LIVROS FISCAIS
Aspectos Gerais

Sumário

1. INTRODUÇÃO

O estabelecimento inscrito no Cadastro de Contribuintes do ICMS deve observar a Legislação quanto ao cumprimento das obrigações acessórias. Dentre estas, a Legislação determina a obrigatoriedade da utilização de Livros Fiscais para escrituração dos documentos fiscais, sejam estes de entradas, de saídas ou de prestação de serviços e demais atos pertinentes. Cada contribuinte deverá manter em seu estabelecimento os Livros Fiscais conforme suas operações e/ou prestações.

A utilização e as disposições comuns aos Livros Fiscais, objeto desta matéria, são tratadas nos artigos 237 e 224 a 235, respectivamente, do Regulamento do ICMS do Tocantins, Decreto nº 2.212/2006.

A seguir estarão relacionados quais são os Livros Fiscais exigidos pela Legislação para os contribuintes do ICMS e também os procedimentos quanto à utilização, à escrituração, à guarda, etc.

2. UTILIZAÇÃO

Salvo disposição em contrário, o contribuinte deverá manter, em cada estabelecimento, conforme as operações ou prestações que realizar, os seguintes Livros Fiscais:

a) Registro de Entradas, modelo 1;

b) Registro de Entradas, modelo 1-A;

c) Registro de Saídas, modelo 2;

d) Registro de Saídas, modelo 2-A;

e) Registro de Controle da Produção e do Estoque, modelo 3;

f) Registro de Impressão de Documentos Fiscais, modelo 5;

g) Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6;

h) Registro de Inventário, modelo 7;

i) Registro de Apuração do ICMS, modelo 9;

j) Registro de Produtos Agrícolas em Máquinas de Beneficiamento, modelo 10;

k) Registro de Mercadorias em Depósito, modelo 11;

l) Registro de Movimento de Gado, modelo 12;

m) Documento de Controle de ICMS no Ativo Permanente, modelos C e D;

n) Livro de Movimentação de Combustíveis - LMC;

o) Livro de Movimentação de Produtos - LMP.

Os Livros Fiscais obedecerão aos modelos contidos no Anexo/Modelos do RICMS/TO.

O Livro Registro de Entradas, modelo 1, e o Registro de Saídas, modelo 2, serão utilizados por contribuinte sujeito, simultaneamente, à Legislação do Imposto sobre Produtos Industrializados e à do Imposto de Circulação de Mercadorias e de Prestação de Serviços.

O Livro Registro de Entradas, modelo 1-A, e o Registro de Saídas, modelo 2-A, serão utilizados por contribuinte sujeito apenas à Legislação do Imposto de Circulação de Mercadorias e de Prestação de Serviços cuja atividade envolva emprego de mercadorias, sujeitas ou não ao pagamento do ICMS.

O Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque será utilizado por estabelecimento industrial ou a ele equiparado pela Legislação Federal, e por atacadista, podendo, a critério do Fisco, ser exigido de estabelecimento de contribuinte de outro setor, com as adaptações necessárias.

O Livro Registro de Impressão de Documentos Fiscais, modelo 5, será utilizado por estabelecimento que confeccionar impressos de documentos fiscais para terceiro ou para uso próprio.

O Livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências será utilizado por todos os estabelecimentos obrigados à emissão de documentos fiscais.

O Livro Registro de Inventário, modelo 7, será utilizado por todos os estabelecimentos que mantenham mercadorias em estoque.

O Livro Registro de Apuração do ICMS, modelo 9, será utilizado por todo estabelecimento inscrito como contribuinte do Imposto de Circulação de Mercadorias e de Prestação de Serviços.

O Livro Registro de Produtos Agrícolas em Máquinas de Beneficiamento, modelo 10, será utilizado pelos estabelecimentos que se dediquem ao beneficiamento de produtos agrícolas por conta e ordem de terceiros.

O Livro Registro de Mercadorias em Depósito, modelo 11, será utilizado pelos armazéns-gerais e demais depositários de mercadorias de terceiros.

O Livro Registro de Movimento de Gado, modelo 12, será utilizado pelos estabelecimentos pecuaristas.

O livro Registro de Apuração do ICMS poderá a critério do Secretário de Estado da Fazenda ser dispensado, se o estabelecimento recolher o ICMS sob o regime de estimativa, com base definida para o período.

Nos Livros Fiscais, aqui elencados, o contribuinte poderá acrescentar outras indicações de seu interesse, desde que não lhes prejudiquem a clareza dos modelos oficiais.

O Livro de Movimentação de Combustíveis - LMC - será de uso obrigatório pelo Posto Revendedor - PR para registro diário dos estoques e das movimentações de compra e venda de gasolinas, óleo diesel, querosene iluminante, álcool etílico hidratado carburante e mistura metanol/etanol/gasolina.

O Livro de Movimentação de Produtos - LMP - será de uso obrigatório pelo TRR e Transportador Revendedor Retalhista na Navegação Interior - TRRNI, para registro diário dos estoques e das movimentações de compra e venda de óleo diesel, querosene iluminante e óleos combustíveis.- TRR - e pelo Transportador Revendedor Retalhista na Navegação Interior - TRRNI, e destina-se ao registro dos estoques e das movimentações de compra e venda de óleo diesel, querosene iluminante e óleos combustíveis.

As empresas prestadoras de serviços de telecomunicações relacionadas no Anexo XXX do RICMS deverão laborar e apresentar ao Fisco, quando solicitado, o Livro Razão Auxiliar contendo os registros das contas de ativo permanente, custos e receitas auferidas, tributadas, isentas e não-tributadas, de forma discriminada e segregada, inclusive em meio eletrônico, no prazo e forma definidos na Legislação Tributária Estadual.

3. IMPRESSÃO E NUMERAÇÃO

Os Livros Fiscais serão impressos e terão folhas numeradas tipograficamente em ordem crescente, costuradas e encadernadas, de forma a impedir sua substituição, só devendo ser usados depois de visados pela Agência de Atendimento da circunscrição do contribuinte.

4. TERMOS DE ABERTURA E ENCERRAMENTO

O visto é gratuito e será aposto em seguida ao termo de abertura lavrado e assinado pelo contribuinte no qual constam:

a) o número de folhas rubricadas;

b) a finalidade a que o livro se destina;

c) o nome, a denominação social, o endereço e os números de inscrição, estadual e no CNPJ/MF, do estabelecimento respectivo;

d) a referência à fusão, incorporação, transformação, cisão ou aquisição e a data da lavratura.

5. VISTO AUTENTICADOR

No momento da aposição do visto, não se tratando de início de atividade, será exigida a apresentação do livro anterior, com termo de encerramento, do qual são inutilizados os espaços em branco, acaso existentes.

O visto, a critério do Fisco, poderá ser dispensado, desde que os Livros Fiscais tenham sido registrados na Junta Comercial do Estado do Tocantins - JUCETINS e substituído por autenticação ou outro meio de controle.

6. ESCRITURAÇÃO

A pessoa inscrita no Cadastro de Contribuintes deverá manter escrituração fiscal, ainda que efetue, unicamente, operações ou prestações não sujeitas ao imposto.

Os lançamentos nos Livros Fiscais serão feitos à tinta, com clareza, não podendo a escrituração atrasar-se por mais de 5 (cinco) dias corridos, ressalvada a escrituração daqueles para os quais forem atribuídos prazos especiais.

Os livros não poderão conter emendas ou rasuras e seus lançamentos serão somados nos prazos estipulados.

Quando não houver período expressamente previsto, os Livros Fiscais serão somados no último dia de cada mês.

Os lançamentos deverão ser sempre efetuados com base nos documentos fiscais correspondentes, ressalvados os de efeito meramente contábil.

Sem prejuízo das exigências estabelecidas pelo Fisco Federal, poderão ser dispensados da escrita fiscal os contribuintes varejistas sujeitos ao regime de estimativa com base definitiva para o período.

6.1 - Sistema de Processamento de Dados ou Processo Mecanizado

Poderá o contribuinte efetuar a escrituração dos Livros Fiscais por processo mecanizado ou por sistema eletrônico de processamento de dados, observadas as disposições dos artigos 262 do RICMS/TO.

7. DESAPARECIMENTO DOS LIVROS

Nos casos de desaparecimento dos livros da escrita fiscal e comercial, deverá ser exigido do contribuinte o recolhimento do imposto com base em levantamento, cuja modalidade é estabelecida em ato do Secretário de Estado da Fazenda, considerados sempre o total das entradas ocorridas no estabelecimento, o estoque existente e o imposto pago até a data da respectiva apuração.

8. CONTRIBUINTE QUE MANTIVER MAIS DE UM ESTABELECIMENTO

Os contribuintes que mantiverem mais de um estabelecimento, seja filial, sucursal, agência, depósito, fábrica ou outro qualquer, deverão manter em cada um escrituração em livros fiscais distintos, vedada a sua centralização, exceto nos casos previstos no Regulamento.

9. LOCAL DE GUARDA DOS LIVROS FISCAIS

Sem prévia autorização do Fisco Estadual, os Livros Fiscais não poderão ser retirados do estabelecimento ou organização ou do profissional, sob pretexto algum, salvo para serem levados à repartição fiscal.

Presume-se retirado do estabelecimento o livro que não for exibido ao Fisco, quando solicitado.

Os Agentes do Fisco arrecadam mediante termo todos os Livros Fiscais encontrados fora do estabelecimento e os devolvem aos contribuintes, adotando-se, no ato da devolução, as providências fiscais cabíveis.

O contribuinte poderá entregar seus livros a contabilista ou organização contábil para fim de escrituração, desde que:

a) informe o nome, endereço do contabilista ou organização contábil, no Boletim de Informações Cadastrais;

b) em caso de rompimento de contrato de prestação de serviços celebrados entre o contribuinte e o contabilista ou organização contábil, informe imediatamente, mediante o preenchimento do Boletim de Informações Cadastrais, o nome do novo profissional ou organização;

c) preencha a Autorização de Permanência de Livros e Documentos fiscais em estabelecimento de contabilista, formulário 340, em que seu titular esteja devidamente registrado no CRC.

O contribuinte quando regularmente intimado em seu estabelecimento, não poderá escusar-se da apresentação dos livros sob o pretexto de que os documentos se encontram em poder do contabilista ou organização contábil.

Desfeita a relação prestacional entre o contribuinte e o contabilista ou organização contábil, revoga-se a autorização concedida, ficando o profissional contábil obrigado a emitir e apresentar à Delegacia Regional, no prazo de 10 (dez) dias do encerramento de suas atividades para com o estabelecimento, o Termo de Devolução de Livros Fiscais por Distrato de Relação Prestacional, parte integrante do formulário modelo 340, assinado pelo profissional e pelo contribuinte ou seu representante.

A Autorização de Permanência de Livros e Documentos Fiscais em Estabelecimento de Contabilista ou Escritório Contábil, formulário modelo 340, é também obrigatória no caso de entrega de Livros Fiscais para escrituração em escritório do próprio contribuinte que se encontre em endereço diverso ao do estabelecimento.

No caso de desaparecimento do contribuinte, os Livros e Documentos Fiscais em posse do profissional contábil deverão ser entregues à Delegacia Regional da circunscrição daquele, após a emissão pelo Fisco Estadual, a pedido de referido profissional, de termo de vistoria cadastral ou outro documento que comprove tal situação, o qual substitui a assinatura do contribuinte no Termo de Devolução de Livros Fiscais por Distrato de Relação Prestacional, devendo ser procedida a alteração ex ofício de exclusão do contador.

10. TEMPO DE GUARDA DOS LIVROS FISCAIS

Os Livros Fiscais serão conservados, no mínimo, pelo prazo de 5 (cinco) anos, contados da data do seu encerramento, e quando contiverem escrituração relativa a operações ou prestações objeto de processo pendente, até sua decisão definitiva, ainda que esta seja proferida após aquele prazo.

Em caso de dissolução de sociedade, observado o prazo fixado, serão atendidas, quanto aos Livros Fiscais, as normas que regulam, nas leis comerciais, a guarda e conservação dos livros de escrituração.

11. CESSAÇÃO DA ATIVIDADE

O contribuinte fica obrigado a apresentar os Livros Fiscais aos últimos 5 (cinco) exercícios, por meio de preenchimento do Boletim de Informação Cadastral - BIC, em uma via ou em meio magnético, que deverá ser recebida pela agência de atendimento do domicílio fiscal do contribuinte, se esta for automatizada, ou pela Delegacia de sua circunscrição, até o 10º dia corrido após o encerramento das atividades.

12. FUSÃO, INCORPORAÇÃO, TRANSFORMAÇÃO, CISÃO OU AQUISIÇÃO DE SOCIEDADES

Nos casos de fusão, incorporação, transformação, cisão ou aquisição, o novo titular do estabelecimento deverá transferir para o seu nome, por intermédio da Delegacia Regional, no prazo de 10 (dez) dias da data da ocorrência, os livros fiscais em uso, assumindo a responsabilidade pela sua guarda, conservação e exibição ao Fisco.

Os termos de abertura e de encerramento serão novamente lavrados quando ocorrer a transferência dos Livros Fiscais.

O Delegado Regional poderá autorizar a adoção de novos livros em substituição aos anteriormente em uso.

A pessoa jurídica resultante ficará responsável pela manutenção e exibição ao Fisco dos livros já utilizados e encerrados anteriormente àqueles que estiverem em uso à época da fusão, incorporação, transformação, cisão ou aquisição, o mesmo se aplicando aos documentos fiscais relativos aos lançamentos neles efetuados.

13. DISPOSIÇÕES GERAIS

Constituem instrumentos auxiliares da escrita fiscal os documentos e os livros da escrita comercial, inclusive o Livro Registro de Duplicatas, o Copiador de Faturas, as notas e outros documentos fiscais, guias e demais documentos, ainda que pertencentes ao arquivo de terceiros, desde que se relacione com os lançamentos efetuados na escrita fiscal ou comercial do contribuinte.

Os empresários e industriais e demais obrigados deverão manter, segundo exigência fiscal, a escrituração dos livros próprios, ainda que efetuem, exclusivamente, operações não sujeitas a imposto, ficando, neste último caso, dispensados da escrituração do Livro Registro de Apuração do ICMS.

Os livros comerciais são de exibição obrigatória aos Agentes do Fisco, não tendo aplicação quaisquer dispositivos excludentes ou limitativos do direito do Fisco de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais dos empresários, industriais, produtores e demais pessoas de direito público ou privado que pratiquem a intermediação de mercadorias, bem como da obrigação dessas pessoas de exibi-los.

Fundamentos Legais: Os citados no texto.