AUTENTICAÇÃO DE LIVROS FISCAIS
Sumario
1. Introdução;
2. Autenticação – obrigação acessória;
3. Formalização da autenticação eletrônica e sua numeração;
4. Prazo para autenticação de livros fiscais.
1. INTRODUÇÃO
Os livros devem ser, obrigatoriamente, autenticados, mesmo que a empresa não tenha realizado nenhuma operação de compra ou venda no período. O livro conterá apenas termo de abertura e encerramento, representando uma declaração expressa de que não houve movimento no período.
Porém, é bom lembrar que, mesmo que no período não tenham ocorrido operações de compra e venda de “mercadorias", normalmente, as empresas têm informações sobre aquisição de energia elétrica e serviços de telecomunicações, sendo possível ainda que, possuam “Saldo Credor a Transportar para o Período Seguinte", informações estas que devem ser lançadas nos livros fiscais. Portanto, na prática, não é comum termos um período “sem movimento", ou seja, “sem informações".
Para autenticar livros fiscais, controlados pelo Estado, basta acessar o site www.economia.go.gov.brinformar a senha e a matrícula no "Acesso Restrito", selecionar a opção “Autenticação de Livros Fiscais" e preencher os dados solicitados.
É importante observar, no momento da autenticação, que os livros devem ser autenticados em ordem cronológica (por modelo e subtipo) e com a sequências numérica (por modelo) correta. Por isso, é interessante, antes mesmo de encadernar os livros, fazer uso da “Consulta Livros Fiscais Autenticados", disponibilizada no site da Secretaria da Economia para uma conferência prévia relativa ao último livro autenticado.
2. AUTENTICAÇÃO – OBRIGAÇÃO ACESSÓRIA
Os livros devem ser, obrigatoriamente, autenticados, mesmo que a empresa não tenha realizado nenhuma operação de compra ou venda no período. O livro conterá apenas termo de abertura e encerramento, representando uma declaração expressa de que não houve movimento no período.
Porém, é bom lembrar que, mesmo que no período não tenham ocorrido operações de compra e venda de “mercadorias", normalmente, as empresas têm informações sobre aquisição de energia elétrica e serviços de telecomunicações. Portanto, na prática, não é comum termos um período “sem movimento", ou seja, “sem informações".
Os livros fiscais previstos no art. 306 do RCTE devem ser autenticados:
previamente, antes de serem utilizados, se escriturados manualmente;
posteriormente, depois de encerrados e encadernados, se escriturados por processamento eletrônico de dados.
O livro fiscal a ser autenticado deve conter:
termo de abertura devidamente preenchido e assinado pelo contribuinte, ou por seu representante legal, e por seu contabilista, conforme modelo constante do Anexo V da IN 467/00, no caso de autenticação prévia de livro de escrituração manual;
termo de abertura e termo de encerramento, conforme modelos constantes dos Anexos V e VI, devidamente preenchidos e assinados pelo contribuinte, ou por seu representante legal, e por seu contabilista, no caso de escrituração por processamento eletrônico de dados.
(Redação revogada pela Instrução Normativa nº 1.225/15-GSF - vigência: 16.06.15)
A primeira autenticação de qualquer modelo de livro fiscal, para o qual seja indicada a forma de escrituração por Sistema Eletrônico de Processamento de Dados - SEPD, caracteriza a opção do contribuinte por essa forma de escrituração, ficando vedada a posterior escrituração dos livros especificados no art. 40 da IN nº 389/99-GSF por meio manuscrito. (Redação acrescida pela Instrução Normativa nº 1.225/15-GSF - vigência: 16.06.15)
(Redação acrescida pela Instrução Normativa nº 537/02-GSF - vigência: 09.04.02 a 10.12.06)
3. FORMALIZAÇÃO DA AUTENTICAÇÃO ELETRÔNICA E SUA NUMERAÇÃO
A autenticação eletrônica é gratuita e formaliza-se (Redação conferida pela Instrução Normativa nº 831/06-GSF - vigência: 11.12.06) no caso de autenticação de livros fiscais, com a expedição do Termo de Autenticação de Livro Fiscal, conforme modelo constante do Anexo VIII da IN 467/00, que será entregue ao contribuinte, para ser afixado no livro correspondente; (Redação conferida pela Instrução Normativa nº 831/06-GSF - vigência: 11.12.06)
(Redação revogada pela Instrução Normativa nº 1.225/15-GSF - vigência: 16.06.15)A numeração dos livros deve ser sequencial e consecutiva, por modelo, iniciando no número 1 (um), independentemente de ser escriturado de forma manual ou por processamento eletrônico de dados.
Os livros Registro de Entradas, modelos 1 ou 1-A, e Registro de Saídas, modelos 1 ou 1-A, podem ser subdivididos conforme a origem das operações em “internas” ou “interestaduais”.
etanol hidratado combustível - comum; (Redação conferida pela IN 1.189/14-GSF - vigência: 28.08.14)
etanol hidratado combustível - aditivado; (Redação conferida pela IN 1.189/14-GSF - vigência: 28.08.14)
óleo diesel B - comum; (Redação conferida pela IN 1.189/14-GSF - vigência: 28.08.14)
óleo diesel B - aditivado; (Redação conferida pela IN 1.189/14-GSF - vigência: 28.08.14)
óleo diesel B S10 - comum; (Redação conferida pela IN 1.189/14-GSF - vigência: 28.08.14)
óleo diesel B S10 - aditivado; (Redação conferida pela IN 1.189/14-GSF - vigência: 28.08.14)
óleo diesel B S50 - comum; (Redação conferida pela IN 1.189/14-GSF - vigência: 28.08.14)
óleo diesel B S50 - aditivado; (Redação conferida pela IN 1.189/14-GSF - vigência: 28.08.14)
óleo diesel B S500 - comum; (Redação acrescida pela IN 1.189/14-GSF - vigência: 28.08.14)
óleo diesel B S500 - aditivado; (Redação acrescida pela IN 1.189/14-GSF - vigência: 28.08.14)
gasolina C - comum; (Redação acrescida pela IN 1.189/14-GSF - vigência: 28.08.14)
gasolina C - aditivada; (Redação acrescida pela IN 1.189/14-GSF - vigência: 28.08.14)
gasolina C S50 - comum; (Redação acrescida pela IN 1.189/14-GSF - vigência: 28.08.14)
gasolina C S50 - aditivada; (Redação acrescida pela IN 1.189/14-GSF - vigência: 28.08.14)
gasolina podium; (Redação acrescida pela IN 1.189/14-GSF - vigência: 28.08.14)
gasolina premium; (Redação acrescida pela IN 1.189/14-GSF - vigência: 28.08.14)
querosene; (Redação acrescida pela IN 1.189/14-GSF - vigência: 28.08.14)
gás natural veicular. (Redação acrescida pela IN 1.189/14-GSF - vigência: 28.08.14)
Na autenticação do livro Movimentação de Combustíveis deve ser considerada a denominação do subtipo vigente no início mês da escrituração, para efeito de designação do nome do livro fiscal.
Na autenticação eletrônica de livro fiscal deve ser mantida a mesma sequência numérica já utilizada pelo contribuinte em seus livros fiscais. (Redação conferida pela IN 1.225/15-GSF - vigência: 16.06.15)
4. PRAZO PARA AUTENTICAÇÃO DE LIVROS FISCAIS
Sendo os livros escriturados manualmente, sua autenticação deve ocorrer previamente, antes de serem utilizados. E, nesse caso, não sendo início de atividade ou primeira exigência de utilização de livro, juntamente com o Pedido de Autenticação de Livro Fiscal deve ser apresentado o livro imediatamente anterior (art.13, da IN 467/00- GSF).
Tratando-se de escrituração por Sistema Eletrônico de Processamento de Dados – SEPD, a autenticação dos livros fiscais deve ocorrer posteriormente (art.13 da IN 467/00-GSF), devendo ser encadernados e autenticados, dentro de 120 (cento e vinte) dias, contados do último lançamento feito em uma das seguintes ocorrências: atingir 500 folhas; encerrar o exercício de apuração; cessar o uso do SEPD ou iniciar o uso da Escrituração Fiscal Digital (art.44 da IN 389/99- GSF).
Sendo os livros escriturados manualmente, sua autenticação deve ocorrer previamente, antes de serem utilizados. E, nesse caso, não sendo início de atividade ou primeira exigência de utilização de livro, juntamente com o Pedido de Autenticação de Livro Fiscal deve ser apresentado o livro imediatamente anterior (art.13, da IN 467/00- GSF).
Tratando-se de escrituração por Sistema Eletrônico de Processamento de Dados – SEPD, a autenticação dos livros fiscais deve ocorrer posteriormente (art.13 da IN 467/00-GSF), devendo ser encadernados e autenticados, dentro de 120 (cento e vinte) dias, contados do último lançamento feito em uma das seguintes ocorrências: atingir 500 folhas; encerrar o exercício de apuração; cessar o uso do SEPD ou iniciar o uso da Escrituração Fiscal Digital (art.44 da IN 389/99- GSF).
Fundamento legal: citados no texto