INDIVIDUALIZAÇÃO DOS RECOLHIMENTOS DO FGTS

Sumário

1. Introdução;
2. Recolhimento Ao FGTS - Mensal E Rescisório;
3. Individualização Do FGTS;
4. Causas Da Não Individualização;
4.1. Consequências;
5. Orientações - Individualização No SEFIP;
5.1. Inserção Manual De Dados No SEFIP;
5.1.1. Sobreposição Da SEFIP;
5.1.2. Relatório Analítico De Individualização
6. Procedimentos De Regularização Da Não Individualização Do FGTS;
6.1. Base Diferente Da Informada Na Transmissão Do Arquivo (Município Diferente);
6.2. SEFIP Único Com Emissão De Mais De Uma Guia;
6.2.1. Pendências De Individualização;
6.2.1.1. Situação 1: Recolhimento Apenas da Guia Com Alíquota de 2%;
6.2.1.2. Situação 1: Recolhimento Apenas da Guia Com Alíquota de 8%;
6.2.1.3. Situação 3: Guia Pendente Para Quitação;
6.2.1.4. Situação 4: Recolhimento De Guias Em Datas Diferentes;
6.2.1.5. Situação 5: Recolhimento De Guias Em Base/Município Diferente;
6.3. Recolhimento Por GRDE Sem Arquivo SEFIP Correspondente;
6.3.1. Arquivo Para Individualização;
6.4. Recolhimento Em GRE - Anterior A 13.10.1998;
6.4.1. Quando Utilizar O DERF Ou Programa REMAG.

1. INTRODUÇÃO

O FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) é um direito garantido aos trabalhadores pelo artigo 7°, inciso III da Constituição Federal de 1988.

Todos os empregadores estão obrigados ao recolhimento mensal e rescisório do FGTS.

O recolhimento deve ser feito de forma individualizada, para que os valores sejam direcionados para a conta vinculada de cada trabalhador.

No entanto, existem algumas situações em que a individualização dos depósitos do FGTS acaba não ocorrendo, acarretando problemas ao empregador, como a falta de crédito dos valores na conta dos empregados.

Assim, é importante que os empregadores observem os procedimentos e façam a individualização dos valores recolhidos, para que os empregados não sejam prejudicados.

2. RECOLHIMENTO AO FGTS – MENSAL E RESCISÓRIO

O artigo 15 da Lei nº 8.036/1990 determina que o empregador é obrigado a depositar, mensalmente, na conta vinculada do empregado, o percentual de 8% de FGTS sobre sua remuneração.

O depósito deve ser feito até o dia 7 do mês seguinte.

Ainda, em caso de dispensa sem justa causa, o empregador fica obrigado ao recolhimento da chamada multa rescisória do FGTS, com percentual de 40% sobre o total depositado para o empregado ao longo do vínculo empregatício, conforme artigo 18 da Lei.

Os recolhimentos do FGTS são feitos através da GRF (Guia de Recolhimento do FGTS), gerada mensalmente pela GFIP, exceto para os empregadores domésticos, que recolhem o FGTS no DAE gerado pelo eSocial.

A partir de janeiro/2022, o MEI que tiver empregado também passará a recolher o FGTS sobre o salário do mesmo através do DAE gerado pelo eSocial Web MEI.

Já os recolhimentos rescisórios são feitos através da GRRF (Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS), gerada pela Conectividade Social.

3. INDIVIDUALIZAÇÃO DO FGTS

De acordo com o item 5.1.2 do Manual de Orientações - Recolhimentos Mensais e Rescisórios ao FGTS e das Contribuições Sociais (vigência 29/04/2021), é responsabilidade do empregador, a prestação da informação e o recolhimento dos valores devidos ao FGTS, sujeitando-o às cominações legais em virtude de inconsistências das informações e/ou do valor recolhido e individualizado ao trabalhador ou trabalhador doméstico ou trabalhador avulso.

Deste modo, cabe ao empregador realizar o recolhimento do FGTS, com a respectiva individualização dos valores, para que sejam depositados na conta vinculada de cada empregado.

Quando a individualização não ocorre no momento do depósito, o empregador deverá fazer os procedimentos para que os valores vão para as contas dos empregados.

4. CAUSAS DA NÃO INDIVIDUALIZAÇÃO

Segundo a Cartilha de Orientações para Individualização do FGTS (versão 4.0 - setembro/2021), as principais causas da não individualização são:

1) Base FGTS de recolhimento da guia divergente da base FGTS informada na transmissão do arquivo SEFIP via Conectividade Social;

2) Arquivo SEFIP único com emissão de mais de uma guia, sem que uma delas esteja quitada ou com quitação em datas diferentes;

3) Recolhimento por meio de GRDE - Guia de Recolhimento de Débito, sem a devida transmissão, via Conectividade Social, de arquivo SEFIP correspondente;

4) Recolhimento em GRE - Guia de Recolhimento do FGTS e Relação de Empregados, em data anterior à criação do SEFIP: 13.10.1998.

Sendo assim, se não estiver havendo a individualização correta dos valores depositados pelo empregador, este deverá solicitar em qualquer agência da Caixa Econômica Federal, o extrato de pendências, para que possa regularizar a situação.

A não individualização gera consequências negativas para a empresa e para os trabalhadores, por isso deve ser regularizada o mais rápido possível, a fim de evitar prejuízos à empresa e aos empregados.

4.1. Consequências

A não individualização dos valores recolhidos ao FGTS geram as seguintes consequências negativas:

1) Ausência dos depósitos nas contas vinculadas dos trabalhadores;

2) Impeditivo para devolução de recolhimentos indevidos;

3) Impeditivo para Pedido de Transferências de Contas - PTC;

4) Inibição do CRF - Certificado de Regularidade do FGTS;

5) Auditoria fiscal da Secretaria de Inspeção do Trabalho - SIT (antigo Ministério do Trabalho);

6) Possíveis prejuízos para a empresa, decorrentes de ações trabalhistas movidas por seus empregados.

5. ORIENTAÇÕES – INDIVIDUALIZAÇÃO NO SEFIP

Conforme a Cartilha de Orientações, para que seja feita a individualização do FGTS, o arquivo SEFIP deverá ser transmitido ou retransmitido, com as informações financeiras do recolhimento objeto da regularização, independentemente da causa que originou a pendência.

A inserção de dados no SEFIP para gerar um movimento podem ser feitas de três maneiras:

- Importar arquivo do aplicativo de folha de pagamento com as informações pertinentes;

- Restaurar arquivo de backup (caso tenha sido efetuado na época do movimento); e

- Inserir os dados manualmente.

5.1. Inserção Manual de Dados no SEFIP

É possível fazer a inserção manual de dados no SEFIP, conforme procedimentos a seguir:

1) Realizar a abertura do movimento;

2) Selecionar “Marcar Participação”;

3) Selecionar a opção “Individualização”;

4) Preencher os campos “competência”, “código de recolhimento” e “data” de acordo com a guia recolhida.

Em caso de recolhimento em atraso, deverá ser utilizada a Tabela de Índices do FGTS compatível com a data de validade da guia autenticada.

5.1.1. Sobreposição do SEFIP

O SEFIP e o Conectividade Social atendem de forma simultânea ao FGTS e à Previdência Social.

A Caixa, como Agente Operador do FGTS, se pronuncia apenas em assuntos relacionados ao FGTS, visto que não possui acesso aos sistemas da Previdência Social/ Receita Federal.

O processamento dos arquivos SEFIP para o FGTS ocorre de forma diferente da Previdência Social.

No FGTS não ocorre a sobreposição de arquivos: as individualizações são processadas na mesma sequência de transmissão dos arquivos. Portanto, se forem gerados vários arquivos com parâmetros de processamento idênticos (CNPJ,
competência, código de recolhimento, valor de depósito e JAM, se houver) e apenas uma guia for recolhida, independente de qual arquivo a gerou, essa guia será individualizada pelo primeiro arquivo transmitido.

Já em relação às informações devidas à Previdência Social/Receita Federal, havendo a transmissão de outro arquivo com os mesmos parâmetros de processamento, ocorrerá o fenômeno da sobreposição, ou seja, o que será levado em consideração será o último arquivo transmitido.

Deste modo, conforme orientações do Manual do SEFIP (Versão 8.4) e a Cartilha para Individualização, para evitar as mencionadas sobreposições, será necessário observar os seguintes procedimentos:

1) Informar a modalidade “Branco” (Recolhimento ao FGTS e Declaração à Previdência) para os trabalhadores que fazem jus aos recolhimentos individualizados.

2) Informar os demais trabalhadores na modalidade “9” (Confirmação de Informações Anteriores), caso exista outros recolhimentos efetuados para a mesma competência e código de recolhimento.

5.1.2. Relatório Analítico de Individualização

Segundo o Manual do SEFIP (versão 8.4), sendo informado o indicador “Individualização” ou “Individualização - Ação Fiscal” o valor calculado pelo SEFIP será demonstrado em relatório denominado “Analítico de Individualização”.

Para ter acesso ao respectivo relatório, o empregador deverá preencher todos os dados do movimento e clicar na opção “Simular”, conforme abaixo:

No relatório, deverão ser conferidos os seguintes dados: competência, código de recolhimento, data de recolhimento da guia e valores de depósito, JAM, quando houver.

Os valores devem ser idênticos aos da guia paga; caso não sejam, não será possível realizar a individualização do FGTS.

6. PROCEDIMENTOS DE REGULARIZAÇÃO DA NÃO INDIVIDUALIZAÇÃO DO FGTS

De acordo com a Cartilha de Orientações, os procedimentos para regularização da individualização dos valores do FGTS dependem da causa de não ter ocorrido.

6.1. Base Diferente Da Informada Na Transmissão Do Arquivo (Município Diferente)

Os valores recolhidos pelo empregador são processados na base FGTS (UF/Município de vinculação da agência bancária ou conta corrente) utilizada para quitar a guia, mesmo que o arquivo SEFIP tenha sido transmitido, via Conectividade Social, para outra base.

Assim, se na transmissão do arquivo SEFIP for informada base divergente da base de recolhimento, o sistema de FGTS não localizará o arquivo para individualização, conforme abaixo:

Neste caso, o empregador deverá realizar os seguintes procedimentos para regularização:

1) Verificar no relatório de pendências de individualização a base FGTS onde foi processado o recolhimento;

2) Realizar nova transmissão, por meio do Conectividade Social, indicando o município correspondente à base de processamento, conforme Anexo I da Cartilha de Orientações;

3) Restaurar o arquivo de backup ou gerar novo arquivo de individualização.

Para gerar um novo arquivo de individualização, devem ser seguidos os seguintes passos:

1) Selecionar a opção “Caixa Postal” e “Nova Mensagem”;

2) Na tela “Nova Mensagem”, selecionar “Envio de arquivo SEFIP”;

3) Informar o “Município de arrecadação” (base do FGTS onde o recolhimento se encontra processado);

4) Encontrar o arquivo SEFIP, clicar em “Abrir” e em “Enviar”;

5) O “Protocolo de Envio de Arquivos” será disponibilizado, para impressão e comprovação da transmissão do arquivo.

6.2. SEFIP Único com Emissão de mais de uma Guia

Quando existem em arquivo único do SEFIP trabalhadores com alíquotas diferentes (8% e 2%), são geradas duas guias para o recolhimento, que devem ser quitadas na mesma data e base do FGTS.

A alíquota de 2% do FGTS é aplicada aos contratos de aprendizagem, conforme artigo 15, § 7° da Lei n° 8.036/1990 e artigo 21 da Instrução Normativa SIT n° 146/2018.

Desta forma, para as empresas que tenham aprendizes contratados, serão geradas as duas guias de recolhimento, ou seja, 8% para os empregados em geral e 2% para os aprendizes, que devem ser recolhidas no mesmo dia e base.

Não sendo feito o recolhimento de uma das guias, não haverá o processamento da individualização dos valores do FGTS, já que ocorrerá divergência entre o valor total do arquivo e o valor efetivamente recolhido.

Neste caso, o empregador deverá transmitir, através do Conectividade Social, um novo arquivo SEFIP, na opção “individualização”, com os mesmos parâmetros da guia recolhida:

- competência;

- código e data de recolhimento;

- valor de depósito e;

- JAM (se houver).

Para os trabalhadores que constam na guia não paga, deverá ser informada a modalidade “branco ou 0” e os demais deverão ser informados na modalidade “9”, observando também as demais orientações contidas no Manual do SEFIP, versão 8.4.

Assim, se uma das guias não tiver sido paga ou se a quitação tiver ocorrido em data diferente, o arquivo de individualização deverá ser gerado/transmitido separadamente, considerando os empregados abrangidos em cada recolhimento/data.

6.2.1. Pendências de Individualização

No caso de envio de SEFIP único, com emissão de várias guias, a pendência na individualização poderá ser ocasionada pelas seguintes situações:

- recolhimento apenas da guia com alíquota de 2%;

- recolhimento apenas da guia com trabalhadores (8%);

- geração da guia pendente para quitação;

- recolhimento das duas guias em datas diferentes;

- recolhimentos das duas guias em município/base FGTS diferentes.

Os procedimentos para regularização dependem do motivo da pendência.

6.2.1.1. Situação 1: Recolhimento Apenas da Guia Com Alíquota de 2%

Para a regularização referente à guia com alíquota de 2%, deverá ser gerado e transmitido um novo arquivo, na opção “Individualização”, sendo os aprendizes informados na modalidade de recolhimento “Branco” e os demais (com alíquota de 8%), na “Modalidade 9”.

Depois, clicar na opção “Simular” a fim de consultar no relatório “Analítico Individualização” se os dados estão idênticos aos da guia paga.

O arquivo SEFIP deverá ser gerado e transmitido para a mesma base (Município/Unidade da Federação - UF) onde ocorreu o recolhimento da guia, por meio do Conectividade Social.

6.2.1.2. Situação 2: Recolhimento Apenas da Guia Com Alíquota de 8%

Para a regularização referente à guia com alíquota de 8%, deverá ser gerado e transmitido um novo arquivo, na opção “Individualização”, sendo os empregados informados na modalidade de recolhimento “Branco” e os demais (com alíquota de 2%), na “Modalidade 9”.

Depois, clicar na opção “Simular” a fim de consultar no relatório “Analítico Individualização” se os dados estão idênticos aos da guia paga.

O arquivo SEFIP deverá ser gerado e transmitido para a mesma base (Município/Unidade da Federação - UF) onde ocorreu o recolhimento da guia, por meio do Conectividade Social.

6.2.1.3. Situação 3: Guia Pendente para Quitação

Não haverá a individualização dos valores do FGTS quando transmitido um arquivo para duas guias de alíquotas diferentes (8% e 2%) e uma delas deixar de ser paga.

Para regularizar, deverá ser gerado o arquivo da guia pendente de quitação, conforme abaixo:

- Guia não paga referente aos trabalhadores com alíquota de 8%: gerar um
arquivo contendo apenas os trabalhadores com alíquota de 8%, alocados na
“Modalidade Branco”, e os menores aprendizes (alíquota 2%) na “Modalidade
9”.

- Guia não paga referente aos trabalhadores com alíquota de 2%: gerar um arquivo contendo apenas os menores aprendizes (alíquota 2%) alocados na “Modalidade Branco”, e os demais trabalhadores (alíquota 8%) na “Modalidade
9”.

Após a geração, transmitir o arquivo SEFIP, via Conectividade Social, para a mesma base (Município/Unidade da Federação – UF) e realizar o pagamento da guia.

Para pagamento em atraso, selecionar a opção “Em Atraso” na abertura do movimento no SEFIP.

6.2.1.4. Situação 4: Recolhimento de Guias em Datas Diferentes

No caso de pagamento das guias com alíquotas de 8% e 2% em datas diferentes, também não haverá a individualização.

Para regularizar, deverão ser gerados e transmitidos, pelo Conectividade Social, dois novos arquivos na opção “Individualização”, sendo um arquivo para cada alíquota (8% e 2%) e por data de recolhimento.

- Guia de 8%: gerar um arquivo alocando os trabalhadores com alíquota 8% na “Modalidade Branco” e aqueles de alíquota 2% na “Modalidade 9”.

- Guia de 2%: Gerar um arquivo alocando os trabalhadores com alíquota 2% na “Modalidade Branco” e os demais (alíquota 8%) na “Modalidade 9”.

Em caso de pagamento em atraso de uma das guias, deve ser selecionada a opção “Em Atraso” na abertura do movimento.

Caso alguma das guias já esteja individualizada, deverá ser gerado e transmitido - apenas o arquivo relativo ao recolhimento pendente de individualização.
 
6.2.1.5. Situação 5: Recolhimento de Guias em Base/Município Diferente

A individualização não ocorre se as duas guias (8% e 2%) forem quitadas em Município/Unidade da Federação – UF diferentes.

Para regularizar, serão gerados e transmitidos dois novos arquivos, sendo um arquivo para cada alíquota (8% e 2%) e encaminhados para as respectivas bases (Município/Unidade da Federação – UF) onde foi realizado o recolhimento.

- Guia de 8%: Gerar um arquivo alocando os trabalhadores com alíquota 8% na “Modalidade Branco”, e os menores aprendizes (alíquota 2%) na “Modalidade 9”.

- Guia de 2%: Gerar um arquivo alocando os trabalhadores com alíquota 2% na “Modalidade Branco” e os demais (alíquota 8 %) na “Modalidade 9”.

Caso alguma das guias já esteja individualizada, gerar e transmitir apenas o arquivo relativo ao recolhimento pendente de individualização.

6.3. Recolhimento por GRDE sem Arquivo SEFIP Correspondente

A GRDE (Guia de Recolhimento de Débito) é utilizada para a regularização (total ou parcial) de valores devidos pelo empregador, a partir de débitos já registrados nos sistemas do FGTS, cuja origem pode ser:

- Saldo de notificações fiscais lavradas pela Secretaria de Inspeção do Trabalho - SIT (antigo Ministério do Trabalho);

- Diferenças de recolhimentos e/ou encargos, gerados a partir de recolhimentos mensais e rescisórios ou de Contribuição Social de que trata a Lei Complementar n° 110/2001;

- Débitos confessados espontaneamente pelo empregador;

- Débitos inscritos em Dívida Ativa, ajuizados ou não e

- Prestações de parcelamentos de FGTS.

A GRDE tem apenas informações financeiras, o que possibilita o recolhimento, mas, em alguns casos, não permite a individualização dos valores nas contas vinculadas dos trabalhadores, o que deve ser providenciado pelo empregador, a partir da transmissão de arquivo SEFIP via Conectividade Social.

6.3.1. Arquivo para Individualização

No caso de Recolhimento por meio de guia GRDE, a necessidade de ser enviado o arquivo para individualização constará no rodapé da guia, conforme abaixo:

Em outros casos, não há necessidade de envio de arquivo, visto que os valoresrecolhidos não são devidos aos trabalhadores (por exemplo, pagamento de encargos ou valores de contribuição social), OU a identificação dos
trabalhadores já consta na guia (por exemplo, nos casos de recolhimento de débitos rescisórios).

Para estes casos, a mensagem no rodapé da guia é a seguinte:

Para regularização, deverá ser gerado um arquivo SEFIP para cada lançamento/competência da GRDE.

Também devem ser consideradas as informações de competência e código de recolhimento constantes em cada lançamento (linha) da GRDE:

Ainda, deverão ser seguidos os seguintes passos:

1) No SEFIP, selecionar a opção “individualização” e preencher o campo data com
a data de validade da GRDE. Caso a GRDE tenha sido quitada antes da data de validade, considerar no SEFIP a data de validade e não de quitação. Utilizar a Tabela de Índices do FGTS compatível com a data de validade da
GRDE.

2) Alocar os trabalhadores que fazem jus ao recolhimento devem ser alocados
na “Modalidade Branco”. A soma das remunerações informadas no arquivo SEFIP para trabalhadores na “Modalidade Branco” tem que ser igual à registrada na respectiva linha da GRDE.

3) Antes de “Executar” o fechamento do movimento no SEFIP, utilizar a opção
“Simular” para consultar no relatório Analítico de Individualização se os seguintes
dados estão idênticos aos observados no corpo da guia:

- Competência;

- Código de recolhimento;

- Remuneração;

- Depósito Data de recolhimento (que deve ser igual a data de validade da GRDE).

4) Transmitir o arquivo SEFIP, via Conectividade Social, para a mesma base (Município/Unidade da Federação - UF) de recolhimento da guia.

6.4. Recolhimento em GRE - Anterior a 13.10.1998

As pendências de individualização com origem em recolhimentos, por meio de GRE, efetuados até 12.10.1998, são regularizadas por meio do formulário Documento Específico de Recolhimento do FGTS – DERF.
 
O DERF será aceito apenas nas situações em que não for possível a utilização do SEFIP (recolhimentos efetuados até 1210/1998) e para a individualização do código de recolhimento 736, código não relacionado no SEFIP.

O formulário DERF é o abaixo:

Para a regularização, o formulário DERF, devidamente preenchido, deve ser encaminhado para cada competência a ser regularizada.

O formulário DERF pode ser obtido em qualquer agência da Caixa Econômica, gratuitamente, para preenchimento pelo empregador, cujas informações são de sua responsabilidade

O DERF deve ser preenchido com os valores de Depósito de cada trabalhador,na moeda vigente na data do recolhimento, conforme Anexo II da Cartilha para Individualização do FGTS.

Após o preenchimento, os documentos devem ser entregues em qualquer agência da Caixa, para envio à Centralizadora responsável pelo processamento das informações.

6.4.1. Quando utilizar o DERF ou programa REMAG

O SEFIP pode ser utilizado para recolhimentos efetuados a qualquer tempo, desde que em reais (R$) e para todos os recolhimentos realizados a partir de 13.10.1998.

Já o programa REMAG deve ser utilizado para geração do arquivo e posterior transmissão via Conectividade Social.O DERF deve ser utilizado apenas nos casos em que não for possível a utilização do SEFIP, ou seja, recolhimentos efetuados até 12.10.1998, bem como para a individualização do código de recolhimento 736, código este não relacionado no SEFIP.

Para a utilização do programa REMAG, o empregador deverá observar:

- Para as regularizações deverá ser gerado arquivo utilizando a opção: “Entrada de Dados” do REMAG, informando os valores na moeda da época do recolhimento (Anexo II da Cartilha para Individualização).

- Informar como data de recolhimento a data em que a guia a ser individualizada foi efetivamente recolhida.

- O encaminhamento dos arquivos se dará, obrigatoriamente, via Conectividade Social.

Fundamentos Legais: Os citados no texto, conforme legislação vigente à época da publicação.

Dezembro/2021