ECF
Obrigações Acessórias
Sumário
1. INTRODUÇÃO
O cumprimento de obrigações acessórias é devido por pessoa, física ou jurídica, contribuinte ou não, mesmo nas operações e prestações submetidas a imunidade ou isenção relativas ao ICMS.
Dentre estas obrigações estão a inscrição, emissão de documentos, escrituração das operações e prestações, fornecimento de informações periódicas ao Fisco.
2. DO CUPOM FISCAL EMITIDO POR ECF
O Cupom Fiscal é o documento fiscal emitido por Equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF) na operação de venda de mercadoria ou na prestação de serviços de transporte intermunicipal e interestadual e de comunicação a adquirente ou tomador não contribuinte do imposto.
O cupom emitido por equipamento anteriormente autorizado para uso fiscal supre o Cupom Fiscal emitido por ECF, enquanto o estabelecimento não esteja obrigado a usar ECF, conforme escalonamento previsto no artigo 3º, do Livro VIII.
3. MAPA RESUMO DE ECF
O contribuinte está obrigado a registrar diariamente, com base na Redução Z, as operações e prestações no Mapa Resumo ECF, contendo:
1. denominação "Mapa Resumo ECF";
2. data (dia, mês e ano);
3. numeração, em ordem seqüencial, de 1 a 999.999, reiniciada quando atingido este limite;
4. nome, endereço e números de inscrição, federal, estadual e municipal, do estabelecimento;
5. as colunas a seguir:
5. 1 - "Documento Fiscal", subdividida em:
a) "Série (ECF)": para registro do número de ordem seqüencial do equipamento;
b) "Número (CRZ)": para registro do número do Contador de Redução Z;
5.2 - "Valor Contábil": importância acumulada no totalizador parcial de venda líquida diária;
5.3 - "Valores Fiscais", subdividida em:
a) "Operações com Débito do Imposto": para indicação da base de cálculo por carga tributária, subdividida em tantas colunas quantas forem necessárias para a indicação das cargas tributárias cadastradas e utilizadas no ECF;
b) "Operações sem Débito do Imposto", subdividida em "Isentas", "Não-Tributadas" e "Outras", para registro, respectivamente, da soma dos totalizadores de Isentas de ICMS, de Não-Tributadas de ICMS e de Substituição Tributária de ICMS;
5.4 - "Observações";
6. a linha "Totais do Dia": soma de cada uma das colunas previstas nos itens 5.2 e 5.3, do item anterior;
7. o campo "Observações";
8. "Responsável pelo estabelecimento": nome, função e assinatura.
Relativamente ao Mapa Resumo ECF, é permitido:
1 - supressão das colunas não utilizáveis pelo estabelecimento;
2 - acréscimo de indicações de interesse do usuário, desde que não prejudiquem a clareza dos documentos;
3 - dimensionamento das colunas de acordo com as necessidades do estabelecimento.
4. CONSERVAÇÃO DO MAPA RESUMO
O Mapa Resumo ECF deve ser conservado em ordem cronológica pelo prazo decadencial, juntamente com as respectivas Reduções Z. No último mapa do período, o contribuinte deve anexar, também, a Leitura da Memória Fiscal de todos os equipamentos autorizados para o estabelecimento, em uso ou não, referente ao período de apuração.
Na impossibilidade de emissão da Leitura X antes de qualquer intervenção no equipamento, o usuário deverá lançar os valores apurados mediante a soma dos dados constantes na última Leitura X, ou Redução Z, ou Leitura da Memória de Trabalho, a que for mais recente, e das importâncias posteriormente registradas na Fita-detalhe, nas respectivas colunas das situações tributárias do livro Registro de Saídas, consignando o fato no campo "Observações" do Mapa Resumo ECF ou do livro Registro de Saídas.
Quando o ECF não estiver sendo utilizado, deve ser anotado no campo "Observações" o número de ordem seqüencial no estabelecimento e a anotação "Fora de Uso".
Os usuários de MR e PDV, enquanto não estiverem obrigados ao uso de ECF, também podem utilizar o Mapa Resumo ECF.
5. REGISTRO DE SAÍDAS
Os usuários de ECF devem escriturar o livro Registro de Saídas da seguinte forma:
1. na coluna sob o título "Documento Fiscal":
a - como espécie: a sigla "CF";
b - como série e subsérie: a sigla do tipo do equipamento;
c - como números inicial e final do documento fiscal: o número do Mapa Resumo ECF emitido no dia;
d - como data: aquela indicada no respectivo Mapa Resumo ECF;
e - na coluna "Observações": a base de cálculo do ISSQN e a do IOF, quando for o caso;
2. os totais apurados na linha "Totais do Dia", a partir da coluna "Valor Contábil" do Mapa Resumo ECF, serão escriturados nas colunas próprias do livro Registro de Saídas;
3. nas colunas "Base de Cálculo", "Alíquota" e "Imposto Debitado" de "Operações com Débito do Imposto" serão escrituradas as informações em tantas linhas quantas forem as alíquotas efetivas das operações e prestações;
4. na coluna "Isentas ou Não Tributadas" de "Operações sem Débito do Imposto" serão escrituradas as informações em tantas linhas quantas forem as situações tributárias.
6. DISPENSA DO MAPA RESUMO
O estabelecimento que possua até 3 (três) equipamentos está dispensado do preenchimento do Mapa Resumo ECF e deve escriturar o livro Registro de Saídas da seguinte forma:
1. na coluna "Documento Fiscal":
a - como espécie: a sigla "CF";
b - como série e subsérie: o Número de Ordem Seqüencial do ECF atribuído pelo estabelecimento;
c - como números inicial e final do documento: os números do Contador de Ordem de Operação do primeiro e do último documento emitidos no dia;
2. na coluna "Valor Contábil": a importância acumulada no totalizador parcial de venda líquida diária, que representa a diferença entre o valor indicado no totalizador de venda bruta diária e o somatório dos valores acumulados nos totalizadores de cancelamento, desconto, ISSQN e outros abatimentos, se houver;
3. nas colunas "Base de Cálculo", "Alíquota" e "Imposto Debitado" de "Operações com Débito do Imposto": os registros das operações e prestações efetuadas em tantas linhas quantas forem as situações tributárias;
4. na coluna "Isentas ou Não Tributadas" de "Operações sem Débito do Imposto": serão escrituradas as informações relativas ao somatório dos valores acumulados nos respectivos totalizadores de isentas ou não-incidência, em linhas distintas;
5. na coluna "Outras" de "Operações sem Débito do Imposto": serão escrituradas as informações relativas ao somatório dos valores acumulados nos totalizadores de substituição tributária;
6. na coluna "Observações": o número do Contador de Redução Z e, quando for o caso, a base de cálculo do ISSQN e a do IOF, se houver.
7. EMISSÃO DE NOTA FISCAL CONJUGADA COM CUPOM FISCAL
É permitido ao contribuinte emitir o Cupom Fiscal juntamente com Nota Fiscal em algumas situações:
1. Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, por exigência de legislação federal;
2. Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2, ou a Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, por solicitação do adquirente.
Nestas hipóteses, o contribuinte deverá:
1. anotar, nas vias do documento fiscal emitido, os números do Contador de Ordem de Operação do Cupom Fiscal e do ECF, este atribuído pelo estabelecimento;
2. indicar na coluna "Observações", do livro Registro de Saídas apenas o número e a série do documento;
3. anexar o Cupom Fiscal à via fixa do documento emitido.
A escrituração do livro Registro de Saídas deverá seguir o mesmo procedimento adotado para Cupom Fiscal.
8. VENDA A PRAZO E DA ENTREGA DA MERCADORIA EM DOMICÍLIO
Quando realizar venda a prazo ou para entrega de mercadoria em domicílio, dentro do Estado, o contribuinte pode emitir Cupom Fiscal por ECF, fazendo constar do documento, além das demais indicações previstas na legislação, o seguinte:
1. na entrega em domicílio, a identificação e o endereço do consumidor, a data e a hora da saída, ainda que no verso do cupom;
2. na venda a prazo, o preço à vista, preço final, quantidade, valor e datas de vencimento das prestações.
9. VENDA À VISTA A CONSUMIDOR FINAL
Na venda à vista a consumidor final, pessoa física ou jurídica, não contribuinte do ICMS, em que a mercadoria for retirada pelo comprador, o contribuinte ainda não obrigado ao uso de ECF pode emitir, manual ou datilograficamente, Nota Fiscal de Venda a Consumidor, que deve conter:
1. denominação Nota Fiscal de Venda a Consumidor;
2. número de ordem, série e subsérie, se for o caso, e o número da via;
3. data de emissão;
4. nome, endereço e números de inscrição, federal e estadual, do estabelecimento emitente;
5. discriminação da mercadoria, quantidade, marca, tipo, modelo, espécie, qualidade e demais elementos que permitam sua perfeita identificação;
6. valores unitários e total da mercadoria e valor total da operação;
7. no rodapé, as seguintes indicações:
7.1. o nome, o endereço e os números de inscrição, federal e estadual, do impressor do documento;
7.2. a data e a quantidade da impressão;
7.3. o número de ordem do primeiro e do último documento impresso e respectiva série e subsérie, quando for o caso. Se for utilizado formulário contínuo ou formulário de segurança para emissão por sistema eletrônico de processamento de dados serão indicados o primeiro e o último número de controle de formulário;
7.4. o número da Autorização para Impressão de Documentos Fiscais;
7.5. o número do processo do regime especial concedido para emissão de documentos fiscais, quando for o caso;
7.6. o número do processo ou autorização que deferiu o uso de sistema eletrônico de processamento de dados para emissão de documentos fiscais, se for o caso.
As indicações constantes dos itens 1, 2, 4 e 7 serão impressas tipograficamente.
A Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2, poderá ser emitida por sistema eletrônico de processamento de dados, desde que por ECF, devendo atender às disposições da Subseção VI, da Seção II, do Capítulo IV, Título II, do Livro VIII, do RICMS/RJ.
10. NOTA FISCAL-ORDEM DE SERVIÇO
As concessionárias, revendedoras, distribuidoras ou agências de veículos, tratores, máquinas, eletrodomésticos e outros bens, que preste serviço de conserto, manutenção, com fornecimento de peças, emitirão a Nota Fiscal-Ordem de Serviço, que deverá conter as seguintes indicações:
1. a denominação: "Nota Fiscal-Ordem de Serviço";
2. o número de ordem e a série, e o número e a destinação de cada via;
3. a data da emissão;
4. o nome do titular, o endereço e os números de inscrição, federal e estadual, do estabelecimento emitente;
5. o nome, o endereço e os números de inscrição, federal e estadual, do cliente;
6. os dados identificadores do bem ou objeto recebido para conserto ou instalação de acessório: marca, modelo, ano, cor, placa, número do chassi ou série, conforme o caso;
7. os serviços a serem executados;
8. os números das Requisições de Peças emitidas;
9. o valor das mercadorias aplicadas e o dos serviços prestados, demonstrados segundo a modalidade da operação e a incidência ou não do ICMS, do ISSQN ou de imposto federal;
10. outras informações de interesse do contribuinte, desde que não prejudiquem a clareza do documento;
11. no rodapé, as seguintes indicações:
11.1. o nome, o endereço e os números de inscrição, federal e estadual, do impressor do documento;
11.2. a data e a quantidade da impressão;
11.3. o número de ordem do primeiro e do último documento impresso, e respectiva série e subsérie, quando for o caso. Se for utilizado formulário contínuo ou formulário de segurança para emissão por sistema eletrônico de processamento de dados serão indicados o primeiro e o último número de controle de formulário;
11.4. o número da Autorização para Impressão de Documentos Fiscais;
11.5. o número do processo do regime especial concedido para emissão de documentos fiscais, quando for o caso;
11.6. o número do processo ou autorização que deferiu o uso de sistema eletrônico de processamento de dados para emissão de documentos fiscais, se for o caso.
O impresso deve conter campo próprio para utilização de controle relacionado com o uso de Equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF).
As indicações dos itens 1, 2, 4 e 11 devem ser impressas tipograficamente.
11. DEVOLUÇÃO OU TROCA DE MERCADORIA
Devolução
Quando o contribuinte (remetente originário) receber devolução, total ou parcial, de mercadoria alienada a não contribuinte ou pessoa não obrigada à emissão de documento fiscal, deve emitir Nota Fiscal (entrada), contendo:
1. os requisitos normalmente exigidos, inclusive a natureza da operação;
2. o número e a data do documento fiscal que deu origem à saída;
3. o valor do imposto correspondente.
Se na saída de mercadoria tiver sido emitido Cupom Fiscal, na Nota Fiscal (entrada) serão indicados:
1. o número e a data da operação e o número de ordem do equipamento, constantes do respectivo cupom;
2. o valor do imposto correspondente.
Troca
Na hipótese do contribuinte (remetente originário) efetuar troca de mercadoria alienada a não contribuinte, além do procedimento descrito na hipótese de devolução, deve:
1. emitir novo documento fiscal para acobertar a saída da nova mercadoria, obedecidas as disposições regulamentares pertinentes.
Retenção do documento fiscal originário
Nas hipóteses descritas nos itens anteriores, tratando-se de devolução ou troca total, o contribuinte deve reter o Cupom Fiscal ou a 1ª via da Nota Fiscal, referente à saída originária da mercadoria para arquivamento junto à via fixa da respectiva Nota Fiscal de entrada.
O procedimento de retenção do documento referente à saída originária é dispensado quando o contribuinte aponha no documento original observação relativa à mercadoria devolvida ou trocada e seu respectivo valor.
12. PONTO DE VENDA
É considerado contribuinte substituto e responsável pela retenção e recolhimento do ICMS, contribuinte inscrito e localizado no Estado do Rio de Janeiro, que comercialize produtos diretamente a consumidor final em pequenos pontos fixos e permanentes de venda (quiosques ou congêneres), situados em vias ou logradouros públicos ou particulares, ou, ainda, em área de circulação de shopping centers ou assemelhados, dispensados de inscrição.
O ponto de venda está obrigado à emissão de documento fiscal a cada operação que realizar, fazendo constar do cupom e da fita-detalhe que foram emitidos em ponto de venda e a localização do mesmo. O ECF utilizado por ponto de venda deve ser autorizado pela repartição fiscal de circunscrição do estabelecimento responsável.
Escrituração
O ponto de venda é dispensado da escrituração de livro fiscal.
Nas operações praticadas pelo ponto de venda, a via fixa da Nota Fiscal e os cupons de leitura e a Fita-detalhe dos ECF, bem como a 1ª via da Nota Fiscal de recebimento de mercadoria, devem ser arquivados no estabelecimento responsável, separadamente por ponto de venda a ele vinculado.
O estabelecimento responsável é quem deve escriturar, ao final de cada período de apuração, na linha de "Observações" do seu livro Registro de Saídas, a numeração inicial e final dos documentos fiscais emitidos em cada ponto de venda.
Retorno
O ponto de venda, para efetuar a operação de retorno de mercadoria para o estabelecimento responsável, deve emitir Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, consignando o CFOP 5.99 - "Retorno de Mercadorias de Ponto de Venda".
13. FEIRA DE AMOSTRA OU EVENTOS SEMELHANTES
É possível a utilização de Equipamento Emissor de Cupom Fiscal ou por processamento eletrônico de dados, em feira de amostra, exposição ou evento semelhante. Para tanto, o contribuinte deve, além de atender à legislação pertinente, obter, previamente, autorização na repartição fiscal de sua circunscrição, devendo comprová-la à fiscalização do evento.
14. IMPOSSIBILIDADE DE USO DO ECF
Podem existir hipóteses em que seja impossível emitir documentos fiscais pelo ECF quando será permitida a emissão por qualquer outro meio, inclusive o manual, de Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2, ou Bilhete de Passagem. São considerados casos fortuitos ou de força maior:
1. falta de energia elétrica;
2. quebra do equipamento;
3. furto do equipamento.
Nestas hipóteses o contribuinte deverá anotar no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências (RUDFTO), modelo 6:
1 - motivo e data da ocorrência;
2 - números, inicial e final, dos documentos emitidos.
Fundamentos Legais:
Livros VI e VIII do Regulamento do ICMS, aprovado pelo Decreto nº 27.427/00.