ICMS
CAD-ICMS - DESCARTE DE DOCUMENTOS

RESUMO: A Portaria a seguir transcrita dispõe sobre descarte de documentos relativos a contribuintes com inscrição no CAD-ICMS baixada ou cancelada, de processos administrativos fiscais e Notas Fiscais avulsas.

Dispõe sobre descarte de documentos relativos a contribuintes com inscrição no CAD-ICMS baixada ou cancelada, de processos administrativos fiscais e de notas fiscais avulsas.

O SECRETÁRIO DA FAZENDA DO ESTADO DA BAHIA, no uso de suas atribuições,

Art. 1º - O Inspetor Fazendário ou o gerente responsável por unidade ou órgão da estrutura administrativa da Secretaria da Fazenda deverá providenciar anualmente a destruição, por incineração ou picotamento, dos seguintes documentos, quando arquivados em definitivo na unidade sob sua gestão:

I - documentos constantes de dossiês de contribuintes cujas inscrições no CAD-ICMS tenham sido:

a) baixadas até o dia 31 de dezembro do segundo exercício imediatamente anterior ao do descarte;

b) canceladas até o dia 31 de dezembro do quinto exercício imediatamente anterior ao do descarte;

II - Processos Administrativos Fiscais cuja quitação do débito tenha sido homologada, incluídos os decorrentes de auto de infração e de denúncia espontânea, arquivados há mais de cinco anos, contados da data do arquivamento;

III - as notas fiscais avulsas emitidas há mais de cinco anos, contados da data da emissão.

Parágrafo único - O descarte dos documentos referidos no inciso I deste artigo dependerá da conclusão do processo de baixa e da não existência de pendências tributárias, tais como auto de infração em aberto, parcelamento ativo e denúncia espontânea registrada.

Art. 2º - O Inspetor Fazendário ou o gerente responsável pela destruição dos documentos deverá promover sua execução com os cuidados e controles necessários à preservação do sigilo fiscal, observando, também, a relação custo/benefício da forma de destruição pela qual optar.

§ 1º - Para executar a tarefa de incineração, deverá ser observada a rotina P-INFAZ-DF-013 do Sistema Informatizado de Procedimentos das Inspetorias - PRI.

§ 2º - O picotamento, para reaproveitamento da matéria-prima mediante programa de reciclagem, deverá ser executado nas dependências e sob controle da unidade administrativa da Secretaria da Fazenda, salvo se a destruição dos documentos fora das dependências fazendárias puder se dar sem a possibilidade de sua reconstituição ou de leitura dos dados e informações neles contidos.

Art. 3º - Os procedimentos ora previstos deverão ser imediatamente implementados e repetidos, anualmente, até o dia 30 de junho de cada exercício.

Art. 4º - Esta portaria entrará em vigor na data de sua publicação.

Secretaria da Fazenda do Estado da Bahia, em 09 de outubro de 2001.

Albérico Machado Mascarenhas
Secretário