EMISSÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS
Formalidades Essenciais e Comuns

Sumário

1. INTRODUÇÃO

Os documentos fiscais não podem conter emenda ou rasura, e devem ser emitidos por decalque a carbono, em papel carbonado ou autocopiativo, e preenchidos datilograficamente ou de forma manuscrita à tinta, ou por sistema eletrônico de processamento de dados, ou por equipamento de controle fiscal, com seus dizeres e indicações legíveis em todas as vias.

Nesta matéria abordaremos as disposições estabelecidas no Regulamento do ICMS para as formalidades na emissão de documentos fiscais.

2. PROCEDIMENTOS NÃO ADMITIDOS

Na emissão dos documentos fiscais não são admitidos:

a) campos de preenchimento em branco pelo emitente, salvo os destinados ao uso da repartição fiscal ou reservados para processamento de dados;

b) uso de códigos destinados à descrição da mercadoria, que importe em qualquer alteração da nomenclatura adotada pela Legislação Tributária Brasileira;

c) vícios, erros, borrões e rasuras, capazes de comprometer a idoneidade do documento, e informações diferentes nas suas respectivas vias;

d) divergências entre a operação e/ou prestação descritas e o que for objeto delas.

3. DOCUMENTOS FISCAIS

Os documentos fiscais são numerados em todas as vias, por espécie, em ordem crescente de 1 a 999.999 e enfeixados em blocos uniformes de 20 (vinte), no mínimo, e de 50 (cinquenta), no máximo, podendo, em substituição aos blocos, também ser confeccionados em forma de formulários contínuos ou jogos soltos, observados os requisitos estabelecidos pela Legislação específica para a emissão dos correspondentes documentos.

Atingido o número 999.999, a numeração deverá ser recomeçada com a mesma designação de série e subsérie.

3.1 - Emissão Dos Documentos Fiscais na Ordem da Numeração

A emissão dos documentos fiscais, em cada bloco, deverá ser realizada na ordem de numeração.

Os blocos são usados pela ordem de numeração dos documentos, vedada a utilização de bloco ou conjunto de formulários sem que estejam simultaneamente em uso ou já tenham sido usados os de numeração inferior.

3.2 - Matriz, Filial, Sucursal, Agência, Depósito

Cada estabelecimento, seja matriz, filial, sucursal, agência, depósito ou qualquer outro, deverá ter talonário próprio.

3.3 - Dispensa de Emissão de Documento

Em relação aos produtos imunes de tributação, a emissão dos documentos poderá ser dispensada mediante prévia autorização dos Fiscos Estadual e Federal.

3.4 - Documentos Fiscais Emitidos Por Processo Mecanizado ou Datilográfico

Os estabelecimentos que emitem documentos fiscais por processo mecanizado ou datilográfico, em equipamento que não utilize arquivo magnético ou equivalente, poderão usar formulários contínuos ou em jogos soltos, numerados tipograficamente. As vias dos documentos fiscais destinadas à exibição ao Fisco deverão ser encadernadas em grupos de até 500 (quinhentas) delas, obedecida sua ordem numérica sequencial. E, é permitido o uso de jogos soltos ou formulários contínuos para a emissão de Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2, sem distinção por subsérie, englobando operações para as quais sejam exigidas subséries especiais, devendo constar a designação “Única” após a letra indicativa da série.

3.5 - Autenticação, Enfeixamento e Encadernação

Sem prejuízo do disposto referente à encadernação, as vias dos jogos soltos ou formulários contínuos destinadas à exibição ao Fisco poderão, em substituição à microfilmagem ou à adoção de copiador, ser destacadas, enfeixadas e encadernadas em volumes uniformes de até 200 (duzentos) documentos, desde que autenticados previamente pela repartição competente da Delegacia Regional que jurisdicionar administrativamente o estabelecimento usuário do sistema.

3.6 - Documento Fiscal - Numeração Reiniciada

O documento fiscal deverá ter sua numeração reiniciada sempre que houver:

a) adoção de séries distintas;

b) troca do modelo 1 para 1-A e vice-versa.

O documento fiscal deverá ter sua numeração reiniciada sempre que houver adoção de séries distintas.

4. OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS

Na hipótese de preenchimento datilográfico, os jogos de documentos poderão ser presos pela parte inferior, de modo que o conjunto das vias de cada Nota Fiscal a ser emitida possa ser colocado na máquina, sem que seja destacada do bloco a via destinada à exibição ao Fisco.

Ao contribuinte que utilizar sistema eletrônico de processamento de dados é permitido, ainda, o uso de documento fiscal emitido por meio de máquina ou manuscrito.

O contribuinte poderá ser autorizado a realizar impressão e emissão de documentos fiscais, simultaneamente, utilizando impressoras de não-impacto, na condição de impressor autônomo, nos termos da Legislação Tributária.

A classificação das mercadorias nos documentos fiscais, quando obrigatória, obedecerá às disposições do Regulamento do Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI.

5. DESTINAÇÃO DAS VIAS DO DOCUMENTO FISCAL

As diversas vias dos documentos fiscais não se substituem em suas respectivas funções e as suas disposições obedecem à ordem sequencial que as diferencie, vedada a intercalação de vias adicionais.

Em não dar as destinações estabelecidas na Legislação Tributária às vias dos documentos fiscais emitidos ou dando-lhes destinação diversa, o contribuinte ou funcionário emitente estará sujeito às cominações legais.

O Fisco poderá, a qualquer tempo, arrecadar as vias de documentos fiscais que lhe são destinadas, que estejam em poder do emitente, transportador, detentor ou destinatário das mercadorias que acobertarem, e, também, apreender as vias pertencentes ao contribuinte, quando necessárias à comprovação de infrações.

5.1 - Extravio ou Perda de Via de Documento Fiscal

Nos casos de extravio ou perda de via de documento fiscal que deverá ser recolhido à agência de atendimento, o contribuinte poderá substituí-la por cópia autenticada de outra via do mesmo documento.

5.2 - Exigência de Emissão de Documentos Fiscais

Sempre que for obrigatória a emissão de documentos fiscais, os destinatários das mercadorias são obrigados a exigir tais documentos dos que devam emiti-los, contendo todos os requisitos legais.

6. TRANSPORTADORAS

Os transportadores cuja atividade envolva emprego de mercadorias, sujeitas ou não ao pagamento do ICMS, são obrigados a emitir documentos fiscais próprios previstos no Regulamento do ICMS e não poderão aceitar despacho ou efetuar o transporte de mercadorias que não estejam acompanhadas dos documentos fiscais próprios.

7. OPERAÇÕES COM BENEFÍCIOS FISCAIS

Quando a operação for beneficiada com isenção ou amparada por imunidade, não-incidência, diferimento, suspensão do recolhimento do imposto ou redução da base de cálculo e crédito presumido, essa circunstância deverá ser mencionada no documento fiscal, indicando-se o dispositivo legal respectivo.

Nas hipóteses de operações amparadas com isenção ou por imunidade, não-incidência, diferimento e suspensão do recolhimento do imposto, é vedado o destaque do imposto no documento fiscal.

8. DADOS ADICIONAIS

Aos documentos referidos, é permitido:

a) o acréscimo de indicações necessárias ao controle de outros tributos federais e municipais, desde que atendidas as normas da Legislação de cada tributo;

b) o acréscimo de indicações de interesse do emitente, que não lhes prejudiquem a clareza;

c) a supressão dos campos referentes ao controle do Imposto sobre Produtos Industrializados, no caso de utilização de documentos em operações não sujeitas a esse tributo, exceto o campo “Valor Total do IPI”, do quadro “Cálculo do Imposto”, hipótese em que nada deverá ser anotado neste campo;

d) a alteração na disposição e no tamanho dos diversos campos, desde que não lhes prejudiquem a clareza e o objetivo.

8.1 - Não se Aplica Aos Documentos Fiscais Modelos 1 e 1-A

O disposto nas letras “b” e “d” do item 8 não se aplica aos documentos fiscais modelos 1 e 1-A, exceto quanto:

a) à inclusão do nome de fantasia, endereço telegráfico, número de telex e da caixa postal no quadro “Emitente”;

b) à inclusão no quadro “Dados do Produto”:

b.1) de colunas destinadas à indicação de descontos concedidos e outras informações correlatas que complementem as já previstas para o referido quadro;

b.2) de pauta gráfica, quando os documentos forem manuscritos;

c) à inclusão, na parte inferior da Nota Fiscal, de indicações expressas em código de barras, desde que determinadas ou autorizadas pelo Fisco Estadual;

d) à alteração no tamanho dos quadros e campos, respeitados o tamanho mínimo, quando estipulado, e a sua disposição gráfica;

e) à inclusão de propaganda na margem esquerda dos modelos 1 e 1-A, desde que haja separação de, no mínimo, 0,5 (cinco décimos) de centímetro do quadro do modelo;

f) à deslocação do comprovante de entrega, na forma de canhoto destacável para a lateral direita ou para a extremidade superior do impresso;

g) à utilização de retícula e fundos decorativos ou personalizantes, desde que não excedentes aos seguintes valores da escala “europa”:

g.1) 10% (dez por cento) para as cores escuras;

g.2) 20% (vinte por cento) para as cores claras;

g.3) 30% (trinta por cento) para cores creme, rosa, azul, verde e cinza, em tintas próprias para fundos.

9. EMISSÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS POR PROCESSAMENTO ELETRÔNICO DE DADOS

A emissão dos documentos fiscais, por contribuintes de determinadas atividades econômicas, poderá ser feita mediante utilização de sistema eletrônico de processamento de dados, observada a Legislação Tributária específica.

9.1 - Mudança da Emissão de Documentos Fiscais Por Processo Mecanizado ou Datilográfico Por Sistema Eletrônico de Processamento de Dados

Na hipótese de mudança da emissão de documentos fiscais por processo mecanizado ou datilográfico para a emissão por meio de sistema eletrônico de processamento de dados, é adotada uma nova numeração, observando o seguinte:

a) aplicação de uma nova série, sempre que houver séries distintas;

b) início de uma série, quando não há utilização de séries distintas.

9.2 - Liberação Dos Documentos Fiscais

A Repartição Fiscal que liberar o uso dos documentos fiscais deverá preencher o “Aviso de Liberação de Uso de Documentos Fiscais - modelo 19”.

O Secretário de Estado da Fazenda poderá, a seu critério, dispensar a prévia liberação de uso de todos ou somente alguns dos documentos fiscais.

Fundamentos Legais: Arts. 134 a 140 do Decreto nº 2.912/2006 - RICMS/TO.