PROCESSOS ELETRÔNICOS
DISPOSIÇÕES

RESOLUÇÃO SEFAZ Nº 369, de 28.12.2018
(DOE de 02.01.2019)

Define normas de protocolo específicas para os processos eletrônicos, no âmbito do sistema eletrônico de informações.

O SECRETÁRIO DE ESTADO DE FAZENDA E PLANEJAMENTO, no uso de suas atribuições legais, tendo em vista o disposto no Decreto 46.126, de 20 de outubro de 2017 e o Decreto nº 46.212, de 05 de janeiro de 2018 e o disposto no Processo nº E-04/208/100042/2018;

CONSIDERANDO:

- que o Parágrafo Único do art. 20 do Decreto nº 46.126, de 20 de outubro de 2017, prevê que esta SEFAZ editará, em ato próprio, normas de Gestão Documental e de Gestão de Protocolo específicas para a tramitação digital de documentos e processos administrativos;

- que o Parágrafo Único do art. 22 do Decreto nº 46.126, de 20 de outubro de 2017, prevê que esta SEFAZ editará norma específica contendo os procedimentos sistêmicos de arquivamento e desarquivamento para documentos e processos administrativos eletrônicos, observando a Tabela de Temporalidade de Documentos do Estado do Rio de Janeiro;

- que o § 2 do art. 1º do Decreto nº 46.212, de 05 de janeiro de 2018 estabelece que cabe à Secretaria de Estado de Fazenda e Planejamento atuar como órgão central para gestão e normatização complementar das atividades administrativas que impactam a tramitação eletrônica de documentos e processos administrativos no âmbito do Poder Executivo de Estado do Rio de Janeiro; e

- que o art. 2º do Decreto nº 46.212, de 05 de janeiro de 2018 diz que as regras estabelecidas no Manual de Gestão de Protocolo, aprovado pelo Decreto nº 44.414, de 27 de setembro de 2013 e suas alterações, serão aplicadas aos processos autuados e tramitados pelo SEI-RJ no que couber, devendo ser observadas as exceções que venham a ser objeto de regulação específica publicada pela SEFAZ;

RESOLVE:

CAPÍTULO I
DAS DEFINIÇÕES DOS TERMOS ADOTADOS PELO SEI-RJ

Art. 1º - A operacionalização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-RJ) nos órgãos e entidades do Poder Executivo estadual seguirá as seguintes definições:

I - Unidade: designação dada a cada uma das divisões ou subdivisões da estrutura organizacional dos órgãos ou entidades do Estado do Rio de Janeiro.

II - Acesso externo: recurso do SEI-RJ que permite oferecer ao usuário externo do sistema o acesso à íntegra de processo, por período determinado, podendo ou não assinar documentos que componham o processo administrativo eletrônico.

III - Processo Principal: processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação de um ou mais processos como complemento ao seu andamento ou decisão.

IV - Anexação de processos: união definitiva de um ou mais processos a outro processo, considerado principal, desde que pertencentes a um mesmo interessado ou que tratem do mesmo assunto, equivalente à juntada de processos administrativos.

V - Sobrestamento de Processo: interrupção formal do andamento de processo, equivalente ao acautelamento de processos administrativos.

VI - Relacionamento de processos: funcionalidade utilizada para agrupar processos que possuam alguma ligação entre si, como informações complementares, objetos ou interessados em comum e que, por isso, precise de tratamento uniforme, funcionalidade equivalente à apensação de processos administrativos.

VII - Autenticação: declaração de autenticidade de um documento arquivístico, resultante do acréscimo, diretamente no documento, de elemento de verificação ou da afirmação por parte de pessoa investida de autoridade para tal.

VIII - Documento arquivístico digital: é o documento arquivístico armazenado sob a forma eletrônica e codificado em dígitos binários, podendo ser:

a) Nato digital: produzido originariamente em meio eletrônico;

b) Digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento em suporte físico não digital, gerando uma fiel representação em código digital.

IX - Documento externo: documento arquivístico não produzido diretamente no sistema.

X - Captura para o SEI-RJ: inclusão de documento arquivístico digital no SEI-RJ obtido diretamente de um scanner ou outra ferramenta apta a capturar em formato compatível o conteúdo de um documento.

XI - Número SEI: código numérico gerado automaticamente para identificar única e individualmente cada documento dentro do sistema.

XII - Nível de acesso: forma de controle de acesso de usuários a processos e documentos no SEI-RJ, quanto à informação neles contida.

XIII - Credencial de acesso ao SEI-RJ: permite ao usuário atuar sobre processos com nível de acesso sigiloso.

XIV - Base de conhecimento: funcionalidade do SEI-RJ destinada à inserção de orientações, fluxos processuais mapeados, definições, base legal e exigências necessárias para a correta instrução de processos.

XV - Código CRC (Cyclic Redundancy Check): código que garante a autenticidade de um documento assinado eletronicamente no SEI-RJ, constante em sua declaração de autenticidade.

XVI - Finalização de processo na unidade: momento em que a análise processual pela unidade chega ao fim, devendo tramitar o processo para outra, conforme definido pela Base de Conhecimento, sem deixálo aberto na unidade em questão.

XVII - Conclusão de processo: encerramento do tramite processual quando este atinge seu objetivo ou perde seu objeto, sendo realizada exclusivamente pela unidade geradora.

XVIII - Arquivamento: Serão considerados arquivados os processos administrativos eletrônicos devidamente concluídos em todas as unidades que o tramitaram, na forma do inciso XVII.

CAPÍTULO II
DA ELABORAÇÂO DE DOCUMENTOS NO SEI-RJ

Art. 2º - Os documentos a serem produzidos no SEI-RJ serão gerados com referencial da unidade em que forem elaborados.

Art. 3º - Os documentos que não serão assinados por titular da unidade em que foram elaborados devem ser produzidos através da tipologia de minuta e encaminhados à unidade responsável pela revisão e assinatura, que criará versão final do documento em sua própria unidade, a partir das recomendações constantes da minuta.

Art. 4º - Quando o documento destinado a compor processo administrativo eletrônico exigir formatação incompatível com o editor de textos, no momento de sua captura para o SEI deve ser utilizado o formato PDF.

§ 1º - O limite do tamanho individual de arquivos para captura para o SEI de documentos externos será de 20 mb.

§ 2º - Os documentos arquivísticos digitais de áudio e vídeo devem ser gravados em formato de compressão que garanta o menor tamanho de arquivo possível, mantendo-se sua inteligibilidade, de forma a cada arquivo não ultrapassar o limite estabelecido.

§ 3° - Documentos arquivísticos digitais, de qualquer natureza, que ultrapassarem
o limite estabelecido no § 1º devem ser mantidos em mídia digital, a qual deverá ser identificada com o Número de documento SEI relativo ao Termo de Guarda de Mídia inserido no processo correspondente.

§ 4º - A mídia a que refere o § 3º será encaminhada para a área responsável pelo processo correspondente para análise e posterior envio para o Arquivo Geral ou Descentralizado, conforme o caso.

§ 5º - O Termo de Guarda de Mídia deverá expressar, de forma clara e objetiva, a localização física e o setor responsável pela guarda damídia.

CAPÍTULO III
DO RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS E SUA DIGITALIZAÇÃO

Art. 5º - As unidades físicas de protocolo dos órgãos e entidades setoriais ou qualquer outra que vier a receber documentos que devam integrar processos administrativos eletrônicos, deverão proceder da seguinte maneira:

I - em caso de documentos em formato eletrônico:

a) A recepção de documento em formato eletrônico está condicionada à aprovação das mídias pelos softwares de antivírus utilizados pelo órgão ou entidade setorial e a verificação de integridade do arquivo entregue, sendo facultado ao interessado o recebimento da comprovação da entrega;

b) O documento apresentado em formato eletrônico será copiado no ato, devolvendo-se ao interessado o dispositivo físico utilizado, se for o caso.

c) o documento em formato eletrônico deverá ser remetido ao setor destinatário no órgão ou entidade através do SEI-RJ.

II - Em caso de documentos físicos, a administração poderá, conforme definido em ato de cada órgão ou entidade:

a) proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado;

b) determinar que a protocolização de documento original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o protocolo atestará a conferência da cópia com o original, devolverá o documento original imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua digitalização;

c) receber o documento para posterior digitalização, considerando que os documentos recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade, considerando que o documento deve ser digitalizado em formato “Portable Document Format (PDF)”, com utilização de processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), sempre que possível, de forma a garantir que seu conteúdo seja pesquisável;

§ 1º - A digitalização de documentos deverá ser colorida e com resolução mínima de 300 dpi (dots per inch ou pontos por polegada).

§ 2º - O servidor responsável deverá informar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente, ou cópia simples, ficando registrada em campo de cadastro específico no SEI-RJ denominado “Tipo de Conferência”.

§ 3º - O documento digitalizado deverá ter o respectivo Número SEIRJ anotado em seu corpo antes de ser encaminhado para guarda.

§ 4º - O tamanho máximo de um único arquivo eletrônico é de 20 MB.

Art. 6º - Caso haja necessidade de apresentação de documentos físico cujo arquivo resultante da digitalização supere os 20 MB, o arquivo deverá seguir o procedimento estabelecido no art. 11 desta Resolução.

Art. 7º - No ato da juntada do documento, o servidor responsável deve observar se o documento contém informação pessoal e registrar no SEI-RJ a sinalização do adequado nível de acesso, em conformidade com o disposto na legislação vigente.

Art. 8º - No caso de documento de procedência externa recebido em suporte físico pelas unidades de protocolo com indicação de informação sigilosa, este será encaminhado, sem violação do respectivo grau de sigilo, diretamente à unidade a que se destina, que deverá providenciar a inserção no SEI-RJ.