OBRIGAÇÕES
ACESSÓRIAS

Sumário

• 1. Introdução
  
• 2. Obrigações Acessórias - Considerações
  
• 3. Conservação Dos Documentos Fiscais
  
• 4. Documentos Fiscais - Emissão e Prazo de Validade
  
• 5. Documentos Inidôneos
  
• 6. Numeração e Enfeixamento Dos Documentos Fiscais
  
• 7. Benefícios Fiscais
  
• 8. Séries Das Notas Fiscais - Utilização

1. INTRODUÇÃO

Da obrigação tributária acessória é fato gerador qualquer situação que, na forma da Legislação aplicável, imponha a prática ou a abstenção de ato que não configure obrigação principal, isto é, que não se refira ao pagamento de tributo ou penalidade pecuniária e sim a ações ou omissões no interesse da arrecadação ou fiscalização dos tributos. Como por exemplo: emissão da Nota Fiscal, escrituração de livros fiscais, entrega de declarações ou arquivos.Veremos nesta matéria uma parte do universo no que diz respeito às obrigações acessórias.

2. OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS - CONSIDERAÇÕES

São obrigações acessórias do sujeito passivo as decorrentes da Legislação Tributária, tendo por objeto as prestações positivas ou negativas, estabelecidas no interesse da arrecadação ou da fiscalização do tributo. Sem prejuízo das obrigações previstas na Legislação, relativas à inscrição, emissão de documentos, escrituração das operações e prestações, fornecimento de informações periódicas e outras, também são obrigações do contribuinte:

a) permitir a atuação da fiscalização estadual, facilitando-lhe o acesso a livros, documentos, levantamentos, mercadorias em estoque e demais elementos solicitados;

b) facilitar a fiscalização de mercadorias em trânsito ou depositadas em qualquer lugar;

c) entregar ao adquirente, ainda que não solicitado, o documento fiscal correspondente às mercadorias cuja saída promover ou relativo ao serviço prestado;

d) comunicar ao Fisco Estadual quaisquer irregularidades de que tiver conhecimento.

3. CONSERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS FISCAIS

Os documentos fiscais, bem como faturas, duplicatas, documentos de arrecadação, recibos e todos os demais documentos relacionados com o imposto, deverão ser conservados, no mínimo, pelo prazo decadencial, e, quando relativos a operações ou prestações objeto de processo pendente, até sua decisão definitiva, ainda que esta seja proferida após aquele prazo.

Nos casos de fusão, incorporação, transformação ou aquisição, o novo titular do estabelecimento deverá transferir para o seu nome, por intermédio da repartição fiscal de sua jurisdição, dentro de 30 (trinta) dias contados da data da ocorrência, os livros fiscais em uso pelas empresas fundidas, incorporadas, transformadas ou adquiridas, assumindo a responsabilidade por sua guarda, conservação, exibição ao Fisco e cumprimento das normas estabelecidas na Legislação Tributária. O Fisco poderá exigir ou autorizar, se requerido pelo contribuinte, a adoção de livros novos em substituição aos anteriores em uso.

Em caso de dissolução de sociedade, serão observadas, quanto aos documentos relacionados com o imposto, as normas que regulam, nas leis comerciais, a guarda e conservação dos documentos relativos aos negócios sociais.

A obrigação acessória, pelo simples fato de falta de cumprimento, converte-se em obrigação principal relativamente à penalidade pecuniária (multa).

4. DOCUMENTOS FISCAIS - EMISSÃO E PRAZO DE VALIDADE

O contribuinte emitirá, conforme as operações e prestações que realizar, os seguintes documentos fiscais:

a) Nota Fiscal, mods. 1 e 1-A, ou Nota Fiscal eletrônica;

b) Nota Fiscal de Venda a Consumidor, mod. 2;

c) Cupom Fiscal emitido por Equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF);

d) Nota Fiscal de Produtor, mod. 4;

e) Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica, mod. 6;

f) Nota Fiscal de Serviço de Transporte, mod. 7;

g) Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, mod. 8;

h) Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, mod. 9;

i) Conhecimento Aéreo, mod. 10;

j) Bilhete de Passagem Rodoviário, mod. 13;

k) Bilhete de Passagem Aquaviário, mod. 14;

l) Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem, mod. 15;

m) Despacho de Transporte, mod. 17;

n) Resumo de Movimento Diário, mod. 18;

o) Ordem de Coleta de Cargas, mod. 20;

p) Nota Fiscal de Serviço de Comunicação, mod. 21;

q) Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicação, mod. 22;

r) Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais (GNRE), mod. 23;

s) Autorização de Carregamento e Transporte, mod. 24;

t) Manifesto de Cargas, mod. 25.

Os documentos referidos obedecerão aos modelos padronizados em ajustes, acordos ou convênios celebrados entre os Estados e às normas estabelecidas no regulamento e em instruções baixadas pela Coordenadoria da Receita Estadual - CRE.

A numeração do documento fiscal será reiniciada sempre que houver:

a) adoção de séries distintas;

b) troca do modelo 1 pelo 1-A e vice-versa.

Os documentos fiscais terão prazo de validade, quando for o caso, por 2 (dois) anos a contar da data de autorização para impressão, cujo termo final deverá ser inserido no campo próprio do documento.

Os documentos fiscais deverão ser extraídos por decalque a carbono ou em papel carbonado, devendo ser preenchidos por sistema eletrônico de processamento de dados, à máquina ou ainda com caneta esferográfica de tinta azul ou preta, devendo ainda os seus dizeres e indicações estarem bem legíveis, em todas as vias.

5. DOCUMENTOS INIDÔNEOS

É considerado inidôneo para todos os efeitos fiscais, fazendo prova apenas em favor do Fisco, o documento que:

a) omitir indicações;

b) não seja o legalmente exigido para a respectiva operação ou prestação;

c) não guarde as exigências ou requisitos previstos no Regulamento;

d) contenha declarações inexatas, esteja preenchido de forma ilegível ou apresente emendas ou rasuras que lhe prejudiquem a clareza;

e) tenha sido emitido:

e.1) após a baixa ou cancelamento “ex officio”, ou ainda durante o período de suspensão, da inscrição do emitente no Cadastro de Contribuintes do ICMS;

e.2) por máquina registradora ou outro Equipamento Emissor de Cupom Fiscal, não autorizados pelo Fisco.

f) não corresponda a uma efetiva saída de mercadorias ou bens;

g) embora revestido das formalidades legais, tiver sido utilizado com o intuito comprovado de dolo, fraude ou simulação.

Nos casos das letras “a”, “c” e “d” somente será considerado inidôneo o documento fiscal cujas irregularidades forem de tal monta que o tornem imprestável para os fins a que se destine.

Relativamente aos documentos referidos é permitido:

a) o acréscimo de indicações necessárias ao controle de outros tributos federais e municipais, desde que atendidas as normas da Legislação de cada tributo;

b) o acréscimo de indicações de interesse do emitente, que não lhes prejudiquem a clareza;

c) a supressão dos campos referentes ao controle do Imposto sobre Produtos Industrializados, no caso de utilização de documentos em operações não sujeitas a esse tributo, exceto o campo “Valor Total de IPI” do quadro “Cálculo do Imposto”, hipótese em que nada será anotado nesse campo;

d) a alteração na disposição e no tamanho dos diversos campos, desde que não lhes prejudiquem a clareza e o objetivo.

O disposto nas letras “b” e “d” acima não se aplica aos documentos fiscais modelos 1 e 1-A, exceto quanto:

a) à inclusão do nome de fantasia, endereço telegráfico, número de telex e o da caixa postal, no quadro “Emitente”;

b) à inclusão no quadro “Dados do Produto”:

b.1) de colunas destinadas à indicação de descontos concedidos e outras informações correlatas que complementem as indicações previstas para o referido quadro;

b.2) de pauta gráfica, quando os documentos forem manuscritos;

c) à inclusão, na parte inferior da Nota Fiscal, de indicações expressas em código de barras, desde que determinadas ou autorizadas pelo Fisco;

d) à alteração no tamanho dos quadros e campos, respeitados o tamanho mínimo, quando estipulado neste Regulamento, e a sua disposição gráfica;

e) à inclusão de propaganda, na margem esquerda dos mods. 1 e 1-A, desde que haja separação de, no mínimo, 0,5 (cinco décimos) de centímetro do quadro do modelo;

f) à deslocação do comprovante de entrega, na forma de canhoto destacável, para a lateral direita ou para a extremidade superior do impresso;

g) à utilização de retícula e fundos decorativos ou personalizantes, desde que não excedentes aos seguintes valores da escala “europa”:

g.1) 10% (dez por cento) para as cores escuras;

g.2) 20% (vinte por cento) para as cores claras;

g.3) 30% (trinta por cento) para as cores creme, rosa, azul, verde e cinza, em tintas próprias para fundos.

Constatada fraude na emissão de documento, poderá o Fisco, caso a caso, passar a exigir a utilização de carbono dupla-face.

Através de Resolução Conjunta do Secretário de Estado de Finanças e do Coordenador-Geral da Receita Estadual, poderá ser exigido que a emissão de documentos fiscais, por contribuintes de determinadas atividades econômicas, seja feita mediante utilização de sistema eletrônico de processamento de dados.

6. NUMERAÇÃO E ENFEIXAMENTO DOS DOCUMENTOS FISCAIS

Os documentos fiscais serão numerados em todas as vias, por espécie, em ordem crescente de 1 a 999.999, e enfeixados em blocos uniformes de 20 (vinte), no mínimo, e 50 (cinquenta), no máximo, podendo, em substituição aos blocos, também, ser confeccionados em formulários contínuos ou jogos soltos, observados os requisitos estabelecidos pela Legislação específica para a emissão dos correspondentes documentos.

Atingido o número 999.999, a numeração deverá ser recomeçada com a mesma designação de série ou série e subsérie.

A emissão dos documentos fiscais, em cada bloco, será feita pela ordem de numeração referida acima.

Os blocos serão usados pela ordem de numeração dos documentos e nenhum bloco será utilizado sem que estejam simultaneamente em uso, ou já tenham sido usados, os de numeração inferior.

Cada estabelecimento, seja matriz, filial, sucursal, agência, depósito ou qualquer outro, terá talonário próprio.

As diversas vias dos documentos fiscais não se substituirão em suas respectivas funções e a sua disposição obedecerá ordem sequencial que as diferencia, vedada a intercalação de vias adicionais.

7. BENEFÍCIOS FISCAIS

Quando a operação estiver amparada por imunidade ou outra forma de não-incidência, beneficiada por isenção, diferimento ou suspensão do pagamento do imposto, essa circunstância será mencionada no documento fiscal, indicando-se o dispositivo legal pertinente, vedado o destaque do imposto.

Aplicando-se o disposto, nos casos de substituição tributária e de redução de base de cálculo, exceto, quanto a este, a vedação do destaque do imposto.

8. SÉRIES DAS NOTAS FISCAIS - UTILIZAÇÃO

Relativamente à utilização de séries nos documentos, observar-se-á o seguinte:

a) na Nota Fiscal, modelos 1 e 1-A:

a.1) será obrigatória a utilização de séries distintas no caso de uso concomitante da Nota Fiscal e da Nota Fiscal Fatura (venda a prazo) ou quando houver determinação por parte do Fisco, para separar as operações de entrada das de saída;

a.2) sem prejuízo do disposto na letra anterior, poderá ser permitida a utilização de séries distintas, quando houver interesse do contribuinte;

a.3) as séries serão designadas por algarismos arábicos, em ordem crescente, a partir de 1, vedada a utilização de subsérie;

b) na Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2:

b.1) será adotada a série “D”;

b.2) poderá conter subséries com algarismo arábico, em ordem crescente, a partir de 1, impresso após a letra indicativa da série;

b.3) poderão ser utilizadas simultaneamente 2 (duas) ou mais subséries;

b.4) deverão ser utilizados documentos de subsérie distinta sempre que forem realizadas operações com produtos estrangeiros de importação própria ou operações com produtos estrangeiros adquiridos no mercado interno;

c) nas Prestações de Serviços de Transporte, Comunicações e Energia Elétrica:

c.1) “B” - na saída de energia elétrica ou na prestação de serviços a destinatários ou usuários localizados no Estado ou no Exterior;

c.2) “C” - na saída de energia elétrica ou na prestação de serviços a destinatários ou usuários localizados em outro Estado;

c.3) “D” - na prestação de serviço de transporte de passageiros;

c.4) “F” - na utilização do Resumo do Movimento Diário.

Será obrigatório o uso de documento fiscal de subsérie distinta sempre que forem realizadas operações ou prestações:

a) simultaneamente, com mercadorias ou serviços, tributados ou não pelo Imposto sobre Produtos Industrializados e/ou Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Internacional, Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação:

b) de venda fora do estabelecimento;

c) com produtos estrangeiros adquiridos no mercado interno;

d) de saída de mercadorias armazenadas em depósito fechado ou armazém-geral que não devam transitar pelo estabelecimento depositante.

Os contribuintes que possuirem inscrição centralizada poderão adotar subsérie distinta para cada local de emissão do documento fiscal, qualquer que seja a série adotada.

Fundamentos Legais: Art. 113 do CTN e arts. 173 a 183 do Decreto nº 8.321/1998 - RICMS.