DANFE
Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica
Sumário
1. INTRODUÇÃO
Nesta matéria abordaremos as características gerais para o entendimento na prática e manuseio do DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, que é uma representação gráfica simplificada da NF-e, tanto para o emitente quanto para o destinatário.
2. CONCEITO
O DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica é uma representação simplificada da NF-e. Tem as seguintes funções:
a) conter a chave numérica com 44 posições para consulta das informações da Nota Fiscal Eletrônica (Chave de Acesso);
b) acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc.);
c) auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e;
d) colher a firma do destinatário/tomador para comprovação de entrega das mercadorias ou prestação de serviços.
3. CARACTERÍSTICAS DO DANFE
Características do DANFE:
a) o DANFE deverá ser impresso pelo vendedor da mercadoria antes da circulação dela;
b) o DANFE somente poderá ser utilizado para transitar com as mercadorias após a concessão da autorização de uso da respectiva NF-e;
c) quando a Legislação Tributária exigir a utilização específica de vias adicionais das Notas Fiscais modelos 1 ou 1-A, o contribuinte credenciado a emitir NF-e deverá imprimir o DANFE em tantas cópias quantas forem necessárias para atender à exigência, sendo todas elas consideradas originais;
d) o DANFE deverá ser impresso em papel, exceto papel-jornal, no tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício 2 (230 x 330 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário contínuo ou formulário pré-impresso e, em caso de contingência, Formulário de Segurança (FS) ou Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA). Na hipótese de venda ocorrida fora do estabelecimento, o DANFE poderá ser impresso em qualquer tipo de papel, exceto papel-jornal, em tamanho inferior ao A4 (210 x 297 mm), caso em que será denominado “DANFE Simplificado”, devendo ser observado leiaute definido em Ato COTEPE;
e) o DANFE poderá conter outros elementos gráficos, desde que não prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do código de barras por leitor óptico;
f) o canhoto destacável do DANFE deverá constar, no modelo retrato, na extremidade superior do DANFE e, no modelo paisagem, na extremidade esquerda do DANFE, sendo permitido o seu deslocamento para a extremidade inferior no caso de impressão no modo retrato (no modo paisagem, a disposição do canhoto não pode ser modificada). Quando impresso em formulário de segurança, o DANFE deverá obrigatoriamente ser do tamanho A4, com impressão no modo retrato, caso em que fica vedado o deslocamento do canhoto para a parte inferior do formulário;
g) os títulos e informações dos campos constantes no DANFE devem ser grafados de modo que seus dizeres e indicações estejam bem legíveis;
h) a aposição de carimbos no DANFE, quando do trânsito da mercadoria, deverá ser feita em seu verso;
i) poderão ser impressas, no verso do DANFE, informações complementares de interesse do emitente, hipótese em que deverá ser reservado espaço de, no máximo, 50% (cinquenta por cento) do tamanho da folha;
j) se necessário, o DANFE poderá ser impresso em mais de uma folha, caso em que deverá constar em cada folha o número da página atual e o total de páginas do documento;
k) os contribuintes, mediante autorização de cada unidade da Federação, poderão solicitar alteração do leiaute do DANFE, previsto em Ato COTEPE, para adequá-lo às suas operações, desde que mantidos os campos obrigatórios da NF-e constantes do DANFE.
4. FORMULÁRIO DE SEGURANÇA
Uso de Formulário de Segurança (FS) e de Formulário de Segurança de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA):
a) o uso do Formulário de Segurança (FS) e do Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), para impressão do DANFE, só é obrigatório nos casos de emissão de NF-e em contingência, excetuados aqueles em que o contribuinte, em situação de contingência, transmitir a NF-e para o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN) - Receita Federal do Brasil ou transmitir a Declaração Prévia de Emissão em Contingência - DPEC (NF-e) para a Receita Federal do Brasil, casos em que o DANFE será emitido em papel comum, exceto papel-jornal;
b) na hipótese de utilização do FS ou do FS-DA para a impressão de DANFE, as Secretarias de Fazenda simplificaram o processo, dispensando a exigência de Regime Especial e Autorização de Impressão de Documentos Fiscais - AIDF, sendo necessária, apenas, a aprovação, por parte da SEFAZ, do Processo de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFs).
Cabe ressaltar que o DANFE não é, não substitui e não se confunde com uma Nota Fiscal Eletrônica.
5. BARRA UNIDIMENSIONAL IMPRESSA
O código de barras unidimensional contém a chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica e permite o uso de leitor de código de barras para consultar a NF-e no Portal da Fazenda e nos sistemas de controle do contribuinte.
Esse código é apenas uma representação do Código de Acesso da NF-e (um código numérico de 44 posições). Reforçamos que o DANFE deve conter as duas representações, ou seja, deverá conter tanto o código numérico da Chave de Acesso como o código de barras correspondente.
6. MOMENTO DA IMPRESSÃO
O DANFE deverá ser impresso, pelo emitente da NF-e, antes da circulação da mercadoria, pois o trânsito de uma mercadoria documentada por uma NF-e sempre deverá estar acompanhado do DANFE correspondente.
Respeitada a condição anteriormente descrita, o DANFE poderá ser impresso ou reimpresso a qualquer momento para atender às obrigações tributárias dos contribuintes envolvidos, devendo, nos casos de reimpressão, contar esta informação no referido documento.
Para que não haja nenhuma divergência entre o DANFE e a NF-e, o ideal é que o DANFE seja impresso pelo mesmo sistema gerador da NF-e. Não poderá haver divergências entre a NF-e e sua representação gráfica (DANFE).
7. PAPEL UTILIZADO PARA A IMPRESSÃO
O DANFE deverá ser impresso em papel, exceto papel-jornal, no tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício 2 (230 x 330 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário contínuo ou formulário pré-impresso e, em caso de contingência, Formulário de Segurança (FS) ou Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA). Na hipótese de venda ocorrida fora do estabelecimento, o DANFE poderá ser impresso em qualquer tipo de papel, exceto papel-jornal, em tamanho inferior ao A4 (210 x 297 mm), caso em que será denominado “DANFE Simplificado”, devendo ser observado leiaute definido em Ato COTEPE.
8. UM MESMO DANFE IMPRESSO EM VÁRIAS FOLHAS DE PAPEL - POSSIBILIDADE
Deverá existir apenas um DANFE por NF-e, porém este poderá ser emitido em mais de uma folha, ou seja, poderá ter tantas folhas quantas forem necessárias para discriminação das mercadorias. O contribuinte poderá utilizar também até 50% (cinquenta por cento) da área disponível no verso do DANFE.
Como o DANFE é único, o mesmo código de barras representativo da NF-e deverá constar em todas as folhas do DANFE, bem como cada página do DANFE deverá ser numerada sequencialmente, descrevendo a página atual e o total de páginas do DANFE (ex: 1/3).
O DANFE poderá ser emitido em mais de uma folha. Cada uma das folhas adicionais deverá conter, na parte superior, no mínimo, as seguintes informações, impressas na mesma disposição e tamanho definidos para a primeira folha:
a) dados de Identificação do Emitente;
b) as descrições “DANFE” em destaque, e “Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica”;
c) o número e a série da NF-e, o tipo de operação, se Entrada ou Saída, além do número total de folhas e o número de ordem de cada folha;
d) código(s) de barras;
e) campos Natureza da Operação e Chave de Acesso; e
f) demais campos de identificação do emitente: Inscrição Estadual, Inscrição Estadual do Substituto Tributário e CNPJ.
A área restante das folhas adicionais poderá ser utilizada exclusivamente para apor:
a) os demais itens da NF-e que não couberem na primeira folha do DANFE, mantendo-se as mesmas colunas com a mesma disposição e largura utilizadas na primeira folha; e/ou
b) as demais informações complementares da NF-e que não couberem no campo próprio da primeira folha do DANFE.
Até 50% (cinquenta por cento) do verso de qualquer folha do DANFE poderá ser utilizado para continuação dos dados do quadro “Dados dos Produtos/Serviços”, do campo “Informações Complementares”, ou para uma combinação de ambos. Sempre que o verso do DANFE for utilizado, a informação “Continua no Verso” deverá constar no anverso, ao final dos quadros “Dados dos Produtos/Serviços” e “Informações Complementares”, conforme a utilização.
O número de ordem e o número total de folhas deverão ser impressos na parte superior de cada uma das folhas do DANFE, inclusive na primeira, mesmo que se utilize uma única folha.
O leiaute da página inicial e das demais páginas do DANFE pode ser consultado nos Anexos do Manual de Integração - Contribuinte.
9. OPERAÇÕES INTERESTADUAIS E DE EXPORTAÇÕES
NF-e substitui a Nota Fiscal em papel, modelos 1 ou 1-A, e o DANFE (representação gráfica simplificada da NF-e) é aceito no trânsito interestadual da mercadoria e no trânsito até o embarque da mercadoria nas operações de exportação.
A Receita Federal, os demais Estados da Federação e o Distrito Federal aprovaram o modelo de Nota Fiscal Eletrônica. Independentemente de determinada unidade da Federação estar ou não preparada para que seus contribuintes sejam emissores de Nota Fiscal Eletrônica, o modelo é reconhecido como hábil para acompanhar o trânsito e o recebimento de mercadorias em qualquer parte do território nacional.
A cláusula oitava do Ajuste SINIEF nº 07/2005 determina:
“Cláusula oitava - Concedida a Autorização de Uso da NF-e, a administração tributária da unidade federada do emitente deverá transmitir a NF-e para a Receita Federal do Brasil.
§ 1º - A administração tributária da unidade federada do emitente também deverá transmitir a NF-e para:
I - a unidade federada de destino das mercadorias, no caso de operação interestadual;
II - a unidade federada onde deva se processar o embarque de mercadoria na saída para o exterior;
III - a unidade federada de desembaraço aduaneiro, tratando-se de operação de importação de mercadoria ou bem do exterior;
IV - a Superintendência da Zona Franca de Manaus - SUFRAMA, quando a NF-e tiver como destinatário pessoa localizada nas áreas incentivadas.”
10. PRAZO DE GUARDA - EMITENTES E DESTINATÁRIOS
A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido na Legislação Tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente e o destinatário deverão armazenar apenas o arquivo digital.
No caso em que aempresa destinatária das mercadorias seja emitente de NF-e, ela não precisará, portanto, guardar o DANFE (pois está obrigada a receber a NF-e), devendo guardar apenas o arquivo digital recebido.
Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, o destinatário poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela Legislação, em substituição ao arquivo eletrônico da NF-e, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.
11. EXTRAVIO DO DANFE NO TRÂNSITO DAS MERCADORIAS
O emitente deverá realizar a reimpressão do DANFE e encaminhá-lo ao transportador ou ao destinatário, registrando no referido documento que se trata de uma reimpressão, caso a mercadoria já tenha sido entregue. O trânsito da mercadoria documentado por uma NF-e sempre deverá estar acompanhado do DANFE correspondente.
A reimpressão poderá ser dispensada se o destinatário já tiver recebido a mercadoria e não mantiver o DANFE em substituição ao arquivo digital da NF-e.
12. DANFE EMITIDO PARA VINCULAÇÃO A CUPOM FISCAL
A Nota Fiscal Eletrônica substitui, atualmente, a Nota Fiscal de circulação de mercadorias modelos 1 ou 1A, normalmente emitida em operações entre empresas. É possível que as empresas emitam a Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A, também, a consumidores pessoas físicas em determinadas situações.
Em quaisquer dos casos, a Nota Fiscal modelos 1 ou 1-A poderá ser substituída pela Nota Fiscal Eletrônica, sendo que o consumidor final, pessoa física, receberá o DANFE como representação do documento fiscal e poderá consultar a sua existência e validade pela Internet.
13. FORMULÁRIO DE SEGURANÇA PARA IMPRESSÃO DE DOCUMENTO AUXILIAR DE DOCUMENTO FISCAL ELETRÔNICO (FS-DA)
O uso do formulário de segurança para impressão do DANFE só é obrigatório nos casos de emissão de NF-e em contingência.
As Secretarias de Fazenda simplificaram o processo, dispensando a exigência de Regime Especial e Autorização de Impressão de Documentos Fiscais - AIDF, sendo necessária, apenas, a aprovação, por parte da SEFAZ da unidade da Federação do emissor, do Pedido de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFs), no caso de aquisição de Formulário de Segurança (FS), e da Autorização de Aquisição de Formulário de Segurança para Documentos Auxiliares de Documentos Fiscais Eletrônicos - AAFS-DA, no caso de aquisição do Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA).
Tendo sido aprovado o PAFs ou a AAFS-DA pelo Fisco, o emissor de documento fiscal eletrônico poderá adquirir os formulários de segurança (FS e FS-DA) junto aos fabricantes credenciados pela Secretaria Executiva do CONFAZ/ICMS. O FS-DA também poderá ser adquirido de distribuidores ou gráficas locais credenciados. Por enquanto, não há distribuidores e gráficas locais credenciados, de forma que os formulários de segurança (FS e FS-DA) devem ser adquiridos diretamente dos fabricantes.
A relação completa de fornecedores autorizados a fabricarem formulário de segurança (FS e FS-DA) está disponível no site do CONFAZ, menu “Publicações”, submenu “Formulários de Segurança - Empresas Credenciadas”.
14. UTILIZAÇÃO DE FORMULÁRIOS DE SEGURANÇA POR ESTABELECIMENTO FILIAL
O formulário de segurança adquirido por uma empresa (matriz, por exemplo) poderá ser utilizado em todos os seus estabelecimentos (ex.: filiais) do mesmo Estado. O PAFAS deverá ter sido autorizado pela SEFAZ do Estado do próprio emissor, não sendo possível a utilização de formulário de segurança adquirido por autorização de outro Estado.
15. CANHOTO
No canhoto do DANFE, podem ser impressas outras informações além das constantes no modelo do Manual de Integração Contribuinte (ex.: valor total da NF, entregador da NF, vendedor). O DANFE pode ter mais de um canhoto (ex.: um para o transportador assinar, outro para o destinatário da mercadoria assinar).
Novos campos podem ser adicionados sem a necessidade de autorização especial. Também é possível adicionar mais de um canhoto no DANFE, para o caso de a empresa querer documentar o recebimento da mercadoria pela transportadora e pelo adquirente da mercadoria. Deve-se observar, porém, que:
a) o DANFE poderá ser impresso no formato retrato, caso em que o canhoto ficará localizado na extremidade superior do formulário, ou no formato paisagem, com o canhoto localizado na extremidade esquerda do formulário;
b) o deslocamento do canhoto ou adição de novo canhoto só poderá ser efetuado no DANFE impresso no modo retrato;
c) em formulário de segurança, o DANFE será impresso sempre no tamanho A4 e no modo retrato, sendo, neste caso, vedado o deslocamento do canhoto para a extremidade inferior do formulário.
15.1 - Armazenamento do Canhoto da DANFE
O canhoto possui finalidade comercial, e não fiscal, sendo utilizado na confirmação de recebimento da mercadoria. O ideal é guardar o canhoto, para o caso de o Fisco solicitar, numa eventual auditoria, a comprovação da entrega ou recebimento da mercadoria descrita na NF-e.
16. TRÂNSITO DE VASILHAMES
No caso da Nota Fiscal modelo 1, o retorno de vasilhames é acobertado por uma via adicional da Nota Fiscal. Quando a Legislação Tributária exigir a utilização específica de vias adicionais para as Nota Fiscais, o contribuinte que utilizar NF-e deverá imprimir o DANFE com número de cópias necessárias para cumprir a respectiva norma. Assim, nas saídas de vasilhames, recipientes e embalagens, inclusive sacaria, em retorno ao estabelecimento remetente ou a outro do mesmo titular ou a depósito em seu nome, poderá ser utilizada uma via adicional do DANFE para acobertar o trânsito de mercadorias.
Fundamentos Legais: Ajuste SINIEF nº 05/2005 e Perguntas Mais Frequentes da Nota Fiscal Eletrônica no Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica.