INCORREÇÕES NA
NOTA FISCAL
Regularização
Sumário
1. CARTA DE CORREÇÃO
A carta de correção é um instrumento de que se vale o contribuinte para comunicar ao seu fornecedor e/ou cliente de quaisquer erros havidos na emissão de Notas Fiscais. É imprescindível esclarecer que a carta de correção, por não se tratar de documento fiscal, não é suficiente para acertar os enganos havidos, ou seja, ela apenas detecta e comunica os erros, todavia não os soluciona, não podendo gerar lançamento em livro fiscal.
1.1 - Admissão em Certos Erros
Admite-se acertos através de carta de correção nos casos de pequenos erros que não descaracterizam o documento, nem implicam em valores destacados a maior ou a menor, tais como:
- erro no endereço;
- troca de número de inscrição estadual ou CGC/MF;
- razão social incompleta;
- descrição da mercadoria.
Contudo, se a Nota Fiscal for emitida com incorreção total do destinatário - trocando-se a razão social, CNPJ, endereço - necessária a emissão de nova Nota Fiscal, sem consignar valores, sem destaque de imposto, com a seguinte observação:
"Esta Nota Fiscal é parte integrante da NF nº ..... emitida com incorreção do destinatário."
Esta nota será registrada no livro Registro de Saídas do emitente e no livro Registro de Entradas do destinatário, permanecendo em arquivo anexada a Nota Fiscal da qual é parte integrante.
Na coluna de observação ao lado do registro da nota original indicar a existência da nota complementar, e ao lado do lançamento desta fazer referência à nota original.
2. ERRO PERCEBIDO ANTES DA SAÍDA DA MERCADORIA
Nos casos em que o erro é percebido antes da saída da mercadoria do estabelecimento, a Nota Fiscal errada deverá ser cancelada devendo ser emitida nova Nota Fiscal.
Caso a Nota Fiscal já tenha sido lançada no livro Registro de Saídas, proceder-se-á o estorno do lançamento e, em seguida, o cancelamento da nota.
A Nota Fiscal cancelada deverá permanecer em arquivo, com todas as suas vias, sendo anotada a razão do cancelamento e o número do novo documento fiscal emitido em substituição, se for o caso.
3. ERRO PERCEBIDO APÓS O ENVIO DA MERCADORIA
Se o erro for percebido após o envio da mercadoria, a nota não poderá mais ser cancelada. O erro poderá ser percebido pelo destinatário ou pelo próprio emitente.
Em qualquer hipótese poderá ser emitida carta de correção, além das seguintes providências:
3.1 - ICMS Lançado a Menor
O lançamento do ICMS a menor na Nota Fiscal poderá decorrer dos seguintes motivos:
a) erro no valor das mercadorias e/ou serviços;
b) erro na quantidade da mercadoria;
c) erro na alíquota do imposto;
d) erro no cálculo do imposto.
Sempre que, por qualquer motivo, o ICMS for lançado a menor, deverá ser emitida Nota Fiscal suplementar, em nome do adquirente das mercadorias e/ou do tomador do serviço, fazendo os acertos necessários, devendo constar no corpo da mesma a observação:
"Nota Complementar para acerto da Nota Fiscal nº .... Série....data.../.../...."
A Nota Fiscal Complementar deverá ser lançada no livro Registro de Saídas, no mês que foi emitida, com débito do imposto e no livro Registro de Entradas do destinatário com crédito do imposto. Na coluna de observações, ao lado da nota original, indicar a existência da Nota Complementar e ao lado do lançamento desta fazer referência à nota original.
O valor do ICMS será recolhido em DAE apartado, atualizado monetariamente, com os acréscimos legais, quando a complementação se der fora do período de apuração da nota original.
3.2 - ICMS Lançado a Maior
O destaque do ICMS a maior poderá ter as seguintes origens:
a) erro no cálculo do imposto;
b) erro na alíquota do imposto;
c) despesas acessórias em valor superior ao correto;
d) quantidade ou valor de mercadoria superior.
O estabelecimento destinatário não poderá se creditar do valor integral do ICMS, mas apenas da quantia correta, enviando ao remetente da mercadoria carta notificando o fato, informando e comprovando a quantia efetivamente creditada, para que o remetente possa pleitear a devolução do imposto debitado em excesso.
O remetente deverá requerer à repartição fiscal a restituição do ICMS destacado a maior. Se o erro for detectado dentro do mesmo período de apuração basta que se faça o estorno do débito.
4. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Acrescentamos que estes procedimentos têm caráter de excepcionalidade. O objetivo é desestimular a prática de tais erros. Assim sendo, é recomendável que os contribuintes adotem cuidados especiais na emissão dos documentos fiscais.
Fundamento Legal:
Parecer Normativo nº 004/94.