EXTRAVIO OU INUTILIZAÇÃO DE LIVROS E DOCUMENTOS FISCAIS
Procedimentos

Sumário

• 1. Introdução
  
• 2. Extravio ou Inutilização de Livros e Documentos Fiscais
  
• 3. Comunicação do Extravio ou Inutilização de Livros e Documentos Fiscais
  
• 3.1 - Prazo Para a Comunicação
  
• 3.2 - Registro na Delegacia de Crimes Contra a Ordem Tributária e Publicação em Jornal
  
• 4. Extravio de Nota Fiscal de Entrada
  
• 5. Extravio de Nota Fiscal de Saída
  
• 6. Apresentação de Novo Livro
  
• 6.1 - Prazo Para a Apresentação do Novo Livro
  
• 7. Comprovação Dos Valores Para Verificação do Pagamento do Imposto
  
• 7.1 - Arbitramento de Valores Das Operações Pela Autoridade Fiscal
  
• 8. Aplicação de Multa Pelo Extravio ou Inutilização de Documentos Fiscais
  
• 9. Aplicação de Multa Pelo Extravio ou Inutilização de Livros Fiscais

1. INTRODUÇÃO

Constantemente, as empresas correm o risco de extraviarem ou inutilizarem livros ou documentos fiscais, fatos estes que, além dos danos, criam-lhes obrigações junto à Secretaria de Estado da Fazenda. Assim, descreveremos no decorrer desta matéria os procedimentos aplicáveis nos casos de virem a ocorrer os fatos acima.

2. EXTRAVIO OU INUTILIZAÇÃO DE LIVROS E DOCUMENTOS FISCAIS

O extravio ou a inutilização de livros e de documentos fiscais ou comerciais, sem prejuízo da incidência das multas previstas na Legislação, deverá ser comunicado, pelo contribuinte, à repartição fiscal da circunscrição em que se localizar o estabelecimento.

3. COMUNICAÇÃO DO EXTRAVIO OU INUTILIZAÇÃO DE LIVROS E DOCUMENTOS FISCAIS

A comunicação deverá ser feita, por escrito, mencionando, de forma individualizada:

a) espécie, número de ordem e demais características do livro ou documento;

b) período a que se referir a escrituração, no caso de livro;

c) existência ou não de cópias do documento extraviado, ainda que em poder de terceiros, identificando-os se for o caso;

d) existência ou não de débito de imposto, valor e período a que se referir o eventual débito.

3.1 - Prazo Para a Comunicação

A comunicação deverá ser apresentada no prazo de 15 (quinze) dias, a contar da data da ocorrência.

3.2 - Registro na Delegacia de Crimes Contra a Ordem Tributária e Publicação em Jornal

A comunicação deverá, também, ser instruída com a prova de prévio registro da ocorrência junto à Delegacia de Crimes contra a Ordem Tributária e da posterior publicação do extravio em jornal local de grande circulação, ou no Diário Oficial do Distrito Federal.

4. EXTRAVIO DE NOTA FISCAL DE ENTRADA

O destinatário que tiver extraviado ou inutilizado a Nota Fiscal correspondente a mercadorias ou serviços recebidos deverá providenciar, junto ao remetente, cópia do documento, devidamente autenticada pela repartição competente.

5. EXTRAVIO DE NOTA FISCAL DE SAÍDA

Na hipótese de extravio ou inutilização da Nota Fiscal referente à saída de mercadoria ainda não efetuada, o documento deverá ser substituído por outro, da mesma série, no qual será mencionada a ocorrência e o número do documento anteriormente emitido.

A via fixa da Nota Fiscal, emitida em substituição ao documento extraviado, deverá ser submetida ao visto da repartição a que estiver circunscricionado o contribuinte, no prazo de 3 (três) dias, contado da data de sua emissão.

6. APRESENTAÇÃO DE NOVO LIVRO

No caso de livro extraviado ou inutilizado, o contribuinte deverá apresentar, juntamente com a comunicação descrita no item 3, um novo livro, a fim de ser autenticado.

6.1 - Prazo Para a Apresentação do Novo Livro

O novo livro deverá ser apresentado no prazo de 45 (quarenta e cinco) dias, a contar da data da ocorrência.

7. COMPROVAÇÃO DOS VALORES PARA VERIFICAÇÃO DO PAGAMENTO DO IMPOSTO

O contribuinte fica obrigado, em qualquer hipótese, e sem prejuízo da incidência das multas previstas na Legislação, a refazer a escrita fiscal e a comprovar, no prazo de 45 (quarenta e cinco) dias, contado da data da ocorrência, os valores das operações e prestações a que se referirem os livros ou documentos extraviados ou inutilizados, para efeito de verificação do pagamento do imposto.

7.1 - Arbitramento de Valores Das Operações Pela Autoridade Fiscal

Se o contribuinte, no prazo de 45 (quarenta e cinco) dias, deixar de refazer a escrita fiscal e não fizer a comprovação, ou não puder fazê-la, ou ainda nos casos em que tal comprovação for considerada insuficiente ou inidônea, o valor das operações e prestações será arbitrado pela autoridade fiscal, pelos meios a seu alcance, deduzindo-se do montante devido os recolhimentos efetivamente comprovados pelo contribuinte ou pelos registros da repartição.

8. APLICAÇÃO DE MULTA PELO EXTRAVIO OU INUTILIZAÇÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS

Na hipótese de extravio ou inutilização de documentos fiscais, haverá a possibilidade da aplicação de multa, no valor atual de R$ 1.174,92 (um mil, cento e setenta e quatro reais e noventa e dois centavos), conforme estabelecido no art. 368, inciso III, do Decreto nº 18.955, de 22 de dezembro de 1997.

9. APLICAÇÃO DE MULTA PELO EXTRAVIO OU INUTILIZAÇÃO DE LIVROS FISCAIS

Na hipótese de extravio ou inutilização de livros fiscais, haverá a possibilidade da aplicação de multa, no valor atual de R$ 704,95 (setecentos e quatro reais e noventa e cinco centavos), conforme estabelecido no art. 369, inciso VI, do Decreto nº 18.955, de 22 de dezembro de 1997.

Fundamentos Legais: Artigos 210 ao 213 do Decreto nº 18.955/1997 - RICMS/DF e os demais citados no texto.