SISTEMA DE EMISSÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS E
ESCRITURAÇÃO DE LIVROS FISCAIS POR
CONTRIBUINTE USUÁRIO DE EQUIPAMENTO DE PROCESSAMENTO DE DADOS
Sumário
1 - INTRODUÇÃO
Nesta edição, trataremos do Sistema de Emissão de Documentos Fiscais e Escrituração de Livros Fiscais por Contribuinte Usuário de Equipamento de Processamento de Dados, consubstanciado no teor do Anexo 9 e Anexo 5 - Decreto nº 1.790, de 29 de abril de 1997.
2 - SISTEMA ELETRÔNICO DE PROCESSAMENTO DE DADOS
A emissão, por sistema eletrônico de processamento de dados, dos documentos fiscais bem como a escrituração dos livros fiscais e demais formulários, a seguir enumerados, far-se-ão de acordo com as disposições do Anexo 9 - Decreto nº 1.790/97:
a) Registro de Entradas;
b) Registro de Saídas;
c) Registro de Controle da Produção e do Estoque;
d) Registro de Inventário;
e) Registro de Apuração do ICMS;
f) Livro de Movimentação de Combustível;
g) Guia de Informação e Apuração do ICMS.
2.1 - Nota Fiscal de Venda a Consumidor
A emissão de Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2, por sistema eletrônico de processamento de dados, fica condicionada ao uso de equipamento de impressão, homologada pela Comissão Técnica Permanente do ICMS - Cotep/ICMS e que atenda às disposições do Equipamento de Uso Fiscal tratado no Anexo 8 do RICMS/SC.
2.2 - Obrigatoriedades
Fica obrigado às disposições deste anexo o contribuinte que:
a) emitir documento fiscal ou escriturar livro fiscal em equipamento que utilize ou tenha condições de utilizar arquivo magnétivo ou equivalente;
b) utilizar equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF), que tenha condições de gerar arquivo magnético, por si ou quando conectado a outro computador;
c) não possuindo sistema eletrônico de processamento de dados próprio, utilize serviços de terceiros com essa finalidade.
3 - PEDIDO
O uso do sistema eletrônico de processamento de dados para emissão de documentos fiscais e/ou escrituração de livros fiscais, será autorizado pelo Fisco, mediante requerimento em formulário Autorização para Utilização de Processamento de Dados - AUPD, de modelo oficial, preenchido no mínimo em 4 (quatro) vias, contendo as seguintes informações:
a) motivo do preenchimento;
b) identificação e endereço do contribuinte;
c) documentos e livros objeto de requerimento;
d) unidade de processamento de dados;
e) configuração dos equipamentos;
f) identificação e assinatura do declarante.
O pedido de uso será instruído com:
a) os modelos dos documentos e livros fiscais a serem emitidos ou escriturados pelo sistema;
b) a declaração conjunta do contribuinte e do responsável pelos programas aplicativos.
Nota: Atendidos os requisitos exigidos pelo Fisco, este terá 30 (trinta) dias para sua apreciação.
3.1 - Vias e Destinação
a) a original e outra via serão retidas pelo Fisco;
b) uma via será devolvida ao requerente para ser por ele entregue à Divisão de Tecnologia e Informações da Delegacia da Receita Federal a que estiver subordinado;
c) uma via será devolvida ao requerente para servir como comprovante da autorização.
3.2 - Livros Fiscais
O pedido do sistema eletrônico de processamento de dados será dispensado quando se referir unicamente à escrituração de livros fiscais.
3.3 - Operações ou Prestações Realizadas Fora do Estabelecimento
O contribuinte usuário de processamento de dados pode utilizar, independente de nova autorização, equipamentos eletrônicos coletores de dados, inclusive acoplados a impressoras, para emissão de documentos fiscais, mesmo em operações ou prestações realizadas fora do estabelecimento, desde que:
a) no caso de emissão de documentos fiscais, os mesmos estejam devidamente relacionados em sua AUPD;
b) comunique previamente, por escrito, seu uso à Unidade Setorial de Fiscalização a que jurisdicionado o estabelecimento, mencionando, além do seu número da AUPD, as seguintes informações:
1) documentos fiscais que pretende emitir;
2) descrição individualizada dos equipamentos, discriminando marca, modelo, números de série e fornecedor, bem como número e data do documento fiscal relativo à aquisição.
c) manter a guarda dos registros correspondentes à emissão de documentos fiscais.
3.4 - Carência
Ao estabelecimento que requerer autorização para emissão de documento fiscal por sistema eletrônico de processamento de dados, será concedido o prazo de 6 (seis) meses, contados da data da autorização, para adequar-se aos documentos que não forem emitidos pelo sistema.
4 - DOCUMENTAÇÃO TÉCNICA
O contribuinte usuário de sistema eletrônico de processamento de dados deverá fornecer, quando solicitado, documentação minuciosa, completa e atualizada do sistema contendo descrição, gabarito e registro (lay-out) dos arquivos, listagem dos programas e as alterações ocorridas no exercício de apuração compreendido entre 1º de janeiro e 31 de dezembro, inclusive.
5 - FORMULÁRIOS PARA EMISSÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS
Os formulários destinados à emissão dos documentos fiscais deverão:
a) ser numerados tipograficamente, por modelo, em ordem consecutiva de 000.001 a 999.999, reiniciada a numeração, quando atingido este limite;
b) ser impressos tipograficamente, facultada a impressão por sistema eletrônico de processamento de dados da série e subsérie e, no que se refere à identificação do emitente:
1) endereço do estabelecimento;
2) número de inscrição do CNPJ;
3) número de inscrição no CCICMS.
c) ter o número do documento fiscal impresso por sistema eletrônico de processamento de dados em ordem numérica seqüencial consecutiva, por estabelecimentos, independentemente da numeração tipográfica do formulário;
d) conter o nome, o endereço e os números de inscrição estadual no CGC e do credenciamento, do impressor do formulário, a data e a quantidade da impressão, os números de ordem do primeiro e do último formulário impressos e o número da Autorização para Impressão de Documentos Fiscais – AIDF.
Documentos Fiscais Inutilizados
Quando inutilizados, antes de se transformarem em documentos fiscais, serão enfeixados em grupos uniformes de até 200 (duzentos) jogos, em ordem numérica seqüencial, permanecendo em poder do estabelecimento emitente, pelo prazo de 5 (cinco) anos, contado do encerramento do exercício de apuração em que ocorreu o fato.
5.1 - Empresa Com Mais de um Estabelecimento
À empresa que possua mais de um estabelecimento neste Estado, é permitido o uso do formulário com numeração tipográfica única, desde que destinado à emissão de documentos fiscais do mesmo modelo.
A solicitação da AIDF única será formulada, indicando-se:
a) a quantidade total de formulários a serem impressos e utilizados em comum;
b) os dados cadastrais dos estabelecimentos usuários;
c) os números de ordem dos formulários destinados aos estabelecimentos, devendo ser comunicadas ao Fisco eventuais alterações.
O controle de utilização será exercido nos estabelecimentos do usuário do formulário.
O uso de formulário com numeração tipográfica única poderá ser estendido a estabelecimento não relacionado na correspondente AIDF, desde que haja aprovação prévia da repartição fiscal a que jurisdicionado.
5.2 - Confecções Subseqüentes
Relativamente às confecções subseqüentes à primeira, a respectiva autorização somente será concedida mediante a apresentação da 2a via do formulário da AIDF imediatamente anterior.
5.3 - Estabelecimentos Gráficos
Os estabelecimentos gráficos somente poderão confeccionar formulários destinados à emissão de documentos fiscais, mediante prévia autorização da Gerência Regional da Fazenda Estadual a que jurisdicionado o contribuinte.
6 - DOCUMENTOS FISCAIS
6.1 - Nota Fiscal
A Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, será emitida, no mínimo, em quatro vias, que terão a seguinte destinação:
a) a 1a via acompanhará as mercadorias e será entregue, pelo transportador, ao destinatário;
b) a 2a via ficará presa ao bloco, para fins de controle do Fisco da unidade da Federação do emitente;
c) a 3a via:
1) nas operações internas, acompanhará as mercadorias e será retida pelo Fisco;
2) nas operações interestaduais, acompanhará as mercadorias para fins de controle do Fisco na unidade federada de destino;
3) nas saídas para o Exterior em que o embarque se processe em outra unidade da Federação, acompanhará as mercadorias para ser entregue ao Fisco estadual do local de embarque;
d) a 4a via acompanhará as mercadorias e será retida pelo Fisco quando for o caso.
6.1.1 - Itens de Mercadoria Por Nota Fiscal
Quando a quantidade de itens de mercadoria não puder ser discriminada em um único formulário, poderá o contribuinte utilizar mais de um formulário para uma mesma Nota Fiscal, observado o seguinte:
a) fica limitada a 98 a quantidade de itens de mercadorias por Nota Fiscal emitida;
b) em cada formulário, exceto o último, deverá constar no campo Informações Complementares do quadro Dados Adicionais, a expressão "Folha XX/NNO - Contínua", sendo NN o número total de folhas utilizadas e XX o número que representa seqüência da folha do conjunto total utilizado;
c) quando não se conhecer breviamente a quantidade de formulários a serem utilizados, omitir-se-á, salvo o disposto no item seguinte, o número total de folhas utilizadas "NN";
d) os campos referentes aos quadros Cálculo do Imposto e Transportador/Volumes Transportados só serão preenchidos no último formulário, que também deverá conter, no campo Informações Complementares, a expressão "Folha XX/NN";
e) nos formulários que antecedem o último, os campos referentes ao quadro Cálculo do Imposto deverão ser preenchidos com asteriscos.
7 - ARQUIVO MAGNÉTICO
7.1 - Operações
O contribuinte, inclusive quando estabelecido em outra unidade da Federação, encaminhará à Diretoria de Administração Tributária - Diat até o dia 15 (quinze) do primeiro mês de cada trimestre civil, arquivo magnético com registro fiscal, das operações efetuadas no trimestre anterior.
7.2 - Conhecimentos de Transporte Rodoviário, Transporte Aquaviário e Aéreo
Na emissão por sistema eletrônico de processamento de dados de Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas e Conhecimento Aéreo em substituição à via adicional para controle do Fisco de destino, o contribuinte, inclusive quando estabelecido em outra unidade da Federação, encaminhará à Diat, até o dia 15 (quinze) do primeiro mês de cada trimestre civil, arquivo magnético com registro fiscal das prestações efetuadas no trimestre anterior.
7.3 - Livros Fiscais
O contribuinte estabelecido neste Estado que utilize sistema eletrônico de processamento de dados exclusivamente para escrituração dos livros fiscais deverá apresentar, até 15 de julho de 1999, ao Fisco deste Estado, as informações em meio magnético relativas às operações realizadas a partir de 1º de janeiro de 1999.
7.4 - Substituição Tributária
Quando se tratar de contribuinte estabelecido em outra unidade da Federação que realizar operações sujeitas ao regime de substituição tributária, o arquivo magnético previsto no Anexo 3, art. 37, substitui o previsto neste tópico.
7.5 - Devolução de Mercadoria
Sempre que numa operação indicada em arquivo magnético ocorrer posterior retorno de mercadoria por não ter sido entregue ao destinatário, far-se-á geração de novo arquivo esclarecedor do fato, que será remetido juntamente com o relativo ao trimestre em que se verificar o retorno.
7.6 - Não se Aplica
Não deverão constar do arquivo magnético os conhecimentos emitidos em função de redespacho ou subcontratação.
Nota: A obrigatoriedade da entrega do arquivo magnético previsto neste tópico aplica-se aos contribuintes catarinenses em relação às prestações com destino a outras unidades da Federação, conforme dispuser sua legislação.
8 - GUARDA DO ARQUIVO MAGNÉTICO
O estabelecimento que emitir por sistema eletrônico de processamento de dados pelo menos um dos documentos fiscais tratados no tópico 2 desse trabalho, estará obrigado a manter, pelo prazo decadencial, arquivo magnético com registro fiscal dos documentos emitidos por qualquer meio, referente à totalidade das operações de entradas e de saídas e das aquisições e prestações realizadas no período de apuração:
a) por totais de documentos fiscais e por itens de mercadorias de acordo com a classificação fiscal, quando se tratar de Nota Fiscal: modelo 1 ou 1-A;
b) por totais de documentos fiscal, quando se tratar de:
1) Nota Fiscal de Serviços de Transporte, modelo 7, quando emitida por prestador de serviço de transporte ferroviário de cargas;
2) Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
3) Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
4) Conhecimento Aéreo, modelo 10;
5) Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica, modelo 6, nas entradas;
6) Nota Fiscal de Serviços de Telecomunicações, modelo 22, nas aquisições.
c) por total diário, por equipamento, quando se tratar de equipamento Emissor de Cupom Fiscal - ECF, nas saídas;
d) por total diário, por espécie de documento fiscal, nos demais casos.
Nota: O registro fiscal por item de mercadoria fica dispensado quando o estabelecimento utilizar sistema de processamento de dados somente para escrituração de livro fiscal.
8.1 - Imposto Sobre Produtos Industrializados
O contribuinte do Imposto sobre Produtos Industrializados deverá manter arquivadas em meio magnético as informações a nível de item de acordo com a classificação fiscal, conforme dispuser a legislação específica.
9 - ALTERAÇÃO OU DESISTÊNCIA DE USO
A alteração do uso ou desistência de uso do sistema eletrônico de processamento de dados para emissão de documentos fiscais e/ou escrituração de livros fiscais, será autorizado pelo Fisco, mediante requerimento em formulário Autorização para Utilização de Processamento de Dados - AUPD, de modelo oficial, preenchido no mínimo em 4 (quatro) vias.
A alteração de uso será instruída com:
a) os modelos dos documentos e livros fiscais a serem emitidos ou escriturados pelo sistema;
b) a declaração conjunta do contribuinte e do responsável pelos programas aplicativos.
9.1 - Vias e Destinação
a) a original e outra via serão retidas pelo Fisco;
b) uma via será devolvida ao requerente para ser por ele entregue à Divisão de Tecnologia e Informações da Delegacia da Receita Federal a que estiver subordinado;
c) uma via será devolvida ao requerente para servir como comprovante da autorização.
9.2 - Apresentação ao Fisco
A solicitação de alteração do uso e a comunicação de desistência do uso do sistema eletrônico de processamento de dados serão apresentadas ao Fisco com antecedência mínima de 30 (trinta) dias.
Nota: Atendidos os requisitos exigidos pelo Fisco, este terá 30 (trinta) dias para sua apreciação.