RAIS
Ano-Base 2008
Sumário
1. INTRODUÇÃO
A Portaria MTE nº 1.207/2008 disponibilizou o Manual da RAIS com as instruções a serem seguidas para o preenchimento da RAIS ano-base 2008. A seguir elencamos algumas considerações.
2. PRAZO DE ENTREGA
O prazo para a entrega da RAIS inicia dia 15 de janeiro de 2009 e se encerra no dia 27 de março de 2009, para qualquer forma de declaração.
Após o dia 27 de março de 2009 a entrega da declaração continua sendo obrigatória, porém sujeita a multa.
3. QUEM ESTÁ OBRIGADO A ENTREGAR A RAIS
Estão obrigados a declarar a RAIS:
a) inscritos no CNPJ com ou sem empregados - o estabelecimento que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base está obrigado a entregar a RAIS Negativa;
b) todos os empregadores, conforme definidos na CLT;
c) todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as empresas públicas domiciliadas no País, com registro, ou não, nas Juntas Comerciais, no Ministério da Fazenda, nas Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica;
d) empresas individuais, inclusive as que não possuem empregados;
e) cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
f) empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base;
g) órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, inclusive as fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de fiscalização do exercício das profissões liberais;
h) condomínios e sociedades civis;
i) empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base; e
j) filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no Exterior.
O estabelecimento isento de inscrição no CNPJ é identificado pelo número de matrícula no Cadastro Específico do INSS (CEI). Nessa categoria, incluem-se obras, empregadores pessoas físicas, urbanas e rurais que mantiveram empregados.
O estabelecimento inscrito no CEI, que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base, está dispensado de entregar a RAIS Negativa.
A empresa/entidade que possui filiais, agências ou sucursais deve declarar a RAIS separadamente, por estabelecimento (local de trabalho), entendido como tal todos aqueles sujeitos à inscrição no CNPJ, na categoria de órgão-estabelecimento. No caso dos órgãos da administração pública direta ou indireta, a RAIS de cada órgão-estabelecimento deve ser fornecida separadamente, por local de trabalho dos empregados/servidores.
O estabelecimento/entidade inscrito simultaneamente no CNPJ e no CEI deve apresentar a declaração da RAIS pelo CNPJ.
O estabelecimento/entidade em liquidação deverá entregar a RAIS mesmo nos casos de falência ou liquidação, pelos representantes legais definidos na Legislação específica.
4. QUEM DEVE SER RELACIONADO
O empregador, ou aquele legalmente responsável pela prestação das informações, deverá relacionar na RAIS de cada estabelecimento todos os vínculos laborais havidos ou em curso no ano-base e não apenas os existentes em 31 de dezembro, abrangendo:
a) empregados contratados por empregadores, pessoa física ou jurídica, sob o regime da CLT, por prazo indeter-minado ou determinado, inclusive a título de experiência;
b) servidores da administração pública direta ou indireta, federal, estadual ou municipal, bem como das fundações supervisionadas;
c) trabalhadores avulsos (aqueles que prestam serviços de natureza urbana ou rural a diversas empresas, sem vínculo empregatício, com a intermediação obrigatória do órgão gestor de mão-de-obra, nos termos da Lei nº 8.630/1993, ou do sindicato da categoria);
d) empregados de cartórios extrajudiciais;
e) trabalhadores temporários, regidos pela Lei nº 6.019, de 03 de janeiro de 1974;
f) trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido pela Lei nº 9.601/1998;
g) diretores sem vínculo empregatício, para os quais o estabelecimento/entidade tenha optado pelo recolhimento do FGTS (Circular CEF nº 46/1995);
h) servidores públicos não-efetivos (demissíveis ad nutum ou admitidos por meio de Legislação especial, não regidos pela CLT);
i) trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural (Lei nº 5.889/1973);
j) aprendiz (maior de 14 (quatorze) anos e menor de 24 (vinte e quatro) anos), contratado nos termos do art. 428 da CLT, regulamentado pelo Decreto nº 5.598/2005;
k) trabalhadores com Contrato de Trabalho por Tempo Determinado, regido pela Lei nº 8.745/1993, com a redação dada pela Lei nº 9.849/1999;
l) trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido por lei estadual;
m) trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido por lei municipal;
n) servidores e trabalhadores licenciados; e
o) servidores públicos cedidos e requisitados.
O sindicato ou órgão gestor de mão-de-obra ou a empresa contratada, que no ano-base congregou trabalhadores avulsos, deve fornecer as informações referentes a esses trabalhadores, além das relacionadas com seus próprios empregados. Em razão disso, a empresa tomadora desses serviços não deve declarar esses trabalhadores em sua RAIS.
Os aprendizes contratados pelas entidades sem fins lucrativos, com exercício de atividades práticas em outra empresa, devem ser informados na RAIS declarada pela entidade contratante respectiva. Nesse caso, a empresa onde o aprendiz exerce as atividades práticas da aprendizagem não deve declará-lo na sua RAIS.
Os servidores que estiverem na situação de cedidos ou requisitados devem ser declarados na RAIS tanto pelo órgão de origem quanto pelo órgão requisitante, caso percebam remunerações de ambos os órgãos.
5. QUEM NÃO DEVE SER RELACIONADO
Não devem ser relacionados:
a) diretores sem vínculo empregatício para os quais não é recolhido FGTS;
b) autônomos;
c) eventuais;
d) ocupantes de cargos eletivos (governadores, deputados, prefeitos, vereadores, etc.), a partir da data da posse, desde que não tenham feito opção pelos vencimentos do órgão de origem;
e) estagiários regidos pela Portaria MTPS nº 1.002/1967, e pela Lei nº 6.494/1977; e
f) empregados domésticos.
6. COMO INFORMAR
O estabelecimento/entidade com vínculo empregatício, no ano-base, deverá utilizar obrigatoriamente o Programa Gerador de Declaração RAIS (GDRAIS2008) para declarar e fazer a transmissão pela Internet.
O estabelecimento/entidade sem vínculo empregatício (RAIS Negativa) deverá informar apenas os campos que identificam o mesmo, podendo, para tanto, utilizar-se dos programas GDRAIS2008 ou RAIS Negativa Web.
A empresa/entidade que possui filiais, agências, sucursais, com ou sem empregados, ou sem movimento no ano-base, deve fornecer as informações separadamente, por estabelecimento - CNPJ específico (subarquivo).
Na geração da RAIS, podem ser incluídas inscrições CNPJ/CEI diferentes e em qualquer quantidade. O programa GDRAIS2008 providenciará a geração do arquivo de entrega com os estabelecimentos selecionados.
O arquivo da declaração poderá ser gravado no disco rígido ou em disquete, utilizando a opção “Declaração”, item “Gravar Declaração”, disponível no programa GDRAIS2008.
O programa GDRAIS2008 deve ser copiado, gratuitamente, dos seguintes endereços eletrônicos do Ministério do Trabalho e Emprego: http://www.mte.gov.br ou http://www.rais.gov.br.
A entrega da RAIS é isenta de tarifa.
7. ENTREGA
A entrega da declaração é somente pela Internet. O envio da declaração será efetuado nas funções “Gravar Declaração” ou “Transmitir Declaração” do aplicativo GDRAIS2008.
Excepcionalmente, não sendo possível a entrega da declaração pela Internet, será permitida por meio de disquete nos órgãos regionais do MTE, desde que devidamente justificada.
Para a transmissão do arquivo, é necessário copiar (fazer download) e instalar o programa RAISNet2008, responsável pela transmissão do arquivo RAIS, disponível nos endereços eletrônicos: http://www.mte.gov.br ou http://www.rais.gov.br.
A transmissão poderá ser feita a partir de arquivo gravado no disco rígido ou em disquete de 3½.
Para entregar a declaração da RAIS por meio da Internet, o estabelecimento deverá efetuar um dos seguintes procedimentos:
a) selecionar no GDRAIS a opção Declaração e a seguir a opção Transmitir Declaração ou acionar o ícone correspondente. Será exibida uma tela onde o usuário seleciona o local onde se encontra a declaração a transmitir. Selecione a declaração e acione o botão transmitir;
b) imediatamente após a gravação, a declaração poderá ser transmitida ao responder SIM à pergunta “Deseja transmitir a declaração?”. Em caso afirmativo, será acionado o assistente para transmissão desta declaração;
c) será oferecida para todas as declarações a alternativa de transmiti-las com Certificado Digital. Será exibida a pergunta: “Deseja transmitir com Certificado Digital?” Se confirmado, irá mostrar os certificados instalados no microcomputador do usuário e após ser selecionado, o aplicativo irá validar o certificado e a transmissão será efetuada.
Estará disponível, também, aos estabelecimentos/entidades que não tiveram vínculos no ano-base 2008, a opção para fazerem a declaração da RAIS Negativa Web pelos endereços eletrônicos acima mencionados.
Quando se tratar de declaração centralizada, a RAIS das filiais poderá ser entregue por meio da Internet pela matriz, desde que os trabalhadores sejam informados sob o CNPJ da empresa à qual estiveram vinculados.
Só serão aceitos arquivos gerados pelo programa GDRAIS2008.
8. DECLARAÇÃO DE ENCERRAMENTO DAS ATIVIDADES
O estabelecimento/entidade que encerrou as atividades em 2008 e não entregou a declaração da RAIS deverá marcar a opção “Encerramento das Atividades”, disponível no programa GDRAIS2008, e informar a data do encerramento de suas atividades, bem como a data de desligamento dos empregados.
No caso de encerramento das atividades no decorrer de 2009, o estabelecimento pode antecipar a entrega da declaração, utilizando o programa GDRAIS2008, e informar no campo data de encerramento, o dia, mês e ano equivalente à data em que está sendo declarada a RAIS (no formato DD/MM/AAAA), bem como a data de desligamento dos empregados. A RAIS do ano-base 2008 também deverá ser entregue.
No caso de encerramento das atividades, em anos-base anteriores, os estabelecimentos deverão utilizar o programa GDRAIS Genérico.
9. RAIS EM ATRASO
Após o prazo legal, as declarações devem ser transmitidas por meio da Internet mediante a utilização dos programas GDRAIS2008 e RAISNet2008, ou entregues em disquete nas Superintendências Regionais do Trabalho e Emprego (SRTE), Gerências Regionais do Trabalho e Emprego e Agências Regionais do Trabalho e Emprego, para o caso de estabelecimentos sem acesso à Internet; o arquivo gerado para entrega será identificado com etiqueta e acompanhado da Relação dos Estabelecimentos Declarados, ambos emitidos a partir do GDRAIS2008.
Caso o arquivo apresente alguma irregularidade (inconsistências e/ou dano físico), o disquete será devolvido e a declaração da RAIS considerada não entregue.
Para gerar a declaração da RAIS fora do prazo legal, os responsáveis deverão utilizar os programas disponíveis nos endereços eletrônicos indicados acima.
10. RETIFICAÇÃO E EXCLUSÃO
10.1 - Retificação Dentro do Prazo Legal
Detectando-se erros na declaração enviada, seja nos campos do estabelecimento ou nos campos do trabalhador, o estabelecimento/entidade deverá adotar os seguintes procedimentos para a retificação:
a) retificação dos dados do estabelecimento, exceto os campos CNPJ/CEI ou CEI Vinculado - clicar na opção “Serviços” e, em seguida, na opção “Atualização dos Dados Cadastrais do Estabelecimento”, disponíveis nos endereços (http://www.mte.gov.br ou http://www.rais.gov.br), preencher corretamente o formulário com todos os dados solicitados e, em seguida, clicar na opção “Enviar”;
a.1) não será permitida a retificação de erros nos campos do CNPJ/CEI ou CEI Vinculado. O procedimento para esses casos é o de exclusão;
b) retificação dos dados do empregado, exceto os campos PIS/PASEP, data de admissão e data de desligamento - utilizar o programa GDRAIS2008 para fazer as devidas correções e gravar a declaração retificadora. No momento da gravação do arquivo, será solicitado o número do CREA da declaração enviada anteriormente, referente ao estabelecimento que está sendo retificado;
b.1) no arquivo da retificação devem ser gravados somente os empregados que foram corrigidos e, quando for o caso, os vínculos a serem incluídos. Os empregados declarados corretamente não devem constar na declaração retificadora para evitar duplicidades;
b.2) não será permitida a retificação de erros nos campos PIS/PASEP, data de admissão e data de desligamento. O procedimento para esses casos é o de exclusão.
10.2 - Exclusão Dentro do Prazo
Detectando-se erros nos campos CNPJ/CEI, CEI Vinculado, PIS/PASEP, data de admissão e data de desligamento, o estabelecimento/entidade deverá adotar os seguintes procedimentos:
a) gerar uma nova RAIS corretamente do estabelecimento com todos os empregados e transmitir o arquivo por meio da Internet;
b) excluir a declaração incorreta, utilizando a opção “Serviços” e, em seguida, a opção “Exclusão RAIS ano-base 2008”, disponíveis nos endereços (http://www.mte.gov.br ou http://www.rais.gov.br), preencher todos os dados solicitados, inclusive o número do CPF do responsável pela declaração e clicar na opção “Enviar”;
c) em caso de dúvida, contactar a Central de Atendimento do SERPRO, telefone 0800-7282326, para solicitar os esclarecimentos necessários.
10.3 - Retificação Fora do Prazo Legal
Caso o estabelecimento/entidade tenha prestado a declaração dentro do prazo legal e necessite retificar após o encerramento do prazo, deverá adotar os seguintes procedimentos:
a) retificação dos dados do estabelecimento, exceto os campos CNPJ/CEI ou CEI Vinculado - clicar na opção “Serviços” e, em seguida, na opção “Atualização dos Dados Cadastrais do Estabelecimento”, disponíveis nos endereços (http://www.mte.gov.br ou http://www.rais.gov.br), preencher corretamente o formulário com todos os dados solicitados e, em seguida, clicar na opção “Enviar”;
a.1) não será permitida a retificação de erros nos campos do CNPJ/CEI ou CEI Vinculado. O procedimento para esses casos é o de exclusão;
b) retificação dos dados do empregado, exceto os campos PIS/PASEP, data de admissão e data de desligamento - utilizar o programa GDRAIS2008 para fazer as devidas correções e gravar a declaração retificadora. No momento da gravação do arquivo será solicitado o número do CREA da declaração enviada anteriormente, referente ao estabelecimento que está sendo retificado;
b.1) no arquivo da retificação, devem ser gravados somente os empregados que foram corrigidos e, quando for o caso, os vínculos a serem incluídos.Os empregados declarados corretamente não devem constar na declaração retificadora para evitar duplicidades;
b.2) não será permitida a retificação de erros nos campos PIS/PASEP, data de admissão e data de desligamento. O procedimento para esses casos é o de exclusão.
10.4 - Exclusão Fora do Prazo Legal
Detectando-se erros nos campos CNPJ/CEI, CEI Vinculado, PIS/PASEP, data de admissão e data de desligamento, o estabelecimento/entidade deverá adotar os seguintes procedimentos:
a) PIS/PASEP, data de desligamento e data de admissão - gerar uma nova RAIS corretamente do estabelecimento, incluindo somente os empregados que foram corrigidos e transmitir o arquivo por meio da Internet. Em seguida, excluir o PIS/PASEP dos empregados enviados com erro, utilizando a opção “Serviços” e, em seguida, a opção “Exclusão RAIS ano-base 2008”, disponíveis nos endereços (http://www.mte.gov.br ou http://www.rais.gov.br), preencher todos os dados solicitados, inclusive o número do CPF do responsável pela declaração e clicar na opção “Enviar”;
b) CNPJ/CEI ou CEI Vinculado - gerar uma nova RAIS corretamente do estabelecimento com todos os empregados e transmitir o arquivo por meio da Internet. Em seguida, excluir a declaração incorreta, utilizando a opção “Serviços” e, em seguida, a opção “Exclusão RAIS ano-base 2008”, disponíveis nos endereços (http://www.mte.gov.br ou http://www.rais.gov.br), preencher todos os dados solicitados, inclusive o número do CPF do responsável pela declaração e clicar na opção “Enviar”;
c) em caso de dúvida, contactar a Central de Atendimento do SERPRO, telefone 0800-7282326 ou as Superintendências Regionais do Trabalho e Emprego, Gerências Regionais do Trabalho e Emprego ou Agências Regionais do Trabalho e Emprego, para solicitar os esclarecimentos necessários.
10.5 - Retificação da RAIS de Exercícios Anteriores
O estabelecimento/entidade deverá consultar os procedimentos constantes nos endereços (http://www.mte.gov.br ou http://www.rais.gov.br), item “Orientações”, opção “Retificação da RAIS de exercícios anteriores”.
Em caso de dúvida, contactar a Central de Atendimento do SERPRO, telefone 0800-7282326 ou as Superinten-dências Regionais do Trabalho e Emprego, Gerências Regionais do Trabalho e Emprego ou Agências Regionais do Trabalho e Emprego, para solicitar os esclarecimentos necessários.
11. RECIBO DE ENTREGA
O recibo estará disponível para impressão até 5 (cinco) dias úteis após a entrega da declaração, nos endereços eletrônicos: http://www.mte.gov.br ou http://www.rais.gov.br - opção “Impressão de Recibo”.
Deve-se preservar o Protocolo de Transmissão de Arquivo, fornecido no ato da transmissão do mesmo, onde consta o número do Controle de Recepção e Expedição de Arquivo (CREA), que, juntamente com a inscrição CNPJ/CEI, será obrigatório para emissão do recibo de Entrega da RAIS pela Internet.
Para os canteiros de obras, informar também o CEI vinculado.
12. MULTAS
O empregador que não entregar a RAIS no prazo legal ficará sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998/1990, a ser cobrada em valores monetários a partir de R$ 425,64 (quatrocentos e vinte e cinco reais e sessenta e quatro centavos), acrescidos de R$ 53,20 (cinquenta e três reais e vinte centavos) por bimestre de atraso, contados até a data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infração, se este ocorrer primeiro.
O valor da multa resultante da aplicação, acima prevista, deverá ser acrescido de percentuais, em relação ao valor máximo da multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998/1990, a critério da autoridade julgadora, na seguinte proporção:
a) de 0% a 2,5% - para empresas com 0 a 25 empregados;
b) de 2,6% a 5,0% - para empresas com 26 a 50 empregados;
c) de 5,1% a 7,5% - para empresas com 51 a 100 empregados;
d) de 7,6% a 10,0% - para empresas com 101 a 500 empregados; e
e) de 10,1% a 15,0% - para empresas com mais de 500 empregados.
É de responsabilidade do empregador corrigir as informações da RAIS antes de efetuar a entrega, para não prejudicar o empregado no recebimento do abono salarial, previsto no art. 239 da Constituição Federal.
A lavratura do auto de infração, com a aplicação ou não da multa correspondente ao atraso, não entrega da RAIS ou entrega com erros ou omissões, não isenta o empregador da obrigatoriedade de prestar as informações requeridas pelo Ministério do Trabalho e Emprego.
13. CERTIFICAÇÃO DIGITAL
Para a entrega das declarações da RAIS, é facultada a utilização de certificado digital válido, que tenha sido emitido por Autoridade Certificadora integrante da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil), que não tenha sido revogado e que ainda esteja dentro de seu prazo de validade.
As declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do responsável pela entrega da declaração, sendo que este pode ser um CPF ou um CNPJ.
14. LOCAIS PARA ESCLARECIMENTO DE DÚVIDAS
As dúvidas podem ser esclarecidas nos seguintes locais:
a) as orientações quanto ao preenchimento da declaração e os procedimentos para instalação do programa GDRAIS2008 poderão ser obtidos junto à Central de Atendimento do SERPRO pelo telefone 0800-7282326 ou endereço eletrônico:http://www.rais.gov.br - opção “Fale Conosco”;
b) orientações gerais poderão ser obtidas mediante contato com o Ministério do Trabalho e Emprego, Brasília/DF. Fax: (0xx61) 3317-8272 - e-mail: rais.sppe@mte.gov.br;
c) as correspondências para esclarecimentos complementares quanto à declaração da RAIS poderão ser encaminhadas para o endereço especificado abaixo:
Ministério do Trabalho e Emprego
Secretaria de Políticas Públicas de Emprego
Departamento de Emprego e Salário
Coordenação Geral de Estatísticas do Trabalho
Esplanada dos Ministérios, Bloco “F”, Edifício-Anexo, Ala “B” - Sala 204 - CEP70059-900 - Brasília/DF.
Fundamentos Legais: Portaria MTE nº 1.207/2008.