EMISSÃO DE
DOCUMENTOS E ESCRITURAÇÃO DE LIVROS FISCAIS
POR PROCESSAMENTO DE DADOS
Considerações Quanto à Documentação e Escrituração Fiscal
Sumário
1. INTRODUÇÃO
Publicamos no Bol. Informare nº 46-B/00 trabalho intitulado "Emissão de documentos e escrituração de livros por processamento de dados - Normas sobre a utilização", voltamos ao assunto para focalizar algumas considerações quanto à emissão e respectiva escrituração fiscal.
Destacamos que a presente matéria terá como fundamento o Convênio ICMS nº 57/95 e alterações posteriores.
2. NOTA FISCAL (MODELO 1 OU 1-A)
A Nota Fiscal (modelo 1 ou 1-A) será emitida no mínimo com o número de vias e destinação já previstos na legislação estadual.
2.1 - Quando a Quantidade de Itens Não Puder Ser Discriminada em um Único Formulário
Quando a quantidade de itens de mercadorias não puder ser discriminada em um único formulário, poderá o contribuinte utilizar mais de um formulário para uma mesma Nota Fiscal, obedecido o seguinte:
1 - em cada formulário, exceto o último, deverá constar no campo "Informações Complementares" do quadro Dados Adicionais, a expressão "Folha XX/NN - Contínua", sendo NN o número total de folhas utilizadas e XX o número que representa a seqüência de folhas no conjunto totalizado;
2 - quando não se conhecer previamente a quantidade de formulários a serem utilizados, omitir-se-á, salvo o disposto no item 3 abaixo, o número total de folhas utilizadas (NN);
3 - os campos referentes aos quadros "Cálculo do Imposto e Transporte/Volumes Transportados" só deverão ser preenchidos no último formulário, que também deverá conter, no referido campo "Informações Complementares", a expressão "Folha XX/NN";
4 - nos formulários que antecedem o último, os campos referentes ao quadro "Calculo do Imposto" deverão ser preenchidos com asteriscos (*);
5 - fica limitada a 990 (novecentos e noventa) a quantidade de itens de mercadoria por Nota Fiscal emitida.
2.2 - Indicações Referentes ao Transportador
As indicações referentes ao transportador e à data da efetiva saída da mercadoria do estabelecimento podem ser feitas mediante a utilização de qualquer meio gráfico indelével.
2.3 - Remessa de Arquivos Magnéticos - Operações Interestaduais
O contribuinte remeterá às Secretarias de Fazenda, Finanças ou Tributação das Unidades da Federação destinatária das mercadorias, até o dia 15 (quinze) do primeiro mês de cada trimestre civil, arquivo magnético, com registro fiscal, das operações interestaduais efetuadas no trimestre anterior.
Sempre que, informada uma operação em arquivo, por qualquer motivo a mercadoria não for entregue ao destinatário, far-se-á geração de arquivo esclarecendo o fato, que será remetido juntamente com o relativo ao trimestre em que se verificar a ocorrência.
2.4 - Impossibilidade Técnica da Emissão Dos Documentos Fiscais
No caso de impossibilidade técnica para a emissão dos documentos fiscais, por sistema eletrônico de processamento de dados, em caráter excepcional, poderá o documento ser preenchido de outra forma, hipótese em que deverá ser incluído no sistema.
2.5 - Local de Emissão do Documento Fiscal
Os documentos fiscais devem ser emitidos no estabelecimento que promover a operação ou prestação, ficando facultado às Unidades da Federação autorizar a emissão em local distinto.
2.6 - Encadernação Das Vias
As vias dos documentos fiscais, que devem ficar em poder do estabelecimento emitente, serão encadernadas em grupos de até 500 (quinhentas), obedecida sua ordem numérica seqüencial.
3. REGISTRO FISCAL
Segundo a cláusula décima sétima, do mencionado Convênio ICMS nº 57/95, são entendidas por registro fiscal as informações gravadas em meio magnético, referentes aos elementos contidos nos documentos fiscais.
O armazenamento do registro fiscal em meio magnético encontra-se disciplinado pelo Manual de Orientação, anexo ao citado Convênio ICMS nº 57/95.
3.1 - Arquivos Magnéticos
Os arquivos magnéticos de registros fiscais, conforme especificação e modelo previstos no referido Manual de Orientação, deverão conter as seguintes informações:
a) tipo do registro;
b) data de lançamento;
c) CNPJ do emitente/remetente/destinatário;
d) inscrição estadual do emitente/remetente/destinatário;
e) Unidade da Federação do emitente/remetente/destinatário;
f) identificação do documento fiscal, modelo, série e subsérie de ordem;
g) Código Fiscal de Operações e Prestações;
h) valores a serem consignados nos livros Registro de Entradas ou Registro de Saídas; e
i) Código de Situação Tributária Federal da operação.
A captação e consistência dos dados referentes aos elementos contidos nos documentos fiscais, para o meio magnético, a fim de compor o registro fiscal, não poderão atrasar por mais de cinco dias úteis, contados da data da operação a que se referir.
Os contribuintes estão autorizados a retirar do estabelecimento os documentos fiscais, para compor o registro de que trata o tópico 3.1, devendo a ele retornar dentro do prazo de 10 (dez) dias úteis contados do encerramento do período de apuração.
4. ESCRITURAÇÃO FISCAL
Os livros fiscais serão adotados com base nos modelos anexos ao mencionado Convênio ICMS nº 57/95, com exceção do Livro de Movimentação de Combustíveis que atenderá o modelo instituído pelo Departamento Nacional de Combustíveis (DNC).
É facultada a escrituração das operações ou prestações de todo o período de apuração por meio de emissão única. Caso haja desigualdade entre os períodos de apuração do IPI e do ICMS, tomar-se-á por base o menor.
Os livros fiscais escriturados por sistema eletrônico de dados deverão estar disponíveis no estabelecimento do contribuinte, decorrido dez (10) dias úteis contados do encerramento do período de apuração.
4.1 - Formulário em Branco - Utilização
É permitida a utilização de formulário em branco, desde que, em cada um deles, os títulos previstos nos modelos sejam impressos por sistema eletrônico de processamento de dados.
Obedecida a independência de cada livro, os formulários serão numerados por sistema eletrônico de processamento de dados, em ordem numérica consecutiva de 000.001 a 999.999, reiniciada a numeração quando atingido o referido limite.
4.2 - Encadernação Dos Formulários
Os formulários referentes a cada livro fiscal deverão, segundo a legislação de cada unidade Federada, ser encadernados por exercício de apuração, em grupos de até 500 (quinhentas) folhas.
Relativamente aos livros fiscais, fica facultado encadernar:
a) os formulários mensalmente e reiniciar a numeração, mensal ou anualmente;
b) dois ou mais livros fiscais diferentes de um mesmo exercício num único volume de no máximo 500 (quinhentas) folhas, desde que sejam separados por contracapas com identificação do tipo do livro fiscal e expressamente nominados na capa da encadernação.
4.3 - Prazo Para Encadernação e Autenticação Dos Livros Fiscais
Os livros fiscais escriturados por sistema eletrônico de processamento de dados serão encadernados e autenticados em até 120 (cento e vinte) dias, contados da data do último lançamento, a critério de cada Unidade da Federação.
4.4 - Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque
Os lançamentos nos formulários constitutivos do livro Registro de Controle da Produção e do Estoque podem ser feitos de forma contínua, dispensada a utilização de formulário autônomo para cada espécie, marca, tipo ou modelo de mercadoria.
O exercício dessa faculdade não excluirá a possibilidade de o Fisco exigir, em emissão específica de formulário autônomo, a apuração dos estoques, bem como as entradas e as saídas de qualquer espécie, marca, tipo ou modelo de mercadoria.
5. UTILIZAÇÃO DE CÓDIGOS
A lista de Códigos de Emitente e a Tabela de Códigos de Mercadorias deverão ser encadernadas por exercício, juntamente com cada livro fiscal, contendo apenas os códigos neles utilizados, com observações relativas às alterações, se houver, e respectivas datas de ocorrência
5.1 - Emitente
É facultada a utilização de códigos pelo emitente para lançamentos nos formulários constitutivos do livro Registro de Entradas, elaborando-se Lista de Códigos Emitentes, conforme modelo anexo ao citado convênio, que deverá ser mantida em todos os estabelecimentos usuários do sistema.
5.2 - Mercadoria
Também é facultada a utilização de códigos de mercadoria para os lançamentos nos formulários constitutivos dos livros Registro de Inventário e Registro de Controle da Produção e do Estoque, elaborando-se Tabela de Códigos de Mercadorias, conforme modelo anexo ao citado convênio, que deverá ser mantida em todos os estabelecimentos usuários do sistema.