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DOCUMENTOS TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIOS
Afixação E Guarda Obrigatória Nas Empresas

1. Introdução
2. Documentos Afixados Obrigatoriamente
3. Controle De Jornada De Trabalho
3.1 - Veracidade Da Anotação Do Horário De Trabalho
3.2 - Adulteração Do Ponto Eletrônico – Fiscalização
4. Quadro De Horário
4.1 – Microempresas E Empresas De Pequeno Porte – Dispensadas
5. Escala De Revezamento
6. GPS - Guia Da Previdência Social
7. Férias Coletivas
7.1 - Microempresas E As Empresas De Pequeno Porte – Dispensadas
8. Creches
9. Convenções E Acordos Coletivos
10. Segurança E Saúde Do Trabalho
11. Livro, Fichas Ou Sistema Eletrônico – Registro De Empregado
12. Livro De Inspeção Do Trabalho
12.1 - Microempresas E As Empresas De Pequeno Porte – Dispensadas
13. RAIS - Relação Anual De Informações Sociais
14. FGTS - Fundo De Garantia Do Tempo De Serviço
15. Mapa Anual De Acidente De Trabalho
16. Guarda De Documentos – Prazos
17. Fiscalização

Todos os empregadores estão sujeitos a cumprirem certas obrigações trabalhistas e previdenciárias, e algumas delas deverão permanecer documentos afixados em locais visíveis ou de fácil acesso, isso principalmente para fiscalizações trabalhistas ou previdenciárias. E a maioria dos documentos tem prazo para permanecer guardados/arquivados.

E nesta matéria será tratada sobre os principais documentos que deverão permanecer afixados ou guardados nos estabelecimentos dos empregadores.

Segue abaixo, os principais documentos que deverão ser afixados nos estabelecimentos/empresas, principalmente para fiscalização trabalhistas e previdenciária:

h) Livro, Fichas ou Sistema eletrônico – registro de empregado; (Portaria do MTE n° 41/2007)

n) Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho. (Inciso XXIX, art. 7º da CF/88).

Os documentos sujeitos à inspeção deverão permanecer, sob as penas da lei, nos locais de trabalho, somente se admitindo, por exceção, a critério da autoridade competente, sejam os mesmos apresentados em dia hora previamente fixados pelo agente da inspeção, conforme determina a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT, em seu § 4º do artigo 630.

Observação: Verificar também o item “16. GUARDA DE DOCUMENTOS – PRAZOS”, desta matéria.

A empresa com mais de 10 (dez) empregados estão obrigadas a adotar um dos três métodos de controle de ponto (manual, mecânico ou eletrônico), conforme determina o artigo 74 da CLT.

“§ 2º. Art. 74. CLT - Para os estabelecimentos de mais de dez trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho, devendo haver pré-assinalação do período de repouso”.

E conforme o parágrafo único da Portaria n° 3.626/1991, artigo 13, quando a jornada de trabalho for executada integralmente fora do estabelecimento do empregador, o horário de trabalho constará também de ficha, papeleta ou registro do ponto, que ficará em poder do empregado.

Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados deverá ser anotado em ficha ou papeleta em seu poder, conforme determina o artigo 74 da CLT, § 3º, e artigo 13, parágrafo único, da Portaria MTE nº 3.626/1991. (Informações obtidas no site do MTE - Perguntas e Respostas, a respeito do Sistema de Ponto Eletrônico).

A Legislação não regulamenta de que forma se deve apresentar o serviço externo, para que justifique o uso da papeleta ou ficha de serviço externo, porém, entende-se que esse tipo de controle de jornada deva ser utilizado quando o empregado desempenha sua atividade na maior parte do tempo fora do estabelecimento do empregador e que no final do expediente não retorna ao estabelecimento.

Observação: O registro de ponto manual poderá ser desclassificado como prova a favor da empresa em uma reclamação trabalhista e em uma fiscalização pelo Ministério do Trabalho e Emprego quando verificado que houve rasuras, ou mesmo não corresponder com a realidade do trabalho laborado pelo empregado, para o não pagamento de horas extraordinárias.

A marcação de ponto não pode ser aquela com horário rígido, ou seja, aqueles horários com a marcação da mesma hora, dos mesmos minutos, tanto na entrada como na saída, todos os dias. Ocorrendo essa situação, poderá a marcação do ponto perder os seus efeitos perante a Justiça do Trabalho, pois o Juiz considera que seria difícil de admitir tamanha precisão do empregado na hora de entrada e na hora de saída, mais especificamente no que se refere aos minutos.

“Artigo 74, § 1º da CLT - O horário de trabalho será anotado em registro de empregados com a indicação de acordos ou contratos coletivos porventura celebrados”.

Importante: A empresa que adota a forma manual, o registro deve representar a veracidade do horário, pois a justiça não aceita horários arredondados ou cheios constantemente, por exemplo, todos os dias entrada às 8:00h e saída às 17:00h, ou seja, é proibido a jornada “britânica”, conforme Trata a Súmula nº 338, inciso III do TST.

A Portaria nº 1.510/2009, artigo 29 determina que comprovada a adulteração de horários marcados pelo trabalhador ou a existência de dispositivos, programas ou sub-rotinas que permitam a adulteração dos reais dados do controle de jornada ou parametrizações e bloqueios na marcação, o Auditor-Fiscal do Trabalho deverá apreender documentos e equipamentos, copiar programas e dados que julgar necessários para comprovação do ilícito.

O Auditor-Fiscal do Trabalho deverá elaborar relatório circunstanciado, contendo cópia dos autos de infração lavrados e da documentação apreendida (§ 1º do artigo 29 da Portaria acima).

A chefia da fiscalização enviará o relatório ao Ministério Público do Trabalho e outros órgãos que julgar pertinentes (§ 2º, do artigo 29 da Portaria acima).

“Art. 29. Portaria nº 1.510/2009. Comprovada a adulteração de horários marcados pelo trabalhador ou a existência de dispositivos, programas ou sub-rotinas que permitam a adulteração dos reais dados do controle de jornada ou parametrizações e bloqueios na marcação, o Auditor-Fiscal do Trabalho deverá apreender documentos e equipamentos, copiar programas e dados que julgar necessários para comprovação do ilícito”.

A empresa que adotar registros manuais, mecânicos ou eletrônicos individualizados de controle de horário de trabalho, contendo a hora da entrada e de saída, bem como a pré-assinalação do período de repouso ou alimentação, fica dispensada do uso de quadro de horário, conforme determina o artigo 13 da Portaria n° 3.626/1991.

Importante: E de acordo com o artigo 74 da CLT e a Portaria nº 3.626/1991, artigo 13 (Atualizada com as alterações da Portaria nº 41, de 28.02.2007), o quadro de horário de trabalho será discriminativo no caso de não ser o horário único para todos os empregados de uma mesma seção ou turma.

No caso das microempresas e as empresas de pequeno porte são dispensadas da afixação de Quadro de Horário de Trabalho em suas dependências (Artigo 51 da LC n° 123/2006).

Existem algumas atividades, onde os empregados precisam trabalhar em domingos e feriados, porém, eles têm o direito a folgas semanais. E por eles trabalharem nestes dias, se faz necessário ter folga em outro dia da semana.

Devido ao fato do empregado de determinadas atividades ser obrigado a trabalhar nos domingos e feriados é que a Legislação manda a empresa organizar a Escala de Revezamento.

A Escala de Revezamento semanal é necessária a fim de que todo empregado possa, periodicamente, gozar o descanso (repouso semanal remunerado), bem como propiciar ao empregado o conhecimento de suas folgas com tempo razoável para programar suas atividades

E a Escala de Revezamento deve ser fixada em local visível, em quadro sujeito à fiscalização.

“Art. 67 - Parágrafo único, da CLT - Nos serviços que exijam trabalho aos domingos, com exceção quanto aos elencos teatrais, será estabelecida escala de revezamento, mensalmente organizada e constando de quadro sujeito à fiscalização”

A Instrução Normativa nº 64, de 25 de abril de 2006 (D.O.U. de 26.04.2006) dispõe sobre a fiscalização do trabalho em empresas que operam com turnos ininterruptos de revezamento.

“Art. 1º - O Auditor Fiscal do Trabalho - AFT deverá observar o disposto nesta instrução normativa quando da fiscalização de jornada dos trabalhadores que laboram em empresas que operam com turnos ininterruptos de revezamento.

Art. 3º - Para fins de fiscalização da jornada normal de trabalho em turnos ininterruptos de revezamento, o AFT deverá verificar o limite de seis horas diárias, trinta e seis horas semanais e cento e oitenta horas mensais”.

De acordo com o Decreto n° 3.048/1999, artigo 225, inciso VI, a empresa está obrigada a afixar cópia da Guia da Previdência Social, relativamente à competência anterior, durante o período de um mês, no quadro de horário de que trata o artigo 74 da CLT – Consolidação das Leis do Trabalho.

§ 5º A empresa deverá manter à disposição da fiscalização, durante dez anos, os documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações referidas neste artigo, observados o disposto no § 22 e as normas estabelecidas pelos órgãos competentes. (Redação dada pelo Decreto nº 4.729, de 2003)

§ 7º A comprovação dos pagamentos de benefícios reembolsados à empresa também deve ser mantida à disposição da fiscalização durante dez anos”.

Encaminhar ao sindicato representativo da categoria profissional mais numerosa entre seus empregados, até o dia dez de cada mês, cópia da Guia da Previdência Social relativamente à competência anterior. (Inciso V do artigo 225 do Decreto nº 3.048/1999).

De acordo com o artigo 139, § 3º, da CLT o empregador deverá providenciar a afixação de aviso nos locais de trabalho, referente ao comunicado das férias coletivas.

§ 2º - Para os fins previstos neste artigo, o empregador comunicará ao órgão local do Ministério do Trabalho, com a antecedência mínima de 15 (quinze) dias, as datas de início e fim das férias, precisando quais os estabelecimentos ou setores abrangidos pela medida.

§ 3º - Em igual prazo, o empregador enviará cópia da aludida comunicação aos sindicatos representativos da respectiva categoria profissional, e providenciará a afixação de aviso nos locais de trabalho”.

As microempresas e as empresas de pequeno porte, conforme o artigo 51 da LC n° 123/2006 são dispensas de comunicar ao Ministério do Trabalho e Emprego a concessão de férias coletivas (Art. 139, parágrafo 2º, da CLT).

Toda empresa em seus estabelecimentos que trabalharem pelo menos 30 (trinta) mulheres, com mais de 16 (dezesseis) anos de idade, deverá manter a disposição das suas empregadas um local apropriado onde seja permitida a assistência de seus filhos durante o período de amamentação (§§ 1° e 2°, artigo 389 da CLT).

A Portaria nº 3.296, de 03 de Setembro de 1986, do MTE autoriza as empresas e empregadoras a adotar o sistema de Reembolso-Creche, em substituição à exigência contida no § 1º do art. 389 da CLT.

As empresas e empregadores deverão dar ciência às trabalhadoras da existência do sistema e dos procedimentos necessários para a utilização do benefício, que poderão variar conforme a categoria/empresa, fixando avisos em locais visíveis e de fácil acesso para os empregados.

As Superintendências Regionais do Trabalho e Emprego (SRTE) devem ser comunicadas pelas empresas da adoção do sistema de reembolso-creche, remetendo-lhe cópia do documento explicativo disponibilizado aos seus empregados. (também citado no site do Ministério do Trabalho e Emprego).

“Inciso III, art. 1º da Portaria n° 3.296/1986 - As empresas e empregadores deverão dar ciência às empregadas da existência do sistema e dos procedimentos necessários para a utilização do benefício, com a afixação de avisos em locais visíveis e de fácil acesso para os empregados”.

Observação: Matéria completa sobre creche, encontra-se no Boletim INFORMARE nº 29/2014 – “CRECHE Considerações”, em assuntos trabalhistas.

O artigo 614, § 2º da CLT estabelece que as Cópias autênticas das Convenções e dos Acordos deverão ser afixadas de modo visível, pelos Sindicatos convenentes, nas respectivas sedes e nos estabelecimentos das empresas compreendidas no seu campo de aplicação, dentro de 5 (cinco) dias da data de depósito previsto neste artigo.

Segue abaixo, alguns avisos de grande importância e obrigatórios, referente a Segurança e Saúde do Trabalhador.

Os estabelecimentos que mantenham as atividades insalubres ou com periculosidade afixarão, nos setores de trabalho atingidos, avisos ou cartazes, com advertência quanto aos materiais e substâncias perigosos ou nocivos à saúde (Parágrafo único, artigo 197, da CLT).

A Norma Regulamentadora (NR) 16, item 16.8 determina que todas as áreas de risco previstas nesta NR devem ser delimitadas, sob responsabilidade do empregador.

Conforme a NR 5, em seus itens 5.14 a 5.14.2, refere-se a documentação do processo eleitoral da CIPA, como se segue abaixo:

“5.14 A documentação referente ao processo eleitoral da CIPA, incluindo as atas de eleição e de posse e o calendário anual das reuniões ordinárias, deve ficar no estabelecimento à disposição da fiscalização do Ministério do Trabalho e Emprego. (Alterado pela Portaria SIT n.º 247, de 12 de julho de 2011)

5.14.1 A documentação indicada no item 5.14 deve ser encaminhada ao Sindicato dos Trabalhadores da categoria, quando solicitada. (Inserido pela Portaria SIT n.º 247, de 12 de julho de 2011)

5.14.2 O empregador deve fornecer cópias das atas de eleição e posse aos membros titulares e suplentes da CIPA, mediante recibo. (Inserido pela Portaria SIT n.º 247, de 12 de julho de 2011)”.

Referente a proteção contra incêndio a Norma Regulamentadora NR 23, em seus subintes “23.2” e “23.3” determina que os locais de trabalho deverão dispor de saídas, em número suficiente e dispostas de modo que aqueles que se encontrem nesses locais possam abandoná-los com rapidez e segurança, em caso de emergência. E as aberturas, saídas e vias de passagem devem ser claramente assinaladas por meio de placas ou sinais luminosos, indicando a direção da saída.

A Norma Regulamentadora NR 26, dispõe sobre a Sinalização de Segurança e seu subitem “26.1.1” determina que devem ser adotadas cores para segurança em estabelecimentos ou locais de trabalho, afim de indicar e advertir acerca dos riscos existentes (todos os procedimentos encontra-se na NR 26).

A Norma Regulamentadora NR 18 dispõe sobre Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção, e no seu subitem “18.37.1” determina que devem ser colocados, em lugar visível para os trabalhadores, cartazes alusivos à prevenção de acidentes e doenças de trabalho.

A obrigatoriedade de indicação de carga máxima permitida nos equipamentos de transporte, dos avisos de proibição de fumar e de advertência quanto à natureza perigosa ou nociva à saúde das substâncias em movimentação ou em depósito, bem como das recomendações de primeiros socorros e de atendimento médico e símbolo de perigo, segundo padronização internacional, nos rótulos dos materiais ou substâncias armazenados ou transportados (Artigo 182 da CLT e a Norma Regulamentadora NR 11).

Os materiais e substâncias utilizados, manipulados ou transportados nos locais de trabalho, quando perigosos ou nocivos à saúde, devem conter, no rótulo, sua composição, recomendações de socorro imediato e o símbolo de perigo correspondente, segundo a padronização internacional (Artigo 197 da CLT).

Observação: Existem outros avisos e procedimentos que poderão ser observados nas Normas Regulamentadoras, conforme a atividade da empresa.

Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho (Artigo 41, da CLT).

O registro de empregados deverá estar sempre atualizado e numerado seqüencialmente por estabelecimento, cabendo ao empregador ou seu representante legal a responsabilidade pela autenticidade das informações nele contidas (Artigo 2º, da Portaria MTPS/GM nº 3.626, de 13 de novembro de 1991 - DOU DE 14.11.91).

O empregador deverá deixar em permanência no local de trabalho, à disposição da fiscalização do Ministério do Trabalho, o livro de registro de empregados, o livro de inspeção do trabalho, o controle de registro de horário de trabalho (cartão, livro de ponto ou registro magnético, entre outros).

As informações anteriores a 12 (doze) meses poderão ser apresentadas no prazo de 2 (dois) a 8 (oito) dias via terminal de vídeo ou relatório ou por meio magnético, a critério do Auditor Fiscal do Trabalho.

“Art. 630, § 4º da CLT - Os documentos sujeitos à inspeção deverão permanecer, sob as penas da lei, nos locais de trabalho, somente se admitindo, por exceção, a critério da autoridade competente, sejam os mesmos apresentados em dia hora previamente fixados pelo agente da inspeção”.

De acordo com o artigo 628, § 1º da CLT as empresas estão obrigadas a possuir o livro intitulado "Inspeção do Trabalho", cujo modelo será aprovado por portaria Ministerial.

E nesse livro, registrará o agente da inspeção sua visita ao estabelecimento, declarando a data e a hora do início e término da mesma, bem como o resultado da inspeção nele consignando, se for o caso, todas as irregularidades verificadas e as exigências feitas, com os respectivos prazos para seu atendimento, e, ainda, de modo legível, os elementos de sua identificação funcional.

As empresas ou empregadores que mantiverem mais de um estabelecimento, filial ou sucursal, deverão possuir tantos livros "Inspeção do Trabalho" quantos forem seus estabelecimentos (Artigo 3º, da Portaria nº 3.158 de 18 de maio de 1971).

As microempresas e as empresas de pequeno porte, conforme artigo 51 da LC n° 123/2006 são dispensadas de possuir livro intitulado “Inspeção do Trabalho”.

Todo estabelecimento deve fornecer ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), por meio da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), as informações referentes a cada um de seus empregados, de acordo com o Decreto nº 76.900, de 23 de dezembro de 1975 (Manual da RAIS ano base 2016, Parte I, Introdução – Portaria do Ministro de Estado do Trabalho - MTB nº 1.464, de 30.12.2016).

O estabelecimento é obrigado a manter arquivados, durante 5 (cinco) anos, à disposição do trabalhador e da Fiscalização do Trabalho, os documentos comprobatórios, referente à RAIS, conforme o cumprimento das obrigações relativas ao MTE - Ministério do Trabalho e Emprego (Artigo 8° da Portaria do Ministro de Estado do Trabalho - MTB nº 1.464, de 30.12.2016):

Observação: Informações sobre RAIS, verificar no Boletim INFORMARE nº 3/2017 “RAIS ANO-BASE 2016 Início Dia 17 De Janeiro/2017 E Encerra Dia 17 De Março/2017”, em assuntos trabalhistas.

Compete ao Ministério do Trabalho e da Previdência Social (MTPS), por intermédio do INSS, exercer a fiscalização do cumprimento do disposto na Lei nº 8.036, de 1990, de acordo com este Regulamento e os artigos 626 a 642 da CLT, especialmente quanto à apuração dos débitos e das infrações praticadas pelos empregadores (Artigo 54 do Decreto nº 99.684/1990).

“Art. 55. Decreto nº 99.684/1990. O processo de fiscalização, de autuação e de imposição de multas reger-se-á pelo disposto no Título VII da CLT, respeitado o privilégio do FGTS à prescrição trintenária”.

“Inciso § 5º, art. 23, da Lei 8.036/1990. O processo de fiscalização, de autuação e de imposição de multas reger-se-á pelo disposto no Título VII da CLT, respeitado o privilégio do FGTS à prescrição trintenária”.

Sem prejuízo da fiscalização direta, poderá ser adotado o procedimento de fiscalização indireta, visando à verificação dos recolhimentos do FGTS e das Contribuições Sociais (Instrução Normativa SIT nº 84/2010, artigos 51 aos 54).

Serão notificados empregadores com indicação de débito verificado em consultas aos sistemas informatizados disponíveis à fiscalização do trabalho.

Poderão ser alcançados empregadores que tenham sido objeto prévio de denúncia cuja apuração não importe necessariamente em inspeção no local de trabalho, dando prioridade à verificação do FGTS e das Contribuições Sociais.

Para a fiscalização indireta, o empregador será notificado, por meio de Notificação de Apresentação de Documentos - NAD, a comparecer à SRTE (Superintendência Regional do Trabalho e Emprego) ou em suas unidades descentralizadas.

Conforme trata a NR 4, subitem 4.12, alínea “h”, “i” e “j” compete aos profissionais integrantes do SESMET:

“h) analisar e registrar em documento(s) específico(s) todos os acidentes ocorridos na empresa ou estabelecimento, com ou sem vítima, e todos os casos de doença ocupacional, descrevendo a história e as características do acidente e/ou da doença ocupacional, os fatores ambientais, as características do agente e as condições do(s) indivíduo(s) portador(es) de doença ocupacional ou acidentado(s).

i) registrar mensalmente os dados atualizados de acidentes do trabalho, doenças ocupacionais e agentes de insalubridade, preenchendo, no mínimo, os quesitos descritos nos modelos de mapas constantes nos Quadros III, IV, V e VI, devendo o empregador manter a documentação à disposição da inspeção do trabalho; (Alterado pela Portaria MTE n.º 2.108, de 23 de dezembro de 2014.

j) manter os registros de que tratam as alíneas "h" e "i" na sede dos Serviços Especializados em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho ou facilmente alcançáveis a partir da mesma, sendo de livre escolha da empresa o método de arquivamento e recuperação, desde que sejam asseguradas condições de acesso aos registros e entendimento de seu conteúdo, devendo ser guardados somente os mapas anuais dos dados correspondentes às alíneas "h" e "i" por um período não inferior a 5 (cinco) anos”.

Documento	Período	Fundamentação Legal
Acordo de Compensação	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão	CF, art. 7º, XXIX
Acordo de Prorrogação	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão	CF, art. 7º, XXIX
Atestado Médico	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS	CF, art. 7º, XXIX
Autorização para desconto não previsto em lei	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão	CF, art. 7º, XXIX
Aviso Prévio	2 anos	CF, art. 7º, XXIX
CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados	3 anos a contar da data da postagem	Port. MTb nº 2.115/99, art. 1º, § 2º
Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP	10 anos	Dec.-lei nº 2.052/83, arts. 3º e 10
Declaração de Instalação (NR-2 - Port. 3.214/78)	Indeterminado	não há
Documentação sobre imposto de renda na fonte	7 anos	Art. 174 do CTN
Exames Médicos	20 anos, no mínimo, após o desligamento do empregado	Portaria nº 3.214/78, NR 7
FGTS - GFIP - GRFC	30 anos	Decreto nº 99.684/90
Folha de votação de eleição da CIPA	5 anos	Portaria nº 3.214/78, NR 5
GRCS - Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical	5 anos	CTN - Lei nº 5.172/66, art. 174
GPS e toda documentação previdenciária quando não tenha havido levantamento fiscal. (Folha de pagamento, recibos, Ficha de Salário-Família, Atestados médicos, guia de recolhimento)	10 anos, exceto na hipótese de dolo, fraude ou simulação, o INSS poderá a qualquer tempo apurar e constituir seus créditos	Decreto nº 3.048/99, art. 348
Livro de Atas da CIPA	Indeterminado	não há
Livro de Inspeção do Trabalho	Indeterminado	não há
Mapa Anual de Acidente de Trabalho	5 anos	Portaria nº 3.214/78, NR 4
Pedido de Demissão	2 anos	CF, art. 7º, XXIX
Rais	5 anos	Portaria MTE nº 10/2015, art. 8º
Recibo de abono de férias	5 anos, durante o emprego até 2 anos após a rescisão * vide GPS	CF, art. 7º, XXIX
Recibo de adiantamento salarial	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS	CF, art. 7º, XXIX
Recibo de entrega da Comunicação de Dispensa - CD (Seguro-Desemprego)	5 anos	Resolução CODEFAT nº 71/94
Recibo de gozo de férias	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS	CF, art. 7º, XXIX
Recibo de pagamento de salário	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS	CF, art. 7º, XXIX
Registro de Empregados	Indeterminado	não há
Registro de segurança de caldeiraria	Indeterminado	não há
Salário-Educação - Documentos de convênios	10 anos	Dec.-lei nº 1.422/75, art. 1º, § 3º
Solicitação de abono de férias	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão	CF, art. 7º, XXIX
Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho	2 anos * vide GPS	CF, art. 7º, XXIX
Vale-transporte	5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão	CF, art. 7º, XXIX

A fundamentação legal da inspeção do trabalho encontra-se na Constituição Federal de 1988, artigo 21, inciso XXIV: “Art. 21 - Compete à União, inciso XXIV - organizar, manter e executar a inspeção do trabalho”.

Incumbe às autoridades competentes do Ministério do Trabalho, Indústria e Comércio, ou àquelas que exerçam funções delegadas, a fiscalização do fiel cumprimento das normas de proteção ao trabalho (Artigo 626, da CLT).

Os fiscais dos Institutos de Seguro Social e das entidades paraestatais em geral, dependentes do Ministério do Trabalho, serão competentes para a fiscalização a que se refere o presente artigo, na forma das instruções que forem expedidas pelo Ministro do Trabalho, Indústria e Comércio. (Parágrafo único, do artigo 626, da CLT).

“Art. 627-A – CLT. Poderá ser instaurado procedimento especial para a ação fiscal, objetivando a orientação sobre o cumprimento das leis de proteção ao trabalho, bem como a prevenção e o saneamento de infrações à legislação mediante Termo de Compromisso, na forma a ser disciplinada no regulamento da Inspeção do Trabalho”.

“Art. 630, § 4º - CLT. Os documentos sujeitos à inspeção deverão permanecer, sob as penas da lei, nos locais de trabalho, somente se admitindo, por exceção, a critério da autoridade competente, sejam os mesmos apresentados em dia hora previamente fixados pelo agente da inspeção”.

A empresa está obrigada a exibir qualquer documento que comprove o perfeito cumprimento das normas de proteção ao trabalho, quando solicitado pelo Ministério do Trabalho ou Previdência Social.

Os empregadores que utilizam sistemas eletrônicos de dados para registro dos fatos relacionados ao cumprimento da legislação trabalhista e fazendária devem manter os respectivos arquivos digitais e sistemas à disposição da fiscalização do trabalho nos prazos previstos na legislação, observada a prescrição trintenária relativa ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS (Artigo 11, da IN n° 89/2011).

No caso de fiscalização previdenciária, verificar o artigo 225 do Decreto nº 3.048/1999, abaixo:

§ 7º A comprovação dos pagamentos de benefícios reembolsados à empresa também deve ser mantida à disposição da fiscalização durante dez anos”.

Observação: Matéria sobre fiscalização do trabalho, encontra-se no Boletim INFORMARE n° 21/2014, em assuntos trabalhistas.