quando da entrega da comunicação ao Posto Fiscal;
c) entrega ao Posto Fiscal de vinculação do contribuinte uma Declaração de Extravio de Documento, conforme modelo constante no tópico 4.2, para ser anexada à comunicação;
d) publicação de anúncio, por três vezes, em jornal da localidade, relativo à ocorrência, com a identificação dos documentos ou impressos fiscais - tipo, modelo, série, subsérie e numeração - e especificação, se preenchidos ou não.
2.1.2 - Mudança de Endereço
Na abertura de estabelecimento por mudança de endereço para outro município do Estado de São Paulo, além de atender o disposto no tópico 2.1 o contribuinte deverá:
a) indicar nos documentos fiscais utilizados em continuação, por qualquer meio indelével, os dados cadastrais alterados;
b) proceder à inutilização dos impressos de documentos fiscais em uso, se pretender confeccionar novos impressos fiscais, hipótese em que a numeração deverá ser em seqüência.
A adaptação dos documentos fiscais nos casos de alteração cadastral poderá ser feita apenas uma única vez.
3. LIVROS FISCAIS
Salvo disposição legal em contrário, o contribuinte deverá manter, em cada estabelecimento, conforme as operações ou prestações que realizar, os seguintes livros fiscais:
a) Registro de Entradas, modelo 1;
b) Registro de Entradas, modelo 1-A;
c) Registro de Saídas, modelo 2;
d) Registro de Saídas, modelo 2-A;
e) Registro de Controle da Produção e do Estoque, modelo 3;
f) Registro do Selo Especial de Controle, modelo 4;
g) Registro de Impressão de Documentos Fiscais, modelo 5;
h) Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6;
i) Registro de Inventário, modelo 7;
j) Registro de Apuração do IPI, modelo 8;
k) Registro de Apuração do ICMS, modelo 9;
l) Livro de Movimentação de Combustíveis - LMC;
m) Livro de Movimentação de Produtos - LMP.
3.1 - Utilização
A utilização dos livros fiscais independerá de visto prévio, devendo ser objeto da lavratura de termo circunstanciado no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência, modelo 6.
A dispensa do visto fiscal aqui tratada refere-se somente quanto a exigência da legislação do ICMS.
3.2 - Visto Fiscal
O visto fiscal nos livros adotados pelo contribuinte será aposto pelo Fisco quando do primeiro comparecimento ao estabelecimento a que pertencerem, sendo obrigatória a sua requisição para esse fim.
Na ocasião da aposição do primeiro visto, o Fisco se certificará de que o termo de utilização foi devidamente registrado pelo contribuinte no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência, modelo 6, suprindo a sua omissão em caso negativo.
3.3 - Ocorrências
A inutilização de livros, a reconstituição de escrita fiscal e a adaptação dos livros nos casos de alteração cadastral deverão ser objeto de:
a) comunicação ao Posto Fiscal a que estiver vinculado o contribuinte, de acordo com o modelo constante no tópico 4.1;
b) lavratura de termo circunstanciado no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência, modelo 6, o qual deverá ser vistado pelo Fisco quando da entrega da comunicação ao Posto Fiscal.
A reconstituição de escrita fiscal depende de autorização prévia do Fisco.
3.3.1 - Perda ou Extravio
Na hipótese de perda ou extravio dos livros fiscais deverá ser:
a) comunicado ao Posto Fiscal a que estiver vinculado o contribuinte, de acordo com o modelo constante no tópico 4.1;
b) lavrado termo circunstanciado no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência, modelo 6, o qual deverá ser vistado pelo Fisco quando da entrega da comunicação ao Posto Fiscal;
c) entregue ao Posto Fiscal de vinculação do contribuinte uma Declaração de Extravio de Documento, conforme modelo constante no tópico 4.2, para ser anexada à comunicação;
d) publicado anúncio, por três vezes, em jornal da localidade, relativo à ocorrência, com a identificação dos documentos fiscais - tipo, modelo, numeração e especificação, se preenchidos ou não.
3.3.2 - Mudança de Endereço
Na abertura de estabelecimento por mudança de endereço para outro município do Estado de São Paulo, o contribuinte deverá, além de atender o disposto no tópico 3.3, indicar nos livros fiscais utilizados em continuação, por qualquer meio indelével, os dados cadastrais alterados.
A adaptação dos livros fiscais nos casos de alteração cadastral poderá ser feita apenas uma única vez.
4. MODELOS DE COMUNICAÇÃO
4.1 - Modelo de Comunicação de Ocorrências Com Livros e/ou Documentos Fiscais
MODELO DE COMUNICAÇÃO DE OCORRÊNCIAS COM LIVROS E/OU DOCUMENTOS
FISCAIS
(a que se refere o artigo 2º da Portaria CAT nº 39/2000)
AO CHEFE DO POSTO FISCAL DE ......................CONTRIBUINTE:
INSCR. ESTADUAL:
Comunica a ocorrência com os livros e/ou documentos fiscais abaixo assinalada:
(Assinalar a(s) ocorrência(s) e relacionar, se necessário usando o verso, os livros e/ou documentos fiscais)
1. ( ) PERDA OU EXTRAVIO
2. INUTILIZAÇÃO:
2.1 ( ) POR ALTERAÇÃO DE DADOS CADASTRAIS
2.2 ( ) POR MUDANÇA DE REGIME
2.3 ( ) OUTRAS:
3. ADAPTAÇÃO C/APOSIÇÃO DE CARIMBO:
3.1 ( ) NOVA RAZÃO SOCIAL
3.2 ( ) NOVO ENDEREÇO
3.3 ( ) NOVA INSCRIÇÃO ESTADUAL
3.4 ( ) NOVO CNPJ
( ) DOS TALÕES DE NOTA FISCAL DA SÉRIE: DE Nºs: A
( ) LIVROS REGISTRO DE: MOD. Nº:
4. ( ) RECONSTITUIÇÃO DA ESCRITA FISCAL DOS LIVROS
LIVROS DE REGISTRO DE: MOD. Nº:
Declara que:
( ) A ocorrência acima foi publicada em três edições do Jornal: nos dias: nas páginas:
( ) Foi lavrado termo circunstanciado no livro de Reg. de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6, de nº na página:
( ) Está ciente de que a reconstituição da escrita fiscal dos livros fiscais depende de autorização expressa do Chefe do Posto Fiscal, nos termos do artigo 217 do Regulamento do ICMS.
LOCAL, DATA
ASSINATURA
NOME: CPF:
CARGO:
4.2 - Declaração de Extravio de Documento
DECLARAÇÃO DE EXTRAVIO DE DOCUMENTO
Eu,............................, portador do RG nº .................... e do CPF nº ........................, profissão....................., residente e domiciliado na Rua ....................................., nº ................, cidade ...................., Estado .................... declaro ter extraviado os seguintes documentos: (além dos documentos, informar razão social, endereço, I.E. e CNPJ da empresa, data do extravio e motivo).
Assumo inteira responsabilidade civil e criminal por esta declaração, estando ciente das penas do crime de Falsidade Ideológica (artigo 299 do Código Penal Brasileiro) e sua eventual subsunção ao crime contra a ordem tributária (artigos 1º e 2º da Lei nº 8.137/90).
Nome e assinatura do declarante, responsável legal pela empresa (*)
Visto do Posto Fiscal
(*) Anexo: Cópia do RG;
Cópia do CPF;
Procuração, se representante legal.".
Nota: Os modelos de requerimentos e comunicações/declarações encontram-se disponíveis para cópia no módulo "Download" dos serviços constantes na página do Posto Fiscal Eletrônico, www.pfe.fazenda.sp.gov.br.
Fundamentos Legais: Artigos 124 e 213 do RICMS/SP - Decreto nº 45.490/00 e Artigos 2º, 4º e Anexos II e V da Portaria CAT nº 39/00.