LIVROS FISCAIS
Abertura, Encerramento e Extravio
Sumário
1. Introdução;
2. Obrigatoriedade;
3. Abertura dos Livros;
3.1 Procedimentos;
3.2 Vedação;
4. Encerramento;
5. Perda, extravio, furto roubo ou destruição de documentos fiscais;
6. Inutilização dos documentos fiscais;
7. penalidades.
1. INTRODUÇÃO
Veremos nesta matéria, os procedimentos para abertura e encerramento dos livros fiscais, bem como o registro da inutilização ou perda, extravio, furto, roubo ou destruição de livros, documentos e ou impressos fiscais no Sistema Eletrônico de Autorização para Impressão de Documentos Fiscais - Sistema AIDF-e, no âmbito da Secretaria de Fazenda do Estado de Mato Grosso.
Os procedimentos para registro dos livros fiscais, bem como outros registros, estão previstos na Portaria 304/2012
2. OBRIGATORIEDADE
Os contribuintes mato-grossenses ficam obrigados ao registro dos livros fiscais escriturados, quando exigido pela legislação específica, bem como ao registro da inutilização ou perda, extravio, furto, roubo ou destruição de livros, documentos e ou impressos fiscais no Sistema Eletrônico de Autorização para Impressão de Documentos Fiscais - Sistema AIDF-e, implantado no âmbito da Secretaria de Estado de Fazenda de Mato Grosso - SEFAZ/MT, de acordo com artigo 1º da Portaria 304/2012.
3. ABERTURA DOS LIVROS
De acordo com artigo 2ª da Portaria 304/2012, registro de abertura do livro fiscal deverá ser efetuado por intermédio de solicitação do Contabilista credenciado junto à SEFAZ/MT como responsável pela escrita fiscal do contribuinte, no Sistema Eletrônico de Autorização para Impressão de Documentos Fiscais - Sistema AIDF-e, disponibilizado no Portal da SEFAZ-MT, no menu “Contabilista”, “Manter Livros Fiscais”).
3.1. Procedimentos
A solicitação será processada por meio eletrônico, no Sistema AIDF-e, no menu Manter Livros Fiscais - Solicitar Livros Fiscais.
Para o processamento da solicitação, deverão ser inseridas no Sistema AIDF-e as seguintes informações:
Número da inscrição estadual do contribuinte ao qual se destinam os livros fiscais a serem autorizados;
Tipo de livros fiscais.
O livro fiscal terá numeração sequencial crescente e será gerada automaticamente pelo Sistema AIDF-e, iniciando-se pelo número imediatamente subsequente ao da última solicitação.
O registro de abertura de livros fiscais no Sistema AIDF-e de inscrições estaduais recém-constituídas ficam sujeitas à homologação pela Agência Fazendária do domicílio fiscal do contribuinte.
3.2. Vedação
Não será registrada a abertura de livros fiscais no sistema AIDF-e para o contribuinte que tenha declarado a perda, extravio, furto, roubo ou destruição de livros, documentos e ou impressos fiscais.
Fica também impedido o registro da abertura de livros fiscais no sistema AIDF-e quando a inscrição estadual do contribuinte mato-grossense, ao qual se destinam os livros fiscais a serem escriturados, estiver baixada, cassada ou suspensa no CCE/MT, bem como pela falta do registro do livro fiscal em uso contendo os últimos registros do ano.
No caso da perda, extravio, furto, roubo ou destruição de livros, documentos e ou impressos fiscais, deverá ser observado os procedimentos os quais serão tratados adiante.
4. ENCERRAMENTO
O encerramento de livros fiscais deverá ser registrado no Sistema AIDF-e, no menu Manter Livros Fiscais - Encerrar Livros Fiscais.
Para o processamento do registro, deverão ser inseridas no Sistema AIDF-e as seguintes informações:
Número da inscrição estadual do contribuinte a qual se refere os livros fiscais a serem encerrados;
Tipo de livros fiscais;
Data do encerramento.
O visto do servidor da Agencia Fazendária fica substituído pela emissão automática de código de controle pelo Sistema AIDF-e.
O código de controle gerado pelo sistema deverá ser impresso e anexado ao termo de abertura e encerramento do livro fiscal lavrado e assinado pelo contribuinte.
Os livros fiscais escriturados por sistema eletrônico de processamento de dados deverão ser impressos e encadernados, com número máximo de 500 (quinhentas) folhas, tendo as folhas costuradas, de forma a impedir a sua substituição, nos termos do disposto no artigo 22 da Portaria nº 80/99.
Os procedimentos para encerramento dos livros fiscais correspondem à autenticação dos livros fiscais.
5. PERDA, EXTRAVIO, FURTO, ROUBO OU DESTRUIÇÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS
Nos casos de perda, extravio, furto, roubo ou destruição de livros, documentos e ou impressos fiscais, no que couber em cada caso, contribuinte deverá, de acordo com artigo 8 da Portaria 304/2012
Registrar a ocorrência na Delegacia de Polícia, informando a relação dos livros, documentos ou impressos fiscais objeto de perda, extravio, furto, roubo ou destruição, com indicação do tipo, modelo, série, subsérie e numeração, bem como, quando for o caso, da AIDF que deu origem à impressão dos documentos e ou impressos fiscais, da especificação quanto a estarem ou não preenchidos e do período registrado em cada livro fiscal perdido, extraviado, furtado, roubado ou destruído;
Divulgar a ocorrência, mediante publicação de anúncio em 3 edições do Diário Oficial do Estado e em jornal de ampla circulação no território mato-grossense, informando a relação dos livros, documentos ou impressos fiscais objeto de perda, extravio, furto, roubo ou destruição, com indicação do tipo, modelo, série, subsérie e numeração, bem como, quando for o caso, da AIDF que deu origem à impressão dos documentos fiscais, da especificação quanto a estarem ou não preenchidos e do período registrado em cada livro fiscal perdido, extraviado, furtado, roubado ou destruído;
Registrar a ocorrência no Sistema AIDF-e - Comunicar Extravio de Livros Fiscais, informando o número da inscrição estadual e do livro, documentos ou impressos fiscais, no prazo de 10 dias, contados da data da terceira publicação no Diário Oficial do Estado e não posterior a 30 dias da data da ocorrência do evento;
Enviar para agência fazendária do domicílio tributário do estabelecimento por meio do Sistema Integrado de Protocolização e Fluxo de Documentos Eletrônicos (Processo Eletrônico), disponível para acesso no sítio eletrônico da Secretaria de Estado de Fazenda www.sefaz.mt.gov.br, mediante seleção do serviço identificado por e-Process, juntamente com o comunicado de extravio, os seguintes documentos:
a) fotocópia do Boletim de Ocorrências emitido pelo Órgão ou autoridade policial que registrou o evento, contendo as informações e especificações relação dos livros, documentos ou impressos fiscais;
b) comprovante das publicações no Diário Oficial;
c) cópia do livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência, contendo a lavratura de termo circunstanciado, com descrição da ocorrência, informando a relação dos livros, documentos ou impressos fiscais objeto de perda, extravio, furto, roubo ou destruição, com indicação do tipo, modelo, série, subsérie e numeração, bem como, quando for o caso, da AIDF que deu origem à impressão dos documentos fiscais, da especificação quanto a estarem ou não preenchidos e do período registrado em cada livro fiscal perdido, extraviado, furtado, roubado ou destruído.
No caso de perda, extravio, furto, roubo ou destruição do livro de Ocorrência, o processo será, obrigatoriamente, instruído com o novo livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência - RUDFTO, cujos registros deverão ser refeitos no que se referem aos lançamentos de competência do contribuinte.
6. INUTILIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS FISCAIS
Os contribuintes mato-grossenses deverão ter registrado no Sistema AIDF-e os documentos fiscais inutilizados em razão da obrigatoriedade à emissão da NF-e, mediante a observância dos procedimentos adiante arrolados:
Efetuar a inutilização por meio de corte transversal, preservando-se a identificação do contribuinte e a numeração do documento fiscal;
Elaborar relação com a indicação da correspondente numeração das Notas Fiscais inutilizadas, transcrevendo-a no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências - RUDFTO;
Enviar por meio do Sistema Integrado de Protocolização e Fluxo de Documentos Eletrônicos (Processo Eletrônico), disponível para acesso no sítio eletrônico da Secretaria de Estado de Fazenda www.sefaz.mt.gov.br, mediante seleção do serviço identificado por e-Process, a relação referida no inciso anterior, sendo que a Agência Fazendária do domicílio tributário promoverá a publicação, no Diário Oficial do Estado, de comunicado divulgando as Notas Fiscais inutilizadas e efetuará o correspondente registro no Sistema Eletrônico de Autorização para Impressão de Documentos Fiscais - Sistema AIDF-e, mantido no âmbito da Secretaria de Estado de Fazenda;
Conservar cópia do comunicado publicado arquivada juntamente com as Notas Fiscais inutilizadas, pelo prazo de cinco anos, conforme previsto no artigo 365 do RICMS/MT.
7. PENALIDADES
O não atendimento às exigências, no prazo e na forma fixados, sujeitará o contribuinte à aplicação da penalidade legal cominada à espécie, em conformidade com o estatuído no artigo 45, Incisos IV e V da Lei nº 7.098/98:
Art. 45 O descumprimento das obrigações principal e acessórias, instituídas pela legislação do imposto, fica sujeito às seguintes penalidades:
IV - infrações relativas a documentos fiscais e impressos fiscais, quando apuradas através de levantamento ou ação fiscal:
f) extravio, perda, inutilização, permanência fora do estabelecimento em local não autorizado ou não exibição de documento fiscal à autoridade fiscalizadora - multa de 10 (dez) UPFMT por documento, exceto, em se tratando de Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2 quando a multa será equivalente a 1 (uma) UPFMT por documento;
V - infrações relativas a livros fiscais e registros magnéticos:
d) falta de elaboração de documento auxiliar de escrituração fiscal ou sua não exibição ao fisco - multa equivalente a 1% (um por cento) do valor das operações ou prestações que dele devam constar;
e) adulteração, vício ou falsificação de livro fiscal - multa equivalente a 100% (cem por cento) do valor da operação ou prestação a que se referir a irregularidade;
i) falta de livro fiscal ou sua utilização sem prévia autenticação da repartição competente - multa equivalente ao valor 5 (cinco) UPFMT por livro, por mês ou fração, contado da data a partir da qual tenha sido obrigatório a manutenção do livro ou da data de utilização irregular;
k) extravio, perda, inutilização ou não exibição de livro fiscal à autoridade fiscalizadora - multa equivalente a 30 (trinta) UPFMT por livro;
l) encerramento de livro fiscal escriturado por processamento de dados, sem autenticação da repartição competente - multa equivalente ao valor de 30 (trinta) UPFMT por livro, por mês ou fração, contado da data a partir da qual tenha sido obrigatória sua autenticação;
m) falta de autorização fiscal para reconstituição de escrita - multa equivalente a 1% (um por cento) do valor das operações ou prestações reconstituídas;
s) irregularidade de escrituração, excetuadas as hipóteses expressamente previstas nas alíneas anteriores - multa equivalente a 1% (um por cento) do valor das operações ou das prestações a que se referir à irregularidade.