LIVROS COMERCIAIS
Autenticação
Sumário
1. COMPETÊNCIA PARA AUTENTICAR LIVROS COMERCIAIS
Através da Resolução Conjunta SEF/Seic nº 46/89, mediante delegação da Junta Comercial do Estado do Rio de Janeiro (Jucerja), foi atribuída às Inspetorias Regionais e/ou Seccionais de Fazenda, na pessoa de seu titular, a quem é facultado subdelegar, a competência para autenticar livros comerciais, observado o disposto nesta Resolução Conjunta, no Decreto-lei nº 486/69 e no Decreto nº 64.567/69.
São livros comerciais: Livro Diário, de Duplicatas a Receber, de Duplicatas a Pagar, Registro de Ações Nominativas, etc. Outros instrumentos de escrituração comercial também, tais como conjunto de fichas ou folhas soltas, formulários impressos por processamento de dados, microfichas com registros de atos e fatos da empresa gerados através de microfilmagem, também devem ser autenticados.
2. ONDE AUTENTICAR
A autenticação de livros comerciais ocorre no Plantão Fiscal das Inspetorias de Cadastro do Contribuinte. Na localidade onde só houver agência fiscal, os livros serão autenticados na Inspetoria Regional a que ela estiver subordinada.
3. DA AUTENTICAÇÃO
A autenticação dos livros e instrumentos da escrituração comercial deve ser feita na primeira e na última folha ou ficha. Conforme já mencionado, são instrumentos de escrituração comercial os autorizados na legislação pertinente, sob a forma de:
- livros;
- conjunto de fichas ou folhas soltas;
- formulários impressos através de processamento eletrônico de dados;
- microfichas com registros de atos e fatos de empresa através de microfilmagem.
O conjunto de fichas ou folhas soltas e os formulários impressos através de processamento eletrônico de dados poderão ser apresentados à autenticação encadernados, emblocados ou enfeixados, desde que cumpridas as formalidades legais, tais como:
- lavratura dos termos de abertura e encerramento;
- numeração seqüencial das folhas, fichas soltas e formulários;
- assinatura do comerciante ou seu procurador e de contabilista habilitado.
As microfichas deverão ser autenticadas após os registros a que se destinem, observadas as formalidades contidas na Instrução Normativa nº 18/78 - DNRC.
Os livros, conjuntos de fichas, ou folhas soltas e formulários, bem como microfichas apresentados para autenticação devem ser retirados pelas partes interessadas no prazo improrrogável de 30 dias a contar da apresentação. Findo este prazo, cessa a responsabilidade da repartição fazendária, ficando a seu critério a inutilização dos referidos documentos.
4. DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA A AUTENTICAÇÃO
Em informação disponibilizada no site www.sef.rj.gov.br (Informações), o contribuinte deve dirigir-se à Inspetoria de sua circunscrição munido de:
1 - cartão de Inscrição ou 3ª via do Docad (Documento de Cadastro do ICMS);
2 - formulário de pedido de Autenticação de Livros Fiscais (utilizando-o para livros comerciais) preenchido e carimbado com a inscrição estadual ou CNPJ;
3 - caso seja o primeiro livro, deverá ser apresentado o Ato Constitutivo da empresa devidamente registrado na Jucerja;
4 - caso não seja o primeiro livro, o contribuinte deve portar o livro anterior ao que será autenticado, para que seja verificado seu término, devendo a escrituração estar atualizada;
5 - para as empresas de Regime Normal de Confronto de ICMS: deve ser apresentado o Livro de Apuração de ICMS atualizado e os comprovantes de recolhimento (Darjs) desde a última verificação fiscal (ação fiscal iniciada por intimação ou autenticação anterior, quando é verificado o correto recolhimento dos débitos fiscais);
6 - para empresas de Regime Simplificado de Microempresa e Empresas de Pequeno Porte: Darjs dos últimos 12 meses;
7 - para empresas com parcelamento de débitos de ICMS: Darjs vencidos e pagos, bem como a cópia do pedido de parcelamento;
8 - guia de recolhimento da Jucerja, com cópia reprográfica, de acordo com a tabela de emolumentos constante da Deliberação da Jucerja nº 20, de 28 de dezembro de 2001, para o exercício de 2002, conforme tabela abaixo.
Discriminação |
Em REAL |
| Livro, conj. de folhas encadernadas sob forma de Livro ou conjunto de folhas contínuas | 29,00 |
| Conjunto de folhas soltas ou de fichas - por conjunto de até 100 folhas | 29,00 |
| Acima de 100 folhas por lote adicional de até 50 folhas | 29,00 |
| Microficha COM - por conjunto de microficha, correspondente a um livro | 29,00 |
5. CARACTERÍSTICAS IMPORTANTES NOS TERMOS DE ABERTURA E DE ENCERRAMENTO
De acordo com o Decreto-lei nº 486/69, que dispõe sobre a escrituração e livros mercantis, os livros comerciais devem ser impressos e ter suas folhas numeradas tipograficamente, em ordem crescente, costuradas e encadernadas, de forma a impedir a sua substituição. Ressalte-se que todos os livros a serem autenticados deverão conter Termo de Abertura e Termo de Encerramento, além dos seguintes itens:
1 - finalidade a que se destina o livro;
2 - número de ordem;
3 - quantidade de folhas;
4 - nome da Firma ou da Sociedade;
5 - local da Sede (endereço completo);
6 - número de identificação do Registro de Empresas e a data do arquivamento dos Atos Constitutivos;
7 - número do C.G.C.;
8 - Inscrição Estadual ou Municipal, conforme o caso.
Os termos serão datados e assinados pelo diretor responsável, pelo gerente com direito ao uso da firma, pelo titular da firma individual, pelos procuradores devidamente habilitados, por profissional registrado no CRC ou por pessoa a quem a lei conferir direitos de representação.
O encerramento, ainda que temporário, da atividade de comerciante ou de agente auxiliar do comércio, de armazém-geral ou de trapiche, e conseqüentemente, da respectiva escrituração será consignado mediante termo aposto na primeira folha ou ficha útil não escriturada, datado e assinado pelo comerciante ou seu procurador e pelo contabilista legalmente habilitado, ressalvado o disposto no artigo 3º do Decreto-lei nº 486/69, e autenticado pelo órgão delegado pela Jucerja.
6. INUTILIZAÇÃO, EXTRAVIO E DETERIORAÇÃO DE LIVROS COMERCIAIS
O Decreto-lei nº 486/69 determina que no caso de extravio, deterioração ou destruição de qualquer dos instrumentos de escrituração mercantil, a empresa deverá fazer publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato, e comunicar dentro de 48 (quarenta e oito) horas, à Junta Comercial de sua jurisdição. Recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o termo de autenticação ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada.
Fundamentos Legais: Resolução Conjunta SEF/Seic nº 46/89, Decreto-lei nº 486/69, Decreto nº 64.567/69, Artigo 7º da Portaria Sure nº 005/95, Instrução Normativa nº 65/97 - DNRC.