NOTA FISCAL ELETRÔNICA
Certificação Digital - Aspectos Gerais
Sumário
1. INTRODUÇÃO
Considerando as dúvidas frequentes acerca da certificação digital na Nota Fiscal eletrônica, realiza-se a presente publicação de modo a explanar por intermédio da publicação de perguntas e respostas elaboradas pela Secretaria da Receita Federal o procedimento a ser aplicável em todas as unidades da Federação.
2. PERGUNTAS E RESPOSTAS
1. Como é garantida a validade jurídica de uma NF-e?
A NF-e tem a sua validade jurídica garantida pela assinatura digital (através de certificado digital do emitente no padrão ICP Brasil, que dá, ao documento, a certeza de sua integridade e de sua autoria) e pela autorização de uso pela administração tributária da unidade federada do contribuinte, antes da ocorrência do fato gerador.
Ressaltamos que a Medida Provisória nº 2.200-2 instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras, viabilizando o uso do documento eletrônico. Nos termos de seu Artigo 10, § 1º:
“Art. 10 - Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória.
§ 1º - As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários (...).”
2. Assinatura digital é a mesma coisa que senha web? Como adquirir uma assinatura digital?
Assinatura digital e senha web são diferentes e têm finalidades distintas. A assinatura digital é um processo que possibilita a verificação de integridade e identifica a autoria de um arquivo eletrônico, ou seja, a assinatura digital permite saber quem é o autor de um arquivo eletrônico e se o mesmo não foi modificado. A senha é uma forma de limitar o acesso de um sistema de informação, sendo muito utilizado em transações eletrônicas.
Para possuir uma assinatura digital é necessária a aquisição de um certificado digital junto às Autoridades Certificadoras, que oferece, além da assinatura digital, outras funcionalidades como a identificação do usuário e o controle de acesso de forma mais segura e eficiente que o sistema de senhas.
Para maiores informações sobre Autoridades Certificadoras, autoridades de registro e prestadores de serviços habilitados na ICP-Brasil, consulte o site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação - ITI.
3. Que tipo de certificado digital minha empresa deverá adquirir para assinar as Notas Fiscais eletrônicas?
O certificado digital utilizado na Nota Fiscal eletrônica deverá ser adquirido junto à Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, devendo conter o CNPJ do estabelecimento ou de sua matriz.
Para maiores informações sobre Autoridades Certificadoras, autoridades de registro e prestadores de serviços habilitados na ICP-Brasil, consulte o site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação - ITI.
4. Caso minha empresa possua vários estabelecimentos que irão emitir NF-e, será necessário adquirir um certificado digital para cada estabelecimento?
Não, a empresa poderá optar por utilizar o certificado digital da matriz para assinar as NF-e emitidas pelas filiais.
5. Para o certificado ICP Brasil, há possibilidade de delegação pelo representante legal da empresa?
Os certificados digitais emitidos por autoridades certificadoras credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil seguem as definições da Declaração de Práticas de Certificação (DPC) de cada autoridade certificadora e fica limitada por esta DPC.
No caso específico do e-CNPJ, a DPC da AC-SRF exige que o certificado digital seja emitido para a empresa, tendo como responsável uma pessoa física que seja representante legal da empresa, o que dificulta a delegação para terceiros.
Todavia, existem outros certificados digitais do tipo PJ-múltiplo que não têm esta restrição e que podem ser emitidos pela empresa para qualquer pessoa que ela desejar, sendo este o mais indicado para a emissão da NF-e.
6. Em que etapas da geração da NF-e é necessária a utilização de certificado digital?
O certificado digital no padrão ICP-Brasil será necessário em dois momentos:
a) o primeiro é na assinatura digital do documento eletrônico. O certificado digital deverá conter o mesmo CNPJ do estabelecimento emitente ou de sua matriz;
b) o segundo é na transmissão do documento eletrônico. Qualquer certificado digital no padrão ICP-Brasil, ainda que não esteja ligado à empresa emitente, poderá transmitir o documento eletrônico para a Secretaria da Fazenda e recuperar a resposta com a autorização de uso, rejeição ou denegação da NF-e.
Importante: Apenas o certificado digital que efetuou a transmissão do arquivo eletrônico poderá resgatar a resposta de Autorização de uso, rejeição ou denegação.
7. É necessário o envio da chave pública dos certificados digitais para a Secretaria da Fazenda?
Não é necessário enviar a chave pública do certificado digital para a SEFAZ. Basta que elas estejam válidas no momento da conexão e verificação da assinatura digital.
8. Meu certificado digital é do tipo A1. Ao selecioná-lo para instalação, não aparecia o arquivo a ser selecionado. Por quê?
O certificado tipo A1 precisa ser instalado no computador. Não pode ser utilizado diretamente do disquete.
9. O certificado digital de um estabelecimento situado no Estado de SP é válido para outros Estados ou é preciso que cada estabelecimento tenha um certificado digital próprio?
O certificado digital é válido para toda a empresa, possua ela um ou mais estabelecimentos. Assim, o certificado digital do estabelecimento de SP, seja ele matriz ou filial, pode ser utilizado para os demais estabelecimentos da empresa localizados em outros Estados.
10. O certificado digital utilizado para a NF-e também é válido para o SPED Fiscal?
Sim, o certificado digital utilizado para a NF-e pode ser utilizado também no SPED Fiscal.
11. Minha empresa utiliza o software emissor NF-e disponibilizado pela SEFAZ para emissão de NF-e. Há algum problema de o software ser instalado uma única vez em um servidor e em ser acessado por 2 usuários diferentes (filiais) ao mesmo tempo?
O emissor disponibilizado pela SEFAZ não é multiusuário. Ele não foi desenvolvido para ser utilizado em rede.
12. O e-CPF pode ser usado como certificado digital para a NF-e? E o e-CNPJ?
O certificado digital a ser utilizado deverá ser de pessoa jurídica, do tipo A1 ou A3. O e-CPF não pode ser utilizado para a NF-e; já o e-CNPJ pode, no entanto não é o mais indicado. O ideal é utilizar um e-PJ, a ser emitido especificamente para o processo de assinatura de NF-e.
13. O certificado digital pode ser instalado em mais de um computador ou apenas no utilizado pelo programa emissor das notas?
O certificado digital pode ser instalado em um ou mais computadores, da forma como o contribuinte entender mais conveniente.
Fundamentos Legais: Os citados no texto.