EMISSÃO DE DOCUMENTOS E ESCRITURAÇÃO DE LIVROS
POR PROCESSAMENTO DE DADOS
Normas Sobre a Utilização
Sumário
1. ESCLARECIMENTOS INICIAIS
As normas sobre o uso do sistema eletrônico de processamento de dados encontram-se no Convênio ICMS nº 57/95 e alterações posteriores, regulamentado pelos Estados de Mato Grosso, Mato Grosso do Sul e Rondônia, respectivamente pelo art. 237 do Decreto nº 1.944/89, RICMS/MT, Anexo XVIII do Decreto nº 9.203/98, RICMS/MS e art. 410 e Anexo XIII ambos do Decreto nº 8.321/98 RICMS/RO.
2. UTILIZAÇÃO
A emissão por sistema eletrônico de processamento de dados dos documentos fiscais previstos no Convênio s/nº, de 15.12.70, que constitui o Sistema Nacional Integrado de Informações Econômico-Fiscais (Sinief), e no Convênio Sinief nº 6/89, de 21.02.89, bem como a escrituração dos livros fiscais, a seguir enumerados, far-se-ão após cumprida algumas exigências formais, conforme veremos adiante.
a) livro Registro de Entradas;
b) livro Registro de Saídas;
c) livro Registro de Controle da Produção e do Estoque;
d) livro Registro de Inventário;
e) livro Registro de Apuração do ICMS; e
f) Livro de Movimentação de Combustíveis (LMC).
2.1 - Condições Para Utilização do Sistema
O contribuinte usuário do sistema eletrônico de processamento de dados deverá fornecer, quando solicitado, documentação minuciosa, completa e atualizada do sistema, contendo descrição, gabarito de registro (layout) dos arquivos, listagem dos programas e as alterações ocorridas no período compreendido entre 01.01 a 31.12, inclusive.
Observação:
O Fisco poderá exigir a apresentação de contrato espe-cífico, garantindo a entrega das informações mencionadas anteriormente, quando se tratar de estabelecimentos que utilizem serviços de terceiros.
3. CONTRIBUINTES OBRIGADOS À ADOÇÃO DO SISTEMA
Nos termos do § 1º do mencionado Convênio ICMS nº 57/95, fica obrigado às disposições do mencionado Convênio, o contribuinte que:
a) emitir documento fiscal e/ou escriturar livro fiscal em equipamento que utilize ou tenha condições de utilizar arquivo magnético ou equivalente;
Observação:
Entende-se que a utilização de, no mínimo, computador e impressora para preenchimento de documento fiscal é uso de sistema eletrônico de processamento de dados.
b) utilizar equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF), que tenha condições de gerar arquivo magnético, por si ou quando conectado a outro computador;
c) não possuindo sistema eletrônico de processamento de dados, utilize serviços de terceiros com essa finalidade.
Observação:
Fica facultado às Unidades da Federação a dispensa das obrigações desse Convênio para seus contribuintes enquadrados exclusivamente na letra "b".
4. PEDIDO DE UTILIZAÇÃO
4.1 - Formulário
O uso, a alteração do uso ou desistência do uso do sistema eletrônico de processamento de dados, para emissão de documentos fiscais e/ou escrituração de livros fiscais, serão autorizados pelo Fisco a que estiver vinculado o estabelecimento interessado, em requerimento preenchido em formulário próprio, em 4 (quatro) vias, conforme modelo anexo ao citado Convênio ICMS nº 57/95, contendo as seguintes informações:
a) motivo de preenchimento;
b) identificação e endereço do contribuinte;
c) documento e livros objetos do requerimento;
d) unidade de processamento de dados;
e) configuração dos equipamentos;
f) identificação e assinatura do declarante.
O mencionado requerimento, a critério do Fisco, poderá ser apresentado em meio eletrônico.
4.2 - Requerimento - Destinação Das Vias
As vias do requerimento terão a seguinte destinação:
1 - a original e outra via serão retidas pelo Fisco;
2 - uma via será devolvida ao requerente para ser por ele entregue à Divisão de Tecnologia e Informações da Delegacia da Receita Federal a que estiver subordinado;
3 - uma via será devolvida ao requerente para servir como comprovante da autorização.
4.3 - Documentação Necessária
O pedido de uso ou de alteração de uso do referido sistema deverá ser instruído com:
1 - os modelos dos documentos e livros fiscais a serem emitidos ou escriturados pelo sistema;
2 - declaração conjunta do contribuinte e do responsável pelos programas aplicativos, garantindo a conformidade destes à legislação vigente.
4.4 - Prazo Para Apreciação do Fisco
Atendido os requisitos exigidos pelo Fisco, este terá 30 (trinta) dias para a sua apreciação.
4.5 - Solicitação de Alteração e/ou Comunicação de Desistência
A solicitação de alteração e a comunicação de desis-tência do uso do sistema eletrônico de processamento de dados serão apresentadas ao Fisco com antecedência mínima de 30 (trinta) dias.
4.6 - Contribuintes Que Utilizam Serviços de Terceiros
Os contribuintes que se utilizarem de serviços de terceiros prestarão, no referido pedido, as informações ali enumeradas relativamente ao prestador do serviço.
5. CONDIÇÕES ESPECÍFICAS PARA UTILIZAÇÃO DO SISTEMA
O contribuinte, de que trata o item 2, estará obrigado a manter, pelo prazo estabelecido pelo Fisco estadual, as informações atinentes ao registro fiscal dos documentos recebidos ou emitidos por qualquer meio, referentes à totalidade das operações de entrada e de saída, e das aquisições e prestações realizadas no exercício de apuração:
1 - por totais de documento fiscal e por item de mercadoria (classificação fiscal), quando se tratar de Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A);
Observação:
O registro fiscal por item de mercadoria a que se refere este item fica dispensado quando o estabelecimento utilizar sistema eletrônico de processamento de dados somente para a escrituração de livro fiscal.
2 - por totais de documento fiscal, quando se tratar de:
a) Nota Fiscal de Serviços de Transporte (modelo 7), quando emitida por prestador de serviços de transporte ferroviário de carga;
b) Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (modelo 8);
c) Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas (modelo 9);
d) Conhecimento Aéreo (modelo 10);
e) Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica (modelo 6), nas entradas;
f) Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações (modelo 22), nas aquisições;
g) Nota Fiscal de Entrada (modelo 3), emitida até 29.02.96.
3 - por total diário, por equipamento, quando se tratar de Cupom Fiscal ECF, PDV e de Máquina Registradora, nas saídas;
4 - por total diário, por espécie de documento fiscal, nos demais casos.
Observação:
O disposto acima também se aplica aos documentos fiscais nela mencionados, ainda que não emitidos por sistema eletrônico de processamento de dados.
Ao estabelecimento que requerer autorização para emissão de documento fiscal por sistema eletrônico de processamento de dados será concedido o prazo de 6 (seis) meses, contado da data da autorização, para adequar-se às exigências deste tópico, relativamente aos documentos que não forem emitidos pelo referido sistema.
5.1 - Contribuintes do IPI
Os contribuintes do IPI deverão manter arquivadas, em meio magnético, as informações em nível de item (classificação fiscal), conforme dispuser a legislação específica do referido imposto.
6. FORMULÁRIOS DESTINADOS À EMISSÃO DOS DOCUMENTOS FISCAIS
Os formulários destinados à emissão dos documentos fiscais a que se refere o tópico 2 deverão:
a) ser numerados tipograficamente, por modelo, em ordem consecutiva de 000.001 a 999.999, reiniciada a numeração quando atingido este limite;
b) ser impressos tipograficamente, facultada a impressão por sistema eletrônico de processamento de dados e subsérie e, no que se refere à identificação do emitente;
- do endereço do estabelecimento;
- do número de inscrição no CNPJ;
- do número de inscrição estadual.
c) ter o número do documento fiscal impresso por sistema eletrônico de processamento de dados, em ordem numérica seqüencial consecutiva, por estabelecimento, independen-temente da numeração tipográfica do formulário.
d) conter o nome, o endereço e os números de inscrição, estadual e no CNPJ, do impressor do formulário, a data e a quantidade da impressão, os números de ordem do primeiro e do último formulário impressos, o número da Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF), e a critério do Fisco, o número da autorização de uso do sistema eletrônico de processamento de dados;
e) quando inutilizados, antes de se transformarem em documentos fiscais, ser enfeixados em grupos uniformes de até duzentos (200) jogos, em ordem numérica seqüencial, permanecendo em poder do estabelecimento emitente, pelo prazo de cinco (5) anos, contado do encerramento do exercício de apuração em que ocorreu o fato.
À empresa que possua mais de um estabelecimento da mesma unidade da Federação é permitido o uso do formulário com numeração tipográfica única, desde que destinado à emissão de documentos fiscais do mesmo modelo.
O controle de utilização será exercido nos estabeleci-mentos do encomendante e dos usuários do formulário, e o seu uso com numeração tipográfica única poderá ser estendido a estabelecimento não relacionado na correspondente autorização, desde que haja aprovação prévia pela repartição fiscal a que estiver vinculado.
7. AUTORIZAÇÃO PARA CONFECÇÃO DOS FORMULÁRIOS DESTINADOS À EMISSÃO DOS DOCUMENTOS FISCAIS
Os estabelecimentos gráficos somente poderão confec-cionar formulários destinados à emissão de documentos fiscais mediante prévia autorização da repartição competente dos Fiscos das Unidades da Federação a que estiverem vinculados os estabelecimentos usuários, nos termos previstos no Sinief.
Na hipótese mencionada anteriormente, será solicitada autorização única, indicando-se:
a) a quantidade total dos formulários a serem impressos e utilizados em comum;
b) os dados cadastrais dos estabelecimentos usuários;
c) a critério da Unidade da Federação, os números de ordem dos formulários destinados aos estabelecimentos a que se refere o item "b" anterior, devendo ser comunicadas ao Fisco eventuais alterações.
7.1 - Confecções de Formulários Subseqüentes à Primeira Autorização
Relativamente às confecções subseqüentes à primeira autorização, a respectiva autorização somente será concedida mediante a apresentação da 2ª via do formulário da autorização imediatamente anterior.
Fundamentos Legais:
Os já citados no texto.