RAIS
ANO-BASE 2009

Sumário

1. INTRODUÇÃO

A Portaria MTE nº 2.590, de 30 de dezembro de 2009 (DOU de 31.12.2009), aprova instruções para a declaração da Relação Anual de Informações Sociais - RAIS ano-base 2009.

2. CONCEITO

A RAIS - Relação Anual de Informações Sociais tem por objetivo o suprimento das necessidades de controle da atividade trabalhista no País e, ainda, o provimento de dados para a elaboração de estatísticas do trabalho e a disponibilização de informações do mercado de trabalho às entidades governamentais.

3. ESTÃO OBRIGADOS A DECLARAR A RAIS

Estão obrigados a declarar a RAIS:

a) empregadores urbanos e rurais, conforme definido no art. 2º da Consolidação das Leis do Trabalho - CLT e no art. 3º da Lei nº 5.889, de 08 de junho de 1973, respectivamente;

b) filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no Exterior;

c) autônomos ou profissionais liberais que tenham mantido empregados no ano-base;

d) órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional dos governos federal, estadual, do Distrito Federal e municipal;

e) conselhos profissionais, criados por lei, com atribuições de fiscalização do exercício profissional, e as entidades paraestatais;

f) condomínios e sociedades civis; e

g) cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;

h) o estabelecimento inscrito no Cadastro Específico do INSS (CEI) que contratou empregado durante o ano-base.

O art. 3º da referida Portaria diz que o empregador, ou aquele legalmente responsável pela prestação das informações, deverá relacionar na RAIS de cada estabelecimento os vínculos laborais havidos ou em curso no ano-base e não apenas os existentes em 31 de dezembro, abrangendo:

a) empregados urbanos e rurais, contratados por prazo indeterminado ou determinado;

b) trabalhadores temporários regidos pela Lei nº 6.019, de 03 de janeiro de 1974;

c) diretores sem vínculo empregatício para os quais o estabelecimento tenha optado pelo recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS;

d) servidores da administração pública direta ou indireta federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal, bem como das fundações supervisionadas;

e) servidores públicos não-efetivos, demissíveis ad nutum ou admitidos por meio de Legislação especial, não regidos pela CLT;

f) empregados dos cartórios extrajudiciais;

g) trabalhadores avulsos, aqueles que prestam serviços de natureza urbana ou rural a diversas empresas, sem vínculo empregatício, com a intermediação obrigatória do órgão gestor de mão-de-obra, nos termos da Lei nº 8.630, de 25 de fevereiro de 1993, ou do sindicato da categoria;

h) trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos pela Lei nº 9.601, de 21 de janeiro de 1998;

i) aprendiz contratado nos termos do art. 428 da CLT, regulamentado pelo Decreto nº 5.598, de 1º de dezembro de 2005;

j) trabalhadores com contrato de trabalho por tempo determinado, regidos pela Lei nº 8.745, de 09 de dezembro de 1993;

k) trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural, Lei nº 5.889, de 08 de junho de 1973;

l) trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos por Lei Estadual;

m) trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos por Lei Municipal;

n) servidores e trabalhadores licenciados;

o) servidores públicos cedidos e requisitados; e

p) dirigentes sindicais.

4. ESTÃO DESOBRIGADOS A DECLARAR A RAIS

4.1 - Inscritos no CEI

A empresa ou estabelecimento inscrito no Cadastro Específico do INSS-CEI, que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base, está dispensado de entregar a RAIS Negativa.

4.2 - Empregador Doméstico

Em virtude do empregado doméstico não ser relacionado na RAIS, o empregador doméstico está desobrigado da entrega da RAIS.

5. RAIS NEGATIVA

O estabelecimento inscrito no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ que não manteve empregados ou que permaneceu inativo no ano-base está obrigado a entregar a RAIS Negativa, preenchendo somente os dados a ele pertinentes.

Segundo a Portaria MTE nº 2.590/2009, art. 4º, § 3º, os estabelecimentos ou entidades que não tiveram vínculos laborais no ano-base poderão fazer a declaração acessando a opção RAIS Negativa, disponível nos endereços eletrônicos - www.mte.gov.br/rais e www.rais.gov.br.

6. ENCERRAMENTO DE ATIVIDADES

O estabelecimento que encerrou as atividades em 2009 e não entregou a declaração da RAIS deverá marcar a opção encerramento das atividades, disponível no programa GDRAIS 2009 e informar a data do encerramento de suas atividades, bem como a data de desligamento dos empregados.

Encerrando as atividades no decorrer de 2010, o estabelecimento pode antecipar a entrega da declaração, utilizando o programa GDRAIS 2008 e informar, no campo data de encerramento, o dia, mês e ano de quando está sendo declarada a RAIS (no formato DD/MM/AAAA), bem como a data de desligamento dos empregados. A RAIS do ano-base 2008 também deverá ser declarada, caso ainda não tenha sido entregue.

Observação: No caso de entrega antecipada da declaração da RAIS de 2010, é necessário entregar também a declaração da RAIS do ano-base 2008.

7. QUEM DEVE SER RELACIONADO NA RAIS

Devem ser relacionados na RAIS:

a) empregados contratados por empregadores, pessoa física ou jurídica, sob o regime da CLT, por prazo indeterminado ou determinado, inclusive a título de experiência;

b) servidores da administração pública direta ou indireta, federal, estadual ou municipal, bem como das fundações supervisionadas;

c) trabalhadores avulsos (aqueles que prestam serviços de natureza urbana ou rural, a diversas empresas, sem vínculo empregatício, com a intermediação obrigatória do órgão gestor de mão-de-obra, nos termos da Lei nº 8.630, de 25 de fevereiro de 1993, ou do sindicato da categoria);

d) empregados de cartórios extrajudiciais; trabalhadores temporários, regidos pela Lei nº 6.019, de 03 de janeiro de 1974;

e) trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regidos pela Lei nº 9.601, de 21 de janeiro de 1998;

f) diretores sem vínculo empregatício, para os quais o estabelecimento/entidade tenha optado pelo recolhimento do FGTS (Circular CEF nº 46, de 29 de março de 1995);

g) servidores públicos não-efetivos (demissíveis ad nutum ou admitidos por meio de Legislação especial, não regidos pela CLT);

h) trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural (Lei nº 5.889, de 08 de junho de 1973);

i) servidores e empregados requisitados por órgão público;

j) aprendiz contratado nos termos do art. 428 da CLT, regulamentado pelo Decreto nº 5.598, de 1º de dezembro de 2005.

Nota: O sindicato ou órgão gestor de mão-de-obra ou a empresa contratada que no ano-base congregou trabalhadores avulsos, deve fornecer as informações referentes a esses trabalhadores, além das relacionadas com seus próprios empregados. Em razão disso, a empresa tomadora desses serviços não deve declarar esses trabalhadores em sua RAIS.

O estabelecimento inscrito no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ que não manteve empregados ou que permaneceu inativo no ano- base está obrigado a entregar a RAIS - RAIS Negativa - preenchendo apenas os dados a ele pertinentes.

O empregador, ou aquele legalmente responsável pela prestação das informações, deverá relacionar na RAIS de cada estabelecimento os vínculos laborais havidos ou em curso no ano-base e não apenas os existentes em 31 de dezembro.

7.1 - Informações na RAIS

Os empregadores deverão, ainda, informar na RAIS:

a) os quantitativos de arrecadação das contribuições sindicais previstas no art. 579 da CLT, devidas aos sindicatos das respectivas categorias econômicas e profissionais ou das profissões liberais e as respectivas entidades sindicais beneficiárias;

b) a entidade sindical à qual se encontram filiados; e

c) os empregados que tiveram desconto de contribuição associativa, com a identificação da entidade sindical beneficiária.

8. QUEM NÃO DEVE SER RELACIONADO NA RAIS

Não devem ser relacionados na RAIS:

a) diretores sem vínculo empregatício para os quais não é recolhido FGTS;

b) autônomos;

c) eventuais;

d) ocupantes de cargos eletivos (governadores, deputados, prefeitos, vereadores, etc.), a partir da data da posse, desde que não tenham feito opção pelos vencimentos do órgão de origem;

e) estagiários regidos pela Portaria MTPS nº 1.002, de 29 de setembro de 1967, e pela Lei nº 6.494, de 07 de dezembro de 1977; e

f) empregados domésticos;

g) cooperados ou cooperativados.

Observação: Os empregados licenciados, sem vencimentos no ano-base, que receberam valores resultantes de acordo coletivo ou receberam benefícios do INSS, devem constar da declaração da RAIS, caso tenham contribuído para o INSS e/ou para o FGTS.

9. PRAZO PARA A ENTREGA DA DECLARAÇÃO DA RAIS

Inicia-se no dia 14 de janeiro de 2010 e encerra-se no dia 26 de março de 2010 o prazo para a entrega da declaração da RAIS, referente ao ano-base 2009.

O prazo para entrega não será prorrogado.

10. RETIFICAÇÃO/EXCLUSÃO DE DADOS DENTRO DO PRAZO

Havendo necessidade de retificar as informações prestadas, a entrega da RAIS Retificação é restrita ao prazo normal. Não há incidência de multa sobre a retificação de informações.

Retificação:

Retificação da RAIS ano-base 2009 dentro do prazo legal - Detectando-se erros na declaração enviada, seja nos campos do estabelecimento ou nos campos do trabalhador, o estabelecimento/entidade deverá adotar os seguintes procedimentos para a retificação:

a) retificação dos dados do estabelecimento, exceto os campos CNPJ/CEI ou CEI Vinculado - clicar na opção “Serviços” e, em seguida, na opção “Retificação dos Dados do Estabelecimento”, disponíveis nos endereços (http://www.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br), preenchendo corretamente o formulário com todos os dados solicitados e, em seguida, clicar na opção “Enviar”;

a.1) não será permitida a retificação de erros nos campos do CNPJ/CEI ou CEI Vinculado. O procedimento para esses casos é o de exclusão, conforme item 10.2;

b) retificação dos dados do empregado, exceto os campos PIS/PASEP, data de admissão, data de desligamento e CBO - utilizar o programa GDRAIS2009 para fazer as devidas correções e gravar a declaração retificadora. No momento da gravação do arquivo, será solicitado o número do CREA da declaração enviada anteriormente, referente ao estabelecimento que está sendo retificado;

b.1) no arquivo da retificação devem ser gravados somente os empregados que foram corrigidos e, quando for o caso, os vínculos a serem incluídos. Os empregados declarados corretamente não devem constar na declaração retificadora para evitar duplicidades;

b.2) não será permitida a retificação de erros nos campos PIS/PASEP, data de admissão, data de desligamento e CBO. O procedimento para esses casos é o de exclusão, conforme item abaixo.

Exclusão

Exclusão da RAIS ano-base 2009 dentro do prazo legal - Detectando-se erros nos campos CNPJ/CEI, CEI Vinculado, PIS/PASEP, data de admissão, data de desligamento e CBO, o(a) estabelecimento/entidade deverá adotar os seguintes procedimentos:

a) gerar uma nova RAIS corretamente do estabelecimento com todos os empregados e transmitir o arquivo por meio da Internet;

b) excluir a declaração incorreta, utilizando a opção “Serviços” e, em seguida, a opção “Exclusão RAIS ano-base 2009”, disponíveis nos endereços (http://www.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br), preenchendo todos os dados solicitados, inclusive o número do CPF do responsável pela declaração e clicar na opção “Enviar”;

c) em caso de dúvida, contactar a Central de Atendimento da RAIS, telefone 0800-7282326, para solicitar os esclarecimentos necessários.

10.1 - Retificação de Dados Fora do Prazo Legal - Procedimentos

Retificação da RAIS ano-base 2009 fora do prazo legal (após 26 de março de 2010) - caso o(a) estabelecimento/entidade tenha prestado a declaração dentro do prazo legal e necessite retificar após o encerramento do prazo, deverá adotar os seguintes procedimentos:

a) retificação dos dados do estabelecimento, exceto, os campos CNPJ/CEI ou CEI Vinculado - clicar na opção “Serviços” e, em seguida, na opção “Retificação dos Dados do Estabelecimento”, disponíveis nos endereços (http://www.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br), preenchendo corretamente o formulário com todos os dados solicitados e, em seguida, clicar na opção “Enviar”;

a.1) não será permitida a retificação de erros nos campos do CNPJ/CEI ou CEI Vinculado. O procedimento para esses casos é o de exclusão, conforme item 10.4;

b) retificação dos dados do empregado, exceto os campos PIS/PASEP, data de admissão, data de desligamento e CBO - utilizar o programa GDRAIS2009 para fazer as devidas correções e gravar a declaração retificadora. No momento da gravação do arquivo será solicitado o número do CREA da declaração enviada, anteriormente, referente ao estabelecimento que está sendo retificado;

b.1) no arquivo da retificação, devem ser gravados somente os empregados que foram corrigidos e, quando for o caso, os vínculos a serem incluídos. Os empregados declarados corretamente não devem constar na declaração retificadora para evitar duplicidades;

b.2) não será permitida a retificação de erros nos campos PIS/PASEP, data de admissão, data de desligamento e CBO. O procedimento para esses casos é o de exclusão, conforme item abaixo.

Exclusão da RAIS

Exclusão da RAIS ano-base 2009 fora do prazo legal - Detectando-se erros nos campos CNPJ/CEI, CEI Vinculado PIS/PASEP, data de admissão, data de desligamento e CBO, o(a) estabelecimento/entidade deverá adotar os seguintes procedimentos:

a) PIS/PASEP, data de admissão, data de desligamento e CBO- gerar uma nova RAIS corretamente do estabelecimento, incluindo somente o(s) empregado(s) que foi(ram) corrigido(s) e transmitir o arquivo por meio da Internet. Em seguida, excluir o PIS/PASEP do(s) empregado(s) enviado(s) com erro, utilizando a opção “Serviços” e, em seguida, a opção “Exclusão RAIS ano-base 2009”, disponíveis nos endereços (http://www.mte.gov. br/rais ou http://www.rais.gov.br), preenchendo todos os dados solicitados, inclusive o número do CPF do responsável pela declaração e clicar na opção “Enviar”;

b) CNPJ/CEI ou CEI Vinculado - gerar uma nova RAIS corretamente do estabelecimento com todos os empregados e transmitir o arquivo por meio da Internet. Em seguida, excluir a declaração incorreta, utilizando a opção “Serviços” e, em seguida, a opção “Exclusão RAIS ano-base 2009”, disponíveis nos endereços (http://www.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br), preenchendo todos os dados solicitados, inclusive o número do CPF do responsável pela declaração e clicar na opção “Enviar”;

c) em caso de dúvida, contactar a Central de Atendimento da RAIS, telefone 0800-7282326, ou as Superintendências Regionais do Trabalho e Emprego, Gerências Regionais do Trabalho e Emprego ou Agências Regionais do Trabalho e Emprego, para solicitar os esclarecimentos necessários.

Retificação da RAIS de exercícios anteriores - caso o(a) estabelecimento/entidade necessite retificar declarações da RAIS de exercícios anteriores, deverá consultar os procedimentos constantes nos endereços (http://www.mte.gov. br/rais ou http://www.rais.gov.br), item “Orientações”, opção “Retificação da RAIS de exercícios anteriores”.

Em caso de dúvida, contactar a Central de Atendimento da RAIS, telefone 0800-7282326, ou as Superintendências Regionais do Trabalho e Emprego, Gerências Regionais do Trabalho e Emprego ou Agências Regionais do Trabalho e Emprego, para solicitar os esclarecimentos necessários.

Importante: É de responsabilidade do empregador conferir as informações da RAIS, antes de efetuar a entrega, para não prejudicar o empregado no recebimento do abono salarial, previsto no artigo 239 da Constituição Federal.

11. COMPROVANTE DE ENTREGA DA RAIS

Ao finalizar a entrega da declaração pode-se imprimir o Protocolo de Entrega através do próprio aplicativo GDRAIS.

Para imprimir o Protocolo de Entrega é preciso indicar o local em que o arquivo foi originalmente gravado, no disco rígido ou em disquete de 3½.

12. RECIBO DE ENTREGA DA RAIS

O recibo estará disponível para impressão até 5 (cinco) dias úteis após a entrega da declaração, e deverá ser impresso utilizando o formulário Impressão de Recibo, via Web.

Importante: Preservar o Protocolo de Transmissão de Arquivo, fornecido no ato da transmissão do mesmo, onde consta o número do Controle de Recepção e Expedição de Arquivo (CREA), que juntamente com a inscrição CNPJ/CEI será obrigatório para emissão do recibo de Entrega da RAIS pela Internet. Para os canteiros de obras, informar também o CEI vinculado.

13. ENTREGA FORA DO PRAZO

O empregador que não entregar a RAIS no prazo previsto no caput do art. 6º, omitir informações ou prestar declaração falsa ou inexata, ficará sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 11 de janeiro de 1990, regulamentada pela Portaria/MTE nº 14, de 10 de fevereiro de 2006, publicada no Diário Oficial da União de 13 de fevereiro de 2006.

14. RAIS DOS ANOS ANTERIORES (1976 - 2008)

Para gerar o disquete com a declaração e retificação, deverá utilizar o programa GDRAIS Genérico, que permite informar os anos-base 1976 a 2008.

Observação: Faça o download do aplicativo.

14.1 - Declaração de RAIS Dos Anos Anteriores

Procedimentos para fazer a transmissão da RAIS, ou seja, a declaração:

a) a RAIS de exercícios anteriores deverá ser declarada com a utilização do aplicativo GDRAIS Genérico e os valores das remunerações deverão ser apresentados na moeda vigente no respectivo ano-base;

b) para transmitir o arquivo é necessário copiar (fazer download) e instalar o programa RAISNet 2008. O ícone do RAISNet não aparecerá na área de trabalho;

c) o arquivo em disquete poderá ser entregue, também, nas Delegacias Regionais do Trabalho, Subdelegacias e Agências de Atendimento, para o caso de estabelecimento sem acesso à Internet;

d) a cópia resumida dos arquivos da RAIS, de qualquer ano-base, poderá ser solicitada à Coordenação Geral de Estatísticas do Trabalho, do Ministério do Trabalho e Emprego, em Brasília-DF, ou a seus órgãos regionais.

Os estabelecimentos que não entregaram a Declaração RAIS dentro do prazo estão sujeitos às penalidades previstas na Legislação.

14.2 - Retificação da RAIS de Anos Anteriores - 1976 a 2008

Para retificar, ou seja, fazer as correções dos erros, seguir conforme os procedimentos descritos nos subitens 14.2.1 e 14.2.2 abaixo.

14.2.1 - Dados do Empregado

Para corrigir erro nos campos PIS/PASEP, data de admissão, data de desligamento, a empresa deverá providenciar o envio de uma nova declaração, somente do empregado declarado incorretamente. Em seguida, solicitar ao Ministério do Trabalho e Emprego - MTE a exclusão da declaração incorreta. O requerimento da exclusão poderá ser apresentado conforme modelo específico: Formulário de Exclusão de RAIS Anos Anteriores.

Para corrigir erro no campo remuneração e demais campos, exceto PIS/PASEP, data de admissão, data de desligamento, o estabelecimento deve providenciar o envio de uma declaração retificadora somente do(s) empregados(s) declarado(s) com erro. Neste caso, não é necessário excluir a informação enviada anteriormente.

Em se tratando de inclusão de empregado(s), omitido(s) anteriormente, o estabelecimento deverá gerar uma nova declaração, informando nesta declaração apenas o(s) empregado(s) omitido(s). Nestes casos, a gravação desta declaração deverá ser como nova, e não como retificadora.

14.2.2 - Dados do Estabelecimento

Para corrigir erro nos campos CNPJ/CEI/CEI Vinculado, a empresa deverá providenciar o envio de uma nova declaração com a inscrição correta, incluindo todos os empregados do estabelecimento. Em seguida, solicitar ao MTE a exclusão da declaração incorreta. O requerimento da exclusão poderá ser apresentado conforme modelo específico: Formulário de Exclusão de RAIS Anos Anteriores.

Em se tratando de inclusão de estabelecimentos/empregados, omitidos anteriormente, a empresa deverá gerar uma nova declaração, utilizando o GDRAIS Genérico 1976 a 2008, informando nesta declaração apenas os estabelecimentos/empregados omitidos. Nestes casos, a gravação desta declaração deverá ser como nova, e não como retificadora.

Nota: Endereço para envio dos requerimentos de Exclusão:

Ministério do Trabalho e Emprego

Esplanada dos Ministérios, Edifício Anexo, Ala “B” - 2º andar - Sala 204 - CEP: 70.059-900 - Brasília - DF.

Observações:

A retificação das informações nas declarações de anos-anteriores somente poderá ser efetuada nos campos disponíveis no programa GDRAIS Genérico.

Em caso de dúvida, ligar para a Central de Atendimento da RAIS pelo telefone 0800 7282326.

15. PENALIDADES/MULTA

Conforme determina o art. 2º da Portaria nº 14, de 10 de fevereiro de 2006, alterada pela Portaria nº. 687, de 24 de abril de 2009, o empregador que não entregar a RAIS no prazo legal ficará sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a ser cobrada em valores monetários a partir de R$ 425,64 (quatrocentos e vinte e cinco reais e sessenta e quatro centavos), acrescidos de R$ 106,40 (cento e seis reais e quarenta centavos) por bimestre de atraso, contados até a data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infração, se este ocorrer primeiro.

O valor da multa resultante da aplicação, acima prevista, quando decorrente da lavratura de Auto de Infração, deverá ser acrescido de percentuais, em relação ao valor máximo da multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a critério da autoridade julgadora, na seguinte proporção:

a) de 0% (zero por cento) a 4% (quatro por cento) - para empresas com 0 (zero) a 25 (vinte e cinco) empregados;

b) de 5% (cinco por cento) a 8% (oito por cento) - para empresas com 26 (vinte e seis) a 50 (cinquenta) empregados;

c) de 9% (nove por cento) a 12% (doze por cento) - para empresas com 51 (cinquenta e um) a 100 (cem) empregados;

d) de 13% (treze por cento) a 16% (dezesseis por cento) - para empresas com 101 (cento e um) a 500 (quinhentos) empregados; e

V - de 17% (dezessete por cento) a 20% (vinte por cento) - para empresas com mais de 500 (quinhentos) empregados.

É de responsabilidade do empregador corrigir as informações da RAIS antes de efetuar a entrega, para não prejudicar o empregado no recebimento do abono salarial, previsto no art. 239 da Constituição Federal.

A lavratura do auto de infração, com a aplicação ou não da multa correspondente ao atraso, não entrega da RAIS ou entrega com erros ou omissões, não isenta o empregador da obrigatoriedade de prestar as informações requeridas pelo Ministério do Trabalho e Emprego.

Importante: Após término do prazo final, a entrega da declaração continua sendo obrigatória, porém está sujeita a multa.

16. ARQUIVO

O estabelecimento é obrigado a manter arquivados, durante 5 (cinco) anos, à disposição do trabalhador e da Fiscalização do Trabalho, os documentos comprobatórios, referente à RAIS, conforme o cumprimento das obrigações relativas ao MTE - Ministério do Trabalho e Emprego:

a) o relatório impresso ou a cópia dos arquivos;

b) o Recibo de Entrega da RAIS.

Fundamentos Legais: Os citados no texto.