LIVROS E
DOCUMENTOS FISCAIS
Manutenção e Prazo Para Conservação
Sumário
1. MANUTENÇÃO
Os documentos impressos e livros fiscais não poderão ser retirados do estabelecimento sem prévia autorização do Fisco, salvo:
a) nos casos expressamente previstos na legislação;
b) para serem levados à repartição fiscal;
c) se permanecerem sob guarda de escritório de profissional contabilista que, para esse fim, estiver expressamente indicado no formulário de inscrição cadastral, hipótese em que a exibição, quando exigida, será efetuada em local determinado pelo Fisco.
Na hipótese da letra "c":
1 - o contribuinte comunicará, por meio do formulário de inscrição cadastral, qualquer alteração relacionada com a guarda e conservação dos livros;
2 - o chefe da repartição fiscal, na salvaguarda dos interesses do Fisco, poderá, mediante despacho fundamentado, limitar, no todo ou em parte, em relação a determinado contribuinte, o exercício da faculdade de que trata o inciso.
Presumir-se-á retirado do estabelecimento o livro, documento ou impresso não exibido ao Fisco quando exigido.
2. CONSERVAÇÃO
Os livros impressos e documentos fiscais serão conservados, no mínimo, pelo prazo de 5 (cinco) anos, contados da data de seu encerramento, e quando relativos a operações ou prestações objeto de processo pendente, até a sua decisão definitiva, ainda que esta seja proferida após aquele prazo.
3. DISSOLUÇÃO DE SOCIEDADE
No caso de dissolução de sociedade, observado o prazo de 5 (cinco) anos de que trata o item anterior, serão atendidas quanto aos livros e documentos relacionados com o imposto, as normas que regulam, nas leis comerciais, a sua guarda e conservação.
4. FUSÃO, INCORPORAÇÃO, ETC.
Na hipótese de fusão, incorporação, transformação, cisão ou aquisição, o novo titular do estabelecimento deverá providenciar junto à repartição fiscal competente, no prazo de 30 (trinta) dias da data da ocorrência, a transferência, para seu nome, dos livros fiscais em uso, assumindo a responsabilidade por sua guarda, conservação e exibição ao Fisco.
O novo titular assumirá, também, a responsabilidade pela guarda, conservação e exibição ao Fisco dos livros, documentos e impressos fiscais já encerrados ou inutilizados e pertencentes ao estabelecimento.
A autoridade fiscal poderá permitir a adoção de novos livros em substituição aos anteriormente em uso.
Fundamentação Legal:
Artigos 192, 193, 220, 221 e 223 do RICMS/SP.