EMISSÃO E
ESCRITURAÇÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS
Processamento de Dados
Sumário
1. INTRODUÇÃO
Nesta matéria iremos analisar a emissão e escrituração de documentos fiscais por processamento de dados, bem como a obrigatoriedade de apresentar e manter informações sobre as operações e prestações realizadas no período.
2. DO ARQUIVO MAGNÉTICO
O contribuinte que emitir ou escriturar documentos e livros fiscais por processamento de dados estará obrigado a manter, pelo prazo decadencial, arquivo magnético com registro fiscal dos documentos emitidos por qualquer meio, referente à totalidade das operações de entradas e de saídas e das aquisições e prestações realizadas no exercício de apuração:
a) por totais de documento fiscal e por item de mercadoria (classificação fiscal), quando se tratar de Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A;
b) por totais de documento fiscal, quando se tratar de:
b1) Nota Fiscal de Serviços de Transporte, modelo 7, quando emitida por prestador de serviços de transporte ferroviário de carga;
b2) conhecimento de transporte rodoviário de cargas, modelo 8;
b3) conhecimento de transporte aquaviário de cargas, modelo 9;
b4) conhecimento aéreo, modelo 10;
b5) Nota Fiscal, conta de energia elétrica, modelo 6, nas entradas;
b6) Nota Fiscal de Serviços de Telecomunicações, modelo 22, nas aquisições;
c) por total diário, por equipamento, quando se tratar de Cupom Fiscal, ECF, PDV, e de Máquina Registradora, nas saídas;
d) por total diário, por espécie de documento fiscal, nos demais casos.
3. DAS DISPOSIÇÕES COMUNS À EMISSÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS
Os formulários destinados à emissão de documentos fiscais por processamento de dados deverão:
a) ser numerados tipograficamente, por modelo, em ordem consecutiva de 000.001 a 999.999, reiniciada a numeração quando atingido este limite;
b) ser impressos tipograficamente, facultada a impressão por sistema eletrônico de processamento de dados da série e subsérie e, no que se refere à identificação do emitente:
b1) do endereço do estabelecimento;
b2) do número de inscrição no CNPJ;
b3) do número de inscrição estadual.
c) ter o número do documento fiscal impresso por sistema eletrônico de processamento de dados, em ordem numérica seqüencial consecutiva por estabelecimento, independentemente da numeração tipográfica do formulário;
d) conter o nome, o endereço e os números de inscrição, estadual e no CNPJ, do impressor do formulário, a data e a quantidade da impressão, os números de ordem do primeiro e do último formulário impressos, o número da Autorização para Impressão de Documentos Fiscais - AIDF e o número da Autorização de Uso do Sistema Eletrônico de Processamento de Dados;
e) quando inutilizados, antes de se transformarem em documentos fiscais, ser enfeixados em grupos uniformes de até 200 (duzentos) jogos, em ordem numérica seqüencial, permanecendo em poder do estabelecimento emitente, pelo prazo de 5 (cinco) anos, contados do encerramento do exercício de apuração em que ocorreu o fato.
À empresa que possuir mais de um estabelecimento na mesma unidade da Federação é permitido o uso do formulário com numeração tipográfica única, desde que destinado à emissão de documentos fiscais do mesmo modelo.
O controle de utilização será exercido nos estabelecimentos do encomendante e dos usuários do formulário.
4. DA ESCRITA FISCAL - REGISTRO FISCAL
Entende-se por registro fiscal as informações gravadas em meio magnético, referentes aos elementos contidos nos documentos fiscais.
O arquivo magnético de registros fiscais, conforme especificação e modelo previstos no Manual de Orientação, conterá as seguintes informações:
a) tipo de registro;
b) data de lançamento;
c) CNPJ do emitente/remetente/destinatário;
d) inscrição estadual do emitente/remetente/destinatário;
e) unidade da Federação do emitente/remetente/destinatário;
f) identificação do documento fiscal, modelo, série e subsérie e número de ordem;
g) Código Fiscal de Operações e Prestações - CFOP;
h) valores a serem considerados nos livros Registros de Entradas ou Registros de Saídas;
i) Código de Situação Tributária - CST da operação.
A captação e consistência dos dados referentes aos elementos contidos nos documentos fiscais, para o meio magnético, a fim de compor o registro fiscal, não poderão atrasar por mais de 5 (cinco) dias úteis, contados da data da operação a que se referir.
Ficam os contribuintes autorizados a retirar do estabelecimento os documentos fiscais, para compor o registro em meio magnético, devendo a ele retornar dentro do prazo de 10 (dez) dias, contados do encerramento do período de apuração.
5. DOS LIVROS FISCAIS
É permitida a utilização de formulários em branco, desde que, em cada um deles, os títulos previstos nos modelos sejam impressos por sistema eletrônico de processamento de dados.
Obedecida a independência de cada livro, os formulários serão numerados por sistema eletrônico de processamento de dados, em ordem numérica consecutiva de 000.001 a 999.999, reiniciada a numeração quando atingido este limite.
Os formulários referentes a cada livro fiscal deverão ser encadernados por exercício de apuração, em grupos de até 500 (quinhentas) folhas.
Relativamente aos livros Registro de Entradas, Saídas, Controle de Produção e do Estoque, Inventário, Apuração do ICMS e Livro de Movimentação de Combustíveis (LMC), fica facultado encadernar:
a) os formulários mensalmente e reiniciar a numeração mensal ou anualmente;
b) dois ou mais livros fiscais diferentes de um mesmo exercício num único volume de, no máximo, 500 (quinhentas) folhas, desde que sejam separadas por contracapas de identificação do tipo de livro fiscal e expressamente nominados na capa de encadernação.
Os livros fiscais escriturados por sistema eletrônico de processamento de dados serão encadernados e autenticados na Agência Fazendária de domicílio fiscal do usuário, dentro de 120 (cento e vinte) dias, contados da data do último lançamento.
É facultada a escrituração das operações ou prestações de todo o período de apuração por meio de emissão única.
Para os efeitos do parágrafo anterior, havendo desigualdade entre o períodos de apuração do IPI e do ICMS, tomar-se-á por base o menor.
Os livros fiscais escriturados por sistema eletrônico de processamento de dados deverão estar disponíveis no estabelecimento do contribuinte, decorridos 10 ( dez ) dias úteis contados do encerramento do período de apuração.
Fundamento Legal:
Portaria nº 80/99 - Sefaz - MT e suas alterações.