LIVROS FISCAIS
Considerações Gerais
Sumário
1. DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Todos os prestadores de serviços, pessoas físicas ou jurídicas, inclusive consórcios, condomínios e cooperativas, obrigados à inscrição no Cadastro de Contribuintes do Município, deverão manter em cada um dos seus estabelecimentos livros fiscais, de acordo com as operações que realizarem, ou com a forma pela qual se constituírem.
As normas que regulamentam o assunto são as seguintes:
a) Decreto nº 10.514, de 08.10.91 (DOM RJ de 09.10.91) - aprovou o Regulamento do ISS;
b) Decreto nº 12.610, de 30.12.93 - alterou o RISS;
c) Resolução nº 98, de 22.03.77 - aprovou os modelos dos livros fiscais (em vigor por força do art. 265 do mencionado RISS);
d) Portaria F/CIS nº 8, de 19.04.95 - revogou a exigência de papeletas denominadas "pedidos de autenticação para livros fiscais";
e) Resolução SMF nº 1.677, de 11.02.98 - aprovou normas relacionadas às microempresas.
O presente trabalho será elaborado em duas etapas, a primeira "Os aspectos gerais relacionados aos Livros Fiscais" e a segunda "Os Modelos e Utilização dos Livros Fiscais".
2. OBRIGATORIEDADE DE MANUTENÇÃO
Conforme frisamos no início do trabalho, todos os prestadores de serviços contribuintes do ISS deverão manter e escriturar, em cada um de seus estabelecimentos, os livros fiscais exigidos pela legislação (art. 160 do RISS).
Os contribuintes do ISS também sujeitos a impostos estadual ou federal, que possuírem livros equivalentes (Registro de Entradas - modelo 1, Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência - modelo 2 e Registro de Impressão de Documentos Fiscais - modelo 9), devidamente autenticados pela repartição estadual, poderão utilizá-los para cumprimento das obrigações acessórias a eles correspondentes.
Ocorrendo a hipótese acima, os livros fiscais mencionados deverão ser apresentados à repartição municipal competente, para anotação e aposição do visto.
2.1 - Microempresas
O art. 6º da Lei nº 716, de 11.07.85, estabelece que a microempresa ficará dispensada da escrituração fiscal, mantida a obrigação de expedir Notas Fiscais, aceitos modelos simplificados que assegurem a aferição periódica de suas receitas, conforme disposto em regulamento.
O parágrafo único do mesmo artigo determina que ficam mantidas as obrigações acessórias relativas à inscrição cadastral, à apresentação de informações econômico-fiscais, à guarda de livros e aos documentos fiscais, no que couber.
Posteriormente foi baixada a Resolução SMF nº 1.677, de 11.02.98 (art. 21), que entre outras exigências, estabe-leceu que as microempresas, dispensadas de escrituração de livros, estão sujeitas ao cumprimento das obrigações acessórias do ISS, especialmente as relativas a:
a) registro das Autorizações para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF) no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência; e
b) autenticação de livros fiscais.
3. EXIGÊNCIA PARA IMPRESSÃO
O art. 162 do RISS diz que os livros fiscais devem ser impressos com observância dos modelos aprovados e suas folhas numeradas tipograficamente em ordem crescente, podendo o contribuinte acrescentar outras indicações de seu interesse, desde que não prejudiquem a clareza dos modelos oficiais.
Além dos dados acima, referidos livros deverão ter as folhas costuradas e encadernadas de forma a impedir sua substituição.
4. TERMO DE ABERTURA E ENCERRAMENTO - OBRIGATORIEDADE
Além das exigências mencionadas nos tópicos anteriores, segundo o art. 163 do RISS, o livro fiscal deve conter termos de abertura e de encerramento, lavrados na ocasião própria e assinados pelo contribuinte ou seu representante legal.
5. AUTENTICAÇÃO DOS LIVROS FISCAIS - OBRIGATORIEDADE
Os livros fiscais só poderão ser usados depois de autenticados pela repartição fiscal.
A autenticação será efetuada mediante sua apresentação à repartição fiscal a que estiver jurisdicionado o sujeito passivo, acompanhada do documento de identificação (fornecido ao contribuinte por ocasião de sua inscrição).
Referida autenticação será efetuada na página em que o termo de abertura foi lavrado e assinado pelo contribuinte ou seu representante legal. Quando não se tratar de início de atividade, deverá ser apresentado, no ato da autenticação, o livro anterior, devidamente encerrado, para aposição de visto no termo de encerramento.
5.1 - Prazo Para Solicitação da Autenticação
A autenticação deverá ser providenciada no prazo máximo de 15 dias, contado da data em que a inscrição foi concedida ou do encerramento do livro anterior, o qual deverá ser apresentado à repartição fiscal a fim de ser visado.
Na hipótese de atividade iniciada antes do prazo previsto anteriormente, o contribuinte deverá providenciar a legalização dos livros fiscais antes do início das respectivas operações.
6. CENTRALIZAÇÃO DA ESCRITA FISCAL
Segundo o art. 170 do RISS, os contribuintes que possuírem mais de um estabelecimento manterão escrituração fiscal distinta em cada um deles.
Contudo, o art. 171 determina que poderá ser autorizada a centralização da escrita fiscal quando a empresa possuir apenas um estabelecimento prestador de serviços, funcionando os demais como depósito, galpão e assemelhados.
6.1 - Permanência no Estabelecimento
Os livros e documentos fiscais devem permanecer à disposição da fiscalização, no estabelecimento daqueles obrigados a possuí-los, só sendo admitida sua retirada para os escritórios de contabilidade devidamente registrados ou para atender à requisição da fiscalização (art. 229 do RISS).
6.2 - Prazo Para Conservação e/ou Exibição à Fiscalização
O art. 242 do RISS determina que os livros fiscais deverão ser conservados pelo prazo de 5 (cinco) anos, contados da data do seu encerramento.
Quanto a exibição à fiscalização, o contribuinte fica obrigado à apresentação dos referidos livros (quando solicitado) no prazo de 7 (sete) dias, contados da data de ciência da intimação.
7. EXTRAVIO OU INUTILIZAÇÃO DOS LIVROS FISCAIS
O extravio ou inutilização dos livros fiscais será comunicado pelo contribuinte à repartição fiscal a que estiver jurisdicionado, no prazo de 15 (quinze) dias, a contar da data de ocorrência (art. 236 do RISS).
Referida comunicação será instruída, com a prova da publicação da ocorrência, em jornal de grande circulação, de âmbito municipal, ou no Diário Oficial do Município, mencionando de forma individualizada o seguinte:
a) a espécie, o número de ordem e demais características do livro ou documento extraviado ou inutilizado;
b) o período a que se referir a escrituração, no caso de livro, assim como declaração expressa quanto à possibilidade ou não de refazer a escrituração, no prazo assinalado no subtópico 6.1;
c) as circunstâncias do fato, informando se houve registro policial;
d) a existência ou não de cópias do documento extraviado, ainda que em poder de terceiros, indicando-se, se for o caso;
e) a existência ou não de débito de imposto.
Observe que, no caso do livro extraviado ou inutilizado, o contribuinte apresentará, com a comunicação, um novo livro, a fim de ser autenticado.
7.1 - Prazo Para Comprovação Dos Valores Das Operações Registradas Nos Livros Extraviados
Nos termos do art. 237 do RISS, o contribuinte fica obrigado, em qualquer hipótese, a comprovar, no prazo de 30 (trinta) dias, contados da data da ocorrência, os valores das operações a que se referirem os livros ou documentos extraviados ou inutilizados, para efeito de verificação do pagamento do imposto.
Se o contribuinte, no prazo fixado, deixar de fazer referida comunicação, ou não puder fazê-la, e, bem assim, nos casos em que a mesma for considerada insuficiente ou inidônea, o valor das operações será arbitrado pela autoridade fiscal, pelos meios a seu alcance, deduzindo-se do montante devido os recolhimentos efetivamente comprovados pelo contribuinte ou pelo registro da repartição.
8. ESCRITURAÇÃO E CORREÇÃO DE LANÇAMENTOS
Os lançamentos nos livros fiscais devem ser feitos a tinta, com clareza e exatidão, não podendo conter emendas, borrões, rasuras, bem como páginas, linhas ou espaços em branco, observada rigorosa ordem cronológica e salvo disposição em contrário, somados no último dia de cada período (art. 166 do RISS).
A correção de qualquer lançamento será feita por meio de traço em tinta vermelha sobre a palavra, número ou quantia errada, de modo que não se torne ilegível, e, acima dele, será feita a retificação, também em vermelho.
Excluído o Registro de Apuração Fixo Mensal, quando não houver prestação de serviço ou imposto a pagar, será feita declaração no período correspondente, assinada pelo contribuinte ou seu representante legal, devidamente identificados (§ 4º do art. 166 do RISS).
9. ALTERAÇÃO DE ATIVIDADE DO ESTABELECIMENTO
No caso de simples alteração de denominação local ou atividade, a escrituração poderá continuar nos mesmos livros fiscais, observadas as normas pertinentes à nova atividade, quando for o caso (art. 168 RISS).
Ocorrendo tal hipótese, os livros serão apresentados à repartição fiscal competente, acompanhados do documento de identificação para devidas anotações no Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências.
9.1 - Fusão, Incorporação, Transformação ou Aquisição de Empresa
Nos casos de fusão, incorporação, transformação ou aquisição de empresas, o novo titular do estabelecimento deverá transferir para seu nome, por intermédio da repartição fiscal, no prazo de 30 (trinta) dias, contado da data da ocorrência, os livros fiscais em uso, assumindo a responsabilidade por sua guarda, conservação e exibição ao Fisco Municipal (art. 169 do RISS).
Segundo o parágrafo único do mencionado artigo, a repartição fiscal poderá autorizar a continuação da escrita fiscal nos mesmos livros ou a adoção de livros novos, em substituição aos anteriormente em uso.