FOLHA DE PAGAMENTO
Contabilização
Sumário
1. Valores Que Compõem a Folha de Pagamento;
2. Observância do Regime de Competência;
3. Classificação Contábil;
4. Lançamentos Contábeis.
1. VALORES QUE COMPÕEM A FOLHA DE PAGAMENTO
Na folha de pagamento, além dos salários dos funcionários, constam também outros valores, tais como: férias, 13º salário, INSS e IRRF descontados dos salários, valor do desconto relativo ao vale-transporte e às refeições e ainda o valor do FGTS incidente sobre os salários.
Podem, ainda, constar da folha de pagamento de salários, as verbas pagas aos funcionários por ocasião da rescisão de contrato de trabalho.
Observação: a matéria foi publicada no boletim de acordo com a legislação vigente à época de sua publicação, estando sujeita a sofrer alterações posteriores a publicação em nosso site.
2. OBSERVÂNCIA DO REGIME DE COMPETÊNCIA
Normalmente, os salários são pagos até o 5º dia útil do mês seguinte ao de referência, exceto os casos em que os acordos ou convenções coletivas estabelecem prazos menores.
No entanto, o Regime de competência impõe que a contabilização da folha de pagamento de salários deve ser efetuada no mês a que se referem, ainda que o seu pagamento seja efetuado no mês seguinte.
No caso do valor relativo às férias e ao 13º salário, a empresa deve apropriar estes valores mensalmente, efetuando a provisão para o pagamento dessas verbas. Se a empresa não faz a provisão, esses valores serão apropriados como custo ou despesa por ocasião do respectivo pagamento.
3. CLASSIFICAÇÃO CONTÁBIL
Os salários e encargos incidentes sobre os mesmos classificam-se como despesas operacionais quando referentes a funcionários das áreas comercial e administrativa, e como custo de produção quando referentes a funcionários dos setores de produção.
4. LANÇAMENTOS CONTÁBEIS
Como exemplo, tomemos o resumo de folha de pagamento de uma determinada empresa comercial, que apresente os seguintes dados:
Observação: Os dados do exemplo abaixo são hipotéticos, o cálculo das verbas e dos impostos deverão ser feitos de acordo com a legislação vigente na data da folha de pagamento.
a) no dia 20 do mês de setembro de 2023 fez a quitação da rescisão de contrato de trabalho no valor líquido de R$ 825,00;
b) também, no dia 20 deste mês, fez adiantamento de salários de R$ 6.000,00, com desconto do IRRF no valor de R$ 250,00;
c) a Folha de Pagamento de Salários do mês de setembro/2023 apresenta os seguintes dados:
c.1) discriminação da verbas:
Salários ................................................. R$ 16.800,00
Aviso Prévio Indenizado ................................ R$ 800,00
Férias Indenizadas ........................................ R$ 700,00
13º Salário Indenizado .................................. R$ 500,00
Salário-família................................................R$ 59,82
TOTAL DAS VERBAS.....................................R$ 18.859,82
c.2) descontos:
Adiantamento de Salários .................... .....R$ 6.000,00
INSS Descontado sobre Salários ................ R$ 1.425,00
INSS Descontado sobre 13º Salário ................ R$ 40,00
Vale-Transporte ....................................... ....R$ 740,00
Vale-Refeição ............................................. R$ 980,00
Convênio Médico ......................................... R$ 630,00
Faltas e Atrasos .............................................R$ 90,00
IRRF Sobre Salários ......................................R$ 710,00
Contribuição Sindical ......................................R$ 30,00
Valor Líquido de Rescisão ...............................R$ 825,00
TOTAL DOS DESCONTOS .......................... R$ 11.470,00
c.3) SALDO LÍQUIDO DA FOLHA DE PAGAMENTOS (C.1 - C.2) R$ 7.389,82
d) Contribuição Previdenciária:
INSS devido pela empresa sobre as verbas sujeitas à contribuição.. R$ 4.330,00
INSS descontado pela empresa sobre as verbas sujeitas à contribuição R$ 1.465,00
(-) Salário-Família pago pela empresa ....... R$ 59,82
VALOR LÍQUIDO DA CONTRIBUIÇÃO PREVIDENCIÁRIA A RECOLHER R$ 5.735,18
e) contribuição ao FGTS:
FGTS incidente sobre as verbas rescisórias R$ 42,50
FGTS incidente sobre as demais verbas da folha de pagamentos R$ 1.260,00
TOTAL DO ENCARGO DE FGTS ........ R$ 1.302,50
Registros contábeis a serem efetuados com base nos dados acima:
a) pelo adiantamento de salários pago no dia 20.09.2023:
Debita - Adiantamento de Salários (AC) ....... R$ 6.000,00
Credita - IRRF a recolher (AC) ....................... R$ 250,00
Credita - Caixa/Banco Conta Movimento (AC) R$ 5.750,00
b) pelo pagamento do saldo líquido da rescisão no dia 20.09.2023:
Debita - Adiantamento de Rescisões (AC)
Credita - Caixa/Banco Conta Movimento (AC) .. R$ 825,00
c) pela apropriação dos encargos salariais da folha de pagamentos:
Debita - Salários e Ordenados (CR)
Credita - Salários a Pagar (PC) ................... R$ 16.800,00
Debita - Indenizações e Aviso Prévio (CR)
Credita - Salários a Pagar (PC) ....................... R$ 800,00
d) pela baixa da Provisão de Férias:
Debita - Provisão para Férias (PC)
Credita - Salários a Pagar (PC) ....................... R$ 700,00
e) pela reversão dos encargos sobre a Provisão de Férias Indenizadas:
Debita - Encargos sobre Provisão de Férias (PC) R$ 199,50
Credita - Previdência Social (CR) ..................... R$ 140,00
Credita - FGTS (CR) ........................................ R$ 59,50
f) pela baixa da Provisão de 13º Salário:
Debita - Provisão para 13º Salário (PC)
Credita - 13º Salário a Pagar (PC) ................... R$ 500,00
g) pela baixa dos encargos sobre a Provisão de 13º Salário:
Debita - Encargos sobre a Provisão
de 13º Salário (PC) ................................ R$ 142,50
Credita - INSS a Recolher (PC) ....................... R$ 100,00
Credita - FGTS a Recolher (PC) ......................... R$ 42,50
h) pelo valor de salário-família a ser descontado dos encargos previdenciários:
Debita - INSS a Recolher (PC)
Credita - Salários a Pagar (PC) ......................... R$ 59,82
i) pelo valor do adiantamento de salários a ser descontado no pagamento:
Debita - Salários a Pagar (PC)
Credita - Adiantamento de Salários (AC) ....... R$ 6.000,00
j) pela apropriação da contribuição previdenciária descontada sobre as verbas incidentes:
Debita - Salários a Pagar (PC)
Credita - INSS a Recolher (PC) .................... R$ 1.465,00
k) pelo valor do vale-transporte descontado:
Debita - Salários a Pagar (PC)
Credita - Despesas com vale-transporte (CR) ... R$ 740,00
l) pelo valor do vale-refeição descontado:
Debita - Salários a Pagar (PC)
Credita - Despesas com vale-refeição (CR) ...... R$ 980,00
m) pelo valor do convênio médico descontado:
Debita - Salários a Pagar (PC)
Credita - Despesas com convênio médico (CR) R$ 630,00
n) pelo valor de faltas e atrasos descontados:
Debita - Salários a Pagar (PC)
Credita - Despesas com salários (CR) .............. R$ 90,00
o) pelo valor da contribuição sindical descontada:
Debita - Salários a Pagar (PC)
Credita - Contribuição Sindical a Recolher (PC) .. R$ 30,00
p) pelo valor líquido da rescisão:
Debita - Salários a Pagar (PC)
Credita - Líquido de Rescisão (AC) .................. R$ 825,00
q) pelo encargo previdenciário apurado sobre a folha de pagamentos:
Debita - Previdência Social (CR)
Credita - INSS a Recolher (PC) .................... R$ 4.330,00
r) pelo encargo de FGTS incidente sobre a folha de pagamentos:
Debita - FGTS (CR)
Credita - FGTS a Recolher (PC) ................... R$ 1.260,00
Nos períodos subsequentes a cada evento, a empresa efetuará os registros de baixa pelos pagamentos das obrigações sociais e tributárias relativos à folha de pagamentos.
Observar que, apesar de figurar no resumo da Folha de Pagamento o IRRF, a obrigação não foi contabilizada. Isto se deve ao disposto no § único do art. 3º da Lei nº 9.250/1995, o qual dispõe que o Imposto de Renda Retido na Fonte incide sobre os valores efetivamente recebidos em cada mês.
Desta forma, os registros contábeis, quando do pagamento do saldo da Folha de Pagamento, assim serão feitos:
Pelo pagamento do saldo líquido da folha no dia 06 de outubro de 2023:
Debita - Salários a Pagar (R$ 7.389,82 +R$ 710,00) ............................ R$ 8.099,82
Credita - IRRF a recolher ................................ R$ 710,00
Credita - Caixa/Banco Conta Movimento ........ R$ 7.389,82
Fundamentos Legais: Os citados no texto.