NOTA FISCAL ELETRÔNICA
DANFE - Procedimentos para Emissão
Sumário
1. INTRODUÇÃO
O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação simplificada, é uma abreviação da NF-e.
O DANFE tem as funções de conter a chave numérica com 44 posições para consulta das informações da Nota Fiscal Eletrônica (Chave de Acesso); acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc.); auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e; colher a firma do destinatário/tomador para comprovação de entrega das mercadorias ou prestação de serviços.
Cabe ressaltar que o DANFE não é, não substitui e não se confunde com uma Nota Fiscal Eletrônica. A seguir serão traçados os principais pontos acerca da emissão, impressão e outros procedimentos deste documento auxiliar.
2. EMISSÃO
Para que não haja nenhuma divergência entre o DANFE e a NF-e, o ideal é que o DANFE seja impresso pelo mesmo sistema gerador da NF-e. Não poderá haver divergências entre a NF-e e sua representação gráfica.
Deverá existir apenas um DANFE por NF-e, porém este poderá ser emitido em mais de uma folha, ou seja, poderá ter tantas folhas quantas forem necessárias para discriminação das mercadorias. O contribuinte poderá utilizar também até 50% (cinquenta por cento) da área disponível no verso do DANFE.
Como o DANFE é único, o mesmo código de barras representativo da NF-e deverá constar em todas as folhas do DANFE, bem como cada página do DANFE deverá ser numerada sequencialmente, descrevendo a página atual e o total de páginas do DANFE.
3. CÓDIGO DE BARRAS
O código de barras unidimensional contém a chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica e permite o uso de leitor de código de barras para consultar a NF-e no Portal da Fazenda e nos sistemas de controle do contribuinte.
Esse código é apenas uma representação do Código de Acesso da NF-e (um código numérico de 44 posições). Reforçamos que o DANFE deve conter as 2 (duas) representações, ou seja, deverá conter tanto o código numérico da Chave de Acesso como o código de barras correspondente.
4. IMPRESSÃO
O DANFE deve ser impresso, pelo emitente da NF-e, antes da circulação da mercadoria, pois o trânsito de uma mercadoria documentada por uma NF-e sempre deverá estar acompanhado do DANFE correspondente.
Respeitada a condição anteriormente descrita, o DANFE poderá ser impresso ou reimpresso a qualquer momento para atender às obrigações tributárias dos contribuintes envolvidos, devendo, nos casos de reimpressão, contar esta informação no referido documento.
O DANFE deverá ser impresso em papel, exceto papel jornal, no tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício 2 (230 x 330 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário contínuo ou formulário pré-impresso e, em caso de contingência, Formulário de Segurança (FS) ou Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA). Na hipótese de venda ocorrida fora do estabelecimento, o DANFE poderá ser impresso em qualquer tipo de papel, exceto papel jornal, em tamanho inferior ao A4 (210 x 297 mm), caso em que será denominado “DANFE Simplificado”, devendo ser observado leiaute definido em Ato COTEPE.
A segurança do sistema não é do DANFE em si, mas sim da NF-e a que ele se refere. A chave contida no DANFE é que permitirá, através de consulta no ambiente SEFAZ, verificar se aquela operação está ou não regularmente documentada por documento fiscal hábil (NF-e) e a que operação este documento eletrônico se refere.
5. OPERAÇÕES INTERESTADUAIS E DE EXPORTAÇÃO
A NF-e substitui a nota fiscal em papel modelos 1 ou 1-A, e o DANFE (representação gráfica simplificada da NF-e) é aceito no trânsito interestadual da mercadoria e no trânsito até o embarque da mercadoria nas operações de exportação.
A Receita Federal, os demais Estados da Federação e o Distrito Federal aprovaram o modelo de Nota Fiscal Eletrônica. Independentemente de determinada unidade da federação estar ou não preparada para que seus contribuintes sejam emissores de Nota Fiscal Eletrônica, o modelo é reconhecido como hábil para acompanhar o trânsito e o recebimento de mercadorias em qualquer parte do território nacional.
A cláusula oitava do Ajuste SINIEF nº 07/2005 determina:
“Cláusula oitava - Concedida a Autorização de Uso da NF-e, a administração tributária da unidade federada do emitente deverá transmitir a NF-e para a Receita Federal do Brasil.
§ 1º - A administração tributária da unidade federada do emitente também deverá transmitir a NF-e para:
I - a unidade federada de destino das mercadorias, no caso de operação interestadual;
II - a unidade federada onde deva se processar o embarque de mercadoria na saída para o exterior;
III - a unidade federada de desembaraço aduaneiro, tratando-se de operação de importação de mercadoria ou bem do exterior;
IV - a Superintendência da Zona Franca de Manaus - SUFRAMA, quando a NF-e tiver como destinatário pessoa localizada nas áreas incentivadas.”
6. GUARDA DO DANFE
A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente e o destinatário deverão armazenar apenas o arquivo digital.
No caso da empresa destinatária das mercadorias ser emitente de NF-e, ela não precisará, portanto, guardar o DANFE (pois está obrigada a receber a NF-e), devendo guardar apenas o arquivo digital recebido.
Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, o destinatário poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, em substituição ao arquivo eletrônico da NF-e, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.
Importante salientar que o destinatário sempre deverá verificar a validade da assinatura digital, a autenticidade do arquivo digital da NF-e e a concessão da Autorização de Uso da NF-e.
7. EXTRAVIO
O emitente deverá realizar a reimpressão do DANFE e encaminhá-lo ao transportador ou ao destinatário, registrando no referido documento que se trata de uma reimpressão, caso a mercadoria já tenha sido entregue. O trânsito da mercadoria documentado por uma NF-e sempre deverá estar acompanhado do DANFE correspondente.
A reimpressão poderá ser dispensada se o destinatário já tiver recebido a mercadoria e não mantiver o DANFE em substituição ao arquivo digital da NF-e.
8. OPERAÇÕES PARA PESSOA FÍSICA
A Nota Fiscal Eletrônica substitui, atualmente, a Nota fiscal de circulação de mercadorias modelos 1 ou 1-A, normalmente emitida em operações entre empresas. É possível que as empresas emitam a nota fiscal modelos 1 ou 1-A também a consumidores pessoas físicas em determinadas situações.
Em quaisquer dos casos, a Nota Fiscal modelos 1 ou 1-A poderá ser substituída pela Nota Fiscal Eletrônica, sendo que o consumidor final, pessoa física, receberá o DANFE como representação do documento fiscal e poderá consultar a sua existência e validade pela Internet.
9. DANFE e CONTINGÊNCIA
O uso do formulário de segurança para impressão do DANFE só é obrigatório nos casos de emissão de NF-e em contingência.
As Secretarias de Fazenda simplificaram o processo, dispensando a exigência de Regime Especial e Autorização de Impressão de Documentos Fiscais - AIDF, sendo necessária, apenas, a aprovação, por parte da SEFAZ da unidade da federação do emissor, do Pedido de Aquisição de Formulário de Segurança (PAF), no caso de aquisição de Formulário de Segurança (FS), e da Autorização de Aquisição de Formulário de Segurança para Documentos Auxiliares de Documentos Fiscais Eletrônicos - AAFS-DA, no caso de aquisição do Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA).
Tendo sido aprovado o PAF ou a AAFS-DA pelo Fisco, o emissor de documento fiscal eletrônico poderá adquirir os formulários de segurança (FS e FS-DA) junto aos fabricantes credenciados pela Secretaria Executiva do CONFAZ/ICMS. O FS-DA também poderá ser adquirido de distribuidores ou gráficas locais credenciados. Por enquanto, não há distribuidores e gráficas locais credenciados, de forma que os formulários de segurança (FS e FS-DA) devem ser adquiridos diretamente dos fabricantes.
O formulário de segurança adquirido por uma empresa (matriz, por exemplo) pode ser utilizado em todos os seus estabelecimentos (ex.: filiais) do mesmo Estado. O PAFAS deverá ter sido autorizado pela SEFAZ do Estado do próprio emissor, não sendo possível a utilização de formulário de segurança adquirido por autorização de outro Estado.
10. RETORNO DE VASILHAMES
Quando a legislação tributária exigir a utilização específica de vias adicionais para as notas fiscais, o contribuinte que utilizar NF-e deverá imprimir o DANFE com o número de cópias necessárias para cumprir a respectiva norma. Assim, nas saídas de vasilhames, recipientes e embalagens, inclusive sacaria, em retorno ao estabelecimento remetente ou a outro do mesmo titular ou a depósito em seu nome, poderá ser utilizada uma via adicional do DANFE para acobertar o trânsito de mercadorias.
Fundamentos legais: Portal da nota fiscal eletrônica e os citados no texto.