LIVROS FISCAIS
Considerações Gerais
Sumário
1. INTRODUÇÃO
Para atender às exigências de escrituração estabelecidas pela legislação do ICMS e do IPI (especialmente no que diz respeito à apuração periódica dos citados tributos), os contribuintes devem manter em cada estabelecimento - matriz, filial, etc. - diversos modelos de livros fiscais previstos nas mencionadas legislações.
Com o objetivo de proporcionar completa e rápida visualização do assunto, elaboramos Quadro Sinótico, reproduzido no tópico final, no qual focalizamos todos os modelos de livros fiscais e demonstramos, em quatro colunas, as seguintes particularidades:
a) na primeira, os diversos modelos exigidos pela legislação;
b) na segunda, quem está obrigado à escrituração;
c) na terceira, a finalidade de cada modelo;
d) na quarta, os respectivos prazos de escrituração.
Nos tópicos que antecedem o Quadro Sinótico, abordamos outros esclarecimentos genéricos aplicáveis aos livros fiscais, assim como alguns detalhes relacionados a determinadas categorias de contribuintes.
2. MICROEMPRESAS
Nos termos do art. 108 do Regulamento do IPI, aprovado pelo Decreto nº 2.637/98, os contribuintes optantes pelo Simples estão dispensados da escrituração fiscal e do cumprimento das demais obrigações acessórias, exceto as expressamente relacionadas no art. 195, § 1º do citado Regulamento.
Na esfera do ICMS, os Estados que dispõem de tratamento diferenciado para as Microempresas e Empresas de Pequeno Porte dispensam a escrituração de determinados livros, o que deve ser observado a legislação de cada um.
3. ADOÇÃO
De acordo com o art. 349 do Ripi/98, os livros fiscais só poderão ser usados depois de visados pela repartição competente do Fisco Estadual, salvo se desta dispensar a exigência e os livros forem registrados na Junta Comercial ou, ainda, se o "visto" for substituído por outro meio de controle previsto na legislação estadual.
O "visto" será aposto em seguida ao termo de abertura, lavrado e assinado pelo contribuinte. Não se tratando de início de atividade, será exigida a apresentação do livro anterior a ser encerrado, o qual deverá ser exibido ao posto fiscal competente dentro de 5 (cinco) dias após esgotar. Destaque-se que alguns livros fiscais previstos pela legislação do ICMS e do IPI atendem também à exigência da escrituração mercantil determinada pela legislação do Imposto de Renda (art. 260 do RIR/99 aprovado pelo Decreto nº 3.000/99), isto é, o livro Registro de Compras, que é substituído pelo livro Registro de Entradas, e o livro Registro de Inventário. Assim, mencionados livros deverão ser autenticados pela Junta Comercial, cuja prática, contudo, não substitui a exigência de "visto" por parte do Fisco Estadual de alguns Estados. Todavia em outros Estados a exigência de "visto" do Fisco Estadual nos livros fiscais é dispensada, desde que eles sejam registrados na Junta Comercial.
4. CENTRALIZAÇÃO DA ESCRITA FISCAL - IMPOSSIBILIDADE
Na forma do art. 291 do Ripi/98, bem como da legislação do ICMS, cada estabelecimento deverá manter os livros fiscais em suas próprias dependências, sendo vedada a centralização da escrita fiscal, diante do princípio da autonomia dos estabelecimentos, segundo o qual um responde isoladamente pelas obrigações fiscais.
4.1 - Exceções
A restrição de que trata o tópico 4 não se aplica:
a) ao contribuinte que prestar serviços de transporte de passageiros, possuidor de inscrição única que abranja mais de um estabelecimento;
b) aos estabelecimentos mantidos pela Companhia Nacional de Abastecimento;
c) à operadora de serviço público de telecomunicações;
d) à concessionária de serviço público de energia elétrica.
5. MANUTENÇÃO
Os livros fiscais não poderão ser retirados do estabelecimento sem prévia autorização do Fisco, sob pretexto algum, salvo (art. 350 do Ripi/98):
a) nos casos expressamente previstos na legislação;
b) para serem levados à repartição fiscal;
c) se permanecerem sob guarda de escritório de profissional contabilista que, para esse fim, estiver expressamente indicado no formulário de inscrição cadastral, hipótese em que a exibição, quando exigida, será efetuada em local determinado pelo Fisco.
Presumir-se-á retirado do estabelecimento o livro que não for exibido ao Fisco quando solicitado.
5.1 - Prazo Para Conservação
Os livros fiscais serão conservados, no mínimo, pelo prazo de 5 (cinco) anos contados da data do seu encerramento e quando contiverem escrituração relativa a operações ou prestações objetos de processo pendente, até sua decisão definitiva, ainda que esta seja proferida após aquele prazo (art. 241 do Ripi/98).
Em caso de dissolução de sociedade, observando o prazo anteriormente citado, serão atendidas, quanto aos livros fiscais, as normas que regulam, nas leis comerciais, a guarda e a conservação dos livros de escrituração.
6. EMPRESAS DE CONSTRUÇÃO CIVIL
As empresas de construção civil deverão manter e escriturar os livros Registro de Entradas, Registro de Saídas, Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, Registro de Apuração do ICMS e Registro de Inventário.
Caso mencionadas empresas se dediquem exclusi-vamente à prestação de serviço e não efetuem operações de circulação de materiais de construção civil, ainda que movimentem máquinas, veículos, ferramentas e utensílios, ficam dispensadas da manutenção de livros fiscais, com exceção do livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências.
7. LIVROS MODELOS 8 E 9 - ESCRITURAÇÃO EM FUNÇÃO DOS CÓDIGOS FISCAIS DE OPERAÇÕES E PRESTAÇÕES
Conforme se sabe, desde 01.01.90 estão em vigor os Códigos Fiscais de Operações e Prestações (CFOP), aprovados pelo Ajuste Sinief nº 11/89 (e modificações posteriores), os quais foram adaptados para contemplar as operações/prestações que passaram para o campo de incidência do ICMS (serviços de transporte intermunicipal e interestadual e de comunicações e energia elétrica).
Contudo, até o presente momento não foi criado um novo modelo do livro Registro de Apuração do IPI, tampouco do ICMS, com os Códigos Fiscais de Operações e Prestações.
Observação: O Decreto nº 2.637/98, que aprovou o Ripi/98, trouxe um novo modelo do livro Registro de Apuração do IPI, o qual, contudo, saiu com incorreções (na montagem e em relação a alguns dados dos seus diversos quadros) tanto na sua publicação original (DOU de 26.06.98) como na sua republicação (DOU de 04.08.98).
Por essa razão, há de se observar, na escrituração fiscal dos citados livros, as instruções descritas a seguir.
7.1 - Modelo 8
As formas de escrituração do livro Registro de Apuração do IPI, que poderão ser adotadas, alternativamente, pelos contribuintes.
7.2 - Modelo 9
No que se refere ao livro Registro de Apuração do ICMS, até o presente momento nenhuma instrução foi apresentada para orientar os contribuintes do ICMS na escrituração do mencionado livro, referente aos novos Códigos Fiscais de Operações e Prestações (CFOP). Desse modo, poderá ser adotado o mesmo critério de escrituração sugerido para o livro Registro de Apuração do IPI, observado o disposto no subtópico anterior.
8. QUADRO SINÓTICO
Apresentamos a seguir o Quadro Sinótico com todos os modelos de livros fiscais exigidos pela legislação do ICMS e do IPI.
Modelo |
Usuário |
Objetivo |
Prazo p/escrituração |
| Registro de
Entradas - Modelo 1 |
Contribuintes sujeitos, simultaneamente, à legislação do IPI e do ICMS. | Destina-se à escrituração do movimento de entradas de mercadorias, a qualquer título, no estabelecimento, ou de serviço de transporte ou de comunicação por este tomado. Serão também escriturados os documentos fiscais relativos às aquisi-ções de mercadorias que não transitarem pelo estabelecimento adquirente. | 5 dias contados
da data do documento a ser escriturado. A escrituração deverá ser encerrada no último dia de cada mês, sem prejuízo do levantamento dos subtotais, para fins de apuração decendial do IPI, exceto em relação à microempresa ou à empresa de pequeno porte não optante pelo SIMPLES, cuja apuração é mensal. |
| Registro de
Entradas - Modelo 1-A |
Contribuintes sujeitos apenas à legislação do ICMS. | A mesma prevista para o Modelo 1. | O mesmo previsto para o Modelo 1. |
| Registro de
Saídas - Modelo 2 |
Contribuintes sujeitos, simultaneamente, à legislação do IPI e do ICMS. | Destina-se à escrituração do movimento de saídas de mercadorias, a qualquer título, do estabelecimento, ou de serviço de transporte ou de comunicação por este prestado. Serão também escritura-dos os documentos relativos às transmis-sões de propriedade das mercadorias que não tenham transitado pelo estabelecimento. | 5 dias contados
da data do documento a ser escriturado. A escrituração deverá ser encerrada no último dia de cada mês, sem prejuízo do levantamento dos subtotais, para fins de apuração decendial do IPI, exceto em relação à microempresa ou à empresa de pequeno porte não optante pelo SIMPLES, cuja apuração é mensal. |
| Registro de
Saídas Modelo 2-A |
Contribuintes sujeitos apenas à legislação do ICMS | A mesma prevista para o Modelo 2. | O mesmo previsto para o Modelo 2. |
| Registro de
Controle da Produção e do Estoque - Modelo 3 |
Estabelecimentos industriais e os equi-parados a industrial e os comerciantes ataca-distas. | Destina-se à escrituração dos documentos fiscais e dos documentos de uso interno do estabelecimento, corres-pondentes às entradas e às saídas, à produção, bem como às quantidades referentes aos estoques de mercadorias. | A escrituração não poderá atrasar-se por mais de 15 dias. No último dia de cada mês serão somados as quantidades e os valores constan-tes das colunas "entradas" e "saídas", apuran-do-se o saldo das quantidades em estoque, que será transportado para o mês seguinte. |
| Registro de
Entrada e Saída do Selo de Controle - Modelo 4 |
Contribuinte que fabri-car, importar ou licitar produtos sujeitos ao emprego do selo de controle. | Destina-se à escrituração dos dados relativos à entrada e à saída do selo de controle. | A escrituração não poderá atrasar-se por mais de 5 dias. |
| Registro de
Impressão de Documentos Fiscais - Modelo 5 |
Estabelecimentos que confeccionarem docu-mentos fiscais para terceiros ou para uso próprio. | Destina-se à escrituração da confecção de impressos de documentos fiscais. | A escrituração não poderá atrasar-se por mais de 5 dias. |
| Registro de
Utiliza-ção de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências - Modelo 6 |
Todos os estabelecimentos contribuintes do IPI e/ou ICMS. | Destina-se à escrituração das entradas de documentos fiscais confeccionados por estabelecimentos gráficos ou pelo próprio contribuinte usuário do documen-to fiscal respectivo, bem como à lavratu-ra, pelo Fisco, de termos de ocorrências. | A escrituração não poderá atrasar-se por mais de 5 dias. |
| Registro de
Inventário - Modelo 7 |
Todos os estabelecimentos. | Destina-se a arrolar, pelos seus valores e com especificações que permitam sua perfeita identificação, as mercadorias, as matérias-primas, os produtos interme-diários, os materiais de embalagem, os produtos manufaturados e os produtos em fabricação existentes no estabele-cimento na época do balanço. | A escrituração deverá ser efetivada dentro de 60 dias contados da data do balanço ou do último dia do ano civil, caso a empresa não mantenha escrita contábil. |
| Registro de
Apuração do IPI - Modelo 8 |
Estabelecimentos industriais e os equiparados a industrial. | Destina-se a consignar, de acordo com os períodos de apuração fixados pelo RIPI, os totais dos valores contábeis e dos valores fiscais das operações de entrada e saída, extraídos dos livros próprios, atendido o Código Fiscal de Operações e Prestações, assim como à apuração dos saldos. | Deverá ser encerrado no último dia de cada decêndio, exceto em relação à microempresa ou empresa de pequeno porte não optante pelo SIMPLES, cuja apuração é mensal. |
| Registro de
Apuração do ICMS - Modelo 9 |
Todos os estabelecimentos inscritos como contribuintes do ICMS. | Destina-se a registrar, segundo o período de apuração, os totais dos valores contábeis e dos valores fiscais relativos ao ICMS, das operações de entradas e saídas e das prestações recebidas e realizadas, extraídos dos livros próprios e agrupados segundo o Código Fiscal de Operações e Prestações, assim como à apuração dos saldos. | Deverá ser encerrado no último dia de cada período. |
| Livro de Movimentação de Combustíveis (LMC) | Posto Revendedor (PR) de combustíveis. | Destina-se à escrituração diária dos estoques e das movimentações de compra e venda de gasolina, óleo diesel, querosene iluminante, álcool etílico hidratado carburante, mistura metanol/etanol/gasolina. | A escrituração deve ser feita diariamente. |
9. LIVROS REGISTRO DE ENTRADAS E REGISTRO DE SAÍDAS - VALORES TOTALIZADOS E ACUMULADOS PARA FINS DE ELABORAÇÃO DA GI/ICMS
Ao final de cada período de apuração, para fins de elaboração da Guia de Informação e Apuração das Operações e Prestações Interestaduais (GI/ICMS), deverão ser totalizadas e acumuladas, no livro Registro de Entradas, as operações e prestações escrituradas nas colunas "Valor Contábil", "Outras" e na coluna "Observações", o valor do imposto pago por substituição tributária por Unidade Federada de origem das mercadorias ou de início da prestação do serviço.
Observação: Em alguns Estados a GI-Gia Interestadual está dispensada.
No livro Registro de Saídas, deverão ser totalizadas e acumuladas as operações e prestações escrituradas nas colunas "Valor Contábil", "Base de Cálculo" e na coluna "Observações", o valor do imposto cobrado por substituição tributária, por Unidade Federada de destino das mercadorias ou da prestação do serviço, separando as destinadas a não-contribuintes.
10. ESCRITURAÇÃO DE LIVROS FISCAIS POR PROCESSO MECANIZADO OU POR SISTEMA DE PROCESSAMENTO DE DADOS
É permitida a escrituração de livros fiscais por processo mecanizado, mediante prévia autorização do Fisco, entendendo-se como tal todo e qualquer sistema mecanográfico ou datilográfico em que não seja utilizado equipamento de processamento de dados . É igualmente permitida a escrituração fiscal por contribuinte usuário de equipamento de processamento de dados, condicionando-se a utilização do sistema à prévia autorização da fiscalização, observadas as disposições contidas no Convênio ICMS nº 57/95 e modificações posteriores.
11. ESTABELECIMENTOS QUE SÓ PROMOVAM SAÍDAS DE PRODUTOS TRIBUTADOS COM ALÍQUOTA ZERO DO IPI - DISPENSA DA ESCRITURAÇÃO
Nos termos do art. 195 do Ripi/98, fica dispensado da escrituração fiscal e do cumprimento das demais obrigações acessórias o estabelecimento industrial, ou equiparado a industrial, que promova saídas de produtos exclusivamente tributados com a alíquota zero, desde que não aproveite créditos incentivados.
Portanto, os citados estabelecimentos devem adotar os livros fiscais exigidos pela legislação do ICMS (Registro de Entradas, modelo 1-A, Registro de Saídas, modelo 2-A, etc.), sendo dispensada a escrituração daqueles exigidos pela legislação do IPI.
Fundamentos Legais:
Os citados no texto e o Convênio s/nº de 1970 e suas Alterações.