NOTA FISCAL ELETRÔNICA
Emissão e Procedimentos Específicos
Sumário
1. INTRODUÇÃO
A Nota Fiscal Eletrônica é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes.
Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador.
A Nota Fiscal Eletrônica tem validade em todos os Estados da Federação e já é uma realidade na legislação brasileira desde outubro de 2005, com a aprovação do Ajuste SINIEF nº 07/2005, que instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE.
Oportuno torna-se lembrar que a obrigatoriedade da NFE está estabelecida pelo Protocolo ICMS nº 10/2007 e suas alterações, bem como pelo Protocolo ICMS nº 42/2009, que traz mais uma relação por CNAE de contribuintes obrigados a partir de 2010, sendo que caso haja duplicidade de prazos, vale o estabelecido no Protocolo ICMS nº 10/2007.
2. MODELO OPERACIONAL
De maneira simplificada, a empresa emissora de NF-e gerará um arquivo eletrônico que deverá conter as informações fiscais da operação comercial e também ser assinado digitalmente pelo emitente para garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor.
Este arquivo eletrônico, que corresponde à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), será então transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda do Estado em que estiver localizado o emitente, que fará uma pré-validação do arquivo e devolverá uma Autorização de Uso, sem a qual não poderá haver o trânsito da mercadoria.
Após a autorização do uso da NF-e, a Secretaria da Fazenda disponibilizará consulta, na Internet, para o destinatário e outros legítimos interessados que detenham a chave de acesso do documento eletrônico.
Este mesmo arquivo da NF-e será ainda transmitido, pela Secretaria de Fazenda do Estado do emitente, para a Receita Federal do Brasil, que será repositório de todas as NF-e emitidas (Ambiente Nacional) e, no caso de uma operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda de destino da operação. Também será transmitida para a unidade federada de desembaraço aduaneiro, em se tratando de operação de importação de mercadoria ou bem do exterior, e para a Superintendência da Zona Franca de Manaus - SUFRAMA, quando a NF-e tiver como destinatário pessoa localizada nas áreas incentivadas.
Para acompanhar o trânsito da mercadoria será impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, intitulada DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em papel comum, em única via, que trará impresso, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um código de barras unidimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelos Postos Fiscais de Fronteira dos demais Estados.
3. NUMERAÇÃO/SÉRIES DA NF-e
A numeração utilizada pela NF-e será distinta e independente da numeração utilizada pela nota fiscal em papel. Ressalte-se que a NF-e é uma nova espécie de documento fiscal: o modelo da NF-e é “55” e os modelos das notas fiscais em papel correspondentes são “1 ou 1A”.
Independentemente do tipo de operação, a numeração da NF-e será sequencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por série, devendo ser reiniciada quando atingido este limite.
O contribuinte poderá adotar séries distintas para a emissão da NF-e, mediante lavratura de termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência - RUDFTO.
4. LIMITE DE PRODUTOS (ITENS) EM UMA ÚNICA NF-e
Uma NF-e aceita até 990 (novecentos e noventa) itens de produto. Há também um limite de tamanho do arquivo que deve ser transmitido à SEFAZ para se obter a autorização de uso: os arquivos XML não poderão exceder a 500 Kbytes.
Com relação ao DANFE, este poderá ser emitido em mais de uma folha, ou seja, um DANFE poderá ter tantas folhas quantas forem necessárias para discriminação das mercadorias. O contribuinte poderá utilizar também até 50% (cinquenta por cento) da área disponível no verso do DANFE.
Cada NF-e possui apenas um DANFE correspondente, que pode ter uma ou mais folhas. Da mesma forma, cada DANFE corresponde a uma única NF-e; a chave de acesso deve constar em todas as folhas do DANFE.
Se o DANFE for impresso em mais de uma página, cada página dele deverá ser numerada, descrevendo a página atual e o total de páginas do documento.
5. MODELO A SER UTILIZADO E A SÉRIE
O modelo da NF-e é o 55. A série abarca a numeração 001 a 999, sendo que as séries de número 900 a 999 estão reservadas às situações em que, em contingência, as NF-e forem autorizadas no Sistema de Contingência do Ambiente Nacional - SCAN.
6. NUMERAÇÃO SEQUENCIAL DAS NOTAS FISCAIS 1 OU 1-A
A numeração utilizada na NF-e independe da numeração utilizada nos talonários fiscais ou formulários contínuos da nota fiscal, modelos 1 ou 1-A.
Ao iniciar o uso da NF-e, o contribuinte deverá iniciar a numeração pelo nº 1, pois se trata de novo modelo de documento fiscal, emitindo as demais notas na sequência.
Ele poderá também adotar séries distintas, se assim desejar, para documentar operações de entrada e de saída de mercadorias, por exemplo, desde que a mudança de série seja documentada mediante lavratura de termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência - RUDFTO.
7. NF-e E CFOP
Para cada item de mercadoria da NF-e há um CFOP próprio, o que permite a emissão de uma NF-e com mais de um CFOP, conforme relação de CFOP constantes do RICMS.
8. NF-e RETROATIVA
Atualmente, o limite técnico para autorização de NF-e com data retroativa é de 60 (sessenta) dias a contar da data de emissão.
Não havendo outros impedimentos fiscais, a empresa poderá emitir a NF-e em questão no início do mês seguinte tão logo seja possível apurar os valores a serem documentados.
9. ALTERAÇÃO DA NF-e
Após ter o seu uso autorizado pela SEFAZ, uma NF-e não poderá sofrer qualquer alteração, pois qualquer modificação no seu conteúdo invalida a sua assinatura digital.
O emitente poderá:
a) dentro de certas condições, cancelar a NF-e, por meio da geração de um arquivo XML específico para isso. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento de NF-e também deverá ser autorizado pela SEFAZ. O Layout do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte;
b) dentro de certas condições, emitir uma Nota Fiscal Eletrônica complementar, ou uma Nota Fiscal Eletrônica de ajuste, conforme o caso;
c) sanar erros em campos específicos da NF-e, por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e transmitida à Secretaria da Fazenda. Como esta modalidade de emissão ainda não foi implantada, o contribuinte poderá emitir Carta de Correção Complementar, em papel, conforme definido através do Ajuste SINIEF nº 01/2007.
10. CONDIÇÕES E PRAZOS PARA CANCELAMENTO
Somente poderá ser cancelada uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo “Autorização de Uso”) e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, ainda não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento. Atualmente, o prazo máximo para cancelamento de uma NF-e é de 168 (cento e sessenta e oito) horas (7 (sete) dias), contado a partir da autorização de uso.
O Pedido de Cancelamento de NF-e deverá ser assinado pelo emitente com assinatura digital certificada por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, contendo o nº do CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte, a fim de garantir a autoria do documento digital. A transmissão poderá ser realizada por meio de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte ou disponibilizado pela administração tributária. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento também deverá ser autorizado pela SEFAZ. O leiaute do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte.
O status de uma NF-e (autorizada, cancelada, etc.) sempre poderá ser consultado no site da SEFAZ autorizadora (Sefaz da unidade federada do emitente ou Sefaz-Virtual) ou no Portal Nacional da NF-e.
As NF-e canceladas, denegadas e os números inutilizados devem ser escriturados, sem valores monetários, de acordo com a legislação tributária vigente.
11. CARTA DE CORREÇÃO
Uma NF-e autorizada pela SEFAZ não pode ser mais modificada, mesmo que seja para correção de erros de preenchimento. Ressalte-se que a NF-e tem existência própria e a autorização de uso da NF-e está vinculada ao documento eletrônico original, de modo que qualquer alteração de conteúdo irá invalidar a assinatura digital do referido documento e a respectiva autorização de uso.
Importante destacar, entretanto, que se os erros forem detectados pelo emitente antes da circulação da mercadoria, a NF-e poderá ser cancelada e ser então emitida uma Nota Eletrônica com as correções necessárias.
Há ainda a possibilidade de emissão de NF-e complementar nas situações previstas na legislação. As hipóteses de emissão de NF complementar são:
a) no reajustamento de preço em razão de contrato escrito ou de qualquer outra circunstância que implique aumento no valor original da operação ou prestação;
b) na exportação, se o valor resultante do contrato de câmbio acarretar acréscimo ao valor da operação constante na Nota Fiscal;
c) na regularização em virtude de diferença no preço, em operação ou prestação, ou na quantidade de mercadoria, quando efetuada no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original;
d) para lançamento do imposto, não efetuado em época própria, em virtude de erro de cálculo ou de classificação fiscal, ou outro, quando a regularização ocorrer no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original;
e) na data do encerramento das atividades do estabelecimento, relativamente à mercadoria existente como estoque final;
f) em caso de diferença apurada no estoque de selos especiais de controle fornecidos ao usuário pelas repartições do fisco federal ou estadual para aplicação em seus produtos, desde que a emissão seja efetuada antes de qualquer procedimento do fisco.
12. INUTILIZAÇÃO DE NÚMERO DE NF-e
Durante a emissão de NF-e é possível que ocorra, eventualmente, por problemas técnicos ou de sistemas do contribuinte, uma quebra da sequência da numeração.
Exemplo: A NF-e nº 100 e a nº 110 foram emitidas, mas a faixa 101 e 109, por motivo de ordem técnica, não foi utilizada antes da emissão da nº 110.
A inutilização de número de NF-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à SEFAZ, até o décimo dia do mês subsequente, os números de NF-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de sequência da numeração da NF-e. A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada).
A inutilização do número tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte de irregularidades de quebra de sequência de numeração, podendo o fisco não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação apurados.
As NF-e canceladas, denegadas e os números inutilizados devem ser escriturados, sem valores monetários, de acordo com a legislação tributária vigente.
Cada número/série de NF-e poderá encontrar-se apenas em uma das seguintes situações: ter sido utilizado por uma NF-e, autorizada, cancelada, ou denegada, ou então ter sido inutilizado (ou ainda não ter sido utilizado pela empresa em nenhuma destas situações). Assim, após o número estar ocupado com uma NF-e, seja autorizada, cancelada ou denegada, não poderá mais ser inutilizado.
13. TRÂNSITO DA MERCADORIA DOCUMENTADA POR NF-e
O trânsito da mercadoria será acompanhado pelo DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.
O DANFE deverá ser impresso em papel, exceto papel jornal, no tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício 2 (230 x 330 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário contínuo ou formulário pré-impresso e, em caso de contingência, formulário de segurança ou Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA).
Na hipótese de venda ocorrida fora do estabelecimento, o DANFE poderá ser impresso em qualquer tipo de papel, exceto papel-jornal, em tamanho inferior ao A4 (210 x 297 mm), caso em que será denominado “DANFE Simplificado”, devendo ser observado leiaute definido em Ato COTEPE.
14. RECUSA DO RECEBIMENTO DA MERCADORIA EM OPERAÇÃO DOCUMENTADA POR NF-e
A recusa da mercadoria pode ocorrer de 2 (duas) formas: ou o destinatário emite uma nota fiscal de devolução de compras, ou o destinatário recusa a mercadoria no verso do próprio DANFE, destacando os motivos que o levaram a isso.
Na segunda hipótese, o emitente da NF-e irá emitir uma NF-e de entrada para receber a mercadoria devolvida.
Como houve a circulação da mercadoria, a NF-e original não poderá ser cancelada.
Caso a nota fiscal de devolução emitida pelo comprador também seja eletrônica, esta deverá, como todas as NF-e, ser previamente autorizada pelo Fisco e enviada para o destinatário da NF-e que deu origem à NF-e de devolução.
15. NF-e PARA O DESTINATÁRIO (COMPRADOR) QUE NÃO TENHA ACESSO À INTERNET
A legislação não estabeleceu uma forma específica de envio da NF-e para o destinatário. Cabe ao vendedor (emissor da NF-e) encontrar a melhor forma de encaminhar ao seu cliente a NF-e. No caso do exportador, vale a mesma regra.
16. IMPRESSÃO
A NF-e é um documento eletrônico, digital, não podendo ser impressa. A impressão de seu conteúdo não tem valor jurídico, tampouco contábil/fiscal. É obrigação do destinatário verificar a autenticidade da NF-e por consulta ao Portal Nacional ou ao site da SEFAZ autorizadora.
Fundamentos legais: Os citados no texto.