REGISTRO ELETRÔNICO DE EMPREGADOS
Sumário
1. Introdução;
2. Opção pelo Registro Eletrônico;
3. Informações Exigidas;
4. Eventos Do eSocial;
4.1. Evento S-1000;
4.1.1. Prazos;
4.2. Evento S-2200;
4.2.1. Prazos;
4.3. Evento S-2230;
4.3.1. Prazos;
4.4. Evento S-2298;
4.4.1. Prazos;
4.5. Evento S-2299;
4.5.1. Prazos;
5. Opção Pelo Registro Manual;
6. Penalidades.
1. INTRODUÇÃO
O artigo 41 da CLT e a Portaria MTE nº 041/2007, determinam que o empregador é obrigado a realizar o registro dos seus empregados por meio de livros, fichas ou sistema eletrônico.
Em 2019 foi publicada a Portaria SEPRT/ME n° 1.195/2019, que prevê que o empregador pode optar pelo registro eletrônico de empregados, ou seja, o empregador tem a opção de substituir a obrigação acessória do Livro de Registro de Empregados, pela obrigação de efetuar as informações no eSocial.
Caso o empregador opte pelo registro eletrônico dos empregados, ficará dispensado de utilizar o livro ou ficha.
2. OPÇÃO PELO REGISTRO ELETRÔNICO
De acordo com o artigo 1° da Portaria SEPRT/ME n° 1.195/2019, o registro eletrônico de empregados será realizado por meio das informações prestadas ao eSocial.
A opção deve ser feita no envio do evento S-1000.
Assim, caso a empresa já tenha enviado o referido evento sem a opção pelo registro eletrônico, mas queira mudar, poderá fazer a alteração do mesmo a qualquer momento.
3. INFORMAÇÕES EXIGIDAS
O registro eletrônico dos empregados abrange todas as informações referentes ao vínculo, ou seja, não apenas as informações de admissão, mas também aquelas relacionadas às férias, afastamentos, desligamento, reintegração.
Conforme artigo 2° da Portaria SEPRT/ME n° 1.195/2019, integram o registro de empregados os dados relativos à admissão no emprego duração e efetividade do trabalho, férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador, como:
- número de CPF;
- data de nascimento;
- data de admissão;
- matrícula do empregado;
- categoria do trabalhador;
- natureza da atividade (urbano/rural);
- código da Classificação Brasileira de Ocupações - CBO;
- valor do salário contratual;
- tipo de contrato de trabalho em relação ao seu prazo, com a indicação do término quando se tratar de contrato por prazo determinado;
- nome completo, sexo, grau de instrução, endereço e nacionalidade;
- descrição do cargo e/ou função;
- descrição do salário variável, quando for o caso;
- nome e dados cadastrais dos dependentes;
- horário de trabalho ou informação de enquadramento no artigo 62 da CLT;
- local de trabalho e identificação do estabelecimento/empresa onde ocorre a prestação de serviço;
- informação de empregado com deficiência ou reabilitado, assim como informação se o empregado será computado na cota para pessoas com deficiência ou beneficiários reabilitados, prevista no artigo 93 da Lei n° 8.213/91, por ter concordado em ser beneficiado pela ação afirmativa, nos termos do § 2° do artigo 4° da Lei n° 13.146/2015;
- indicação do empregador para o qual a contratação de aprendiz por entidade sem fins lucrativos está sendo computada no cumprimento da respectiva cota;
- identificação do alvará judicial em caso de contratação de trabalhadores com idade inferior à legalmente permitida;
- data de opção do empregado pelo Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS, nos casos de admissão anterior a 01.10.2015 para empregados domésticos ou anterior a 05.10.1988 para os demais empregados;
- informação relativa a registro sob ação fiscal ou por força de decisão judicial, quando for o caso;
- alterações cadastrais e contratuais;
- gozo de férias;
- afastamento por acidente ou doença relacionada ao trabalho, com duração não superior a 15 dias;
- afastamentos temporários;
- dados de desligamento cujo motivo não gera direito ao saque do FGTS;
- informações relativas ao monitoramento da saúde do trabalhador;
- informações relativas às condições ambientais de trabalho;
- transferência de empregados entre empresas do mesmo grupo econômico, consórcio, ou por motivo de sucessão, fusão, incorporação ou cisão de empresas;
- reintegração ao emprego;
- acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com duração superior a 15 dias;
- acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com qualquer duração, que ocorrerem dentro do prazo de 60 dias pela mesma doença e tiverem em sua totalidade duração superior a 15 dias;
- acidente de trabalho ou doença profissional que resulte morte;
- afastamento por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com qualquer duração, quando ocorrer dentro do prazo de 60 dias do retorno de afastamento anterior pela mesma doença, que tenha gerado recebimento de auxílio-doença.
4. EVENTOS DO ESOCIAL
O registro do empregado é feito no eSocial, pelo empregador pessoa jurídica, através de identificação com o número de inscrição no CNPJ raiz e pelo empregador pessoa física, através de identificação com o número de inscrição no CPF, conforme Manual de Orientação do eSocial - versão 2.5.01 e artigo 2°, § 1° da Portaria SEPRT/ME n° 1.195/2019.
O cumprimento das obrigações relativas ao registro dos empregados e as respectivas movimentações é comprovado pelo número do recibo eletrônico emitido pelo eSocial, quando da recepção e validação do evento correspondente, ou seja, se o empregador não mantiver os números dos recibos de entregas dos arquivos salvos, não terá como comprovar o cumprimento das obrigações e no caso de falha do sistema poderá sofrer autuações, como prevê o artigo 2°, § 2° da Portaria.
Ainda, de acordo com o § 3º do artigo 2° da Portaria, o registro do empregado deverá sempre ser mantido com as informações corretas e atualizadas, constituindo infração a omissão ou prestação de declaração falsa ou inexata, nos termos do artigo 29, § 3° e artigo 47 da CLT.
4.1. Evento S-1000
O evento S-1000 (Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público) é o primeiro evento que deve ser transmitido pelo empregador.
Neste evento são fornecidas pelo empregador as informações cadastrais, alíquotas e demais dados necessários ao preenchimento e validação dos demais eventos do eSocial.
É no evento S-1000 que será demonstrada a opção pelo registro eletrônico de empregados, ou seja, mesmo que o empregador esteja obrigado ao envio dos eventos no eSocial, terá que indicar a opção para que deixe de ser exigido o Livro ou Fichas de Registro de empregados.
Para tanto, deve ser preenchido o campo “indOptRegEletron”, com a indicação de “0” em caso de não opção pelo registro eletrônico e “1” para a opção pelo registro eletrônico de empregados.
4.1.1. Prazos
Caso o empregador já tenha enviado o evento S-1000 sem a opção pelo registro eletrônico de empregados, poderá fazer a alteração a qualquer momento.
Para isso, o empregador deve reenviar o evento S-1000 preenchendo o término da validade das informações prestadas anteriormente, quanto à opção e a nova informação referente à opção pelo registro eletrônico de empregados.
4.2. Evento S-2200
No evento S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador) serão registradas as informações de admissão do empregado e feito o cadastramento inicial de todos os vínculos ativos na empresa, no início da implantação, além dos dados cadastrais e contratuais atualizados.
A matrícula do empregado, conforme orienta o Manual do eSocial, tem que ser única, não podendo ser reutilizada para outro trabalhador.
4.2.1. Prazos
A admissão do empregado deve ser informada no eSocial até o dia imediatamente anterior ao início das atividades, como orienta o Manual do eSocial e o artigo 2°, inciso I da Portaria SEPRT/ME n° 1.195/2019.
No entanto, caso seja feito o envio do evento de admissão preliminar S-2190, no dia imediatamente anterior à admissão, o prazo para envio do evento S-2200 é prorrogado para o dia 15 do mês subsequente à admissão ou antes do fechamento da folha.
A Portaria SEPRT/ME n° 1.195/2019, porém, não tem previsão quanto a esse prazo em caso de envio do S-2190.
Assim, de acordo com o artigo 2º, inciso I da Portaria, devem ser enviadas no dia imediatamente anterior à admissão as seguintes informações:
a) número de CPF;
b) data de nascimento;
c) data de admissão;
d) matrícula do empregado;
e) categoria do trabalhador;
f) natureza da atividade (urbano/rural);
g) código da Classificação Brasileira de Ocupações - CBO;
h) valor do salário contratual; e
i) tipo de contrato de trabalho em relação ao seu prazo, com a indicação do término quando se tratar de contrato por prazo determinado.
Tratando-se de transferência de empregado, de acordo com o artigo 2° da Portaria SEPRT/ME n° 1.195/2019, a informação deverá ocorrer até o dia 15 do mês subsequente.
As alterações contratuais e cadastrais realizadas, respectivamente, nos eventos S-2206 e S-2205, deverão ser informadas até o dia 15 do mês subsequente, conforme o artigo 2°, inciso II da Portaria.
4.3. Evento S-2230
No evento S-2230 (Afastamento Temporário) serão informados os afastamentos temporários dos trabalhadores.
Os motivos de afastamentos temporários que devem ser informados no evento S-2230 são:
1) Acidente/Doença do trabalho;
2) Acidente/Doença não relacionada ao trabalho;
3) Afastamento/licença prevista em regime próprio (estatuto), sem remuneração;
4) Aposentadoria por invalidez;
5) Acompanhamento - Licença para acompanhamento de membro da família enfermo;
6) Afastamento do empregado para participar de atividade do Conselho Curador do FGTS;
7) Afastamento/licença prevista em regime próprio (estatuto), com remuneração;
8) Cárcere;
9) Cargo Eletivo - Candidato a cargo eletivo - Celetistas em geral;
10) Cargo Eletivo - Candidato a cargo eletivo - conforme artigo 1°, inciso II, alínea l da Lei Complementar n° 064/90 - Servidor público, estatutário ou não, dos órgãos ou entidades da Administração Direta ou Indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal, dos Municípios e dos Territórios, inclusive das fundações mantidas pelo Poder Público;
11) Cessão / Requisição;
12) Gozo de férias ou recesso - Afastamento temporário para o gozo de férias ou recesso;
13) Licença remunerada - Lei, liberalidade da empresa ou Acordo/Convenção Coletiva de Trabalho;
14) Licença Maternidade - 120 dias, inclusive para o cônjuge sobrevivente;
15) Licença Maternidade - 121 dias a 180 dias, Lei n° 11.770/2008 (Empresa Cidadã), inclusive para o cônjuge sobrevivente;
16) Licença Maternidade - Afastamento temporário por motivo de aborto não criminoso;
17) Licença Maternidade - Afastamento temporário por motivo de licença maternidade decorrente de adoção ou guarda judicial de criança, inclusive para o cônjuge sobrevivente;
18) Licença não remunerada ou Sem Vencimento;
19) Mandato Eleitoral - Afastamento temporário para o exercício de mandato eleitoral, sem remuneração;
20) Mandato Eleitoral - Afastamento temporário para o exercício de mandato eleitoral, com remuneração;
21) Mandato Sindical - Afastamento temporário para exercício de mandato sindical;
22) Mulher vítima de violência - de acordo com o artigo 9°, §2°, inciso II da Lei n° 11.340/2006 - Lei Maria da Penha;
23) Participação de empregado no Conselho Nacional de Previdência Social-CNPS, conforme artigo 3° de Lei n° 8.213/91;
24) Qualificação - Afastamento por suspensão do contrato de acordo com o artigo 476-A da CLT;
25) Representante Sindical - Afastamento pelo tempo que se fizer necessário, quando, na qualidade de representante de entidade sindical, estiver participando de reunião oficial de organismo internacional do qual o Brasil seja membro;
26) Serviço Militar - Afastamento temporário para prestar serviço militar obrigatório;
27) Suspensão disciplinar, conforme artigo 474 da CLT;
28) Servidor Público em Disponibilidade;
29) Licença Maternidade de 180 dias, de acordo com a Lei n° 13.301/2016;
30) Inatividade do trabalhador avulso (portuário ou não portuário) por período superior a 90 dias;
31) Licença Maternidade - Antecipação e/ou prorrogação mediante atestado médico.
4.3.1. Prazos
Os afastamentos, conforme a Portaria SEPRT/ME n° 1.195/2019, devem ser informados nos seguintes prazos:
- até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência, serão informados os seguintes fatos geradores:
a) gozo de férias;
b) afastamento por acidente ou doença relacionada ao trabalho, com duração não superior a 15 dias;
c) afastamentos temporários;
- no 16° dia do afastamento, será necessário informar os seguintes fatos geradores:
a) por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com duração superior a 15 dias; e
b) por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com qualquer duração, que ocorrerem dentro do prazo de 60 dias pela mesma doença e tiverem em sua totalidade duração superior a 15 dias.
- de imediato:
a) o acidente de trabalho ou doença profissional que resulte morte; e
b) o afastamento por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com qualquer duração, quando ocorrer dentro do prazo de 60 dias do retorno de afastamento anterior pela mesma doença, que tenha gerado recebimento de auxílio-doença.
- até o primeiro dia útil seguinte ao da sua ocorrência:
a) o acidente de trabalho que não resulte morte, ou a doença profissional.
4.4. Evento S-2298
No evento S-2298 (Reintegração), são prestadas as informações de reintegração do empregado, independente do motivo da ocorrência desta.
Assim, integram o conceito de reintegração, para fins do eSocial, todos os atos que restabelecem o vínculo tornando sem efeito o desligamento.
4.4.1. Prazos
O artigo 2° da Portaria SEPRT/ME n° 1.195/2019 determina que o evento S-2298 seja enviado até o dia 15 dia do mês seguinte ao da reintegração, desde que não ultrapasse a data de envio do S-1200.
4.5. Evento S-2299
No evento S-2299 (Desligamento) são prestadas as informações de desligamento do trabalhador da empresa, ou seja, informa o encerramento do vínculo do empregado.
4.5.1. Prazos
O prazo de envio do evento S-2299 vai depender do tipo de rescisão/movimentação que estiver ocorrendo.
Conforme artigo 2°, inciso III, alínea ‘e’ e ‘h’ da Portaria SEPRT/ME n° 1.195/2019, até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência devem ser informados os desligamentos cujo motivo não gere direito ao saque do FGTS, como o pedido de demissão, por exemplo, bem como a transferência de empregados entre empresas do mesmo grupo econômico, consórcio, ou por motivo de sucessão, fusão, incorporação ou cisão de empresas.
Já no caso de rescisão que gere o direito ao saque do FGTS, o evento S-2299 deve ser enviado até o décimo dia ao da sua ocorrência, como acontece com a dispensa sem justa causa e rescisão por acordo.
5. OPÇÃO PELO REGISTRO MANUAL
O artigo 5º da Portaria SEPRT/ME n° 1.195/2019 prevê a possibilidade do empregador permanecer utilizando o livro ou ficha de registro manual de empregados, desde que obedeça aos prazos previstos no artigo 2º da norma, para prestação das informações.
6. PENALIDADES
Em caso de descumprimento do artigo 41 da CLT, será aplicada a multa prevista no artigo 47 da mesma legislação, ou seja, quando o empregador mantiver um empregado não registrado, ficará sujeito à aplicação de multa no valor igual de R$ 3.000,00 (três mil reais) por empregado não registrado, acrescido de igual valor, em cada reincidência.
Tratando-se de infração cometida por Microempresa ou Empresa de Pequeno Porte, a multa aplicada será de R$ 800,00 (oitocentos reais).
A infração prevista pela falta de registro do empregado constitui exceção ao critério da dupla visita.
Ainda, de acordo com o artigo 47-A da CLT, caso não sejam informados os dados a que se referem o parágrafo único do artigo 41 da CLT (qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, dados relativos à admissão, duração e efetividade do trabalho, férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador), ficará o empregador sujeito à multa de R$ 600,00 (seiscentos reais) por empregado prejudicado.
Fundamentos Legais: Os citados no texto, conforme legislação vigente à época da publicação.
1ª Semana – Junho/2021