LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados)
Contratação de Trabalhadores

Sumário

1. Introdução;
2. Vigência;
3. Processo Seletivo;
4. Procedimento De Admissão;
4.1. Teletrabalho/Home Office;
4.2. Menor De Idade;
4.3. Aprendiz;
4.4. Estagiário;
4.5. Prestador De Serviço Autônomo;
5. Documentação;
5.1. Documentos Exigíveis;
5.1. Documentos Que Não Podem Ser Exigidos;
6. Exames Ocupacionais De Admissão;
7. Revogação Do Consentimento;
8. Penalidades.

1. INTRODUÇÃO

A LGPD, como é chamada a Lei Geral de Proteção de Dados, conforme artigo 1º da Lei nº 13.709/2018, tem como objetivo resguardar os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa.

Assim, todos aqueles que tiverem acesso a dados pessoais de terceiros, pessoas físicas ou jurídicas, devem atender ao que prevê a referida Lei e em caso de violação aos direitos garantidos pela mesma, ficarão sujeitos às penalidades pelo órgão fiscalizador.

Tratamento de dados é toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração (artigo 5°, inciso X, da Lei n° 13.709/2018).

Em razão das disposições da LGPD, sempre que houver a necessidade de ter acesso aos dados de pessoa física, é primordial que haja o consentimento do titular, por escrito, indicando precisamente para a qual finalidade serão utilizados.

As empresas devem ter bastante cautela em relação aos dados pessoais de trabalhadores, desde a análise de currículos, realização de processos seletivos e nos procedimentos de admissão.

2. VIGÊNCIA

A Lei n° 13.709/2018 foi publicada em 15.08.2018, mas sua aplicação foi separada de acordo com as matérias e artigos, em períodos distintos.

Assim, o início da vigência dos artigos foi dividido em três datas, sendo a última, referente às penalidades a serem aplicadas em caso de descumprimento da LGPD.

O cronograma de início de vigência dos artigos está previsto no artigo 65 da Lei nº 13.709/2018, conforme abaixo:

Apesar dos artigos que tratam das penalidades terem sua vigência iniciada apenas em 01.08.2021, é importante que as empresas tenham observado o cumprimento da Lei nº 13.709/2018 desde a entrada em vigor das demais fases, já que o titular de dados que se sentisse lesado, poderia ingressar com ação própria para requerer eventual reparação de danos do infrator, seja no âmbito civil ou criminal, por exemplo.

3. PROCESSO SELETIVO

A LGPD não tem uma previsão específica quanto ao tratamento dos dados durante os processos seletivos realizados pelos empregadores.

Assim, para evitar problemas com o cumprimento da lei, é importante que durante a seleção de candidatos requisitem apenas as informações essenciais ao preenchimento da vaga e, em caso de pretenderem formar um banco de dados, com o armazenamento de currículos, por exemplo, para contratações futuras, que haja a autorização expressa do candidato para esse fim.

Para tanto, é interessante que os empregadores já coloquem no próprio anúncio da vaga, uma indicação para que os candidatos, ao enviarem os currículos, já incluam a autorização para que a empresa disponha de seus dados pessoais e sensíveis, no processo seletivo atual, bem como, em futuras seleções, para fins de cumprimento da LGPD.

Quando a contratação não for feita diretamente pela empresa, ou seja, se houver uma agência de empregos ou outra empresa intermediária, o consentimento do trabalhador para o tratamento e armazenamento dos dados deverá ser feita para ambas (artigo 7°, § 5°, da Lei n° 13.709/2018).

4. PROCEDIMENTO DE ADMISSÃO

Quando da contratação de empregados, prestadores de serviço autônomos ou até mesmo de estagiários, deverá haver o consentimento expresso do trabalhador quanto à utilização e tratamento de seus dados pessoais pela empresa.

Deste modo, deverá ser incluída, no contrato de trabalho, de prestação de serviço ou no termo de estágio, uma cláusula com a referida autorização, para fins de cumprimento da LGPD.

Consideram-se dados pessoais e sensíveis, protegidos pela LGPD, dentre outros, nome, RG, CPF, data e local de nascimento, telefone, imagem/fotos, comumente fornecidos pelos trabalhadores no momento da contratação.

A autorização de armazenamento e tratamento dos referidos dados deve ser específica para fins de cumprimento da Lei nº 13.709/2018, já que autorizações genéricas, que não demonstrem de forma clara o consentimento do trabalhador, podem ser consideradas nulas.

4.1. Teletrabalho/ Home Office

Como o teletrabalho e o home office dizem respeito a uma forma diferenciada da prestação de serviço, já que o empregado não está trabalhando no espaço físico do empregador, mas em sua casa, além das cláusulas gerais da contratação e do consentimento quanto ao tratamento de seus dados pessoais, deve-se inserir uma cláusula em que o trabalhador concorda que sejam efetuadas entregas de documentos e objetos relacionados ao vínculo empregatício em sua residência.

4.2. Menor de Idade

No caso de contratação de trabalhador menor de idade, seja como aprendiz, empregado ou prestador de serviços, além da autorização do mesmo quanto ao tratamento dos dados, deverá haver a assinatura de pelo menos um dos pais ou responsáveis, como previsto no artigo 14 da Lei n° 13.709/2018.

4.3. Aprendiz

Podem ser contratados na modalidade de aprendiz os maiores de 14 anos e menores de 24 anos, com exceção do portador de deficiência, que não tem restrição de idade, conforme Decreto n° 9.579/2018 e artigo 428 da CLT.

No caso de contratação de aprendiz menor de idade, devem ser seguidas as determinações do artigo 14 da Lei n° 13.709/2018, ou seja, deverá haver a autorização do mesmo, bem como de pelo menos um de seus pais ou responsáveis, quanto ao tratamento dos seus dados pessoais.

Caso seja maior de 18 anos, o empregador deverá seguir as orientações gerais previstas na LGPD, ou seja, deverá haver o consentimento escrito do titular dos dados, mediante cláusula inclusa em seu contrato de trabalho.

4.4. Estagiário

Em relação aos estagiários devem ser observadas as mesmas regras aplicadas aos demais tipos de trabalhadores contratados pela empresa.

Assim, deve haver o seu consentimento, no termo de estágio, em relação ao tratamento de seus dados pessoais e, caso se trate de menor de idade, deverá constar também a assinatura de um dos pais ou responsáveis.

4.5. Prestador de serviço autônomo

Quando a empresa contratar prestadores de serviço autônomos, devem ser adotados os mesmos procedimentos que os dos empregados em relação ao fornecimento, utilização e armazenamento de dados pessoais, previstos na LGPD.

Assim, a empresa deverá incluir uma cláusula no contrato de prestação de serviços, com a autorização expressa do titular para tratamento de seus dados pessoais nos termos da referida lei.

5. DOCUMENTAÇÃO

Na contratação de trabalhadores, independentemente da modalidade, é necessário o fornecimento de dados pessoais e, com isso, é gerada a responsabilidade do contratante em relação ao tratamento dos mesmos.

5.1. Documentos Exigíveis

Alguns documentos e informações são indispensáveis para a contratação dos empregados.

Diante de seu fornecimento, cabe ao empregador/contratante, adotar todas as medidas necessárias ao cumprimento da LGPD, para que não ocorra a utilização indevida dos mesmos.

Assim, sempre que houver a contratação de um trabalhador, é indispensável o fornecimento dos seguintes dados:

- Número do CPF: utilizado para o envio de informações perante o eSocial e, consequentemente, perante a CTPS digital (Manual de Orientação do eSocial - versão 2.5.01 e Portaria SEPRT/ME n° 1.065 / 2019);

- Inscrição no PIS/Pasep: utilizado para preenchimento na SEFIP e geração da guia de recolhimento de INSS (para aqueles ainda não obrigados à DCTFWeb) e do FGTS (item 4.1 do Manual da GFIP/SEFIP Versão 8.4, página 38);

- Título de Eleitor e Certificado de Reservista ou de Alistamento Militar: apesar de se tratar de informações que não impedem a contratação, já que não são inseridas no eSocial, o descumprimento das obrigações militares e eleitorais pode gerar problemas no CPF do empregado, o que irá dificultar a entrega do eSocial, especialmente quanto aos eventos de remuneração e cadastro.

Outros documentos também podem ser solicitados pelas empresas no momento da contratação de trabalhadores:

- Certidão de Casamento: tem a finalidade de comprovar a existência de dependente para Imposto de Renda, bem como, para a inclusão de cônjuge em benefícios eventualmente concedidos pelo empregador, como, por exemplo, planos de saúde, convênios, dentre outros;

- RG (Carteira de Identidade) ou Certidão de Nascimento: informações referentes ao registro geral do empregado, bem como dados de filiação;

- Foto 3x4 ou digital: a foto costuma ser anexada no Livro de Registro, mesmo não existindo previsão específica na legislação a respeito;

- Comprovação de habilitação para função específica: quando o empregado for contratado para o desempenho de uma profissão regulamentada, deverá apresentar a comprovação da inscrição necessária para o desenvolvimento da atividade, como a carteira da OAB, registro no CREA, CRM, CRC, CNH para os motoristas, dentre outros;

Quanto à CTPS física, não é mais necessária a entrega da mesma para a anotação, tendo em vista que os empregadores dos Grupos 1, 2 e 3 já estão fazendo o registro na CTPS digital através do envio do eSocial.

5.1. Documentos que não podem ser exigidos

Para fins de cumprimento da LGPD, as empresas devem se limitar a exigir a apresentação apenas da documentação imprescindível para a contratação.

Deste modo, devem evitar solicitar a apresentação de documentos que não sejam estritamente necessários ao contrato, bem como, que possam expor o trabalhador de alguma forma ou ensejar tratamento discriminatório.

Assim, salvo nos casos resguardados pela legislação, para fins de desempenho de funções específicas, deve se evitar a solicitação de certidão de antecedentes criminais e de atestado perícia, laudo, atestado, declaração ou qualquer outro procedimento relativo à esterilização ou a estado de gravidez, sob pena do responsável legal responder criminalmente, conforme artigo 2° da Lei n° 9.029/1995).

6. EXAMES OCUPACIONAIS DE ADMISSÃO

O item 7.4.3.1 da NR 07 determina que a empresa deve realizar o exame admissional antes do início da prestação de serviços, arcando com o seu custo (artigo 168 da CLT).

Sendo assim, a realização do referido exame é obrigatória e resguarda a empresa de eventuais alegações de doenças ocupacionais, em caso de serem verificadas condições de saúde anteriores à contratação.

No entanto, para fins de admissão do empregado, devem ser realizados apenas os exames necessários ao exercício da função, não sendo permitido, por exemplo, requerer a realização de exames de gravidez e de HIV (AIDS).

A solicitação desse tipo de exame, inclusive, é entendida como conduta discriminatória, nos termos do artigo 2° da Lei n° 9.029/95 e artigo 2° da Portaria MTE n° 1.246/2010.

Da mesma forma, em relação a outros exames que não tenham relação direta com a função para a qual o empregado está sendo contratado, deve haver cautela, para que não seja configurada exposição indevida da intimidade do trabalhador.

7. REVOGAÇÃO DO CONSENTIMENTO

O titular dos dados fornecidos a pessoa física ou jurídica pode, a qualquer momento, revogar o seu consentimento quanto ao tratamento de seus dados pessoais.

A revogação deve ser feita por escrito e passará a valer da data de sua assinatura, momento a partir do qual, o empregador ou tomador dos serviços deverá eliminar as informações que estão em seu poder.

Caso a revogação ocorra durante um processo seletivo, o candidato deverá ser informado de que seus dados pessoais e currículo serão excluídos definitivamente da base de dados da empresa, o que consequentemente ensejará a sua impossibilidade de continuidade no processo de seleção.

No entanto, de acordo com o artigo 16 da Lei n° 13.709/2018, poderão ser mantidos os dados obtidos, desde que seja para fins de:

Cumprimento de uma obrigação disposta em lei;

Cumprimento de uma obrigação regulatória

Estudo efetuado por um órgão de pesquisa, desde que garantida o anonimato dos dados pessoais sempre que possível e desde que autorizado pelo titular;

Os dados sejam utilizados somente por si, não sendo transferidos para terceiros, e desde que anonimizados, situação em que, deverá haver autorização específica do titular dos dados para esse fim.

8. PENALIDADES

O descumprimento das regras previstas na LGPD sujeita os infratores a ações judiciais (cíveis, penais e trabalhistas) por parte dos titulares dos dados, bem como a multas administrativas e outras penalidades previstas na Lei n° 13.709/2018.

Antes da aplicação das referidas penalidades, porém, deve ser instaurado um procedimento administrativo de verificação, a fim de possibilitar que a empresa infratora apresente sua defesa (artigo 52, § 1°, da Lei n° 13.709/2018).

As penalidades pelo descumprimento da LGPD estão previstas no artigo 52 da Lei n° 13.709/2018, dentre as quais estão:

Advertência;

Publicização da Infração;

Determinação para eliminação ou bloqueio de dados indevidamente utilizados ou guardados;

Multa, a qual pode variar conforme a infração, sendo de até 2% do faturamento da empresa infratora grupo ou conglomerado no Brasil e limitadas R$ 50 milhões por infração, sendo considerado para a base de cálculo o último exercício e excluindo-se desta eventuais tributos;

Caso haja alguma obrigação a ser cumprida pela empresa infratora, pode-se aplicar uma multa diária, a ser estipulada pelo órgão fiscalizador conforme a gravidade da infração e o prejuízo eventualmente causado.

Com exceção da advertência, caso seja aplicada pelo menos uma das infrações acima e ainda assim a infratora não tenha solucionado o problema ou acatado a determinação do órgão fiscalizador, pode-se ainda aplicar as seguintes penalidades:

Suspensão parcial do banco de dados mantido pela empresa infratora por até seis meses, no máximo. Este período pode ser prorrogado por mais seis meses caso necessário para a regularização do tratamento de dados;

Suspensão do tratamento de dados pela empresa infratora por até seis meses, no máximo. Este período pode ser prorrogado por mais 6 meses caso necessário para a regularização;

Proibição parcial ou total do exercício de atividades relacionadas a tratamento de dados.

Os demais parâmetros para a aplicação das sansões administrativas serão definidos futuramente por meio de regulamento próprio a ser formulado pela autoridade nacional e entidade fiscalizadora, como prevê o artigo 53 da Lei n° 13.709/2018.

Fundamentos Legais: Os citados no texto, conforme legislação vigente à época da publicação.

1ª Semana – Outubro/2021