FGTS DIGITAL
Sumário
1. Introdução;
2. Breve Histórico;
2.1. Cronograma De Implantação;
2.2. Produção Limitada;
3. Situações Especiais;
3.1. Empregador Doméstico;
3.2. Microempreendedor Individual E Segurado Especial;
3.3. Alteração Da Data De Vencimento Para O Dia 20 Do Mês;
3.4. Recolhimentos De FGTS Anterior Ao FGTS Digital;
4. Acesso;
4.1. Formas De Acesso;
4.2. Perfis De Acesso;
4.2.1. Procuração;
5. Recolhimento Individualizado;
5.1. Arrecadação Via Pix;
6. Base De Cálculo;
7. Esocial;
7.1. Parametrização Das Rubricas;
7.2. Retificação Dos Eventos;
7.3. Encerramento Da Folha De Pagamento;
7.4. Desligamento Do Empregado;
8. Guias Para Recolhimento;
8.1. Guia Rápida;
8.2. Guia Parametrizada;
9. Consultas Pelo Empregador;
10. Parcelamento De Débitos;
11. Restituição E Compensação;
12. Certidão De Regularidade;
13. Modelo De Guia.
1. INTRODUÇÃO
Desde que houve a implantação da DCTF Web, que substituiu a SEFIP para fins dos recolhimentos previdenciários, tem se falado da substituição para o FGTS.
Tanto é assim que, desde 2019, vem sendo prevista a mudança do sistema para emissão das guias do FGTS, que deixará de ser feita pela GFIP e será realizada pelo FGTS Digital.
O objetivo do novo sistema é otimizar o tempo dos empregadores no cumprimento das obrigações acessórias, já que a guia para recolhimento do FGTS será emitida com base nas informações prestadas no eSocial.
2. BREVE HISTÓRICO
A substituição da SEFIP por outro sistema de recolhimento do FGTS foi prevista, pela primeira vez, na Circular CEF nº 843/2019, a qual determinava que os empregadores poderiam utilizar a GRF até a competência julho/2019.
No entanto, no mês de maio de 2019 foi publicada a Circular CEF n° 858/2019, que revogou a anterior, prorrogando a entrada em vigor do novo sistema para o mês de outubro de 2019.
Ocorre que em 24/07/2019 foi publicada a Circular CEF n° 865/2019 informando que o processo de substituição de GFIP/SEFIP seria paralisado, de modo que as empresas deveriam continuar a utilizar a GRF e a GRRF por prazo indeterminado.
Assim, a implantação do FGTS Digital ficou suspensa, voltando a ser divulgada em 2022.
A página oficial para obter informações está disponível em:
https://www.gov.br/trabalho-e-emprego/pt-br/servicos/empregador/fgtsdigital
2.1. Cronograma de implantação
O Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) divulgou o cronograma de implementação do FGTS Digital conforme notícia veiculada no Portal Gov.br:
Na página oficial do Governo Federal, que trata do FGTS Digital, consta a seguinte agenda referente à implantação do novo sistema:
2.2. Produção limitada
A fim de facilitar a transição entre os sistemas antigos (SEFIP/GRRF/Conectividade Social), foi disponibilizado um período chamado de “produção limitada”, em que os empregadores poderão se adaptar ao FGTS Digital.
O período de produção limitada iniciou em 19/08/2023 e vai até dia 13/01/2024 e durante o mesmo as empresas poderão fazer testes, inclusive com a emissão de guias simuladas.
As referidas guias, por sua vez, não terão validade, ou seja, servirão apenas para a empresa poder fazer a conferência entre o seu sistema de folha e o eSocial e o FGTS Digital.
Caso sejam encontradas divergências nos valores devidos de FGTS entre o sistema de gestão de folha e o FGTS Digital, deverão ser verificadas todas as rubricas declaradas no eSocial, sejam elas de vencimento, desconto ou informativas.
Para correção das incidências em cada rubrica, deverão ser reenviados os eventos de remuneração para cada trabalhador, para que os totalizadores do FGTS sejam processados novamente.
3. SITUAÇÕES ESPECIAIS
Com a implementação do FGTS Digital o recolhimento do FGTS será modificado.
No entanto, os empregadores domésticos, o MEI e valores devidos antes da implantação do novo sistema permanecerão sendo realizados pelo modo “antigo”.
Outra mudança será em relação à data de vencimento da guia de recolhimento do FGTS mensal.
Portanto, devem ser observadas as regras especiais, conforme cada caso.
3.1. Empregador doméstico
O FGTS dos empregados domésticos é recolhido pelos empregadores através do DAE, ou seja, através da guia única emitida pelo eSocial.
Assim, para os empregadores domésticos não haverá alteração, mesmo com a implantação do FGTS Digital.
O DAE permanecerá sendo emitido pelo eSocial, para fins de recolhimento de INSS e FGTS.
Neste sentido, consta no “Perguntas Frequentes” do FGTS Digital:
3.2. Microempreendedor Individual e Segurado Especial
O MEI e o Segurado Especial que têm empregado fazem o recolhimento previdenciário e de FGTS mensal através do DAE emitido pelo eSocial.
Da mesma forma que ocorre com os empregadores domésticos, não haverá alteração na forma de recolhimento.
Já em relação ao FGTS rescisório, deverão utilizar o FGTS Digital, enquanto os empregadores domésticos permanecerão gerando o DAE rescisório pelo eSocial.
A esse respeito, consta no “Perguntas Frequentes” do FGTS Digital:
No entanto, a referida pergunta foi feita antes da mudança do cronograma de implantação; deste modo, onde se lê dia 01/01/2024, deve ser considerado 01/03/2024, data em que o FGTS Digital passará a ser obrigatório.
3.3. Alteração da data de vencimento para o dia 20 do mês
Outra alteração trazida com a implantação do FGTS Digital é o prazo de vencimento do FGTS, que passará a ser no dia 20 do mês subsequente, conforme a Lei n° 14.438/2022.
Assim, a partir da competência março/2024, o vencimento do FGTS deixa de ser no dia 07 e passa a ser no dia 20 do mês seguinte, devendo ser antecipado caso não seja dia útil.
3.4. Recolhimentos de FGTS anteriores ao FGTS Digital
Mesmo com a implantação do FGTS Digital a partir de março/2024, para as competências anteriores, ainda será utilizada a SEFIP, com vencimento no dia 07 do mês seguinte.
Assim, seguem exemplos dos próximos recolhimentos:
4. ACESSO
O acesso ao portal do FGTS Digital poderá ser feito de duas formas: através de uma “conta gov.br” ou por certificado digital.
Toda as orientações podem ser obtidas no Manual do FGTS Digital (versão 1.0, agosto/2023).
O referido Manual está disponível no link: https://www.gov.br/trabalho-e-emprego/pt-br/servicos/empregador/fgtsdigital/manual-e-documentacao-tecnica/manual-do-orientacao-do-fgts-digital-versao-1-0-18-08-2023.pdf
4.1. Formas de acesso
O acesso será feito na plataforma própria da Secretaria de Inspeção de Trabalho, com login do Gov.br no endereço https://www.gov.br/fgtsdigital:
Para acessar o ambiente do FGTS Digital, o empregador precisa, primeiramente, realizar o cadastro de uma conta no portal “gov.br” caso ainda não tenha.
Esta conta pode ser criada com uma senha específica definida no próprio portal gov.br ou por meio de um certificado digital.
Desta forma, poderá acessar a “conta gov.br” com CPF e senha ou optar pelo uso de certificado digital para autenticação.
O acesso ao FGTS Digital com usuário e senha cadastrados na “conta gov.br” será permitido apenas se possuir selo de confiabilidade com nível prata ou ouro.
Este acesso estará disponível para pessoas físicas que são empregadores ou responsáveis legais pela empresa.
O procurador pessoa física ou pessoa jurídica deverá utilizar, necessariamente, certificado digital.
Assim, dentro do portal estarão disponíveis as duas formas de acesso, que deverão ser utilizadas conforme cada caso.
Poderão ser utilizados os seguintes certificados:
- Certificado A1: assinatura fica armazenada no próprio computador do usuário;
- Certificado A3: são armazenados em mídias portáteis, como tokens USB ou cartões com chip;
- Certificado em Nuvem: dispensa o uso de dispositivos físicos, pois fica armazenado diretamente no servidor de algum prestador deste serviço, com acesso via internet.
4.2. Perfis de acesso
O acesso ao FGTS Digital poderá ser realizado por meio de quatro tipos de perfis, conforme o Manual de Orientação do FGTS Digital (versão 1.0
(18.08.2023):
Assim, no momento do acesso, deverá ser indicado o tipo de perfil, inserindo o CNPJ/CPF da empresa (ou equiparado) que se deseja consultar/editar os dados, conforme abaixo:
4.2.1. Procuração
O empregador poderá outorgar poderes por meio de procuração tanto a pessoas físicas quanto a pessoas jurídicas, desde que efetivamente autorizados, nos termos do Manual de Orientação do FGTS Digital (versão 1.0, agosto/2023, páginas 50 a 87).
Os responsáveis pelas empresas poderão ter diversas procurações vinculadas ao seu certificado digital.
Desta forma, ao acessar o portal pelo certificado digital, devem selecionar a opção “Trocar de Perfil” e informar o CNPJ ou CPF que desejam consultar ou enviar informações.
Apesar de poder ser acessado através do ambiente FGTS Digital, o módulo “Procurações” é, na verdade, um sistema autônomo a ele integrado denominado Sistema De Procuração Eletrônica - SPE, por meio do qual o empregador (CNPJ/CPF) poderá outorgar procurações, tanto para pessoas físicas quanto jurídicas que, por seu turno, podem substabelecer os poderes que lhe foram concedidos, desde que autorizados pelo outorgante.
Através do sistema é possível gerenciar as procurações cedidas e recebidas, pelas funcionalidades como aditar, revogar, alterar, escolher que serviços serão delegados, dentre outras.
Ao acessar o módulo “Procurações” através da tela principal do ambiente FGTS Digital ou diretamente pelo endereço https://spe.sistema.gov.br/, o empregador será direcionado ao SPE, que será aberto em outra aba do navegador de internet.
Para criar procuração, o titular do direito deverá acessar a tela inicial do sistema e clicar no botão “Nova Procuração”, conforme a imagem a seguir:
Em seguida, caberá ao usuário percorrer cinco etapas que serão apresentadas pelo sistema: “Outorgante” → “Outorgado” → “Serviços” → “Vigência” → “Gerar Procuração”:
Depois da assinatura, o sistema relacionará na tela inicial a relação de procurações com situação ativa.
5. RECOLHIMENTO INDIVIDUALIZADO
Um dos principais objetivos do FGTS Digital é a simplificação do envio das informações e dos recolhimentos pela empresa.
A nova plataforma utilizará os dados enviados pelo eSocial, de modo que os débitos serão individualizados desde a sua origem, ou seja, desde o fechamento da folha de pagamento.
Deste modo, o recolhimento será individualizado, ou seja, já será realizado vinculado ao empregado.
Além disso, há possibilidade de recolhimento de várias competências e vários tipos de débitos em um único documento, reduzindo custos operacionais e tempo gasto nessas atividades.
5.1. Arrecadação via Pix
Outra mudança significativa que será trazida com a implantação do FGTS Digital é o recolhimento da guia através de Pix.
Esse tipo de pagamento vem se tornando cada vez mais popular entre os brasileiros, já que assim que o Pix é feito, o débito é baixado automaticamente.
Com o Pix, será possível realizar pagamento por meio da leitura de QR Code ou informar código gerado a partir deste (Pix Copia e Cola), bastando ao empregador acessar o aplicativo ou internet banking de sua instituição financeira.
Como o QR Code contém dados essenciais, não existentes nos códigos de barras atuais, proporcionará, também, precisa apropriação da arrecadação.
Além disso, o sistema impedirá o recolhimento indevido de guias vencidas (sem os devidos acréscimos) ou em duplicidade.
Conforme o Manual (página 37), a guia terá o seguinte formato:
6. BASE DE CÁLCULO
O FGTS Digital utilizará as remunerações enviadas pelo empregador ao eSocial, através do evento S-1200, com base na alíquota devida, isto é, 8% no caso de empregado (artigo 15 da Lei n° 8.036/1990) e 2% no caso de aprendiz (artigo 15, § 7° da Lei n° 8.036/1990).
7. ESOCIAL
O FGTs Digital será alimentado com as informações prestadas através do eSocial.
Portanto, é de suma importância que o empregador revise toda a base de dado, especialmente no que se refere à incidência de FGTS nas rubricas de pagamento.
Caso determinada rubrica esteja sujeita ao recolhimento do FGTS, mas não tiver sido informada corretamente, o valor a ser pago ficará errado.
7.1. Parametrização das rubricas
Conforme o Manual de Orientação do eSocial (versão S-1.1, novembro/2023), para o envio das informações do evento S-1010, a empresa deverá indicar corretamente as incidências de FGTS, INSS e do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) para cada rubrica cadastrada.
Essas informações são utilizadas pelo eSocial para o cálculo dos tributos/depósitos de FGTS devidos.
Portanto, no evento S-1010, responsável pela criação das rubricas, deverá ser observado o código correto, conforme os Leiautes do eSocial (versão S-1.1):
Para o correto preenchimento dos códigos de incidência, a empresa deverá analisar os códigos da Tabela 23 – Relacionamento entre Tipo de Valor do FGTS, Categoria, Origem, Código de Incidência do FGTS e Condição, aprovados pelos Leiautes do eSocial (versão S-1.1 – Anexo I – Tabelas).
7.2. Retificação dos eventos
Caso haja algum erro de informação na remuneração de um empregado, a empresa deverá reabrir as folhas do eSocial, fazer a retificação e fechar novamente, para que essas informações sejam recepcionadas pelo FGTS Digital.
Portanto, não é possível fazer a correção dentro da plataforma do FGTS Digital, ou seja, as informações devem ser retificadas no eSocial.
7.3. Encerramento da folha de pagamento
A remuneração dos empregados é informada no evento S-1200 (Remuneração do Trabalhador) e após a informação deste, o eSocial retorna de forma automática o evento S-5003 (Informações do FGTS por Trabalhador), no qual consta a base de cálculo e o valor do depósito do FGTS.
Com as remunerações de todos os empregados informadas no S-1200, o empregador deve proceder com o fechamento da folha de pagamento por meio do evento S-1299 e depois de recebido este, o eSocial retornará com o evento S-5013 (Informações do FGTS Consolidadas por Contribuinte), que alimentará os dados no portal do FGTS Digital.
Para apuração do FGTS devido, o FGTS Digital utilizará basicamente os eventos cadastrais e contratuais e os totalizadores de FGTS (eventos S-5003 e S-5013) gerados pelo eSocial.
As informações de base de cálculo e valores de depósito serão consolidadas por estabelecimento e por lotação tributária.
Desta forma, a cada remuneração transmitida de um trabalhador, o eSocial encaminhará as informações para o FGTS Digital, cabendo ao empregador apenas conferir se as informações foram enviadas corretamente pelo sistema.
7.4. Desligamento do empregado
Quando ocorre o desligamento do empregado, a empresa deve transmitir o evento S-2299 e o eSocial retorna de forma automática o evento S-5003 com a totalização do FGTS a recolher para o trabalhador.
Com isso, no portal do FGTS Digital já constarão os dados para a emissão da guia rescisória.
Para o recolhimento da multa rescisória do FGTS (40% ou 20% em caso de rescisão por acordo), o empregador poderá utilizar uma das opções disponíveis no menu “Remunerações para Fins Rescisórios” no portal do FGTS Digital, conforme pergunta 04.02 do “Perguntas Frequentes”:
As informações podem ser obtidas na página oficial do FGTS Digital, disponível em: https://www.gov.br/trabalho-e-emprego/pt-br/servicos/empregador/fgtsdigital/perguntas-frequentes#Rescisorio
Ainda, depois de enviado o desligamento do empregado ao eSocial (evento S-2299), o FGTS Digital exibirá um status do cálculo da indenização compensatória, conforme a pergunta 04.03:
8. GUIAS PARA RECOLHIMENTO
O empregador deverá acessar o portal do FGTS Digital para gerar a guia de recolhimento por meio do menu “Gestão de Guias”.
Serão disponibilizadas pelo sistema duas formas de guia, a rápida e a parametrizada.
8.1. Guia rápida
Na opção “Emissão De Guia Rápida”, todos os débitos serão agrupados em uma única competência, ou seja, haverá a unificação do débito mensal, com os débitos rescisórios, inclusive a multa rescisória, se vencendo no mesmo dia.
Quando os débitos mensais e rescisórios tiverem datas de pagamento distintas, o sistema irá gerar duas guias para pagamento:
Nessa funcionalidade, os débitos disponíveis para a emissão estarão centralizados pelo CNPJ raiz ou CPF do empregador, bem como todos os débitos contidos nos diversos estabelecimentos, como as CNO’s e os CAEPF’s, sendo este centralizado a um CPF.
8.2. Guia parametrizada
A guia parametrizada vai permitir que o empregador edite a sua guia de recolhimento do FGTS de modo segmentado. Assim, o usuário selecionará os valores de FGTS que deseja pagar, utilizando os filtros disponíveis:
- competência (mês) de apuração;
- data de vencimento original do débito;
- código de lotação tributária;
- estabelecimento da remuneração;
- tomador de serviços (CNPJ/CPF/CNO);
- local de trabalho informado no evento de admissão do trabalhador;
- CPF do trabalhador;
- matrícula do trabalhador;
- categoria do trabalhador; e
- tipo de débito (mensal, rescisório, a vencer, vencido, sem guia emitida).
A tela será disponibilizada da seguinte forma:
Por padrão, ao acessar a funcionalidade “Emissão de Guia Parametrizada”, o usuário se deparará, inicialmente, com os filtros Competência de Apuração, Tipo de Débito, Vencimento e Guias, marcados.
O filtro Competência de Apuração virá preenchido com a última competência para a qual foi informada remuneração no eSocial, cujos valores devidos de FGTS ainda não foram totalmente recolhidos.
Para a exibição dos demais filtros, o usuário deverá clicar em Expandir Pesquisa.
As orientações para preenchimento da guia parametrizada constam nas páginas 109 a 135 do Manual do FGTS Digital.
9. CONSULTAS PELO EMPREGADOR
O empregador pode consultar todos os trabalhadores (ativos, desligados e afastados) na opção “Consultas do Empregador” > “Consulta de FGTS por Vínculos”.
Nessa opção será possível retirar um extrato com todo o histórico de FGTS pago e devido do empregado, inclusive com detalhamento de eventuais retificações na base de cálculo.
Além dessa, há outras opções de consultas pelo empregador, como a "Consulta FGTS Consolidado do Empregador", que exibe relatórios por competência, com detalhamento do valor arrecadado e valor em aberto no mês e a "Consulta Pendências do Empregador", que exibirá os valores que já foram declarados no eSocial, mas que ainda não foram pagos pelo empregador no FGTS Digital.
10. PARCELAMENTO DE DÉBITOS
Para que o empregador solicite o parcelamento, basta que as remunerações tenham sido transmitidas para o eSocial.
No entanto, inicialmente só será possível parcelar valores que já foram apurados através da nova plataforma do FGTS Digital, ou seja, somente valores atrasados a partir da competência março/2024.
Para parcelamento de débitos anteriores, até fevereiro/2024, permanecerá sendo utilizado o Conectividade Social.
Caso o empregador necessite retificar alguns débitos do parcelamento, não há necessidade de realizar um aditivo contratual, uma vez que, para cada informação alterada no eSocial, será realizado automaticamente o recálculo do parcelamento, respeitando os requisitos iniciais, como o valor mínimo da parcela e a quantidade máxima de parcelas contratadas.
11. RESTITUIÇÃO E COMPENSAÇÃO
Com a implantação do FGTS Digital será possível realizar a restituição e a compensação de valores do FGTS pagos indevidamente ou a maior por meio da nova guia de recolhimento.
O procedimento de restituição ou compensação será feito pelo portal do FGTS Digital, sem necessidade de formulários ou de comparecimento presencial nas agências da Caixa.
Depois da retificação da informação enviada ao eSocial, a alteração será transmitida de forma automática ao portal do FGTS Digital, o qual possibilitará ao empregador registrar uma “Solicitação de Bloqueio” para que seja realizada a análise do estorno do valor na conta vinculada do trabalhador.
Essa solicitação com o pedido do estorno do valor será analisada pela Caixa Econômica Federal, que retornará com a confirmação ou não da devolução desses valores.
Caso o pedido seja deferido, esses valores poderão ser utilizados pelo empregador para compensar sua guia com outros débitos de FGTS ou serão restituídos em sua conta bancária indicada para esse fim.
Em relação a restituição de competências anteriores à implantação do FGTS Digital, permanecerá sendo utilizado o formulário RDF junto à Caixa Econômica.
12. CERTIDÃO DE REGULARIDADE
A Certidão de Regularidade é emitida sempre que o empregador não tiver nenhum débito de FGTS.
Para verificar se há alguma pendência que impeça a emissão da certidão, o empregador deverá selecionar, no menu do portal do FGTS Digital, a opção “Consultas do Empregador”, e, posteriormente, clicar em “Consultar Pendências do Empregador”.
Nessa opção será possível verificar todos os débitos existentes a partir do início da obrigatoriedade do FGTS Digital, ou seja, os débitos vencidos a partir de março/2024.
Outra possibilidade de verificação de débitos será acessar o módulo “Gestão de Guias”, selecionar a opção “Guia Parametrizada” e deixar todos os filtros em branco, exceto “Tipo de débito” e “Vencimento”.
Com isso, aparecerão todos os débitos do empregador, podendo, inclusive, gerar uma guia única para o seu recolhimento.
Em caso de grupo econômico, serão consideradas as pendências de todas as empresas deste, ou seja, se uma empresa do grupo estiver com débitos, não será emitido o CRF das demais.
Quanto aos débitos anteriores ao início da utilização do FGTS Digital deve ser utilizado o Conectividade Social.
13. MODELO DE GUIA
O modelo da guia de recolhimento do FGTS, que será emitida pelo FGTS Digital a partir de março/2024 é o seguinte:
Como já informado, as guias emitidas durante o período de “produção limitada” são apenas simuladas, não devendo ser pagas, já que não terão validade.
Portanto, somente deve ser utilizada a guia acima para pagamento a partir da competência março/2024.
Fundamentos Legais: Os citados no texto, conforme legislação vigente à época da publicação.
Dezembro/2023