ADMISSÃO DE EMPREGADOS
Procedimentos

Sumário

1. PROCEDIMENTO

Para a contratação de empregados, a empresa deverá cumprir com algumas formalidades, procurando de forma correta obter as informações necessárias para a admissão dos candidatos ao cargo. Todo esse processo começa com o recrutamento, passa pela seleção e termina com a efetiva contratação dos candidatos selecionados.

E para formalizar a admissão do empregado é necessário que o empregador solicite a apresentação de alguns documentos, tendo por finalidade a sua identificação, e possibilitar o correto desempenho das obrigações trabalhistas, em relação aos direitos do trabalhador, como também nas relações da empresa com a fiscalização do Ministério do Trabalho e Emprego - MTE.

2. RECRUTAMENTO

O empregado ao ser admitido deve passar por uma rotina junto à empresa. E é importante criar um roteiro dos deveres a serem cumpridos, dos documentos a serem preenchidos e das obrigações legais a serem realizadas, como também as normas internas da empresa, sempre respeitando os direitos e deveres do empregado e do empregador.

Primeiramente, o empregador deverá proceder ao recrutamento de trabalhadores que possam eventualmente preencher os requisitos exigidos pela empresa para a ocupação das vagas oferecidas. Nesse recrutamento, inicialmente, o empregador estará levando ao público a sua intenção e necessidade da contratação de empregados, discriminando de forma clara e objetiva o perfil dos trabalhadores desejados.

Para alcançar seu objetivo, o empregador fará uso de algumas práticas legais para atrair e selecionar os futuros empregados, podendo, para isto, recrutar através de informações obtidas dentro da própria empresa (fontes internas) ou fora do âmbito da empresa (fontes externas).

2.1 - Fontes Internas

Utilizando-se de fontes internas, temos:

a) empregador estará procurando dentro da própria empresa os candidatos à(s) vaga(s) oferecida(s);

b) arquivo de currículos enviados espontaneamente por trabalhadores desempregados; e

c) a utilização de uma prática muito comum, que é perguntar aos empregados se conhecem alguém que possa preencher os requisitos exigidos pela empresa para a ocupação da(s) vaga(s) oferecida(s).

2.2 - Fontes Externas

Utilizando-se de fontes externas, temos:

a) o empregador poderá entrar em contato com outros empresários que poderão eventualmente indicar alguém conhecido para se candidatar à vaga oferecida;

b) colocar anúncios em jornais de grande circulação ou revistas especializadas;

c) fazer uso da Internet, em sites especializados onde são armazenados currículos de profissionais desempregados.

2.2.1 - Cuidados Para o Recrutamento de Fontes Externas

O empresário, desde o início do processo de admissão, que começa pelo recrutamento e vai até a admissão do trabalhador, deve atentar para o cuidado que deve ter para não infringir a Legislação Trabalhista com o uso de práticas discriminatórias que possam vir a impedir o acesso de determinadas pessoas ao emprego.

São considerados crime e, portanto, vedados em todo o processo de admissão qualquer discriminação por sexo, cor, idade, origem, raça, estado civil, conforme artigos 5º e 7º da Constituição Federal Brasileira e Legislação pertinente.

Exemplos de anúncios discriminatórios proibidos pela Legislação:

a) Auxiliar de produção, masculino - discriminação quanto ao sexo;

b) Caseiro, acima de 40 anos - discriminação quanto à idade;

c) Gerente, área de vendas, solteira - discriminação quanto ao estado civil;

d) Vendedora, currículo com foto - discriminação quanto à aparência.

3. SELEÇÃO

Após a conclusão da fase de recrutamento, o empregador passará à fase de seleção de candidatos, que consiste em procurar identificar entre estes os trabalhadores que se aproximam ou têm o perfil exigido pela empresa.

A seleção é de suma importância, pois a escolha do candidato errado poderá trazer consequências desagradáveis e até prejuízo financeiro à empresa, posteriormente. Algumas empresas possuem departamento próprio que se encarrega de todo esse processo de admissão do empregado.

Na seleção do trabalhador, o empregador ou responsável pela admissão deverá procurar obter o máximo de informações sobre o candidato, através de:

a) entrevista - nessa entrevista, o empregador adquire as primeiras informações ou referências do candidato, que são complementadas pela Ficha de Solicitação de Emprego, já preenchida pelo mesmo;

b) currículo - através da análise do currículo, o empregador saberá se o candidato tem ou não as características, a formação escolar e a capacitação profissional necessárias ao novo empregado;

c) testes psicotécnicos - algumas empresas fazem uso de testes psicotécnicos, aplicados por profissional especializado, com o objetivo de verificar se o candidato é uma pessoa equilibrada psicologicamente, capaz de desempenhar sua função com responsabilidade.

4. ADMISSÃO

Após a finalização do processo seletivo, o responsável pela seleção, já tendo escolhido o candidato que preencheu os requisitos exigidos para a vaga oferecida, passará à fase de admissão do empregado, observando a Legislação quanto a procedimentos de exigência de exames, documentos, etc.

5. OBRIGAÇÕES DO EMPREGADOR

Na admissão de empregado, o empregador precisa estar atento a diversas rotinas referentes à contratação e registro do vínculo empregatício.

Segue a seguir as obrigações para concretizar o registro do empregado.

5.1 - Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)

A Carteira de Trabalho e Previdência Social será obrigatoriamente apresentada pelo trabalhador, ao empregador, mediante recibo, na qual a empresa terá o prazo de 48 (quarenta e oito) horas para fazer as anotações devidas, tais como (Artigo 29 da CLT):

a) salário e sua composição (mensal, por produção, etc.; gorjetas, utilidades, como alimentação, habitação);

b) data de admissão e condições especiais de trabalho (p.ex. contratação por prazo determinado em geral, como o de experiência, obra certa (Lei nº 9.601/1998, etc.));

c) períodos em que o contrato tenha sido suspenso ou interrompido (Art. 30 CLT);

d) férias (Art. 135, § 1º, CLT);

e) alterações no estado civil e dependentes (Art. 32 CLT);

f) CNJP do empregador;

g) anotações relativas ao FGTS e ao PIS (anotações gerais); e

h) as condições especiais, se houver.

5.2 - Exame Médico Admissional

O exame admissional é obrigatório e deverá ser realizado antes do empregado ser contratado pela empresa. E deve ser feito por conta do empregador, uma vez que através dele se verifica a capacidade física ou mental do empregado (Artigo 168, inciso I, da CLT).

O exame é imprescindível, pois evita futuros transtornos de trabalhadores que já tenham problemas de saúde adquirido em outras empresas (doenças ocupacionais, por exemplo) ou mesmo doenças pré-existentes, sendo também uma forma de proteger o empregador de pagar indenizações indevidas, caso seja acionado em uma ação trabalhista.

O exame é realizado por um médico com especialização em medicina do trabalho, pois é ele quem identifica doenças ocupacionais.

“O exame admissional é previsto em lei para proteger a saúde do trabalhador, e não para discriminar potenciais candidatos a emprego.” (Procuradora do Trabalho, Daniela Mendes).

5.2.1 - Realização do Exame (Obrigação do Empregado)

O empregado deve submeter-se ao exame médico admissional e entregar ao empregador ou ao departamento encarregado os documentos exigidos para a efetiva admissão.

5.3 - Livro ou Ficha de Empregado

O livro registro de empregados ou ficha individual é obrigatório para todas as pessoas jurídicas e equiparadas que possuam funcionários, ou seja, para todas as atividades será obrigatório o empregador proceder ao registro dos respectivos trabalhadores (Artigo 41 da CLT).

No livro ou nas fichas, além da qualificação civil ou profissional de cada empregado, serão anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, como a duração e efetividade do trabalho, salário, jornada de trabalho, férias, casos de acidentes e todas as circunstâncias que interessam à proteção do trabalhador.

Através da Portaria nº 739, de 05 de setembro de 1997, não existe mais a necessidade da autenticação das fichas ou livro de registro de empregado junto ao Ministério do Trabalho e Emprego - MTE.

5.4 - Contrato de Trabalho

O contrato individual de trabalho é o acordo, tácito ou expresso, correspondente à relação de emprego, em que as partes, empregado e empregador, estabelecerão critérios, nos moldes da Legislação Trabalhista vigente, tais como a função, a duração da jornada de trabalho, os dias da semana em que o emprego prestará serviços, o valor da remuneração bem como sua forma de pagamento (Artigo 442 da CLT).

O contrato de trabalho pode ser firmado por prazo determinado ou indeterminado (Artigo 443 da CLT).

O Contrato de Experiência é uma modalidade de contrato determinado e tem por objetivo dar condições de mútuo conhecimento, pois neste período o empregador vai testar se o empregado pode exercer a atividade que lhe é confiada, como também o empregado vai verificar sua adaptação ao ambiente de trabalho, à função e se desenvolve bom relacionamento com superiores hierárquicos, colegas de trabalho, etc.

No contrato de prazo determinado, as partes combinam antecipadamente a duração do contrato enquanto no contrato de prazo indeterminado inexiste prazo para o término do pacto laboral.

O contrato por prazo determinado só será válido em se tratando:

a) de serviço cuja natureza ou transitoriedade justifique a predeterminação do prazo;

b) de atividades empresariais de caráter transitório;

c) de contrato de experiência.

Jurisprudência:

“Se o lapso de 90 (noventa) dias for excedido, o contrato será transformado em contrato por prazo indeterminado, sendo nula de pleno direito a cláusula contratual que estipular duração superior ao limite legal. Nesse sentido o Ac. TRT/SP - 1ª Turma n.º 02890115520, DJSP de 10.01.91: “Contrato de experiência, que extravasa os noventa dias previstos em lei, perde validade, ainda que excedido por somente um ou dois dias.”

Observação: O contrato de experiência deve ser anotado na parte do “Contrato de Trabalho”, bem como nas folhas de “Anotações Gerais”.

5.5 - Cadastramento no PIS

O empregador no ato da admissão do empregado deverá verificar, na CTPS, em “Anotações Gerais”, se consta o registro do cadastramento no PIS. E não tendo esta anotação e o empregado não apresentando o documento que comprove o cadastramento, a empresa deverá cadastrá-lo.

Para realizar o cadastramento do empregado, a primeira providência a ser tomada pelo empregador é adquirir em papelarias o DCT - Documento de Cadastramento do Trabalhador. O DCT deverá ser preenchido em 2 (duas) vias e ser entregue à agência da CAIXA para cadastramento.

5.6 - Vale-Transporte

O empregado para passar a receber o Vale-Transporte deverá informar ao empregador, por escrito (Decreto nº 95.247/1987 e a Lei nº 7.418/1985):

a) seu endereço residencial;

b) os serviços e meios de transporte mais adequados ao seu deslocamento residência-trabalho e vice-versa;

c) número de vezes utilizados no dia para o deslocamento residência-trabalho e vice-versa.

Observação: Essas informações deverão ser atualizadas anualmente ou sempre que ocorrer alteração em um dos dados, sob pena de suspensão do benefício até o cumprimento dessa exigência.

5.7 - Acordo de Prorrogação de Horas

O acordo de prorrogação de horas deve ser celebrado por escrito, em 2 (duas) vias, sendo uma do empregador e a outra do empregado, quando individual, onde o mesmo expressará a sua concordância em fazer horas-extras ou por meio de acordo ou convenção coletiva (Artigo 59, § 2º, da CLT).

O acordo de prorrogação de horas pode ser firmado por prazo determinado ou indeterminado.

5.8 - Contribuição Sindical

Na admissão de empregado, o empregador exigirá dele a apresentação da prova de quitação da contribuição sindical, referente ao ano vigente. Caso comprove, a empresa não deverá efetuar novo desconto, ficando obrigada a anotar no livro ou ficha de registro de empregados a informação quanto ao desconto e recolhimento da referida contribuição pela empresa anterior. E caso não comprove, a empresa efetuará o desconto de 1 (um) dia do salário, no mês subsequente ao da admissão (Artigos 578 ao 591 da CLT).

Lembrando que, para os empregados admitidos nos meses de janeiro e fevereiro, o desconto deve ser realizado apenas no mês de março, juntamente com os demais empregados da empresa.

5.9 - CAGED

A confecção e emissão do CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados é um procedimento de caráter obrigatório, que consiste em comunicar ao Ministério do Trabalho e Emprego as admissões, demissões e transferências ocorridas no decorrer do mês, até o dia 07 do mês subsequente, por meio do formulário (CAGED), conforme a Lei nº 4.923, de 23 de dezembro de 1965.

6. DOCUMENTOS NECESSÁRIOS À ADMISSÃO

Alguns documentos são de apresentação obrigatória independentemente da função que vá assumir, outros são exigidos conforme a situação apresentada:

a) CTPS - Carteira de Trabalho e Previdência Social para as devidas anotações;

b) Atestado de Saúde Ocupacional - ASO;

c) RG - Cédula de Identidade;

d) Título de Eleitor, para os maiores de18 (dezoito) anos;

e) Cartão de Identificação do Contribuinte - CIC, que é o comprovante de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas - CPF;

f) Certificado de Reservista ou prova de alistamento no serviço militar (para candidatos brasileiros do sexo masculino com idade entre 18 (dezoito) e 45 (quarenta e cinco) anos;

g) Se tiver filhos menores, deverá apresentar, para recebimento do salário-família:

g.1) Certidão de Nascimento dos filhos menores até 14 (quatorze) anos e maiores de 14 (quatorze) se incapazes;

g.2) Cartão da Criança para filhos menores de 6 (seis) anos;

g.3) Declaração de frequência escolar para filhos a partir dos 7 (sete) anos;

h) Certidão de casamento - se for casado;

i) Documento de Inscrição no PIS/PASEP - DIPIS, ou anotação correspondente na CTPS;

j) Carteira Nacional de Habilitação (CNH), para os empregados que exercerão o cargo de motorista ou qualquer outra função que envolva a condução de veículo de propriedade da empresa;

k) Contribuição Sindical relativa ao exercício - se houver;

l) Registro de Habilitação na DRT, anotado na CTPS, para os que exercerem as profissões de: agenciadores de propaganda, publicitários, jornalistas, atuários, arquivistas, técnicos de arquivo, radialistas, sociólogos, vigilantes bancários, secretárias executivas (com curso superior), técnico em secretariado (de 2º grau) e técnico de segurança do trabalho;

m) Carteira de Identidade de Estrangeiro, em modelo único, instituído pela Portaria MJ nº 559, de 01.12.1986, se for o caso;

n) Fotografia;

o) Atestado Liberatório - para contratação de artistas - documento firmado pelo empregador anterior, declarando que o contrato que mantinha com o artista foi extinto;

p) ao contratar-se professor para exercer magistério, que é uma profissão regulamentada, é exigido a habilitação legal, que trata-se de registro de professor expedido pelo Ministério da Educação e do Desporto ou pelas repartições competentes e, também, um registro especial no Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). Este registro do MTE é feito na Delegacia Regional do Trabalho (DRT) e deve constar na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) do empregado.

A empresa poderá também solicitar outros documentos, tais como:

a) solicitação de emprego;

b) cartas de referência;

c) atestado de escolaridade ou outros;

d) carteira de habilitação profissional expedida pelos órgãos de classe, para os empregados que exercerem profissões regulamentadas, tais como:

d.1) OAB - na admissão de empregado advogado;

d.2) CREA - na admissão de empregado engenheiro.

6.1 - Vedações ao Empregador

É proibida a retenção de qualquer documento de identificação pessoal, mesmo que apresentado por xerocópia autenticada, inclusive de comprovante de quitação com o serviço militar, título de eleitor, CTPS, registro de nascimento, certidão de casamento, comprovante de naturalização e carteira de identidade de estrangeiro.

A apresentação e uso de documentos de identificação pessoal é regida pela Lei nº 5.553, de 06 de dezembro de 1968, e dispõe a vedação à retenção “de qualquer documento de identificação pessoal”, seja por pessoa física ou jurídica, pública ou privada:

“Art. 1º - A nenhuma pessoa física, bem como a nenhuma pessoa jurídica, de direito público ou de direito privado, é lícito reter qualquer documento de identificação pessoal, ainda que apresentado por fotocópia autenticada ou pública-forma, inclusive comprovante de quitação com o serviço militar, título de eleitor, carteira profissional, certidão de registro de nascimento, certidão de casamento, comprovante de naturalização e carteira de identidade de estrangeiro.”

“A Lei nº 9.453/97 acrescentou ao art. 2º um parágrafo limitando a retenção de documento quando exigido para a entrada da pessoa em órgão público ou privado. Nesta hipótese, cumprida a exigência, os dados serão anotados e o documento imediatamente devolvido ao exibidor”.

Ao ser exigido pela empresa o documento de identificação, cabe ao empregador extrair, no prazo de 5 (cinco) dias, os dados que interessam, devolvendo em seguida o documento ao empregado.

Portanto, é recomendável que a entrega, pelo empregado, dos documentos citados, bem como a respectiva devolução, seja feita contra-recibo.

Ao empregador é vedado exigir do empregado os documentos:

a) comprovante de experiência prévia superior a 6 (seis) meses no mesmo tipo de atividade, segundo a Lei nº 11.644/2008;

b) certidão de que não possui processo trabalhista ajuizado (certidão negativa trabalhista);

c) certidão negativa do SERASA, do SPC, de cartórios de protesto ou informações sobre antecedentes criminais, etc.;

d) teste, exame, perícia, laudo ou qualquer documento que ateste procedimento de esterilização ou estado de gravidez, conforme Lei nº 9.029, de 1995;

e) exame de HIV (AIDS), pela Resolução nº 1.359, de 1992, do Conselho Federal de Medicina.

Na contratação de menores, menores aprendizes e de estrangeiros, o empregador deverá observar Legislação específica, seja quanto à proteção do menor, prevista na Consolidação das Leis do Trabalho - CLT e na Constituição Federal, seja do estrangeiro, observada a sua situação de trabalho no Brasil.

7. ADMISSÃO DE EMPREGADOS MENORES DE IDADE

A Constituição Federal/1988, artigo 7º, inciso XXXIII, considera menor o trabalhador de 16 (dezesseis) a 18 (dezoito) anos de idade, ou seja, a admissão como empregado é limitada à idade mínima de 16 (dezesseis) anos.

Observação: Os menores de 18 (dezoito) anos dependem de autorização do pai ou responsável legal para a contratação (CLT, art. 402).

8. ADMISSÃO DE EMPREGADO ESTRANGEIRO

A admissão de estrangeiro é condicionada à apresentação da Carteira de Estrangeiro para comprovar sua permanência legal no País, sendo necessário ainda que o mesmo tenha feito seu registro no Ministério da Justiça dentro dos 30 (trinta) dias seguintes à sua entrada no País, e possuírem visto temporário ou permanente, e o fronteiriço.

Nenhuma empresa poderá admitir a seu serviço empregado estrangeiro sem que exiba a carteira de identidade de estrangeiro devidamente anotada (Artigo 359 da CLT).

Enquanto não for expedida a carteira a que se refere o art. 359 da CLT, valerá, a título precário, como documento hábil uma certidão passada pelo serviço competente do Regime de Estrangeiro, provando que o empregado requereu sua permanência no País (Artigo 366 da CLT).

9. PREENCHIMENTO DE DOCUMENTOS NA CONTRATAÇÃO

Na contratação de empregados, são necessários os procedimentos e preenchimento de alguns documentos:

a) a Carteira de Trabalho e Previdência Social;

b) o livro ou ficha de registro de empregados;

c) o contrato de trabalho;

d) a ficha de salário-família, quando necessário;

e) o Termo de Responsabilidade (salário-família), quando necessário;

f) o acordo de prorrogação de horas;

g) celebrar acordo coletivo com o sindicato da categoria, para regime de compensação de horas de trabalho (banco de horas), se for o caso;

h) a declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda, quando os rendimentos do empregado estiverem sujeitos à retenção na fonte;

i) o registro de cartão de ponto do empregado, caso o empregado esteja sujeito a horário controlado pela empresa;

j) preencher a ficha ou papeleta de ponto externo, além do cartão de ponto normal, para os empregados cuja jornada for executada integralmente fora do estabelecimento;

k) preencher a ficha referente ao Programa Controle Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO, cujas anotações serão feitas por Médico do Trabalho com o objetivo de promoção e preservação da saúde do trabalhador.

10. FISCALIZAÇÃO

O empregador deverá deixar em permanência no local de trabalho, à disposição da fiscalização do Ministério do Trabalho, o livro de registro de empregados, o livro de inspeção do trabalho, o controle de registro de horário de trabalho (cartão, livro de ponto ou registro magnético).

As empresas que mantiverem mais de um estabelecimento, filial ou sucursal, deverão possuir os livros “Inspeção do Trabalho” para cada estabelecimento.

A fundamentação legal da inspeção do trabalho encontra-se na Constituição Federal de 1988, artigo 21, inciso XXIV:

“Art. 21 - Compete à União, inciso XXIV - organizar, manter e executar a inspeção do trabalho”.

Também na CLT, art. 626:

“Incumbe às autoridades competentes do Ministério do Trabalho, ou àquelas que exerçam funções delegadas, a fiscalização do fiel cumprimento das normas de proteção ao trabalho.

Parágrafo único - Os fiscais do Instituto Nacional de Seguridade Social e das entidades paraestatais em geral, dependentes do Ministério do Trabalho, serão competentes para a fiscalização a que se refere o presente Art., na forma das instruções que forem expedidas pelo Ministro do Trabalho”.

11. PENALIDADES

Não existe na Legislação o período de experiência sem registro. O artigo 29 da CLT determina que o registro aconteça em 48 (quarenta e oito) horas, no máximo, depois que o funcionário começa a trabalhar.

“Art. 29 da CLT - A Carteira de Trabalho e Previdência Social será obrigatoriamente apresentada, contra recibo, pelo trabalhador ao empregador que o admitir, o qual terá o prazo de quarenta e oito horas para nela anotar, especificamente, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, sendo facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho e da Administração”.

A empresa que mantiver empregado não registrado estará sujeita a multa em valor equivalente a 378,2847 UFIR, por empregado em situação irregular, dobrado na reincidência (Artigo 47 da CLT).

As demais infrações referentes ao registro de empregados sujeitarão a empresa à multa de valor igual a 15 (quinze) vezes o valor de referência regional, dobrada na reincidência.

As multas previstas serão aplicadas pelas Delegacias Regionais do Trabalho (Artigo 48 da CLT).

Fundamentos Legais: Os citados no texto e Bol. INFORMARE nº 28/2008.