CONTABILIZAÇÃO E TRIBUTAÇÃO
Reembolso de Despesas
Sumário
1. Extrato
2. Conceitos
2.1. Dedutibilidade no Lucro Real do reembolso pago
2.2. Reembolso de despesa cobrado em documento fiscal
2.3. Reembolso de despesa cobrado por nota de débito
3. Tributação
3.1. Lucro Real
3.2. Lucro Presumido
3.3. Simples Nacional
4. Contabilização
1. EXTRATO
O reembolso de despesas é prática costumeira nas contratações de prestação de serviço. Sobre este assunto, o Fisco Federal, por diversas vezes, já se manifestou no sentido de que o reembolso de despesa é receita tributável como será demonstrado neste pequeno artigo
2. CONCEITOS
Normalmente, tais despesas ocorrem entre empresas, onde, por conveniência prática, o contratado paga as despesas e, pelo contrato, tem direito ao ressarcimento das mesmas do contratante.
Para considerar-se legítimo e sem incidência tributária, o reembolso de despesas deve consistir no recebimento de valores que, por previsão legal ou contratual, são de titularidade da empresa contratante do serviço, mas, foram pagas pela empresa contratada.
2.1. Dedutibilidade no Lucro Real do reembolso pago
Como disposto no artigo 299 do RIR/99, despesas dedutíveis são as despesas operacionais, ou seja, as despesas não que não foram inclusas no custo, necessárias à atividade da empresa e a manutenção da respectiva fonte produtora.
As despesas operacionais admitidas são as usuais ou normais no tipo de transações, operações ou atividades da empresa, entendendo-se como necessárias as pagas ou incorridas para a realização das transações ou operações exigidas pela atividade da empresa, ou seja, despesas dedutíveis são aquelas necessárias às atividades da empresa.
2.2. Reembolso de despesa cobrado em documento fiscal
Com isto, quando a pessoa jurídica realiza a cobrança do reembolso de despesas através de documento fiscal, o valor do reembolso passa a integrar o valor da mercadoria ou serviços prestados sendo tributado como receita de serviços ou venda de mercadoria, pelo Imposto de renda, Contribuição Social, PIS e COFINS no regime tributário adotado pela pessoa jurídica.
Considerando que os valores dos reembolsos de despesas estão amparados por documento hábil e idôneo a pessoa jurídica de Lucro Real poderá utilizar a dedução da despesa que foi paga na apuração do Imposto de Renda e Contribuição Social.
2.3. Reembolso de despesa cobrado por nota de débito
Os valores cobrados como reembolso de despesas através dos chamados relatórios de reembolsos, não podem ser tratados como receitas da venda de mercadorias ou serviços, pelo fato de que estes valores não têm previsão no contrato social, não sendo, portanto, uma receita da atividade da empresa. Porém, tributariamente deverão ser tratados como Demais Receitas.
3. TRIBUTAÇÃO
Segundo consta do artigo 12° do Decreto-Lei n° 1.598, de 26 de dezembro de 1977, a receita bruta das vendas e serviços compreende “o produto da venda de bens nas operações de conta própria, o preço dos serviços prestados e o resultado auferido nas operações de conta alheia”.
Portanto, no caso de os valores recebidos sob a rubrica de reembolso de despesas serem atribuíveis ao custo do serviço restará configurada a receita, com todas as incidências tributárias (IRPJ, CSLL, PIS e COFINS) e, serão atribuíveis ao custo do serviço todas as despesas com a mão de obra e outros custos com o pessoal diretamente envolvido na prestação dos serviços, o material utilizado e os custos indiretos atribuíveis.
3.1. Lucro Real
Os valores do reembolso de despesa integrarão o Lucro Real trimestral e por estimativa mensal.
Em relação ao Lucro Real por estimativa para efeitos da determinação do Imposto de Renda o valor do reembolso será considerado mensalmente para efeitos da composição da base de cálculo. Conforme cita o caput do artigo 5° da Instrução Normativa RFB n° 1.515, de 24 de novembro de 2014:
SOLUÇÃO DE CONSULTA N° 034, DE 26 DE MARÇO DE 2007 - 6ª REGIÃO FISCAL (DOU de 02.07.2007)
EMENTA: ESTIMATIVA. BASE DE CÁLCULO.
As demais receitas não compreendidas no conceito de receita bruta, tais como as financeiras ou o reembolso de despesas, integrarão, pelo todo, o valor da base de cálculo do imposto mensal por estimativa.
Em relação a Contribuição Social aplica-se o mesmo critério, conforme o artigo 18 da Instrução Normativa SRF n° 390, de 30 de janeiro de 2004.
Quanto ao PIS e COFINS na modalidade não cumulativa o valor do reembolso de despesa (Demais Receitas) será acrescido ao faturamento, conforme abaixo:
SOLUÇÃO DE CONSULTA N° 077, DE 6 DE JULHO DE 2012 - 6ª REGIÃO FISCAL (DOU de 12.07.2012)
EMENTA: REGIME NÃO CUMULATIVO. REEMBOLSO DE DESPESAS. INCIDÊNCIA.
Está sujeito à tributação pela Cofins o reembolso de despesas relativas a viagens, transporte, etc., necessárias à execução dos serviços prestados pelo contribuinte, e que, por determinação contratual, devam ser ressarcidas a ele pelos tomadores dos referidos serviços.
Conforme dispõe a Lei n° 10.833, de 29 de dezembro de 2003 e Lei n° 10.637, de 30 de dezembro de 2002 de que a Contribuição do PIS e da COFINS, com a incidência não-cumulativa, tem como fato gerador o faturamento mensal, assim entendido o total das receitas auferidas pela pessoa jurídica, independentemente de sua denominação ou classificação contábil.
3.2. Lucro Presumido
No lucro Presumido as receitas auferidas que não estão previstas no contrato social serão acrescidos à base de cálculo do Imposto de Renda, para efeito de incidência do imposto de renda (15%) e do adicional (10% quando houver), e também da Contribuição Social (9%), conforme RIR/99, artigo 521 e Instrução Normativa SRF n° 390/2004, artigo 88, inciso III.
SOLUÇÃO DE CONSULTA N° 321, DE 01 DE DEZEMBRO DE 2011 - 8ª REGIÃO FISCAL (DOU de 09.02.2012)
ASSUNTO: IMPOSTO SOBRE A RENDA DE PESSOA JURÍDICA - IRPJ
EMENTA: PARA FINS DE APURAÇÃO DA BASE DE CÁLCULO DO IMPOSTO SOBRE A RENDA DAS EMPRESAS TRIBUTADAS PELO LUCRO PRESUMIDO, INTEGRA A RECEITA BRUTA O VALOR PERCEBIDO A TÍTULO DE REEMBOLSO DE DESPESAS.
Em relação ao PIS e COFINS na modalidade cumulativa, com a publicação da Lei n° 12.973, de 13 de maio de 2014 (DOU de 14.05.2014), em seu artigo 2°, altera a redação do artigo 3° da Lei n° 9.718/1998, que passa a ter o conceito de receita bruta o disposto no artigo 12° do Decreto-Lei n° 1.598/1998, e segundo entendimento publicado pela Receita Federal tem-se que o reembolso de despesas compõe a base de cálculo para fins de tributação.
SOLUÇÃO DE CONSULTA N° 159, DE 14 DE JUNHO DE 2012 - 8ª REGIÃO FISCAL (DOU DE 26.07.2012)
EMENTA: BASE DE CÁLCULO. REEMBOLSO DE DESPESA.
A base de cálculo da Contribuição para o PIS/Pasep no regime cumulativo é o valor do faturamento, entendido como a receita bruta auferida pela pessoa jurídica, observadas as exclusões permitidas em Lei.
Desse modo, os valores recebidos de clientes, referentes a reembolso de despesas incorridas pela pessoa jurídica visando à prestação dos serviços que constituem seu objeto compõem a receita bruta para fins de apuração da base de cálculo da contribuição, uma vez que não há nenhum dispositivo legal permitindo sua exclusão.
3.3. Simples Nacional
Em relação ao Simples Nacional, o artigo 3° da Lei Complementar n° 123, de 14 de dezembro de 2006 também considera receita bruta o produto da venda de bens e serviços nas operações de conta própria, o preço dos serviços prestados e o resultado nas operações em conta alheia, não incluídas as vendas canceladas e os descontos incondicionais concedidos.
Portanto seguindo já os entendimentos da Receita Federal, os reembolsos de despesas que compõem o preço do serviço também integram a base de cálculo para tributação conforme o Anexo em que a empresa está enquadrada.
4. CONTABILIZAÇÃO
Levando-se em consideração o exposto neste trabalho, que o reembolso de despesa recebido pela contratada integra a base de cálculo para tributação entende-se que na contabilização terá tratamento de receita nas contas de resultados:
D- Caixa/Bancos ou Clientes (Ativo Circulante)
C- Receitas de Vendas (Conta de Resultado)
Revisado em 24/09/2017 – A partir dessa data a matéria pode ter sofrido alterações em virtude de publicações que à altere após a publicação em nosso site.