E-PROTOCOLO
DISPOSIÇÕES
PORTARIA N° 396, de 01.06.2023
(DODF de 06.06.2023)
Institui o Sistema de Protocolo Eletrônico (e-Protocolo) no âmbito dos órgãos e entidades do Governo do Distrito Federal.
O SECRETÁRIO DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃO, no uso das atribuições que lhe foram conferidas pelo inciso III do parágrafo único do artigo 105 da Lei Orgânica do Distrito Federal e tendo em vista o que dispõe o inciso XIV do artigo 3° da Lei Orgânica do Distrito Federal, a Lei n° 2.834, de 7 de dezembro de 2001, a Lei n° 7.229, de 25 de janeiro de 2023, o Decreto n° 37.335, de 13 de maio de 2016, o Decreto n° 36.756, de 16 de setembro de 2015 e o Decreto n° 42.070, de 5 de maio de 2021,
RESOLVE:
Art. 1° Fica instituído o Sistema de Protocolo Eletrônico (e-Protocolo) no âmbito dos órgãos e entidades do Governo do Distrito Federal (GDF).
Parágrafo único. Ao usuário é facultado protocolar documentos eletrônicos e digitais por meio do e-Protocolo.
Art. 2° O e-Protocolo constitui plataforma digital, desenvolvida, disponibilizada, gerenciada e mantida pela Secretaria de Estado de Planejamento, Orçamento e Administração do Distrito Federal (SEPLAD) e será disponibilizado nas páginas iniciais dos portais institucionais dos órgãos ou entidades na internet, contendo informações e orientações sobre seu funcionamento.
Art. 3° São objetivos do e-Protocolo:
I - possibilitar ao usuário do serviço público o envio eletrônico de documentos para os órgãos e entidades do GDF sem a necessidade de comparecer presencialmente ou arcar com despesas de envio postal;
II - simplificar o acesso do usuário às instâncias administrativas, por meio da racionalização processual;
III - promover a transparência do processo administrativo eletrônico distrital;
IV - aplicar soluções tecnológicas que visem atendimento ágil, transparente, seguro e gratuito aos usuários.
Art. 4° O e-Protocolo estará disponível 24 horas por dia, ininterruptamente, ressalvados os períodos de restrição técnica.
§ 1° Considera-se restrição técnica a interrupção de acesso ao e-Protocolo nos portais dos órgãos e entidades do GDF decorrente de falha no serviço ou suspensão programada para atualizações e manutenção.
§ 2° Não é considerada restrição técnica a impossibilidade de acesso ao e-Protocolo nos portais dos órgãos e entidades do GDF decorrente de falhas na rede de comunicação, no acesso ao provedor de internet e na configuração do computador utilizado pelo usuário.
Art. 5° O e-Protocolo não substitui:
I - Sistemas de atividade-fim utilizados pelos órgãos e entidades do GDF para a abertura e atendimento de demandas que lhe são próprias;
II - Sistema de Peticionamento Eletrônico do GDF (SISPE) ou outro sistema de peticionamento, em tipos de processos específicos;
III - Serviço de Informações ao Cidadão (SIC).
Art. 6° São usuários do e-Protocolo:
I - a pessoa física em nome próprio ou seu representante legal;
II - a pessoa jurídica de direito privado, por meio do seu representante legal;
III - os órgãos ou as entidades de outras esferas públicas, por meio dos seus representantes.
Art. 7° O usuário do e-Protocolo deve possuir conta única de acesso ao gov.br.
Art. 8° É assegurado ao usuário do e-Protocolo o atendimento prioritário nos casos previstos em lei.
Art. 9° O usuário do e-Protocolo tem como responsabilidade:
I - o sigilo de sua senha de acesso ao gov.br, não podendo alegar o uso indevido;
II - a inserção de documentos eletrônicos e digitais no formato e no tamanho dos arquivos, conforme os requisitos estabelecidos pelo e-Protocolo em manuais de orientação;
III - a conservação de original, em papel, de documento digitalizado ou enviado por meio do e-Protocolo, até que decaia o direito do GDF rever os atos praticados no processo;
IV - a garantia do teor e da integridade do documento digitalizado apresentado no e- Protocolo, respondendo nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes;
V - a verificação regular do e-Protocolo e da pesquisa pública para acompanhamento do status do requerimento e do trâmite do processo cadastrado no SEI-GDF;
VI - a complementação de informações, quando solicitada;
VII - a verificação das condições de sua rede de comunicação, o acesso a seu provedor de internet e a configuração do computador utilizado nas transmissões eletrônicas.
Art. 10. A demanda apresentada no e-Protocolo será gerenciada pela Unidade Protocolizadora de cada órgão ou entidade do GDF.
Parágrafo único. As permissões de acesso no e-Protocolo serão concedidas pela SEPLAD às Unidades Protocolizadoras.
Art. 11. O gestor da Unidade Protocolizadora que utilizar o e-Protocolo indevidamente poderá responder administrativa, civil e penalmente por ato ou fato que caracterize o uso indevido da ferramenta ou que transgrida as normas de segurança instituídas.
Art. 12. O documento enviado pelo e-Protocolo deverá ser recebido e registrado pela Unidade Protocolizadora, no prazo máximo de 24 horas, contado da protocolização pelo usuário, salvo quando esta ocorrer fora do horário de expediente do órgão ou entidade, às sextas-feiras, em véspera de feriados, em caso de ponto facultativo, ou caso haja restrição técnica, devidamente fundamentada e comunicada, tanto no e-Protocolo quanto no Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF).
Art. 13. O documento enviado deve estar completo, legível, compreensível, com orientação adequada (retrato ou paisagem), em formato PDF, sem folhas em branco e sem proteção de senha ou outra situação que impossibilite seu reconhecimento e processamento.
Art. 14. O documento enviado pelo e-Protocolo poderá ser nato digital ou digitalizado, inclusive com o uso de assinatura eletrônica.
Art. 15. O documento encaminhado no e-Protocolo será conferido pela Unidade Protocolizadora e poderá ser considerado apto ou devolvido ao usuário para sanar pendência encontrada. Pode ser considerado, ainda, não apto.
Parágrafo único. É vedada a devolução imotivada do documento devendo o usuário ser orientado sobre quais procedimentos adotar.
Art. 16. O e-Protocolo garantirá a emissão do comprovante do envio do documento, bem como o Número Único de Protocolo (NUP) do processo administrativo eletrônico no qual foi incluído.
Art. 17. O documento protocolado no e-Protocolo será analisado tecnicamente pelas áreas competentes pela matéria nele tratada, que poderão solicitar complementação, correção ou reapresentação, quando necessários.
Art. 18. Será considerado pendente:
I - o documento que estiver ilegível, incompreensível, protegido por senha ou outra situação que impossibilite seu reconhecimento e processamento;
II - o requerimento que não possua clara identificação do pedido e de seus fundamentos;
III - o requerimento que estiver faltando anexo citado como enviado;
IV - o requerimento que não apresentar equivalência entre os dados cadastrados para o envio do documento e os constantes em seu conteúdo.
Art. 19. Será considerado não apto o requerimento ou documento que:
I - seja encaminhado para órgão ou a entidade que não for competente para tratar da matéria;
II - apresente conteúdo injurioso, ameaçador, ofensivo à moral ou contrário à ordem pública e aos interesses do governo, neste caso, não se impede a apuração de responsabilidade administrativa, civil ou penal;
III - possua conteúdo não caracterizado como documento, solicitação ou requerimento, tais como jornais, revistas, livros e panfletos promocionais, salvo se for complemento do procedimento administrativo;
IV - se tratar de correspondência particular de servidor ou empregado público.
Art. 20. O documento com conteúdo sigiloso não será protocolado no e-Protocolo.
Parágrafo único. Para tratamento da documentação sigilosa, deverão ser observados os procedimentos estabelecidos na Lei n° 4.990, de 12 de dezembro de 2012, no Decreto n° 34.276, de 11 de abril de 2013 e nas demais legislações vigentes.
Art. 21. Os casos omissos serão dirimidos pela SEPLAD, que poderá expedir normas complementares para a execução desta Portaria e manuais ou Procedimentos Operacionais Padrão (POP) que identifiquem o procedimento a ser utilizado para o registro e acompanhamento das demandas do usuário, bem como para fins de operacionalização da plataforma pelas Unidades Protocolizadoras.
Art. 22. A SEPLAD definirá e divulgará cronograma de implantação do e-Protocolo nos órgãos e entidades do GDF.
Art. 23. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Ney Ferraz Júnior