NOTA FISCAL ELETRÔNICA
Programa Emissor - Procedimentos
Sumário
1. CONCEITO
Este Programa é distribuído gratuitamente e serve para emitir Notas Fiscais Eletrônicas. Ele foi desenvolvido pela equipe do Projeto da NF-e da SEFAZ/SP e pode ser utilizado pelas pequenas e médias empresas de todo o País, já que o programa está integrado aos sistemas de autorização de NF-e das Secretarias de Fazenda de todos os Estados.
O programa emissor está disponível para download nos seguintes sites: www.nfe.fazenda.gov.br e www.fazenda.sp.gov.br/nfe, opção Emissor NF-e.
2. INSTALAÇÃO DO PROGRAMA
O usuário interessado precisará:
a) instalar a última versão do Java JRE. Todos os passos necessários para esta instalação estão disponíveis no site citado anteriormente. Caso o Java já esteja instalado, o sistema avisará isso ao usuário;
b) iniciar a instalação do programa emissor de Nota Fiscal Eletrônica. Todos os passos necessários para esta instalação também estão disponíveis neste endereço eletrônico. Após a instalação, para abrir o programa, clique no botão “run” (ou executar).
Observação: Quando o usuário abrir o programa, poderá ser apresentada uma tela de atualização automática do programa. Caso esteja conectado à Internet, clique em “OK”; caso contrário, clique em “Cancel” (ou “Cancelar”).
3. REQUISITOS PARA INSTALAÇÃO
Os requisitos mínimos para instalação do programa emissor de Notas Fiscais Eletrônicas são:
a) Processador Pentium III ou AMD K6 450 Megahertz ou superior. Memória RAM de 256 Megabytes ou superior. São recomendados 512 Megabytes;
b) Espaço em disco de 98 Megabytes para o Java - JRE 6 e 30 Megabytes para o Programa Emissor NF-e (sem considerar o espaço necessário ao armazenamento dos dados de cadastro e das NF-e).
Para uso do programa emissor de Notas Fiscais Eletrônicas, a empresa deverá possuir certificado digital tipos A1 ou A3 no padrão ICP-Brasil e possuir acesso à Internet. O estabelecimento emissor deverá também estar credenciado junto à Secretaria da Fazenda do Estado de sua circunscrição.
4. EMISSÃO DA NOTA FISCAL
Passos:
a) o usuário deverá clicar no símbolo da Nota Fiscal Eletrônica;
b) poderá abrir uma mensagem de atualização automática do sistema. Caso o usuário esteja conectado na Internet, poderá clicar em “OK”. Se não estiver conectado na Internet, deverá clicar em “Cancel”;
c) clicar em “run” na mensagem que será aberta ao usuário;
d) cadastrar os dados do emitente ou escolher um emitente já cadastrado no programa;
e) digitar uma nova Nota Fiscal Eletrônica ou importar os dados de uma Nota Fiscal no formato txt ou xml;
f) validar as informações da Nota Fiscal e, se necessário, corrigir os erros apontados pelo sistema;
g) assinar digitalmente a Nota Fiscal Eletrônica com o certificado digital tipos A1 ou A3 no padrão ICP Brasil;
h) transmitir a Nota Fiscal Eletrônica. Esta nota será enviada para o endereço eletrônico da Secretaria da Fazenda da circunscrição do contribuinte;
i) verificar se a Nota Fiscal Eletrônica foi autorizada. Neste caso, poderá imprimir o Documento Auxiliar - DANFE.
5. CERTIFICADOS DIGITAIS PARA O PROGRAMA EMISSOR
Para utilizar o emissor de NF-e, o contribuinte deverá dispor de Certificado Digital tipos A1 ou A3 no padrão ICP-Brasil.
Importante: Recomendamos que seu fornecedor de certificado digital seja consultado quanto à compatibilidade do certificado digital A1 ou A3 com o aplicativo e o sistema operacional do equipamento.
Atenção:
a) O certificado digital utilizado na Nota Fiscal Eletrônica deverá ser adquirido junto à Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, devendo conter o CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte. Para maiores informações sobre Autoridades certificadoras, autoridades de registro e prestadores de serviços habilitados na ICP-Brasil, consulte o site http://www.iti.gov.br/twiki/bin/view/Certificacao/EstruturaIcp.
b) Não é necessário enviar a Chave Pública do Certificado Digital para a SEFAZ. Basta que elas estejam válidas no momento da conexão e verificação da assinatura digital.
c) Não é necessário um certificado digital distinto para cada estabelecimento da empresa. A NF-e deverá ser assinada pelo emitente, com assinatura digital, certificada por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, contendo o CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte.
6. ENVIO DA NOTA FISCAL PARA O CLIENTE
O emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, disponibilizar download ou encaminhar o arquivo eletrônico da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização ao destinatário.
A forma como este envio será feito ao destinatário não está regulamentado, e pode ser ajustado entre o emitente e seu cliente.
7. “SOFTWARE”
O emitente poderá exportar a NF-e autorizada do software para encaminhá-la ou disponibilizá-la ao seu cliente. Para exportar a NF-e, o usuário poderá seguir os seguintes passos:
a) na tela de gerenciamento do Emissor da NF-e, ou na tela de detalhe da NF-e, clique em “EXPORTAR” e selecione “ARQUIVO XML” como o tipo de arquivo a ser gerado. Localize um diretório em que o arquivo será exportado;
b) será gerado um arquivo cujo nome será composto: pelo número do protocolo de autorização (15 dígitos), seguido da versão do leiaute (ex: v1.10), e acrescentado com a expressão “-procNFe”. Exemplo de nome de um arquivo de NF-e autorizado exportado: “123456789012345_v1.10-procNFe”;
c) este arquivo gerado deverá ser armazenado pelo emitente pelo prazo decadencial e também deverá ser encaminhado ou disponibilizado ao seu cliente. A forma deste envio ao seu cliente não está regulamentada pela Legislação, e poderá ser feita da melhor forma segura comercialmente combinada entre o emitente e o destinatário.
8. CÓPIA DE SEGURANÇA
É aconselhável que seja feito backup periódico das NF-e emitidas, para que elas não se acumulem no software e comecem a gerar demora na operacionalização do sistema.
Para realizar backup:
a) saia do emitente atual (Opção “Emitente” - “Sair do Emitente Atual”);
b) clicar em “Sistema” - “Backup”;
c) selecionar o diretório em que será gravado o backup e clique em “Iniciar”;
d) no backup será gerado um arquivo zipado com o nome “NFE_” seguido do ano, mês, dia, hora e minuto da geração. Exemplo de nome: “NFE_200806011200.zip”, indicando que o arquivo foi gerado no ano 2008, mês 06, dia 01, às 12 horas e 00 minutos.
A NF-e autorizada cujo arquivo XML já foi exportado e armazenado em local seguro poderão ser excluídas do programa emissor de NF-e, para não sobrecarregá-lo.
Observação: Antes de excluir periodicamente as NF-e, proceda às inutilizações das faixas de numeração não utilizadas do período, bem como siga as orientações sobre backup dispostas abaixo.
Para visualizar as informações da NF-e exportada, utilizar o aplicativo “visualizador NF-e (SPED), disponível para download no site nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br).”.
Fundamentos Legais: Os citados no texto.