OBRIGAÇÕES
TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIA
Sumário
1. INTRODUÇÃO
Todos os empregadores estão obrigados a cumprir determinadas obrigações trabalhistas e previdenciárias, em determinados meses ou períodos pré-fixados, tendo prazos de vencimento definidos e possibilitando antecipação ou prorrogação.
2.OBRIGAÇÕES MENSAIS
2.1 - Salário
O empregador deve efetuar o pagamento dos salários aos empregados até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido. Para a Legislação Trabalhista o sábado é considerado dia útil. Se a empresa não trabalha aos sábados, o pagamento deverá ser antecipado para sexta feira (Art. 465 da CLT).
2.2 - CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
Deverá encaminhar o CAGED até o dia 7 (sete) do mês subsequente, através de meio eletrônico, com a utilização do Aplicativo do CAGED Informatizado - ACI ou outro aplicativo fornecido pelo Ministério do Trabalho e Emprego, relação dos empregados admitidos e demitidos no mês anterior.
2.3 - PIS - Programa de Integração Social
a) Documento de Cadastramento do Trabalhador - DCT
O empregador deverá cadastrar os empregados ainda não cadastrados no PIS/PASEP imediatamente após a admissão.
Nota: Quando da emissão da 1ª via da Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS, o cadastramento no sistema PIS/PASEP é de competência das Delegacias Regionais do Trabalho. As empresas devem consultar antecipadamente o Ministério do Trabalho e a Caixa Econômica Federal.
b) Comprovante de Cadastramento
As vias do empregado e do empregador serão disponibilizadas no ato da solicitação ou em até 5 (cinco) dias úteis, contados da data da entrega da DCT na Caixa Econômica Federal.
2.4 - Pagamento do FGTS
Recolher, até o dia 7 (sete) do mês subsequente e se não houver expediente bancário antecipar o recolhimento para o 1º dia útil anterior, os depósitos relativos ao FGTS de 8% (oito por cento), incidente sobre a remuneração do mês anterior dos empregados (Lei nº 8.036/1990).
2.5 - Pagamento do INSS
Recolher as contribuições relativas à Previdência Social sobre remuneração, produção rural e 13º salário, pagos em rescisão contratual, até o dia 20 (vinte) do mês subsequente. Não havendo expediente bancário, antecipar o recolhimento para o primeiro dia útil imediatamente anterior, conforme a Medida Provisória nº 447/2008.
Contribuinte Individual, inclusive empregado doméstico, recolher as contribuições devidas à Previdência Social no dia 15 (quinze) do mês subsequente, prorrogando o vencimento para o primeiro dia útil subsequente.
13 º salário - recolher no dia 20 (vinte) de dezembro, ou no dia útil imediatamente anterior, as contribuições devidas à Previdência Social, inclusive dos empregados domésticos.
Processo Trabalhista - recolher as contribuições devidas à Previdência Social no dia 2 (dois) do mês subsequente. Não havendo expediente bancário, prorrogar o vencimento para o primeiro dia útil subsequente.
CONTRIBUIÇÃO |
RECOLHIMENTO |
Contribuição sobre remuneração paga a empregados e contribuintes individuais que tenham prestado serviço a empresas e produção rural |
no dia 20 do mês subsequente; se não houver expediente bancário neste dia, recolher no 1º dia útil anterior |
Contribuinte individual (carnês), e empregado doméstico |
até o dia 15 do mês subsequente; se não houver expediente bancário neste dia, recolher no 1º dia útil posterior |
PAES |
até o dia 20 de cada mês |
13º salário |
até o dia 20 de dezembro, inclusive doméstica; se não houver expediente bancário neste dia, recolher no 1º dia útil anterior |
13º salário pago em rescisão |
no dia 20 do mês subsequente; se não houver expediente bancário neste dia, recolher no 1º dia útil anterior |
Extinção de processo trabalhista |
no dia 2 do mês subsequente; se não houver expediente bancário neste dia, recolher no 1º dia útil posterior |
2.6 - CIPA
De acordo com o calendário anual, realizar as reuniões mensais, em local apropriado, durante a jornada de trabalho (Portaria MTb nº 3.214/1978, NR-5, com redação dada pela Portaria SSST nº 08, de 24.02.1999).
2.7 - Exame Médico
Realizar o exame médico admissional dos empregados admitidos, antes do início das atividades, bem como exames periódicos, de acordo com o cronograma elaborado pelo médico do trabalho, e os exames demissionais, realizados antes da homologação (Portaria MTb nº 3.214/7198, NR-7, com redação dada pela Portaria SSST nº 24, de 29.121994).
2.8 - Acidente do Trabalho
Enviar a Comunicação de Acidente do Trabalho - CAT à Previdência Social no 1º dia útil subsequente ao da ocorrência.
2.9 - Vale-Transporte
Fornecer o vale-transporte aos empregados, conforme solicitado no termo de opção.
2.10 - Salário-Família
Para efeito de concessão e manutenção do salário-família, preencher a ficha de salário-família e o Termo de Responsabilidade para os filhos dos empregados nascidos no mês, juntando a certidão de nascimento ou documentação relativa ao equiparado ou inválido.
Para os empregados admitidos, com filhos até 6 (seis) anos de idade, estes devem apresentar o atestado de vacinação ou documento equivalente, e para os filhos a partir de 7 (sete) anos de idade, comprovante de frequência escolar.
Para o menor inválido que não frequenta a escola por motivo de invalidez deve ser apresentado atestado médico que confirme o fato.
2.11 - Acidente do Trabalho e Doenças Ocupacionais
Registrar mensalmente nos Quadros III a VI dados atualizados de acidentes do trabalho, doenças ocupacionais e agentes de insalubridade - Portaria SSST nº 33/1983.
2.12 - Guia de Previdência Social
Enviar cópia da GPS eletrônica, das contribuições recolhidas ao INSS, relativa à competência anterior, até o dia 10 (dez) de cada mês, ao Sindicato representativo da categoria profissional mais numerosa.
Nota: Verificar no sindicato sobre a entrega da guia.
2.13 - Contribuição Sindical Dos Empregados
Para os empregados admitidos, que ainda não tenham recolhido a contribuição sindical, descontar no mês seguinte ao da admissão e recolher até o último dia útil do próximo mês.
2.14 - PAT - Programa de Alimentação do Trabalhador
A adesão ao PAT poderá ser efetuada a qualquer tempo e terá validade a partir da data de registro do formulário de adesão nas Agências de Correios - ECT ou via Internet por prazo indeterminado, podendo, por iniciativa do Ministério do Trabalho e Emprego ou pela empresa beneficiária ser cancelada em razão da execução inadequada do PAT.
2.15 - Instituições Financeiras e Sociedades de Arrendamento Mercantil - Arquivo Magnético
As instituições financeiras e sociedades de arrendamento mercantil que firmarem convênio com o INSS de empréstimos, financiamentos e operações de arrendamento mercantil contraídos por beneficiários, para a efetivação da consignação nos benefícios previdenciários, deverão encaminhar até o 2º dia útil de cada mês, para a DATAPREV, arquivo magnético (Instrução Normativa INSS nº 121/2005).
3. DETERMINADOS MESES DO ANO
3.1 - Janeiro
3.1.1 - 13º Salário - Ajuste
Efetuar, até o dia 10 (dez), o ajuste relativo ao 13º salário pago aos empregados com salário variável, calculando-se a média final.
Nota: De acordo com o § 1º do artigo 479 da CLT, com redação dada pela Lei nº 7.855/1989, o prazo para pagamento do salário mensal deve ser feito, o mais tardar, até o 5º dia útil do mês subsequente ao vencido.
3.1.1.1 - 13º Salário - Ocasião Das Férias
Os empregados que pretendam receber a primeira parcela do 13º salário por ocasião das férias, devem fazer o requerimento, por escrito, até o dia 31 de janeiro.
3.1.2 - Contribuição Sindical da Empresa
As empresas devem recolher até dia 31 (trinta e um) de janeiro aos respectivos sindicatos de classe a contribuição sindical patronal.
3.1.3 - Acidentes do Trabalho - Doenças Ocupacionais e Agentes de Insalubridade
Encaminhar, até o dia 31 (trinta e um) de janeiro, ao órgão local do Ministério do Trabalho e Emprego, mapa com avaliação anual dos dados relativos aos acidentes do trabalho, doenças ocupacionais e agentes de insalubridade.
3.1.4 - Salário-Educação
As empresas optantes pelo sistema de aplicação direta do salário-educação, por meio da manutenção de escola própria gratuita, aquisição de vagas, indenização de despesas de autopreparação de seus empregos e/ou filhos destes e esquema misto, deverão atualizar os dados de Autorização para Manutenção de Ensino (FAME) nas Delegacias do Ministério da Educação e do Desporto.
3.1.5 - Profissionais Liberais - Anuidade
Obter instruções relativas ao pagamento da anuidade nos respectivos órgãos de classe (CREA, CRC, CRP, CRO, CORCESP, etc.).
3.1.6 - Entidade Beneficente de Assistência Social - Plano de Ação
As entidades beneficentes de assistência social devem apresentar ao INSS, até o dia 31 (trinta e um) de janeiro, o Plano de Ação das Atividades a serem desenvolvidas durante o ano em curso.
3.2 - Fevereiro
3.2.1 - Contribuição Sindical Dos Autônomos e Profissionais Liberais
Os autônomos e profissionais liberais devem, no mês de fevereiro, efetuar o pagamento da contribuição sindical às respectivas entidades de classe.
3.2.2 - Indústrias da Construção - Anexo II - Resumo Anual
O empregador deve encaminhar, por meio do serviço de postagem, à FUNDACENTRO, o Anexo II, Resumo Estatístico Anual, até o último dia útil de fevereiro do ano subsequente, mantendo cópia e protocolo de encaminhamento por um período de 3 (três) anos, para fins de fiscalização do órgão regional competente do Ministério do Trabalho e Emprego (Portaria MTb nº 3.214/1978, NR-18 - item 18.32.2).
3.2.3 - DIRF - Declaração do Imposto de Renda na Fonte
A DIRF é usada para informar à Receita Federal as retenções do Imposto de Renda, tanto de salários como de outros rendimentos. Devem também ser remetidos os comprovantes de retenção e de rendimentos aos respectivos beneficiários.
3.3 - Março
3.3.1 - Contribuição Sindical Dos Empregados
Descontar dos salários dos empregados no mês de março a contribuição sindical devida anualmente aos respectivos sindicatos de classe, associados ou não.
3.3.2 - Profissionais Liberais
Obter instruções relativas ao pagamento da anuidade nos respectivos órgãos de classe (CREA, CRC, CRP, CRO, CORCESP, etc.).
3.3.3 - Engenharia e Medicina do Trabalho - Serviço Único
Empresas optantes por serviço único com engenharia e medicina do trabalho obrigam-se a elaborar e submeter à aprovação do órgão local do Ministério do Trabalho e Emprego, até o dia 28 (vinte e oito) de março, o programa bienal de segurança e medicina do trabalho a desenvolver.
As empresas que iniciarem suas atividades após esta data, têm o prazo de 90 (noventa) dias a contar da instalação para constituir e elaborar os citados serviços e programa (Portaria MTb nº 3.214/78, NR-7).
3.3.4 - Relação Anual de Informações Sociais - RAIS
Nota: Encontra-se em obrigações anuais.
3.4 - Abril
3.4.1 - Contribuição Sindical Dos Empregados - Recolhimento
Recolher as contribuições sindicais descontadas dos empregados no mês de março.
3.4.2 - Entidade Beneficente de Assistência Social
As entidades beneficentes de assistência social estão obrigadas a apresentar, anualmente, até 30 (trinta) de abril, ao INSS de sua sede, relatório circunstanciado de suas atividades no exercício anterior.
3.5 - Maio
3.5.1 - Contribuição Sindical - Relação - Envio ao Sindicato
Os empregadores que recolheram a contribuição sindical dos empregados em abril remetem, dentro de 15 (quinze) dias, contados da data do recolhimento, ao sindicato da categoria profissional, ou na falta deste ao órgão local do Ministério do Trabalho e Emprego, relação nominal dos empregados contribuintes, indicando a função de cada um, o salário e o valor recolhido. Esta relação pode ser substituída por cópia da folha de pagamento.
3.5.2 - Salário-Família
Os empregados que recebem salário-família apresentam, neste mês, quando o filho ou equiparado for menor de 7 (sete) anos de idade, o atestado de vacinação ou documento equivalente.
Também é obrigatória a apresentação de comprovante de frequência à escola a partir dos 7 (sete) anos de idade.
3.6 - Junho, Julho, Agosto, Setembro e Outubro
Geralmente nestes meses não há obrigações a serem cumpridas pelas empresas.
Nota: Cada categoria econômica deve, no entanto, observar a Legislação específica que pode estabelecer ou não determinada obrigação para a empresa.
3.7 - Novembro
3.7.1 - 13º Salário - Adiantamento
O empregador deverá pagar, até o dia 30 (trinta) de novembro, a 1ª parcela do 13º salário, correspondente à metade da remuneração integral recebida no mês anterior.
Nota: Salvo se o empregado recebeu por ocasião das férias.
3.7.2 - Salário-Família - Documentação
A contar do ano 2000, é obrigatório os empregados que recebem salário-família apresentarem comprovante de frequência à escola de seus filhos a partir dos 7 (sete) anos de idade.
3.8 - Dezembro
3.8.1 - 13º Salário - 2ª Parcela
Até o dia 20 (vinte) de dezembro, o empregador deverá pagar a 2ª parcela do 13º salário, deduzindo, após os descontos dos encargos incidentes, o valor referente à 1ª parcela.
3.8.2 - INSS - 13º Salário
Recolher, no dia 20 (vinte) de dezembro, ou no dia útil imediatamente anterior, as contribuições devidas à Previdência Social, inclusive dos empregados domésticos.
3.8.3 - FGTS do Adiantamento do 13º Salário
Deve ser efetuado, até o dia 7 (sete) de dezembro, o depósito do FGTS incidente sobre o pagamento da primeira parcela do 13º salário.
4. OBRIGAÇÕES SEMESTRAIS
4.1 - Salário-Educação - Cadastro de Alunos (CA)
As empresas, efetuadas as indenizações de empregados e/ou filhos, devem enviar ao FNDE o Cadastro de Alunos (CA) devidamente atualizado ou preenchido e indicar nominalmente os beneficiários atendidos
5. OBRIGAÇÕES ANUAIS
5.1 - CIPA
Em função do número de empregados e do agrupamento de setores econômicos pela classificação nacional de atividades econômicas (CNAE), as empresas privadas, públicas, sociedades de economia mista, órgãos da administração direta e indireta, instituições beneficentes, associações recreativas, cooperativas, bem como outras instituições que admitam trabalhadores como empregados, obrigam-se a organizar e a manter em funcionamento, por estabelecimento, uma Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - CIPA.
5.1.1 - Eleições
Compete às empresas mencionadas no item 4.1 promover, anualmente, eleições que deverão ser realizadas em dia normal de trabalho da empresa, respeitados os horários de turnos e em horários que possibilite a participação da maioria dos empregados, observadas as normas da Pt/MTb nº 3.214/1978 - NR-5.
5.1.2 - Normas Específicas - Mineração - Trabalho Rural e Portuário
Existem outras normas específicas sobre comissão de prevenção de acidentes, de acordo com a atividade empresarial desenvolvida, tais como:
a) Comissão Interna de Prevenção de Acidentes na Mineração (CIPAMIM) - Portaria MTb nº 3.214/1978, NR-22, com redação dada pela Portaria MTB nº 2.037/1999;
b) Comissão Interna de Prevenção de Acidentes do Trabalho Rural (CIPATR) - NR-3, aprovada pela Portaria MTB nº 3.067/1988;
c) Comissão de Prevenção de Acidentes no Trabalho Portuário (CIPATP) - NR-29, aprovada pela Portaria SSST nº 53, de 17.12.1997.
5.2 - SIPAT - Semana Interna de Prevenção de Acidentes do Trabalho
As empresas obrigadas a constituir a CIPA devem realizar, anualmente, sem data fixa, a Semana Interna de Prevenção de Acidentes do Trabalho (SIPAT) em conjunto com os Serviços Especializados em Segurança e em Medicina do Trabalho (SESMT), onde houver.
A realização da SIPAT não precisa ser comunicada ao órgão local do Ministério do Trabalho e Emprego, devendo ser consignado em ata para fins de fiscalização - Portaria MTB nº 3.214/1978, NR-5 , com redação dada pela Portaria SSST nº 08/1999.
5.3 - Vale-transporte
Para receber o vale-transporte, o empregado deve fornecer ao empregador, por escrito, o endereço residencial, os serviços e os meios de transporte mais adequados ao deslocamento residência-trabalho e vice-versa. Essas informações serão atualizadas anualmente ou sempre que ocorrer alteração das circunstâncias mencionadas, sob pena de suspensão do benefício, até o cumprimento da exigência.
5.4 - Relação Anual de Informações Sociais - RAIS
Os empregadores são obrigados a entregar a RAIS, devidamente preenchida, no final de março de 2010, salvo alguma prorrogação de Portaria MTE .
6. ATUALIZAÇÃO DAS CERTIDÕES NEGATIVAS
É importante que os empregadores mantenham atualizadas as certidões negativas de débito junto aos Órgãos Federais, tais como:
a) Certificado de Regularidade do FGTS (CRF);
b) Certidão Negativa de Débito junto ao INSS (CND);
c) Certidão Conjunta Negativa ou Positiva com efeitos de Negativa da Receita Federal.
Fundamentos Legais: Os citados no texto.