Sumário

• 1. Livros Fiscais
• 2. Obrigatoriedade
• 2.1 - Sistema Eletrônico de Processamento de Dados (Sepd)
• 3. Onde Autenticar
• 4. Documentos Que Devem Ser Apresentados
• 5. Prazos Para Autenticação

1. LIVROS FISCAIS

Os livros fiscais sujeitos à autenticação são: Registro de Entradas (modelo 1 ou 1-A), Registro de Saídas (modelo 2 ou 2-A), Registro de Controle da Produção e do Estoque (modelo 3), Registro de Impressão de Documentos Fiscais (modelo 5), Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência (modelo 6), Registro de Inventário (modelo 7), Registro de Apuração de ICMS (modelo 9), Livro de Movimentação de Combustível (LMC) e Controle de ICMS do Ativo Permanente (Ciap).

2. OBRIGATORIEDADE

A autenticação dos livros fiscais é obrigatória, devendo ser feita antes de sua escrituração (exceto para escrituração realizada por SEPD, quando é realizada depois do encadernamento).

Cada livro possuirá seu próprio número seqüencial, iniciando-se todos no número 1 (um).

2.1 - Sistema Eletrônico de Processamento de Dados (SEPD)

Para utilizar sistema de processamento de dados na escrituração de livros fiscais, é necessário solicitar autorização para seu uso (SEPD).

Na mudança de escrituração manual para a Eletrônica (SEPD), a seqüência numérica dos livros deverá ser continuada, observando-se o último Livro Fiscal autenticado anteriormente.

Os livros fiscais escriturados por SEPD serão autenticados apenas após enfeixados ou encadernados, respeitando-se as regras:

- Os formulários (folhas) de cada livro são numerados pelo sistema, em ordem consecutiva de 1 a 999.999, reiniciada a numeração quando atingido o limite;

- Cada livro deve ser enfeixado por exercício de apuração, em grupo de, no máximo, 500 (quinhentas) folhas;

- Há a prerrogativa de se enfeixar ou encadernar mensalmente e reiniciar a numeração mensal ou anualmente;

- Dois ou mais livros diferentes de um mesmo exercício podem ser enfeixados ou encadernados juntos, num único volume, de no máximo 500 folhas, desde que separados por contracapas com identificação do tipo de livro fiscal e expressamente relacionados na capa da encadernação;

- Cada livro possuirá seu próprio Termo de Abertura e Encerramento.

3. ONDE AUTENTICAR

A autenticação de livros fiscais ocorre no Plantão Fiscal das Inspetorias Fiscais de Cadastro do Contribuinte.

4. DOCUMENTOS QUE DEVEM SER APRESENTADOS

O contribuinte deve dirigir-se à Inspetoria de sua circunscrição munido de:

1 - Cartão de Inscrição ou 3a via do Docad (Documento de Cadastro do ICMS);

2 - Formulário de pedido de Autenticação de Livros Fiscais preenchido e carimbado com a inscrição estadual;

3 - Livro(s) a ser(em) autenticado(s) com os termos de abertura e encerramento preenchidos e assinados, além das folhas dos termos carimbadas com a inscrição estadual e federal;

4 - Caso não seja o primeiro livro, o contribuinte deve portar o livro anterior ao que será autenticado, para que seja verificado seu término, devendo sua escrituração estar atualizada;

5 - Para as empresas de Regime Normal de Confronto de ICMS deve ser apresentado o Livro de Apuração de ICMS atualizado e os comprovantes de recolhimento (Darjs) desde a última verificação fiscal (ação fiscal iniciada por intimação ou autenticação anterior, quando é verificado o correto recolhimento dos débitos fiscais);

6 - Para empresas enquadradas no Regime Simplificado de ICMS aplicável à Microempresa e Empresas de Pequeno Porte: Darjs dos últimos 12 meses;

7 - Para empresas com parcelamento de débitos de ICMS: Darjs vencidos e pagos, bem como a cópia do pedido de parcelamento;

8 - Darj da Taxa de Serviços Estaduais: 

Em se tratando do primeiro livro fiscal, é aconselhável apresentar a cópia da autorização de uso de SEPD para escrituração do livro.

5. PRAZOS PARA AUTENTICAÇÃO

Os livros fiscais escriturados por SEPD serão enfeixados e autenticados dentro de 120 (cento e vinte) dias, contados da data do último lançamento (conforme a escolha do contribuinte: por ano, a cada 500 folhas ou mensalmente), com exceção do livro Registro de Inventário, cujo prazo é de 60 (sessenta) dias, contados a partir da data do Balanço ou, se a empresa não mantiver escrita contábil, do último dia do ano civil.

Fundamentos Legais:
Arts. 70 a 74 do Livro VI do RICMS, Portaria Sure nº 005/95 e Resolução SEF nº 2.921/98.