DOCUMENTO FISCAL
Prazo de Validade e Utilização
Sumário
1. INTRODUÇÃO
O contribuinte do imposto e demais pessoas sujeitas ao cumprimento de obrigação tributária, relacionadas com o ICMS, devem emitir documento fiscal em conformidade com a operação ou prestação que realizarem.
Nesta matéria abordaremos todos os procedimentos adotados na emissão de documento fiscal, seu prazo de utilização e prazo de validade.
2. DOCUMENTO FISCAL EMITIDO APÓS A DATA-LIMITE
O documento fiscal, emitido após a sua data-limite ou antes de liberado seu uso, é considerado inidôneo para todos os efeitos legais, independentemente de formalidade ou ato administrativo da autoridade fazendária, sendo vedado o aproveitamento de crédito do ICMS nele destacado, inclusive, aplicando-se também ao documento fiscal oriundo de outra unidade da Federação, para destinatário localizado no Estado Tocantinense.
3. SANEAMENTO DA IRREGULARIDADE
Antes de iniciada ação fiscal, poderá ser aceita denúncia espontânea, desde que o documento fiscal tenha sido regularmente escriturado e o respectivo ICMS, se devido, lançado, devendo o emitente sanar a irregularidade.
Não é considerada espontânea a denúncia feita após ação fiscal no estabelecimento destinatário ou remetente dos documentos inidôneos.
3.1 - Emissão Após a Data-Limite
No caso de emissão após a data-limite:
a) remeter ao destinatário, a fim de regularizar cada documento fiscal inidôneo emitido, um novo documento fiscal, em cujo corpo conste obrigatoriamente que se destina a regularizar o documento fiscal anterior (número e data), repetindo-se o valor da operação e o destaque do ICMS;
b) no livro Registro de Saídas, escriturar apenas as colunas relativas ao “Documento Fiscal”, fazendo-se na coluna de “Observações” a anotação do fato ocorrido, com número e data do documento fiscal anterior;
c) anotar, de maneira semelhante à da letra anterior, à margem do lançamento do primeiro documento fiscal, na coluna “Observações” do livro Registro de Saídas, o número e data do documento de retificação.
3.2 - Emissão Antes de Liberação de Seu Uso
No caso de emissão antes de liberado seu uso:
a) deverá solicitar a emissão do Termo de Liberação de Uso de Documentos Fiscais - TLUDFO, lavrando termo de ocorrência, no livro próprio, em que seja informada a numeração dos documentos que utilizou em data anterior à liberação;
b) remeter ao destinatário, a fim de comprovar a regularização de cada documento fiscal inidôneo emitido, cópia do termo referido na letra “a”.
4. ADQUIRENTE TER DIREITO AO CRÉDITO
O adquirente da mercadoria localizado no Estado Tocantinense só poderá creditar-se do ICMS com base no segundo documento fiscal e após escriturá-lo em seu livro Registro de Entradas.
Se o adquirente receber o documento de regularização após o encerramento do período de confronto e já tiver efetuado o aproveitamento do ICMS ao escriturar o primeiro documento fiscal, este deverá recolher separado em Documento de Arrecadação - DARE o valor do crédito indevido com os acréscimos moratórios cabíveis, independentemente de ter ou não saldo credor.
5. PRAZO DE VALIDADE DOS DOCUMENTOS FISCAIS VENCIDO
Vencido o prazo de validade dos documentos fiscais, o contribuinte e a repartição fiscal deverão observar o seguinte:
a) o saldo remanescente de documentos ou formulários deverá ser inutilizado pelo contribuinte, mediante consignação da palavra “Inutilizado”, em tamanho não-inferior a 10 (dez) cm de comprimento, no espaço destinado à descrição das mercadorias ou serviços, na 1ª via de cada documento ou formulário, a carimbo, de forma manuscrita ou por computador, e guardado pelo prazo de 5 (cinco) anos;
b) os números inicial e final dos documentos e formulários inutilizados de que trata a letra “a” deverão ser anotados pelo contribuinte na coluna “Observações” do livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências - RUDFTO, na mesma linha onde foram registrados;
c) adotadas as providências previstas nas letras anteriores, o contribuinte deverá, no prazo de 30 (trinta) dias, a contar da inutilização, apresentar comunicação à repartição fiscal de sua circunscrição, em 2 (duas) vias, indicando para cada modelo a numeração inutilizada, série e subsérie e o número da folha do RUDFTO em que foi feita a anotação respectiva;
d) recebida a comunicação de que trata a letra “c”, a repartição fiscal apõe nas 2 (duas) vias o seu carimbo de recepção, atestando a data da entrega, devolve uma ao contribuinte e arquiva a outra em pasta própria.
Nota: Aplica-se o disposto no item 2 desta matéria aos documentos emitidos no período compreendido entre a data-limite para sua emissão e a data do deferimento do pedido para prorrogação desta.
6. ACOBERTAR O TRANSPORTE DE MERCADORIAS
Para fim de acobertar o transporte de mercadorias no território tocantinense, o prazo de validade da Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A, do Produtor Rural e Avulsa, é de:
a) até o dia seguinte a sua emissão, dentro do mesmo Município;
b) até 6 (seis) dias após a sua emissão, para transportadoras regularmente inscritas no Cadastro de Contribuintes do ICMS do Estado do Tocantins;
c) até 3 (três) dias após a sua emissão, nos demais casos.
É considerado inidôneo o documento fiscal em que houver diferença de quantidade ou espécie da carga transportada, ou caso já tenha surtido os efeitos fiscais próprios, mesmo quando o documento fiscal estiver dentro dos prazos estipulados.
7. CONTAGEM DO PRAZO
Na contagem do prazo a que se refere esta matéria, exclui-se o dia do início e inclui-se o do vencimento.
Considera-se dia do início aquele indicado no documento fiscal como correspondente à data da saída da mercadoria ou, na sua falta, a data da emissão do documento fiscal ou, ainda, a data do carimbo do Posto Fiscal de fronteira.
Quando o transporte se realizar por intermédio de terceiro e a mercadoria for depositada em estabelecimento do transportador, ou em outro, por sua conta e ordem, os prazos definidos neste item são contados da data em que ocorrer a efetiva saída da mercadoria do depósito para a entrega ao destinatário. Neste caso, o transportador declara no verso do documento fiscal correspondente a data da efetiva saída da mercadoria, assinando essa declaração.
Em se tratando de remessa feita por contribuinte localizado em outra unidade da Federação, o prazo de validade do documento fiscal é de 3 (três) dias corridos, a contar da data do ingresso da mercadoria no território tocantinense, anotada no documento pela repartição fiscal competente. Se a anotação não for consignada na Nota Fiscal ou no Conhecimento de Transporte, cabe ao detentor da mercadoria proceder à mesma no momento em que ingressar no território tocantinense.
8. REVALIDAÇÃO DOS PRAZOS
Os prazos poderão ser revalidados pelas Delegacias Regionais e/ou Agências de Atendimento, à vista das razões apresentadas pelo contribuinte ou seu representante legal e a critério da autoridade fiscal, antes de expirado o prazo regulamentado.
A revalidação é concedida, desde que comprovado o motivo, mediante despacho exarado no verso da 1ª via do documento, pelo chefe da repartição fiscal ou por funcionário por ele designado.
9. REMESSA DE MERCADORIAS A VENDER
Presume-se infração ao inciso III do art. 44 da Lei nº 1.287/2001 a remessa de mercadorias a vender, desacompanhada de documentos hábeis a acobertar as operações de venda a consumidor a serem realizadas no Estado do Tocantins, mesmo que idôneo o documento referente à remessa.
10. VALIDADE DO CONHECIMENTO AVULSO DE TRANSPORTE DE CARGAS - CATC
A validade do Conhecimento Avulso de Transporte de Cargas - CATC, para efeito de trânsito, expira-se em 3 (três) dias corridos após a emissão.
Expirada a sua validade, esta poderá ser revalidada por até 3 (três) dias corridos, nas agências de atendimento, mediante aposição do carimbo e do visto do responsável.
11. LIVROS E DOCUMENTO DIVERSOS
Os livros contábeis e fiscais, bem como as faturas, duplicatas, guias, recibos e os demais documentos relacionados a fatos geradores do ICMS, deverão ser conservados pelo prazo de 5 (cinco) anos, contados a partir:
a) do 1º dia do exercício seguinte àquele em que os créditos tributários a eles relativos poderiam ser lançados;
b) da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, o lançamento efetuado anteriormente, relativo aos documentos a que se refere acima.
No caso de dissolução de sociedade, deverão ser observadas, quanto aos documentos relacionados com o ICMS, as normas inerentes à conservação dos documentos, reguladas nas leis comerciais.
Fundamentos Legais: Arts. 147 a 150 do Decreto nº 2.912/2006 - RICMS/TO e os citados no texto.