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FOLHA DE PAGAMENTO
Elaboração - Obrigatoriedade
Considerações Trabalhistas

Sumario

1. Introdução
2. Folha De Pagamento
2.1 – Conceito
2.2 – Obrigatoriedade
2.3 – Função
2.4 – Elaboração
2.4.1 – Conteúdo/Discriminação
2.4.2 - Eventos (Rendimentos E Descontos)
2.4.3 – Encerramento Do Mês
3. Recibo De Pagamento
3.1 - Prazo E Formas De Pagamento Dos Salários
4. Vedado – Salário Complessivo
5. FGTS
6. INSS
7. Prazo Para Pagamento Do FGTS E INSS
8. SEFIP/GFIP

1. INTRODUÇÃO

A Consolidação das Leis do Trabalho, como também a Constituição federal trata sobre os direitos trabalhistas e deles é o pagamento salarial, o qual é elaborado pela folha de pagamento.

A folha de pagamento é um documento de emissão obrigatória, para todos os empregadores e estabelecimentos, o qual contém todas as informações referentes ao pagamento de salários dos empregados, entre outros, e tem efeito para fiscalização trabalhista e previdenciária.

Nesta matéria será tratada sobre a obrigatoriedade da elaboração da folha de pagamento, com seus procedimentos, proventos, descontos e considerações.

2. FOLHA DE PAGAMENTO

2.1 – Conceito

A folha de pagamento é um documento elaborado por todas as pessoas jurídicas e equiparado, como também o empregador doméstico, no qual se relaciona, além dos nomes dos empregados, a remuneração (proventos), os descontos (faltas, atrasos, vale transporte, INSS, entre outros) e o valor líquido a que faz jus cada trabalhador.

“Folha de pagamento é um conjunto de procedimentos trabalhistas efetuado pelas empresas e estabelecimentos para realizar pagamento aos empregados, como também as obrigações fiscais, tais como, Contribuição Previdenciária, FGTS, Imposto de Renda, entre outros”.

“A folha de pagamento é a soma de todos os registros financeiros: salários e descontos. E refere-se ao montante pago aos trabalhadores durante o mês”.

2.2 – Obrigatoriedade

O empregador ao contratar um trabalhador deverá providenciar mensalmente a folha de pagamento e nela descrever as verbas, como a remuneração paga, devida ou creditada e também com seus respectivos descontos ou abatimentos, referente a todos os empregados a seu serviço, pois se trata de um documento de emissão obrigatória para efeito de fiscalização trabalhista e previdenciária.

E a confecção da folha de pagamento, como também a emissão, tem caráter obrigatório e deverá ser feita mensalmente, porém, não existe um modelo padrão, mas deverá conter todas as informações para fiscalização trabalhista e previdenciária (ver o subitem “2.4.1 – Conteúdo/Discriminação”, nesta matéria).

2.3 – Função

A folha de pagamento tem função operacional, contábil e fiscal e deve ser composta por todas as ocorrências do mês, de forma simples e transparente (salários, descontos, férias, rescisões, entre outros).

“O processo para execução da folha de pagamento tem grande importância para o departamento pessoal, pois ela tem informações necessárias para a sua finalidade, ou seja, pagamento de salários, com descontos e proventos, como também os tributos. Entre outras obrigações trabalhistas e previdenciária”.

2.4 – Elaboração

A elaboração da folha de pagamento, a emissão da mesma é obrigatório e deverá ser feita mensalmente, porém, não tem um modelo padrão, mas deverá conter todas as informações para fiscalização trabalhista e previdenciária (ver os subitens seguintes).

E após apurados todos os proventos e descontos começa-se a elaboração da folha de pagamento.

2.4.1 – Conteúdo/Discriminação

Os artigos 457 a 467 da Consolidação das Leis do Trabalho - CLT dispõem sobre a remuneração do empregado e define também o salário como contraprestação do serviço efetuado pelo empregado no decorrer do mês. E ressaltam também que além do salário fixo, fazem parte integrante da remuneração as comissões, percentagens, gratificações ajustadas, diárias para viagem e abonos pagos pelo empregador.

A folha de pagamento deverá ser elaborada mensalmente, com a remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço (contribuinte individual, empregados, entre outros segurados), de forma coletiva por estabelecimento, por obra de construção civil e por tomador de serviços, com a correspondente totalização e resumo geral, também deverão constar os dados: (Inciso III, do artigo 47, da IN RFB nº 971/2009)

a) discriminados, o nome de cada segurado e respectivo cargo, função ou serviço prestado;

b) agrupados, por categoria, os segurados empregado, trabalhador avulso e contribuinte individual;

c) identificados, os nomes das seguradas em gozo de salário-maternidade;

d) destacadas, as parcelas integrantes e as não-integrantes da remuneração e os descontos legais;

e) indicado, o número de cotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso;

f) valor bruto do salário;

g) valor da contribuição de Previdência;

h) descontos dos salários;

i) valor líquido que os empregados receberão.

2.4.2 - Eventos (Rendimentos E Descontos)

A folha de pagamento é composta também de eventos. E esses eventos são todos os proventos e descontos referentes aos salários/remuneração dos empregados mensalmente.

Os rendimentos mensais de um empregado podem ser compostos de salário base, comissões, horas-extras, adicional noturno, adicional de insalubridade, adicional de periculosidade, DSR (sobre comissões, horas extras e adicional noturno, entre outros) gratificações, salário-família, salário-maternidade, férias, 13º salário, entre outros.

E no caso dos descontos mensais são compostos pela Contribuição Previdenciária, Imposto de Renda Retido na Fonte, faltas e atrasos não justificados, DSR referente às faltas, contribuição sindical, adiantamentos de salários, desconto referente ao vale-transporte, desconto referente à alimentação, pensão alimentícia, plano de saúde, entre outros.

2.4.3 – Encerramento Do Mês

No encerramento do mês, o empregador está obrigado a elaborar a folha de pagamento, onde deverão ser apuradas todas as ocorrências necessárias tais como: salários fixos ou variáveis, horas extras (verificar os cartões de ponto), atestados médicos, faltas não justificadas, férias, rescisões, entre outros, como já foi informado anteriormente.

3. RECIBO DE PAGAMENTO

Através da folha de pagamento será gerado o recibo de pagamento, o qual indica os dados que fazem parte da folha e relativo a cada um dos empregados, e a estes deverá ser entregue 1 (uma) vi, conforme o Precedente Normativo nº 93 do TST.

“PRECEDENTE Nº 93 DO TST (TRIBUNAL SUPERIOR DO TRABALHO) - COMPROVANTE DE PAGAMENTO (positivo). O pagamento de salário deverá ser feito mediante recibo, fornecendo-se cópia ao empregado, com a identificação da empresa, e do qual constarão a remuneração, com a discriminação das parcelas, a quantia líquida paga, os dias trabalhados ou o total da produção, as horas extras e os descontos efetuados, inclusive para a Previdência Social, e o valor correspondente ao FGTS”.

O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo (Artigo 464, da CLT).

E de acordo com parágrafo único do artigo 464 da CLT, terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho (Parágrafo único, do artigo 464 da CLT).

Observação: Matéria completa sobre o assunto, verificar o Boletim INFORMARE nº 42/2014 “PAGAMENTO DE SALÁRIO Considerações”, em assuntos trabalhistas.

3.1 - Prazo E Formas De Pagamento Dos Salários

O pagamento do salário, qualquer que seja a modalidade do trabalho, não deve ser estipulado por período superior a 1 (um) mês, salvo no que concerne às comissões, percentagens e gratificações (artigo 459, da CLT).

“Art. 459 - § 1º, da CLT - Quando o pagamento houver sido estipulado por mês, deverá ser efetuado, o mais tardar, até o quinto dia útil do mês subseqüente ao vencido”.

E conforme a Instrução Normativa n° 1, de 7 de novembro de 1989:

“IV – o pagamento estipulado por quinzena ou semana, deve ser efetuado, até o 5º (quinto) dia após o Vencimento”.

Observação: Matéria completa sobre o assunto, verificar o Boletim INFORMARE nº 42/2014 “PAGAMENTO DE SALÁRIO Considerações”, em assuntos trabalhistas.

4. VEDADO – SALÁRIO COMPLESSIVO

Salário complessivo é quando não vem discriminado na folha de pagamento ou no recibo de pagamento do empregado as verbas que estão sendo pagas, como por exemplo, o valor do salário básico, as horas extras, a insalubridade ou outros adicionais, ou seja, agrupam numa única parcela tais valores referentes sem a discriminação de cada um.

“Salário complessivo é aquele no qual diferente direitos trabalhistas onde são quitadas de forma global, sem discriminação das parcelas, o qual é vedado pelas leis trabalhistas”.

O salário complessivo, o qual é vedado, consiste no condicionamento de uma importância fixa ao ganho básico, com a intenção de remunerar várias verbas, sem a possibilidade de verificar se a remuneração cobre todos os direitos e suas naturais variações, como, por exemplo, horas extras, horário noturno, descanso remunerado, insalubridade, periculosidade, gratificação, comissões, entre outras.

“SÚMULA Nº 91 DO TST (TRIBUNAL SUPERIOR DO TRABALHO. SALÁRIO COMPLESSIVO (mantida) - Res. 121/2003, DJ 19, 20 e 21.11.2003: Nula é a cláusula contratual que fixa determinada importância ou percentagem para atender englobadamente vários direitos legais ou contratuais do trabalhador”.

A Súmula acima considera nula qualquer cláusula contratual que fixe determinada importância englobando vários direitos ou verbas trabalhistas, pois na forma do artigo 464 da CLT, o empregador é quem deverá provar que remunerou o empregado corretamente.

E de acordo com o § 2º do artigo 477 da CLT, quando se tratar de rescisão de contrato ou recibo de quitação, qualquer que seja a causa ou forma de dissolução do contrato, deve ter especificada a natureza de cada parcela paga ao empregado e discriminado o seu valor, sendo válida a quitação, apenas, relativamente às mesmas parcelas.

5. FGTS

O Decreto nº 99.684/1990 consolida as normas regulamentares do FGTS e o depósito do FGTS é realizado através do SEFIP ou DAE (empregado doméstico).

“A empresa ou equiparado deve prestar informações ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e à Previdência Social, atualmente vinculada à Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB)”.

Consideram-se beneficiários do FGTS o trabalhador, a pessoa natural que prestar serviços a empregador, excluídos os eventuais, os autônomos e os servidores públicos civis e militares sujeitos a regime jurídico próprio (Artigo 2º, inciso II, e artigo 3º do Decreto nº 99.684/1990).

Os depósitos serão feitos na conta vinculada do trabalhador, que será aberta pelo empregador (Artigos 4º ao 8º do Decreto nº 99.684/1990).

O empregador deverá depositar mensalmente na conta vinculada do empregado o valor correspondente a 8% (oito por cento) da sua remuneração, de acordo com o artigo 27 do Decreto nº 99.684/1990.

No caso de contrato de trabalho firmado nos termos da Lei nº 11.180/2005 e também previsto no artigo 428 da CLT, ou seja, Contrato de Aprendizagem, o percentual é reduzido para 2% (dois por cento), conforme dispõe o artigo 15, § 7º, da Lei nº 8.036/1990.

O empregador deve discriminar no recibo de pagamento os valores das contribuições ao FGTS do empregado, segundo determina o Precedente Normativo nº 93 do Tribunal Superior do Trabalho:

“COMPROVANTE DE PAGAMENTO. O pagamento do salário será feito mediante recibo, fornecendo-se cópia ao empregado, com a identificação da empresa, e do qual constarão a remuneração, com a discriminação das parcelas, a quantia líquida paga, os dias trabalhados ou o total da produção, as horas extras e os descontos efetuados, inclusive para a Previdência Social, e o valor correspondente ao FGTS”.

Observação: Matéria completa sobre FGTS, vide Boletim INFORMARE n° 09/2016 “FGTS - FUNDO DE GARANTIA DO TEMPO DE SERVIÇO Lei Nº 8.036/1990 E Decreto Nº 99.684/1990 Considerações”, em assuntos trabalhistas.

6. INSS

O artigo 63 da Instrução Normativa RFB nº 971/2009 estabelece que a contribuição social previdenciária dos segurados empregado, empregado doméstico e trabalhador avulso é calculada mediante a aplicação das três alíquotas de 8% (oito por cento), 9% (nove por cento) ou 11% (onze por cento) sobre o seu salário-de-contribuição, de acordo com a faixa salarial constante da tabela publicada periodicamente pelo MPS e pelo MF.

Observação: Informações completas, referentes a contribuições previdenciárias tanto do empregado como do empregador, verificar o Boletim INFORMARE n° 37/2015 “FOLHA DE PAGAMENTO DE EMPRESAS E EQUIPARADOS Encargos Previdenciários Atualização”, em assuntos previdenciários.

7. PRAZO PARA PAGAMENTO DO FGTS E INSS

O depósito do FGTS na conta dos trabalhadores deverá ser feito até o dia 7 (sete) do mês subsequente ao mês trabalhado. Se o dia do vencimento cair em feriados ou finais de semana, o depósito deverá ser antecipado (Artigo 15 da Lei nº 8.036/1990).

A empresa está obrigada à arrecadação e ao recolhimento das contribuições ou de outras importâncias devidas à Seguridade Social, dos segurados empregados e trabalhadores avulsos a seu serviço, descontando-as da respectiva remuneração e, quando contrata contribuintes individuais, também deverá recolher o valor deles retido juntamente com as contribuições a seu cargo, ou seja, através do SEFIP, mensalmente (Lei nº 8.213/1991, artigo 30; Instrução Normativa nº 971/2009, artigo 80, com alterações da Instrução Normativa RFB nº 1.027/2010), conforme abaixo:

a) a partir da competência novembro de 2008, até o momento, as contribuições a cargo da empresa deverão ser recolhidas até o dia 20 (vinte) do mês subsequente ao da competência, e quando não houver expediente bancário neste dia, a data do pagamento é antecipada quando o dia 20 (vinte) cair em dia que não houver expediente bancário.

8. SEFIP/GFIP

A Lei nº 9.528/1997 introduziu a obrigatoriedade de apresentação da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social - GFIP.

Desde a competência janeiro de 1999, todas as pessoas físicas ou jurídicas sujeitas ao recolhimento do FGTS, conforme estabelece a Lei n° 8.036, de 11 de maio de 1990, e Legislação posterior, bem como às contribuições e/ou informações à Previdência Social, conforme disposto nas Leis nºs 8.212/1991 e 8.213/1991 e Legislação posterior, estão obrigadas a recolher e informar a GFIP/SEFIP.

Deverão ser informados os dados da empresa e dos trabalhadores, os fatos geradores de contribuições previdenciárias e valores devidos ao INSS, bem como as remunerações dos trabalhadores e valor a ser recolhido ao FGTS.

A empresa ou equiparado deverá informar mensalmente, à RFB (Receita Federal do Brasil) e ao Conselho Curador do FGTS, em GFIP (Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social) emitida por estabelecimento da empresa, com informações distintas por tomador de serviço e por obra de construção civil, os dados cadastrais, os fatos geradores, a base de cálculo e os valores devidos das contribuições sociais e outras informações de interesse da RFB e do INSS ou do Conselho Curador do FGTS, na forma estabelecida no Manual da GFIP.

O prazo para entregar e recolher a GFIP/SEFIP (Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social/Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) é utilizado para efetuar os recolhimentos ao FGTS referentes a qualquer competência e, a partir da competência janeiro de 1999, para prestar informações à Previdência Social, devendo ser apresentada mensalmente, independentemente do efetivo recolhimento ao FGTS ou das contribuições previdenciárias, quando houver:

a) recolhimentos devidos ao FGTS e informações à Previdência Social;

b) apenas recolhimentos devidos ao FGTS;

c) apenas informações à Previdência Social.

A falta de entrega da GFIP na forma, prazo e condições estabelecidos pela RFB impede a expedição da certidão de prova de regularidade fiscal perante a Fazenda Nacional (IN RFB nº 971/2009, artigo 47, § 17).

Observação: Informações referentes a contribuições previdenciárias e preenchimento do SEFIP, verificar o Boletim INFORMARE n° 37/2015 “FOLHA DE PAGAMENTO DE EMPRESAS E EQUIPARADOS Encargos Previdenciários Atualização”, em assuntos previdenciários.

Fundamentos legais: Citados no texto.