DOCUMENTOS FISCAIS
Procedimentos Para Regularização

Sumário

1. INTRODUÇÃO

A emissão de um documento fiscal exige do contribuinte especial atenção no momento de seu preenchimento em razão das formalidades que lhe revestem. O cumprimento dos requisitos legais no momento de sua emissão implicam na idoneidade e, principalmente, no direito ao crédito na entrada da mercadoria, uma vez que "o valor do imposto destacado no documento fiscal relativo à operação de que decorrer a entrada da mercadoria é meramente informativo, cumprindo ao contribuinte conferir sua exatidão" (Art. 32 do Livro I do RICMS/RJ).

Dada a importância do tema e por fazer parte da rotina comercial e dos demais contribuintes, abordaremos na presente matéria os procedimentos legais para regularização de documentos fiscais emitidos erroneamente e demais circunstâncias que exigem emissão de novo documento fiscal.

2. DO USO DA CARTA DE CORREÇÃO

Apesar de largamente utilizada pelos contribuintes, a Carta de Correção não constitui-se em documento fiscal. Ou seja, trata-se de uma carta comercial sem previsão na legislação em vigor. Inexiste, portanto, formulário padronizado para tal finalidade. Apesar disto, o Fisco aceita que, em determinadas situações, seja emitida Carta de Correção para sanar incorreções como erro no nome, no endereço ou no número de inscrição do destinatário, entre outros, desde que não seja prejudicada a identificação da mercadoria, sua origem, destino, ou para correção de valores. Assim sendo, o contribuinte não deve utilizá-la para correção de valores no documento fiscal, reajuste de preços, regularização de diferença de preço e/ou quantidade, pois para estes erros o contribuinte fluminense deverá observar o disposto no artigo 32 e seguintes do Livro I, e no artigo 17 do Livro VI do RICMS/RJ, a seguir comentados.

3. PROCEDIMENTOS NOS CASOS DE DESTAQUE INFERIOR AO CORRETO

O contribuinte adquirente, inicialmente, se credita pelo valor destacado e exige do remetente documento fiscal complementar sobre a diferença havida para se creditar do restante.

O remetente deverá observar:

a) se apesar de ter destacado no documento fiscal valor inferior ao correto, mas foi debitado pelo valor correto nos livros fiscais, a Nota Fiscal complementar emitida deve ser lançada no livro Registro de Saídas, na coluna "Observações", na mesma linha em que foi registrada a Nota Fiscal da saída da mercadoria;

b) se o débito do imposto nos livros fiscais não foi registrado ou o foi pelo valor do destaque, a Nota Fiscal complementar emitida deve ser escriturada diretamente no livro Registro de Apuração do ICMS, a título de "Outros Débitos", no período de apuração em que se constatar a irregularidade. A diferença de imposto recolhida na mesma época em documento à parte, inclusive com os acréscimos cabíveis, deverá ser escriturada no livro Registro de Apuração do ICMS, a título de "Deduções", pelo valor do imposto correspondente.

Obs.: Se tratando de operação interestadual, o documento fiscal complementar (ou suplementar, nomenclatura utilizada na legislação vigente) pode ser suprido por declaração do remetente com a informação de que o imposto foi corretamente debitado em livros fiscais, desde que previamente autenticada na repartição fiscal.

4. PROCEDIMENTOS NOS CASOS DE DESTAQUE SUPERIOR AO CORRETO

O contribuinte pode, alternativamente:

a) ou se creditar pelo valor de destaque e, no mesmo período de apuração, emitir Nota Fiscal contra o remetente se debitando pela diferença, enviando para este a 1ª via do documento;

b) ou se creditar pelo valor correto, obrigando-se a enviar correspondência ao remetente, previamente visada pela sua repartição fiscal, com Aviso de Recebimento (AR), dando-lhe reconhecimento da irregularidade no prazo de 30 (trinta) dias, contados da entrada da mercadoria.

Quanto ao remetente:

Se o débito do imposto nos livros fiscais foi feito pelo valor de destaque e o pagamento correspondente ao respectivo período de apuração já houver sido realizado, deverá ser requerida a restituição do indébito, observadas as normas aplicáveis. As normas que disciplinam a restituição de indébito estão dispostas na Resolução SEEF nº 2.455/1994.

Por sua vez, se o débito do imposto nos livros fiscais foi feito pelo valor correto, apesar do erro no valor do destaque, ou se, embora feito pelo valor de destaque, o pagamento correspondente ao respectivo período de apuração ainda não houver sido realizado, deverão ser feitas as anotações necessárias ou as correções, conforme o caso, nos livros Registro de Saídas e Registro de Apuração do ICMS.

5. PROCEDIMENTOS NOS CASOS DE AUSÊNCIA DE DESTAQUE

Se constatado pelo contribuinte adquirente a ausência de destaque, este deverá exigir do remetente documento fiscal suplementar.

O remetente deverá observar:

a) apesar de não ter destacado o imposto no documento fiscal, mas foi debitado pelo valor correto nos livros fiscais, a Nota Fiscal suplementar emitida deve ser lançada no livro Registro de Saídas, na coluna "Observações", na mesma linha em que foi registrada a Nota Fiscal da saída da mercadoria;

b) se o débito do imposto não foi registrado nos livros fiscais, a Nota Fiscal suplementar emitida deve ser escriturada diretamente no livro Registro de Apuração do ICMS, a título de "Outros Débitos", no período de apuração em que se constatar a irregularidade. A diferença de imposto recolhida na mesma época em documento à parte, inclusive com os acréscimos cabíveis, deverá ser escriturada no livro Registro de Apuração do ICMS, a título de "Deduções", pelo valor do imposto correspon-dente.

Obs.: Se operação interestadual, o documento fiscal suplementar poderá ser suprido por declaração do remetente com a informação de que o imposto fora corretamente debitado em livros fiscais, desde que previamente autenticada na repartição fiscal.

6. OUTRAS HIPÓTESES OBRIGATÓRIAS DE EMISSÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS

6.1 - Reajustamento de Preço

No reajuste de preço, em virtude de contrato escrito de que decorra acréscimo do valor da mercadoria, deverá ser emitida Nota Fiscal dentro de 3 (três) dias da data em que se efetivou o reajuste do preço.

6.2 - Diferença de Preço ou de Quantidade de Mercadoria

Para a regularização em virtude da diferença de preço ou de quantidade de mercadoria há exigência legal de emissão de Nota Fiscal. Se a regularização não se efetuar dentro do período de apuração do imposto em que se tenha emitido a Nota Fiscal originária, a diferença do imposto devido deverá ser recolhido em documento de arrecadação distinto com as especificações necessárias para a regularização e, na via presa do talonário, deverá constar esta circunstância, mencionando-se informação que identifique o documento de arrecadação.

O contribuinte que quiser aproveitar o crédito decorrente da emissão desta Nota Fiscal deverá comunicar previamente sua repartição fiscal, fazendo acompanhar tal comunicação da cópia do correspondente documento de arrecadação.

6.3 - Imposto Não Pago na Época Própria em Virtude de Erro de Cálculo ou de Classificação Fiscal

Outra hipótese em que a legislação exige a emissão de Nota Fiscal suplementar é para o lançamento de imposto não pago na época própria em virtude de erro de cálculo ou de classificação fiscal. O contribuinte deverá, também, observar que se a regularização não se efetuar dentro do período de apuração do imposto em que se tenha emitido a Nota Fiscal originária, a diferença do imposto devido deverá ser recolhida em documento de arrecadação distinto, com especificações necessárias para a regularização e, na via presa ao talonário, deverá constar esta circunstância, mencionando-se informação que identifique o documento de arrecadação.

Fundamentos Legais: Os citados no texto.