ESCRITURAÇÃO DOS EMPRESÁRIOS E DAS SOCIEDADES EMPRESÁRIAS
AUTENTICAÇÃO DOS LIVROS
Normas Gerais

Sumário

1. INTRODUÇÃO

O Departamento Nacional do Registro do Comércio - DNRC, através da Instrução Normativa nº 107, de 23 de maio de 2008, dispôs quanto às normas aplicáveis para autenticação dos documentos de escrituração mercantil das entidades empresariais, inclusive às filiais, sucursais ou agências autorizadas a funcionar no País, do empresário ou sociedade com sede no Exterior, cujos procedimentos abordaremos nos itens a seguir.

2. INSTRUMENTOS DE ESCRITURAÇÃO

São instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresárias:

a) livros, em papel;

b) conjunto de fichas avulsas (art.1.180 - CC/2002);

c) conjunto de fichas ou folhas contínuas (art.1.180 - CC/2002);

d) livros em microfichas geradas através de microfilmagem de saída direta do computador (COM);

e) livros digitais.

O empresário ou a sociedade empresária que adotar o sistema de fichas de lançamentos poderá substituir o livro Diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços, observadas as mesmas formalidades extrínsecas exigidas para aquele (art. 1.185 - CC/2002).

3. FORMALIDADES EXIGIDAS PARA A ESCRITURAÇÃO

3.1 - Numeração

Os livros em papel ou microficha terão uma numeração seqüencial, sendo vedada a sua divisão em volumes. O empresário ou a sociedade empresária poderá escriturar, em um mesmo período, tantos livros quantos forem necessários. A numeração das folhas ou páginas deverão seguir uma ordem seqüencial única, iniciando-se pelo numeral um e incluído na seqüência da escrituração o balanço patrimonial e o de resultado econômico, quando for o caso.

As fichas que substituírem os livros, para o caso da escrituração eletrônica ou mecanizada, poderão ser:

a) contínuas, em forma de sanfona, em blocos, com subdivisões numeradas mecânica ou tipograficamente por dobras, sendo vedado o destaque ou ruptura das mesmas (art. 3º, Decreto nº 64.567/69);

b) avulsas, as quais serão numeradas tipograficamente (art. 4º, Decreto nº 64.567/69).

3.2 - Termos de Abertura e de Encerramento

3.2.1 - Termo de Abertura

Do termo de abertura deverão constar:

a) o nome empresarial do empresário ou da sociedade empresária a que pertença o instrumento de escrituração;

b) o Número de Identificação do Registro de Empresas - NIRE e a data do arquivamento dos atos constitutivos ou do ato de conversão de sociedade simples em sociedade empresária pela Junta Comercial;

c) o município da sede ou filial;

d) a finalidade a que se destina o instrumento de escrituração;

e) o número de ordem do instrumento de escrituração;

f) a quantidade de:

f.1) folhas, se numeradas apenas no anverso;

f.2) páginas, se numeradas no anverso e verso;

f.3) fotogramas, se microfichas; e

f.4) registros, se livro digital;

g) o número da inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica - CNPJ, administrado pela Receita Federal do Brasil.

3.2.2 - Termo de Encerramento

Do termo de encerramento deverão constar:

a) o nome empresarial do empresário ou da sociedade empresária a que pertença o instrumento de escrituração;

b) o fim a que se destinou o instrumento escriturado;

c) o período a que se refere a escrituração;

d) o número de ordem do instrumento de escrituração;

e) a quantidade de:

e.1) folhas, se numeradas apenas no anverso;

e.2) páginas, se numeradas no anverso e verso;

e.3) fotogramas, se microfichas; e

e.4) registros, se livro digital;

3.2.3 - Escrituração Mecanizada ou Eletrônica - Termo de Abertura e Encerramento

Nas fichas ou folhas que substituírem os livros, para o caso de escrituração mecanizada ou eletrônica, os Termos de Abertura e de Encerramento serão apostos, respectivamente, como segue:

a) fichas ou folhas contínuas: no anverso da primeira e no verso da última dobra de cada bloco, que receberá número de ordem (art. 8º, Decreto nº 64.567/69);

b) fichas avulsas: na primeira e última ficha de cada conjunto (art. 9º, Decreto nº 64.567/69).

3.2.4 - Escrituração Descentralizada - Termo de Abertura e Encerramento

Os Termos de Abertura e de Encerramento deverão atender o disposto nos subitens 3.2, conforme o caso, sendo que os dados deverão referir-se à filial e a data de arquivamento deverá referir-se ao ato de abertura da filial na Junta Comercial da unidade federativa onde essa se localizar.

3.3 - Assinaturas

Os termos de abertura e de encerramento serão datados e assinados pelo empresário, administrador de sociedade empresária ou procurador e por contabilista legalmente habilitado com a indicação do número de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade - CRC e dos nomes completos dos signatários e das respectivas funções, observado o seguinte:

a) as funções a que se refere o parágrafo anterior, são as constantes da Tabela de

Qualificação de Assinantes abaixo:

Código Descrição da função
203 Diretor
204 Conselheiro de Administração
205 Administrador
206 Administrador de Grupo
207 Administrador de Sociedade Filiada
220 Administrador Judicial - Pessoa Física
222 Administrador Judicial - Pessoa Jurídica - Profissional Responsável
223 Administrador Judicial/Gestor
226 Gestor Judicial
309 Procurador
312 Inventariante
313 Liquidante
315 Interventor
801 Empresário
900 Contador
999 Outros;

b) não havendo contabilista habilitado na localidade onde se situa a sede do empresário ou da sociedade empresária ou a filial, os Termos de Abertura e de Encerramento serão assinados, apenas, pelo empresário, administrador de sociedade empresária ou procurador (art. 1.182 - CC/2002, C/C parágrafo único, art. 7º do Decreto nº 64.567/69);

c) para efeito da letra “b” acima, caberá aos Conselhos Regionais de Contabilidade informar às Juntas Comerciais as localidades onde não haja profissional habilitado (§ 2º, art. 3º, Decreto nº 64.567/69);

d) no caso de assinatura por procurador, a procuração deverá conter os poderes para a prática do ato, ser arquivada na Junta Comercial e anotada nos registros de autenticação de livros;

e) em se tratando de livro digital, esse deve ser assinado por contabilista legalmente habilitado e pelo empresário ou sociedade empresária, conforme LECD, com certificado digital, de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), antes de ser submetido à autenticação pelas Juntas Comerciais;

f) existindo erro ou omissão de algum dado obrigatório do Termo de Abertura e/ou

Encerramento, no livro em papel, poderá ser feita ressalva na própria folha ou página, a qual deverá ser assinada pelos mesmos signatários do Termo e homologada pelo autenticador do instrumento pela Junta Comercial, mediante Termo de homologação por esse datado e assinado.

4. NORMAS DE ESCRITURAÇÃO

4.1 - Normas Sobre os Livros Diário e Auxiliares

No Diário serão lançados o balanço patrimonial e o de resultados, observado o seguinte:

a) no caso de livro em papel, ambos serem assinados por contabilista legalmente habilitado e pelo empresário ou sociedade empresária (art. 1.184 - CC/2002);

b) em se tratando de livro digital, as assinaturas digitais das pessoas acima citadas, nele lançadas, serão efetuadas utilizando-se de certificado digital, de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e suprem as exigências do inciso anterior;

c) a adoção de fichas de escrituração não dispensa o uso de livro diário para o lançamento do balanço patrimonial e do de resultado econômico (Parágrafo único, art. 1.180 - CC/2002), ao qual deve ser atribuído o número subseqüente ao do livro diário escriturado em fichas;

d) o livro não poderá ser dividido em volumes, podendo, em relação a um mesmo exercício, ser escriturado mais de um livro, observados períodos parciais e seqüenciais, constantes dos respectivos Termos de Encerramento, de acordo com as necessidades do empresário ou da sociedade empresária;

e) a numeração das folhas ou páginas de cada livro em papel ou microficha observará ordem seqüencial única, iniciando-se pelo numeral um, incluído na seqüência da escrituração o balanço patrimonial e o de resultado econômico, quando for o caso;

f) na escrituração, quando utilizados códigos de números ou de abreviaturas, esses deverão constar (art. 1.183 - CC/2002):

f.1) de livro próprio, regularmente autenticado, no caso de livro em papel;

f.2) do próprio instrumento de escrituração, observado o Leiaute da Escrituração Contábil Digital - LECD publicado no anexo I da Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de novembro de 2007, ora ratificado por esta Instrução Normativa, no caso de livro digital.

O código de histórico padronizado deverá ser único para o período da escrituração, não podendo ser alterado no mesmo período.

4.2 - Escrituração Resumida do Livro Diário

Quando adotada a escrituração resumida do Diário, com totais que não excedam o período de trinta dias, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede, deverão ser utilizados livros auxiliares do Diário, regularmente autenticados, para registro individualizado, e conservados os documentos que permitam a sua perfeita verificação, observado o seguinte (§ 1º, art. 1.184 - CC/2002):

a) os livros auxiliares observarão o mesmo meio, digital ou papel, do Livro Diário com

Escrituração Resumida;

b) quando o Livro Diário com Escrituração Resumida for na forma digital, os livros auxiliares correspondentes deverão se referir ao mesmo período de escrituração e constar de arquivos independentes, observadas as formalidades quanto aos Termos de Abertura e de Encerramento e o LECD;

c) no caso de livro em papel, do Termo de Encerramento do livro Diário com escrituração resumida, deverá constar relação que identifique todos os livros auxiliares a ele associados, com indicação da finalidade de cada um deles e seus respectivos números seqüenciais. Cada livro auxiliar, no respectivo Termo de Encerramento, deverá indicar o(s) número(s) do(s) livro(s) Diário(s) com escrituração resumida a que esteja(m) vinculado(s).

4.3 - Retificação de Lançamento Feito Com Erro

A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada.

4.4 - Extravio, Deterioração ou Destruição Dos Instrumentos de Escrituração

Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de qualquer dos instrumentos de escrituração, o empresário ou a sociedade empresária fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste fará minuciosa informação, dentro de quarenta e oito horas à Junta Comercial de sua jurisdição, observado o seguinte:

a) recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o Termo de Autenticação ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada;

b) a autenticação de novo instrumento de escrituração só será procedida após o cumprimento do disposto no subitem 4.4;

c) no caso de livro digital, enquanto for mantida uma via do instrumento objeto de extravio, deterioração ou destruição no Sped, a Junta Comercial não autenticará livro substitutivo, devendo o empresário ou sociedade obter reprodução do instrumento junto à administradora daquele Sistema.

4.5 - Conservação e Guarda da Escrituração

O empresário e a sociedade empresária são obrigados a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondência e mais papéis concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência no tocante aos atos neles consignados (art. 1.194 - CC/2002).

4.6 - Escrituração do Livro Digital

A geração do livro digital deverá observar quanto à:

a) escrituração e incorporação dos Termos de Abertura e de Encerramento, as disposições contidas no Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Digital - LECD, aprovado pela Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de novembro de 2007;

b) incorporação das assinaturas digitais, a utilização de software oficial denominado Programa Validador e Assinador (PVA), a ser disponibilizado, gratuitamente, no sítio da RFB/Sped na Internet, para download pelos interessados.

4.6.1 - Funções do Programa Validador e Assinador

O PVA deverá possibilitar a execução das funções abaixo, dentre outras, em relação ao livro digital:

a) validação da escrituração;

b) visualização do livro, segundo formatos tradicionais do livro em papel;

c) geração do requerimento próprio para o caso, dirigido à Junta Comercial;

d) assinatura digital do livro e do requerimento pertinente;

e) transmissão para o Sped;

f) consulta para fins de acompanhamento do processo de autenticação, inclusive conhecimento de exigências em decorrência de deficiências identificadas no instrumento;

g) download do Termo de Autenticação do livro.

4.6.2 - Envio do Livro Digital ao SPED Para Fins de Autenticação

O livro digital será enviado pelo empresário ou sociedade empresária ao Sped com o respectivo requerimento de autenticação à Junta Comercial, ficando o livro disponível naquele Serviço para ser visualizado pelo autenticador da Junta Comercial, observado o seguinte:

a) o livro digital, mediante solicitação do autenticador ao Sped, será disponibilizado para ser visualizado, por tempo suficiente para esse procedimento, sendo vedado o acesso à visualização após a sua autenticação;

b) o pagamento do preço do serviço deverá ser efetuado previamente à sua solicitação, mediante recolhimento por guia de arrecadação a ser disponibilizada pela Junta Comercial ao interessado;

c) o requerimento de autenticação a Junta Comercial conterá o número da guia de recolhimento, consoante sistemática adotada pela Junta Comercial, que disponibilizará informação a respeito, quando necessário;

d) em caso de exigências que impeçam a autenticação do livro digital ou de indeferimento do requerimento, a Junta Comercial enviará ao Sped a respectiva notificação, para conhecimento pelo empresário ou sociedade empresária;

e) uma vez autenticado o livro digital, a Junta Comercial enviará o Termo de Autenticação para o Sped e o empresário ou a sociedade empresária promoverá o seu download, com utilização do PVA.

4.6.3 - Validade e Visualização do Conteúdo do Livro Digital

A validade do livro digital dependerá da sua existência e do respectivo Termo de Autenticação, mantida a inviolabilidade de seus conteúdos.

Para efeito de prova em juízo ou fora dele, o empresário ou a sociedade deverá utilizar-se do PVA para demonstração visual do conteúdo do livro digital e de seu Termo de Autenticação, assim como para geração e emissão de documentos probantes.

4.7 - Microficha

A microficha, como instrumento de escrituração, poderá ser utilizada pelas companhias e em relação aos livros sociais de que trata o art. 100 da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976, observado o seguinte:

a) no caso das companhias abertas, aplicar-se-ão, ainda, as normas expedidas pela Comissão de Valores Mobiliários, apenas para os livros dos incisos I a III do art. 100 da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976;

b) as microfichas, como instrumento de escrituração, deverão atender os requisitos constantes do Anexo I a IN DNRC nº 107/2008;

c) far-se-á a autenticação de todas as microfichas constantes de cada conjunto correspondente a um livro, mediante aposição de carimbo conforme modelo constante do Anexo I a que se refere a letra “b” acima, data da autenticação e rubrica do autenticador.

4.8 - Leiloeiros, Tradutores Públicos e Intérpretes

Aplicam-se aos instrumentos de escrituração dos leiloeiros e tradutores públicos e intérpretes comerciais as disposições deste trabalho referentes a livro em papel, obedecida a legislação que lhes é pertinente.

5. Pequeno Empresário

O artigo 12 da Instrução Normativa DNRC nº 107/2008, em seu § 2º, dispensa do cumprimento das obrigações de que trata este trabalho o pequeno empresário a que se refere o art. 970 da Lei nº 10.406/2002.

Considera-se pequeno empresário, por definição dada pelo artigo 68 da Lei Complementar nº 123/2006, o empresário individual caracterizado como microempresa nos termos da referida Lei Complementar, que aufira receita bruta anual até o montante de R$ 36.000,00 (trinta e seis mil reais).

6. AUTENTICAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE ESCRITU-RAÇÃO

6.1 - Prazos Para Autenticação Dos Documentos de Escrituração

A Legislação Societária não prevê prazo para que o empresário ou a sociedade empresária apresente para a autenticação os documentos de escrituração, dispondo apenas que os mesmos deverão ser levados à autenticação após a lavratura dos respectivos termos.

Contudo, a Legislação do Imposto de Renda, através  da Instrução Normativa nº 16, de 01.03.1984, dispõe que o livro Diário deve ser autenticado até a data prevista para a entrega da declaração de rendimentos.

6.2 - Retirada Dos Documentos Autenticados

Os instrumentos de escrituração, exceto os livros digitais, autenticados na forma deste trabalho, não retirados no prazo de trinta dias, contados da autenticação, poderão ser eliminados, após publicação de Edital no Diário Oficial do Estado ou no Diário Oficial da União, no caso da Junta Comercial do Distrito Federal, que conterá nome empresarial, NIRE, a finalidade a que se destinou o livro, o número de ordem e o período a que se refere a escrituração.

Da eliminação será lavrado Termo de Eliminação de Livro Mercantil, que deverá conter o fundamento legal para a eliminação do livro, a citação do Edital e dos dados de identificação do livro nele contidos, bem como a menção ao Diário Oficial, data e número da página em que foi publicado, o qual será datado e assinado pelo Secretário-Geral e pelo responsável pelo setor de autenticação de livros.

6.3 - Escrituração Descentralizada

No caso de escrituração descentralizada, o empresário ou a sociedade empresária que possuir filial em outra unidade federativa deverá requerer a autenticação dos instrumentos de escrituração respectivos à Junta Comercial onde a filial estiver situada.

Fundamentos Legais: os citados no texto.