SISTEMA DE
EMISSÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS E ESCRITURAÇÃO DE LIVROS FISCAIS
POR CONTRIBUINTE USUÁRIO DE EQUIPAMENTO DE PROCESSAMENTO DE DADOS
Sumário
1. INTRODUÇÃO
Os contribuintes, que utilizam sistema de processamento de dados para emissão dos documentos fiscais ou a escrituração dos livros fiscais, deverão observar as condições estabelecidas pela legislação definidas pelo Convênio ICMS nº 57/95 e alterações posteriores. Incorporadas na legislação do Estado de Santa Catarina através do Anexo 9 do RICMS/SC e a Portaria nº 378/99 que traz o Manual de Orientação.
A seguir, será tratado sobre a obrigatoriedade, o pedido de utilização e as condições de utilização do sistema fundamentados nos artigos 1º a 5º, 8º e 47 do Anexo 9 do RICMS/SC - Decreto nº 1.790/97.
2. SISTEMA DE PROCESSAMENTO DE DADOS
A emissão, por sistema eletrônico de processamento de dados, dos documentos fiscais, bem como a escrituração dos livros fiscais e demais formulários, a seguir enumerados, far-se-á de acordo com as disposições tratadas no Anexo 9 do RICMS/SC:
a) Registro de Entradas;
b) Registro de Saídas;
c) Registro de Controle da Produção e do Estoque;
d) Registro de Inventário;
e) Registro de Apuração do ICMS;
f) Livro de Movimentação de Combustíveis - LMC (Convênio ICMS nº 55/97);
g) Guia de Informação e Apuração do ICMS - GIA.
3. OBRIGATORIEDADE
O contribuinte que efetuar quaisquer das seguintes situações estará obrigado às disposições do Anexo 9 do RICMS/SC:
a) emitir documento fiscal ou escriturar livro fiscal em equipamento que utilize ou tenha condições de utilizar arquivo magnético ou equivalente;
Nota: Aplica-se inclusive ao contribuinte que utilize apenas computador e impressora para simples preenchimento de documento fiscal.
b) utilizar Equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF), que tenha condições de gerar arquivo magnético, por si ou quando conectado a outro computador, em relação às obrigações previstas no tópico 5;
b) não possuindo sistema eletrônico de processamento de dados próprio, utilize serviços de terceiros com essa finalidade.
Nota: A emissão de Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2, fica condicionada ao uso de equipamento de impressão que atenda ao disposto no Anexo 8.
4. PEDIDO
O uso, alteração do uso ou desistência do uso do sistema eletrônico de processamento de dados, para emissão de documentos fiscais e/ou escrituração de livros fiscais, será autorizado pelo Fisco, mediante requerimento em formulário Autorização para Utilização de Processamento de Dados - AUPD, de modelo oficial, preenchido no mínimo em 4 (quatro) vias, contendo as seguintes informações:
a) motivo do preenchimento;
b) identificação e endereço do contribuinte;
c) documentos e livros objeto do requerimento;
d) unidade de processamento de dados;
e) configuração dos equipamentos;
f) identificação e assinatura do declarante.
O pedido de uso ou de alteração do uso será instruído com:
a) os modelos dos documentos e livros fiscais a serem emitidos ou escriturados pelo sistema;
b) a declaração conjunta do contribuinte e do responsável pelos programas aplicativos.
Atendidos os requisitos exigidos pelo Fisco, este terá 30 (trinta) dias para sua apreciação.
4.1 - Alteração/Desistência de Uso
A solicitação de alteração do uso e a comunicação de desistência do uso do sistema eletrônico de processamento de dados serão apresentados ao Fisco com antecedência mínima de 30 (trinta) dias.
4.2 - Vias e Destinação
As vias do requerimento terão a seguinte destinação:
a) a original e outra via serão retidas pelo Fisco;
b) uma via será devolvida ao requerente para ser por ele entregue à Divisão de Tecnologia e Informações da Delegacia da Receita Federal a que estiver subordinado;
c) uma via será devolvida ao requerente para servir como comprovante da autorização.
4.3 - Dispensa
O pedido de uso do sistema será dispensado quando se referir unicamente à escrituração de livros fiscais.
4.4 - Equipamentos Eletrônicos Coletores de Dados
O contribuinte usuário de processamento de dados, autorizado, pode utilizar, independentemente de nova autorização, equipamentos eletrônicos coletores de dados, inclusive acoplados a impressoras, para emissão de documentos fiscais, mesmo em operações ou prestações realizadas fora do estabelecimento, desde que:
a) no caso de emissão de documentos fiscais, os mesmos estejam devidamente relacionados em sua AUPD;
b) comunique previamente, por escrito, seu uso à Unidade Setorial de Fiscalização a que jurisdicionado o estabelecimento, mencionando, além do seu número da AUPD, as seguintes informações:
1) documentos fiscais que pretende emitir;
2) descrição individualizada dos equipamentos, discriminando marca, modelo, número de série e fornecedor, bem como número e data do documento fiscal relativo à aquisição;
3) mantenha a guarda dos registros fiscais correspondentes à emissão de documentos fiscais.
Os contribuintes que utilizarem serviços de terceiros no momento do pedido prestarão, no pedido, as informações ali enumeradas relativamente ao prestador do serviço.
5. CONDIÇÕES PARA UTILIZAÇÃO DO SISTEMA
5.1 - Documentação Técnica
O contribuinte usuário de sistema eletrônico de processamento de dados deverá fornecer, quando solicitado, documentação minuciosa, completa e atualizada do sistema contendo descrição, gabarito de registro (lay-out) dos arquivos, listagem dos programas e as alterações ocorridas no período compreendido entre 1º de janeiro e 31 de dezembro, inclusive.
Quando se tratar de contribuinte que utilize serviços de terceiros, deverá apresentar contrato específico, garantindo a entrega das informações.
No caso de solicitação pelo Fisco de qualquer listagem de programa, fica assegurado o sigilo das informações nele contidas.
5.2 - Condições Específicas
O contribuinte que emitir ou escriturar por sistema eletrônico de processamento de dados pelo menos um dos documentos ou livros fiscais, citados no tópico 2, estará obrigado a manter, pelo prazo decadencial, as informações atinentes ao registro fiscal dos documentos recebidos ou emitidos por qualquer meio, referentes à totalidade das operações de entrada e de saída e das aquisições e prestações realizadas no exercício de apuração.
a) por totais de documento fiscal e por item de mercadoria de acordo com a classificação fiscal, quando se tratar de Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A;
Nota: O registro fiscal por item de mercadoria fica dispensado quando o estabelecimento utilizar sistema eletrônico de processamento de dados somente para a escrituração de livro fiscal.
b) por totais de documento fiscal, quando se tratar de:
1) Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando emitida por prestador de serviços de transporte ferroviário de carga;
2) Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
3) Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
4) Conhecimento Aéreo, modelo 10;
5) Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica, modelo 6, nas entradas;
6) Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações, modelo 22, nas aquisições;
7) Nota Fiscal de Entrada, modelo 3, emitida até 29 de fevereiro de 1996;
c) por total diário, por equipamento, quando se tratar de Equipamento Emissor de Cupom Fiscal - ECF, nas saídas;
d) por total diário, por espécie de documento fiscal, nos demais casos.
O contribuinte também estará obrigado a manter, pelo prazo decadencial, os documentos fiscais acima mencionados, ainda que não emitidos por sistema eletrônico de processamento de dados.
5.2.1 - Contribuintes do IPI
O contribuinte do Imposto sobre Produtos Industrializados deverá manter arquivadas em meio magnético as informações a nível de item de acordo com a classificação fiscal, conforme dispuser a legislação específica desse imposto.
5.3 - Adaptação ao Sistema
Ao estabelecimento que requerer autorizarão para emissão de documento fiscal por sistema eletrônico de processamento de dados, será concedido o prazo de 6 (seis) meses, contados da data da autorização, para adequar-se às exigências quanto às condições específicas, relativamente aos documentos que não forem emitidos pelo sistema.
6. ARQUIVO MAGNÉTICO
O contribuinte deverá fornecer, nos casos estabelecidos, arquivo magnético contendo as informações relativas às condições específicas, atendendo às especificações técnicas descritas no Manual de Orientação vigentes na data de entrega do arquivo.
6.1 - Entrega do Arquivo
O contribuinte, inclusive quando estabelecido em outra unidade da Federação, encaminhará à Diretoria de Administração Tributária - Diat, até o dia 15 do primeiro mês de cada trimestre civil, o arquivo magnético com registro fiscal das operações efetuadas no trimestre anterior.
O contribuinte estabelecido no Estado de Santa Catarina, que utilize sistema eletrônico de processamento de dados exclusivamente para escrituração dos livros fiscais, deverá apresentar, até 15 de julho de 2001, deste Estado, as informações em meio magnético relativas às operações realizadas a partir de 1º de janeiro de 1999.