DOCUMENTOS FISCAIS
Normas Para Utilização
Sumário
1. INTRODUÇÃO
A publicação a seguir traça algumas abordagens acerca da utilização dos documentos fiscais relativos ao IPI, tratando, inclusive, de suas características, impressão e hipótese de cancelamento, entre outros procedimentos.
2. DOCUMENTOS FISCAIS
Os estabelecimentos emitirão os seguintes documentos, conforme a natureza de suas atividades:
a) Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A;
b) Documento de Arrecadação;
c) Declaração do Imposto; e
d) Documento de Prestação de Informações Adicionais de interesse da administração tributária.
À Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A, aplica-se o disposto no art. 311 do Regulamento do IPI, o qual determina que o documentário fiscal obedecerá aos modelos anexos ao Regulamento do IPI (RIPI), bem assim àqueles aprovados ou que vierem a ser aprovados pela Secretaria da Receita Federal, em atos administrativos ou em convênio com as Unidades Federativas (Lei nº 4.502, de 1964, arts. 48 e 56, § 1º, Decreto-lei nº 400, de 1968, art. 17).
Os documentos referidos nas letras “b” a “d”, supramencionados, atenderão aos modelos e instruções expedidos pela SRF.
3. UTILIZAÇÃO
Os documentos mencionados no art. 320 do RIPI serão preenchidos manual, mecanicamente ou por processamento eletrônico de dados, desde que obedecidas as Legislações específicas, ficando vedado o preenchimento manual para os documentos previstos nas letras “c” e “d” do item 2 desta matéria.
4. INIDONEIDADE
É considerado inidôneo, para os efeitos fiscais, fazendo prova apenas em favor do Fisco, sem prejuízo do disposto no art. 353 do Regulamento do IPI, o documento que:
a) não seja o legalmente previsto para a operação;
b) omita indicações exigidas ou contenha declarações inexatas;
c) esteja preenchido de forma ilegível ou apresente emendas ou rasuras que lhe prejudiquem a clareza; ou
d) não observe outros requisitos previstos neste Regulamento.
5. NOTA FISCAL
Os estabelecimentos emitirão a Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A:
a) sempre que promoverem a saída de produtos;
b) sempre que, no estabelecimento, entrarem produtos, real ou simbolicamente, nas hipóteses do art. 359 do RIPI; e
c) nos demais casos previstos neste Regulamento.
É vedada a utilização simultânea dos modelos 1 e 1-A da Nota Fiscal, salvo quando adotadas séries distintas, nos termos dos arts. 331 e 332 do RIPI.
Na Nota Fiscal é permitido:
a) acrescentar indicações relativas ao controle de outros tributos, desde que não contrariem a Legislação própria;
b) suprimir a coluna destinada ao destaque do imposto, no caso de utilização do documento em operação não sujeita ao tributo, exceto o campo “Valor Total do IPI” do quadro “Cálculo do Imposto”, hipótese em que nada será anotado neste campo;
c) alterar o tamanho dos quadros e campos, respeitado o tamanho mínimo, quando estipulado neste Regulamento, e a sua disposição gráfica;
d) acrescentar as seguintes indicações, se de interesse do emitente:
d.1) no quadro “Emitente”: nome de fantasia, endereço telegráfico, número de telex e o da caixa postal;
d.2) no quadro “Dados do Produto”:
d.2.1) colunas destinadas à indicação de descontos concedidos e outras informações correlatas que complementem as indicações previstas para o referido quadro; e
d.2.2) pauta gráfica, quando os documentos forem manuscritos;
d.3) na parte inferior da Nota Fiscal, de indicações expressas em código de barras, desde que determinadas ou autorizadas pelo Fisco Estadual;
d.4) de propaganda na margem esquerda, desde que haja separação de, no mínimo, 0,5 (cinco décimos) de centímetro do quadrado do modelo; e
d.5) informações complementares, impressas tipograficamente no verso da Nota Fiscal, hipótese em que sempre será reservado espaço, com a dimensão mínima de 10 (dez) por 15 (quinze) centímetros, em qualquer sentido, para aposição de carimbos pela fiscalização;
e) deslocar o comprovante de entrega, na forma de canhoto destacável para a lateral direita ou para a extremidade superior do impresso; e
f) utilizar retícula e fundos decorativos ou personalizantes, desde que não excedentes aos seguintes valores da escala “europa”:
f.1) 10% (dez por cento) para as cores escuras;
f.2) 20% (vinte por cento) para as cores claras; e
f.3) 30% (trinta por cento) para cores creme, rosa, azul, verde e cinza, em tintas próprias para fundos.
As unidades federadas poderão exigir que a emissão da Nota Fiscal, por contribuintes de determinadas atividades econômicas, seja feita mediante utilização de sistema eletrônico de processamento de dados.
6. CARACTERÍSTICAS DAS NOTAS FISCAIS
A Nota Fiscal será de tamanho não inferior a 21 (vinte e um) centímetros por 28 (vinte e oito) centímetros e 28 (vinte e oito) centímetros por 21 (vinte e um) centímetros para os modelos 1 e 1-A, respectivamente, observado o seguinte:
a) os quadros terão largura mínima de 20,3 (vinte inteiros e três décimos) de centímetros, exceto:
a.1) o quadro “Destinatário/Remetente”, que terá largura mínima de 17,2 (dezessete inteiros e dois décimos) de centímetros; e
a.2) o quadro “Dados Adicionais”, no modelo 1-A;
b) o campo “Reservado ao Fisco” terá tamanho mínimo de 8 (oito) centímetros por 3 (três) centímetros, em qualquer sentido; e
c) os campos “CNPJ”, “Inscrição Estadual do Substituto Tributário” e “Inscrição Estadual”, do quadro “Emitente”, e os campos “CNPJ/C.P.F.” e “Inscrição Estadual”, do quadro “Destinatário/Remetente”, terão largura mínima de 4,4 (quatro inteiros e quatro décimos) de centímetros.
7. NUMERAÇÃO DAS NOTAS FISCAIS
As Notas Fiscais serão numeradas em ordem crescente, de 1 a 999.999, em todas as vias e enfeixadas em blocos uniformes de 20 (vinte) unidades, no mínimo, e 50 (cinquenta), no máximo, podendo, em substituição aos blocos, também, ser confeccionadas em formulários contínuos, ou jogos soltos, observados os requisitos estabelecidos pela Legislação específica para a sua emissão.
Atingindo 999.999, a numeração será reiniciada, com a designação da mesma série, se houver.
Os blocos serão usados pela ordem crescente de numeração dos documentos, vedado utilizar um bloco sem que estejam simultaneamente em uso, ou já tenham sido usados os de numeração inferior.
A numeração da Nota Fiscal será reiniciada sempre que houver:
a) adoção de séries distintas, nos termos do arts. 331 e 332 do RIPI; e
b) troca de modelo 1 para 1-A e vice-versa.
8. IMPRESSÃO DAS NOTAS FISCAIS
As Notas Fiscais, mesmo quando seus modelos tenham sido aprovados em regime especial, poderão ser impressas:
a) por terceiros, mediante prévia autorização da repartição competente do Fisco Estadual; ou
b) em tipografia do próprio usuário, também mediante prévia autorização, se assim o determinar a repartição do Fisco Estadual.
A critério de cada unidade federada, a Nota Fiscal poderá ainda ser impressa pela respectiva repartição competente do Fisco Estadual, cumprindo ao contribuinte que optar pela sua aquisição preencher o formulário especialmente destinado a esse fim.
Para obtenção da autorização de que tratam as letras “a” e “b” deste item, deverá ser preenchido o formulário específico para esta finalidade, que será entregue ao Fisco Estadual.
No caso de o estabelecimento gráfico situar-se em unidade federada diversa da do domicílio do que vier a utilizar o impresso fiscal a ser confeccionado, a autorização será requerida por ambas as partes às repartições do Fisco Estadual respectivas, devendo preceder a da localidade em que se situar o estabelecimento encomendante.
As unidades federadas poderão fixar prazos para a utilização de impressos de Notas Fiscais.
9. CANCELAMENTO DAS NOTAS FISCAIS
Quando a Nota Fiscal for cancelada, conservar-se-ão todas as suas vias no bloco ou sanfona de formulários contínuos, com declaração dos motivos que determinaram o cancelamento e referência, se for o caso, ao novo documento emitido.
Se copiada a nota, os assentamentos serão feitos no livro copiador, arquivando-se todas as vias do documento cancelado.
Fundamentos Legais: Decreto nº 4.544/2002 - RIPI/2002.